Äriprotsesside ja selle ülesannete automatiseerimine. Äriprotsesside automatiseerimine: mis see on, etapid, eesmärgid ja eesmärgid, kuidas ettevõtet automatiseerida Äriprotsesside automatiseerimise ettepanekute koostamine

BPMN-põhiste äriprotsesside automatiseerimine. 3. tase

BPMN™ (äriprotsesside mudel ja märkimine) standard alates versioonist 2.0 on mõeldud äriprotsesside kirjeldamiseks. See kirjeldab üsna väljendusrikast ja võimsat tähistust, mis võimaldab ehitada isegi väga keeruliste äriprotsesside mudeleid inimesele arusaadaval kujul. Ja mis on oluline – see standard määratleb ka reeglid graafiliste mudelite teisendamiseks XML-il põhinevale hästi struktureeritud masinloetavale vormile.

Äriprotsesside optimeerimine võimaldab selgelt korraldada iga ettevõtte tegevust. Organisatsiooni äriprotsessimudeleid luues saab järjestada protsessid, ülesanded, vastutavad inimesed ning näha, kus on selles ahelas “nõrk lüli”. Pakume teile BPMN-standardi abil äriprotsesside modelleerimise omandamisel nõutud oskusi.

BPMN (Business Process Model and Notation) on äriprotsesside modelleerimiskeel. See rahvusvaheliselt tunnustatud standard töötati välja eelkõige protsesside tehnilise teostamise (protsesside automatiseerimise) toetamiseks. Mida olulisem on IT ettevõttes, seda kasulikum on seda standardit kasutada. BPMN-i põhimõtted on üsna lihtsad, nii et saate seda väga kiiresti kasutama hakata. Standardi eeliseks on see, et see ei ole seotud ühegi arenduskeskkonna ega platvormiga.

Sellel kursusel õpite tundma BPMN-i funktsioone ja piiranguid ning otsustate, kuidas seda kasutada rahvusvaheline standard oma organisatsioonis äriprotsesside automatiseerimiseks ja optimeerimiseks. Näidetena on kursusel kasutatud juhtumeid õpetajate – selle valdkonna praktiseerivate spetsialistide – reaalsetest projektidest. Arvestate, kuidas standardit on teistes ettevõtetes rakendatud, ja saate seda kasutusele võtta parimad tavad nende kogemusest.

BPMN standardit toetavad paljud tööriistad – nii kommertslikud kui ka tasuta (ELMA BPM, Tibco Business Studio, IBM WebSphere Business Modeler, Sparx Systems Enterprise Architect, Eclipse SOA Tools BMPN Modeler, Aris Express jt). Kursusel käsitletakse mõningaid nende ühiseid omadusi ja võimalusi nende valimiseks IT-projektides.

Kursuse praktilised ülesanded sooritatakse kasutades BPM Camunda.

Õpetaja juhendamisel saad luua mudeleid oma ettevõttes toimuvate protsesside kirjeldamiseks.

Kursuse publik:

• süsteemi- ja ärianalüütikud, süsteemiarhitektid, juhtivad insenerid ja arendajad;
• erinevate tasemete ja erinevate funktsionaalsete plokkide (tootmine, müük, logistika, finants jne) juhid, kes soovivad protsessiskeemidest paremini aru saada tõhus organisatsioon tööd ettevõttes/divisjonis;
• sel alal haridust omandavad ülikoolide ja kolledžite üliõpilased.

Kas soovite õppida, kuidas automatiseerida organisatsiooni äriprotsesse? Tule kursusele!

Mõiste "äri automatiseerimine" ümber on välja kujunenud üsna suur hulk müüte, stereotüüpe ja eelarvamusi. Näiteks, et automatiseerimine on eranditult vajalik suured ettevõtted ja väikeettevõtted saavad ilma selleta hakkama. Või et automaatikasüsteemid on ülikallid ja pole sugugi kindel, et kulud end kunagi ära tasuvad. Selle artikli jaoks oleme kokku kogunud küsimused, mida ettevõtjad automatiseerimise kohta tavaliselt küsivad, ja koostanud kergesti arusaadavad vastused.

Ettevõtte automatiseerimine - mis see on

Äri automatiseerimine on ettevõtte üleminek töömahukatelt käsitsitoimingutelt kaasaegsete infotehnoloogiate kasutamisele operatiivtöös. Automatiseerimine viitab ka juurutamisele kaasaegsed tehnoloogiad kus neid varem ei kasutatud.

Väikeettevõtetes kasutatakse automatiseerimist tavaliselt kahel juhul:

• peamistes äriprotsessides - see võib olla näiteks müügi automatiseerimine või klientidega suhtlemise automatiseerimine (see on ka CRM-i rakendamine);
• selliste protsesside toetamisel, mis tulude kasvu otseselt ei mõjuta, kuid on ettevõtlusele kohustuslikud - näiteks raamatupidamine ja aruandlus.

Sellest lähtuvalt võivad automatiseerimise motiivid ja eesmärgid olla erinevad - esimesel juhul on vaja suurendada ettevõtte kasumlikkust, teisel juhul - vähendada aega ja raha.

Mis on automaatikasüsteemid ja kuidas need töötavad?

Automatiseerimissüsteemid on just need programmid ja teenused, mida kasutatakse liikumiseks käsitsitöö infotehnoloogiasse. Ehk nii kompleksne ERP-süsteem kui ka veebipoe pilveteenus on automatiseerimissüsteem.

Iga automaatikasüsteem koosneb kahest võtmeelemendid: andmete kogumine (sisestamine) ning kogutud ja töödeldud teabe edastamine sellises vormis, mahus, formaadis, milles seda vajab juht või spetsialiseerunud spetsialist.

Näiteks kui sisestate süsteemi info kontaktide kohta potentsiaalsete klientidega, siis märkige, millises etapis on läbirääkimised igaühega, sisestage hoolikalt andmed läbirääkimiste tulemuste ja toimunud tehingute kohta, siis heas automatiseerimises Müügijuhtimise süsteemi abil saate koheselt "müügilehtri" ja mõningase statistika kogumisega - ja müügiprognoosi, olenevalt sellest, kui intensiivselt teie juhid täna töötasid.

Mida suurem ja keerulisem on äri, seda rohkem on vaja taustainfot ning seda mitmekülgsemad ja detailsemad peaksid olema lõpparuanded.

Samamoodi töötavad automatiseerimissüsteemid ka teiste protsesside jaoks. Juht saab hetkega infot ettevõtte asjade seisu kohta: kui palju raha on raamatupidamises, kui palju võlgnete ja kui palju olete võlgu, milline on projekti kulustruktuur ja kasumlikkus, mitu külmkõnet tehti töötajate kaupa, milline on iga juhi tegelik efektiivsus jne.

Miks automatiseerimist üldse vaja on, mida see ettevõttele annab

Lühidalt, õigesti rakendatud automatiseerimine võimaldab teil teha järgmist:

• tõhusalt toetada operatiivtegevust - korraldada raamatupidamist ja kontrolli;
• koostada kiiresti ja korrektselt dokumente klientidele, töövõtjatele ja partneritele – kommertspakkumisest lepitusaruandeni;
• saada viivitamata aruandeid ettevõtte tegeliku olukorra kohta;
• optimeerida personalikulusid, tõhusamalt kasutada tööaeg töötajate pädevust, nende mahalaadimist rutiinsest tööst;
• parandada ettevõtte äriprotsesse;
• minimeerida "inimfaktori" negatiivset mõju äritegevusele;
• salvestage teavet turvaliselt - iga töötaja töötab ainult nende andmetega, millele tal on juurdepääs;
• parandada klienditeeninduse kiirust ja kvaliteeti.

Väikeettevõttes on need mõjud tavaliselt märgatavad mõne nädala pärast.

Milliseid äriprotsesse saab ja tuleks automatiseerida

Tavaliselt algab automatiseerimine massiivsetest töömahukatest rutiinsetest toimingutest, protsessidest, millel on kõige suurem mõju ettevõtte tuludele ja kasumile, või kõige probleemsematest valdkondadest.

Esiteks on võimalik automatiseerida ülesandeid, mis on väga töömahukad või võimatud käsitsi teostada - arvestada jaemüügikäivet, analüüsida kaupade liikumist, planeerida sularahavood, planeerida ja arvestada tööaega, arvutada omahinda jne.

Teiseks saate automatiseerida tavalisi rutiinseid toiminguid tegevate töötajate (telefonimüüjad, logistikud, müügijuhid jne) tööd või isegi eemaldada teatud teosed töötajatelt (näiteks seadistage andmete automaatne sünkroonimine kaupade saadavuse kohta laos ja veebipoe poes).

Kolmandaks saab automatiseerimist kasutada “maja koristamiseks” – võtta kontrolli alla võlgnevused, inventar, töötajate tööhõive, kõnede ja klientidega kohtumiste standardite järgimine jne.

Ei ole vaja kõiki äriprotsesse korraga automatiseerida. Vajadusel saate oma ettevõtte automatiseerimist järk-järgult suurendada. Ja luua ühtne süsteem juhtimine järjest.

Peaasi on meeles pidada eesmärke, mille nimel automatiseerimist alustati. Automatiseerimine automatiseerimise nimel on aja ja ressursside raiskamine.

Kuidas valida automatiseerimiseks tarkvara

Automaatikasüsteemi valimisel võite minna kahel viisil: 1. Kasutage tüüpilist (karbis) toodet. 2. Töötada välja ja juurutada individuaalne tarkvaralahendus.

Standardlahendus lihtsam rakendada ja odavam. Kuid peate meeles pidama, et mitte iga tüüpilist toodet ei saa teie ülesannete järgi kohandada – paljudes programmides on kohandamisvõimalused rangelt piiratud või täielikult välistatud. Muide, sama kehtib ka pilveteenuste kohta.

Konkreetse programmi valik on üsna vastutustundlik küsimus, selleks on vaja välja töötada üsna märkimisväärne teabe hulk. Turul on palju tarkvaratooteid, millest igaühel on oma omadused ja eelised. Peaksite saama vastused järgmistele küsimustele olulised küsimused:

• milliseid konkreetseid ülesandeid ja protsesse plaanitakse automatiseerida;
• kas süsteemi funktsionaalsus vastab ülesannetele, mis tuleb selle abiga lahendada;
• kas süsteemi on võimalik kohandada vastavalt oma äritegevusele;
• kas äriprotsesside või äritingimuste muutumisel on võimalik süsteemi kiiresti muuta ilma selle tööd peatamata;
• Kui lihtne ja lihtne on süsteemi kasutada?
• kas süsteemi on võimalik integreerida teiste rakenduste või teenustega;
• kas süsteem on toetatud tahvelarvutites, nutitelefonides;
• kes ja kuidas teeb tehniline abi;
• Kui palju juurutamine ja tugi maksab?

Nendele küsimustele vastamiseks on soovitatav konsulteerida hankijate (st tarkvaraarendusettevõtete) esindajatega. Võimalusel suhelda ka kaasettevõtjatega, kes sarnaseid probleeme lahendavad; nende kogemus annab teile väärtuslikku teavet, mis aitab teil teha valiku konkreetse tarkvaratoote kasuks.

Kui palju maksab automaatikasüsteem

See on retooriline küsimus ja sellele pole ühest vastust. Kui palju remont maksab? Seda saab teha 100 tuhande rubla eest või miljoni eest, kõik sõltub ruumi pindalast, ülesannetest, materjalide kvaliteedist jne. Konkreetse tarkvaralahenduse maksumus sõltub ka paljudest muutujatest: milliseid ülesandeid süsteemi abil lahendatakse, kas tegemist on tüüpilise või kohandatud tootega, milliseid ressursse kulub juurutamiseks, kui palju töid süsteemiga ühendatakse , jne.

Automatiseerimise maksumus koosneb mitmest komponendist:

• süsteemi enda maksumus (boksi maksumus või rendimaksed - "pilve" rakenduste kasutamise korral);
• süsteemi loomise ja personali koolitamise kulud;
• regulaarse hoolduse maksumus.

Sellele lisanduvad kaudsed kulud – näiteks direktori ja võtmekasutajate kulutatud aeg projektis osalemiseks.

Kuidas on automatiseerimissüsteemi juurutamine jakuidas valida töövõtjat

Rakendamine on tarkvara sobitamise protsess ettevõtte ja osaliselt ettevõtte tarkvaraga.

Sest lihtsaid ülesandeid või "juurutus" protsessid seisnevad ainult tarkvara installimises teie arvutisse (või "pilveteenuses" registreerumises) ja esialgse teabe sisestamises. Kohe peale seda saab asuda dokumentide väljastamisega, kliendibaasi täitmisega või ülesannete väljastamisega.

Keerulisemate ülesannete puhul (näiteks tellimuste planeeritud tasuvuse arvutamine tehingu tegemise ajal – et mitte kahjumiga töötada) võib osutuda vajalikuks süsteemi muuta, et see sobiks tingimuste ja tavadega. ettevõttes välja töötatud. Hästi valitud süsteem toetab tavaliselt sellise ülesande jaoks teatud tüüpi protsesse. Kuid praktikas on igal ettevõttel oma metoodika. Just seda eripära tuleb rakendusprotsessis kajastada.

Rakendamist saab teha iseseisvalt või kutsuda spetsialiste. Kuid ärge lootke, et töövõtja teeb kõik parimal võimalikul viisil ilma teie osaluseta; Ettevõtte võtmetöötajad ja juhtkond peavad aktiivselt osalema peaaegu kõigis etappides, mida sügavamale juurutamisprotsessi sukelduda, sõltub suuresti projekti edu.

Teostuspartnerit tuleb valida samamoodi nagu korteriremondi meeskonda. Jälgige turgu ja tuvastage ettevõtted, kelle kompetents on teie probleemide lahendamiseks piisav ning kelle tingimused on hinna ja kvaliteedi suhte osas optimaalsed. On väga soovitav, et teie potentsiaalsel partneril oleks kvaliteedijuhtimissüsteemi rahvusvahelisele standardile vastavuse sertifikaat ISO 9001:2008. Pidage koosolekuid selle lühikese nimekirja ettevõtete spetsialistidega (sh rääkige kindlasti töötajaga, kes teie projekti saadab). Tutvu portfelliga, pöörates erilist tähelepanu sellele, kas töövõtjal on kogemusi automatiseerimissüsteemi edukaks juurutamiseks ettevõtetes, mille spetsialiseerumine ja tegevusala kattuvad Sinu omaga. Samuti on soovitatav suhelda nende ettevõtete tippametnikega ja uurida nende arvamust oma potentsiaalse partneri kohta - kas juurutamine õnnestus, kas ollakse töö tulemustega rahul, kas garantiiteenindus on hästi korraldatud, millised raskused nad kokku puutusid jne.

Samuti on töövõtja valikul mõttekas lähtuda proportsionaalsuse põhimõttest: kui sul on väike firma, siis on soovitav äri ajada ka väikefirmaga - kõik kooskõlastused on kiiremad, lihtsam kokku leppida. vastuolulistel teemadel võrdväärse partneriga jne.

Millised on riskid automatiseerimissüsteemi juurutamisel

Loomulikult kaasnevad automatiseerimissüsteemi juurutamisel teatud riskid – alates tähtaegadest kinnipidamisest ja eelarve ületamisest kuni personali vastupanu ja vajaduseni muuta üksikuid äriprotsesse süsteemi nõuetele vastavaks. Kuid enamikku probleeme saab vältida, kui tuvastate õigesti automatiseerimist vajavad ülesanded, jälgite kvaliteetselt olemasolevaid. tarkvaratooted ja läheneda läbimõeldult rakenduspartneri valikule. Samuti on projekti eduka elluviimise oluliseks tingimuseks ettevõtte/ettevõtte omaniku esimese isiku isiklik osalus, sel juhul vähenevad oluliselt "eksimise" riskid.

Mis puutub personali vastupanuvõimesse, siis siin on ühelt poolt väga oluline kvaliteetse töö tegemine, et selgitada automatiseerimise eeliseid ettevõttele ja kõigile töötajatele ning teisalt luua tugev paratamatuse tunnetus kõigile töötajatele, sealhulgas tippjuhtkonnale. Kui esineb mõne protsessi häireid, on vaja välja selgitada ja kõrvaldada takistused. Hea rakendusvahend on töötajate premeerimine projektis osalemise ja mõne verstaposti saavutuse eest, see aitab saavutada ülejäänud meeskonnaliikmete lojaalsust.

WEB-tööriistad ja BPM-kontseptsioonid – kõik need mõisted langevad tänapäeva ettevõtjatele, kes püüavad oma äri moderniseerida. Arusaamatud lühendid, ähmased võõrterminid ... Ja tõesti, mis see üldse on - ERP-, BPM-, CRM-süsteemid?

Uuendused masside hüvanguks

Hiljuti Infotehnoloogia, on arvutusvõimsusest saanud oluline element Igapäevane elu. Nad ei läinud sfäärist mööda ja sfäär on sellise kirjutamise üsna keeruline protsess tarkvarapakett, mis võimaldab teil enda kätte haarata kõik ettevõttesiseselt toimuva üle ja võimalusel vähendada tõenäosust, et inimfaktor teeb vigu.

Traditsioonilised ärijuhtimismudelid on järk-järgult muutumas mineviku jäänukiks. Ärisüsteemide automatiseerimine on tänapäeval kohustuslik sündmus, millega on parem mitte viivitada, kuna sellest sõltub suuresti ettevõtte paindlikkus, võime turul ellu jääda, kohaneda muutuvate tingimustega isegi karmi konkurentsi olukorras. .

Üldine terminoloogia

Äriprotsess - etappide kogum, mis võimaldab teil sujuvamaks muuta ja rakendada strateegiat ettevõtte juhtide sõnastatud eesmärkide saavutamiseks. Taotlemine tõhusad vahendidäriautomaatika, saate plaani saamiseks standardida kõik toimingud. See muudab suhtluse klientidega tõhusamaks, organisatsiooni osakonnad peavad pidevat dialoogi ja kasum suureneb. Samal ajal jääb klientuur rahule, vanad kliendid jäävad alles, kuna teeninduskvaliteet on üsna kõrge, ja juurde tuleb uusi, sealhulgas ka varem teenindatute soovitusel.

Äriprotsesside automatiseerimise peamised eesmärgid on muuta töövoog tõhusaks, tõhusaks ja kasumlikuks viisiks kaupade ja teenuste turul ellujäämiseks. Juhtimissüsteemide arendamine funktsionaalseid ja mugavaid lahendusi kasutades võimaldab juhtida kõiki ettevõttes toimuvaid protsesse.

Kuidas see töötab?

Kui ettevõtjal on vaja otsust langetada, tasub mõista, et ettevõtte automatiseerimissüsteemi valimine ei ole lihtne ja väga vastutusrikas ülesanne. Võimaluse korral tuleb eelistada tõhusat toodet, mis on spetsialiseerunud ettevõtte tegevusvaldkonnale. Arvatakse, et valikuid on lihtne kasutada ja need toimivad tõhusalt, võimaldades modelleerida kõiki organisatsioonis toimuvaid protsesse, olenemata nende keerukusest. Kui see on rakendatud pilveserverites, mis võimaldab veebipõhist juurdepääsu, on selline äriprotsesside automatiseerimine kõige tõhusam.

Visuaalsed tööriistad muudavad süsteemiga töötamise mugavamaks, on lihtsam kontrollida sisestatud teabe kvaliteeti, täitmise täielikkust ja hinnata ka ettevõtte iga töötaja tõhusust. Korrektne teave, mida juhile antakse äriprotsesside automatiseerimise kaudu, saab juhtimisotsuste tegemise aluseks.

Kasulik kõigile

Vähemtähtsad pole äriautomaatika tehnoloogiad ka ettevõtete juhtide jaoks, kes saavad seega tööriista, mille kaudu saab igal ajal jälgida nii ülesannete eest vastutavat isikut kui ka kõiki protsessis osalejaid. Samas on võimalik arvutada tööde teostamisele kuluvat aega. See teave on vajalik tegevuste edasiseks planeerimiseks.

Ettevõtte automatiseerimissüsteemide arendamisel peab toode sisaldama automaatset meeldetuletust, mis võimaldab juhtida kiireloomulisi ülesandeid. Sõnumid genereeritakse programmi poolt määratud režiimis, saab konfigureerida info väljastamist erinevate organisatsiooni personali ja klientide jaoks oluliste sündmuste kohta. Süsteemi arendamisel tuleb erilist tähelepanu pöörata disainile - liides peab olema intuitiivsel tasemel arusaadav, et töötajad saaksid sellega töötamises kiiresti kaasa lüüa ja mitte vigu teha.

Kõik müügiinimeste jaoks

Automatiseerimissüsteemi juurutamise üks peamisi valdkondi on müügile spetsialiseerunud ettevõtete töö tõhustamine ning ennekõike peavad tehingute eest vastutavad töötajad töötama uue tootega. Automatiseerimine võimaldab jaotada tööaega ja tõsta iga uue päeva efektiivsust. Süsteemi programmeeritud äriprotsessid on jagatud eraldi etappideks ning toodet kasutaval juhil on alati võimalik saada jooksva sammuga seotud abiinfot.

Kaasaegsed süsteemid sisaldavad tööriistu, mis võimaldavad teil jälgida kõiki konkreetse kliendiga suhtlemise etappe. See aitab analüüsida päringuid, mille alusel on võimalik pakkuda just sellele kliendile asjakohast teenust, toodet. Individuaalne lähenemine ja vajadustega arvestamine on tänapäeval kõrgelt hinnatud. Tõhususe analüüsimiseks võite kasutada müügilehtri arvutamise automatiseerimist. Sarnane tööriist on kasulik ettevõtte töö kitsaskohtade tuvastamisel. Teadaolevalt aitavad äriprotsessidesse analüüsi tuua ka muud tööriistad. Ettevõtja peaks valima oma ettevõtte eripärasid arvestades välja kõige mugavamad ja koostama ülesande juhtimissüsteemi juurutavatele programmeerijatele.

Juhtige targalt

Tavapärane on rääkida kolmest äriprotsesside automatiseerimissüsteemide klassist: arendav, toetav, esmane. Astmelisus tuleneb ettevõtte tööle avaldatava mõju määrast, tulemuse sõltuvusest konkreetse süsteemi rakendamise õigsusest.

Tõhus automatiseerimine on ka tööriistakomplekt, mille kaudu saate juhtida müügivihjeid, määrata kindlaks nii potentsiaalse kui ka juba väljakujunenud klientuuri vajadused. Uus müügivihje tuleb registreerida, kuvada süsteemis, et edaspidi saaks protsessi eest vastutav juht sellega töös arvestada ja oma samme korrigeerida.

Kõik kliendi jaoks

Iga edust huvitatud ettevõtte töö põhiidee on rahuldada kliendi vajadusi, võttes arvesse tema vajadusi ja maitset. Teenuse laitmatus muutub kogunenud vaatajaskonna hoidmise võtmeks ja just sellisel tasemel teenust on võimalik pakkuda, kui juurutada kõigi jaoks automatiseeritud juhtimissüsteem äritehingud. See aitab vältida inimfaktorist tingitud vigu ning hoiab fookuses kõik probleemid, tähtajad ja olulised aspektid. Mitme kanaliga klienditeenindus on üsna oluline tööriist, mis võimaldab juurutada läbimõeldud ja tõhusa süsteemi.

Arendus hõlmab võrdlusprotsessi programmeerimist, mille järgi koostatakse kõik taotlused ja pöördumised. Saadud teabe analüüsimisel saate maksimaalse andmemahu töötlemiseks kasutada ühte akent. Mugava süsteemi abil saavad operaatorid helistada kliendiga seotud lepingutele, vaadata tema ajalugu, jälgida tähtaegu, kontrollida tagasiside kättesaadavust ning kulutada kõikidele nendele toimingutele minimaalselt aega ja vaeva.

Dokumentatsiooni tugi

Mõnikord tundub, et iga toimingu dokumenteerimine on igav, tüütu, aeganõudev ja täiesti kasutu. Arendajad kaasaegsed instrumendid ettevõtete automatiseerimiseks arvestasid nad sellise levinud arvamusega, nii on ärimehel suur valik tarkvaratooted, mis aitavad dokumenteerimisprotsessi optimeerida.

Kõik ametlikud paberid on alati käepärast elektroonilisel kujul, need on struktureeritud ja järjestatud ning tähtaegade täitmist kontrollivad spetsiaalsed programmeeritud tööriistad. Saate jälgida kirjavahetust, raamatupidamisdokumentatsiooni, klientide ja tarnijatega sõlmitud lepinguid. Paljud tooted sisaldavad ka sisseehitatud malle, mis muudavad uute dokumentide loomise lihtsaks. Tellimisel automatiseeritud süsteem ettevõtte jaoks annab ärimees programmeerijatele sellise põhimalli, mis salvestatakse mällu.

Miks seda vaja on?

Automatiseeritud süsteemi abil saate kiiresti ja tõhusalt leida soovitud dokument kogu infohulgas. Paljud programmid võimaldavad lisada skannitud koopiaid, mis on samuti mugav ja annab juurdepääsu trükitud vorm olenemata sellest, kus dokumenti vajav isik asub.

Dokumentide koondamine elektroonilisse salvestusruumi aitab säilitada kontrolli andmete üle ja olla kindel, et midagi ei lähe kaduma. Otsingu mugavus ja kiirus muudavad töövoo tõhusamaks ja seega ka tõhusamaks. Juurdepääsuõiguste laienemisega saab valitud dokumendiga töötada rühmana, mis aitab toime tulla keeruliste ülesannetega, mis nõuavad kollektiivset lahendust. Kui ettevõte töötab sageli äridokumentidega, on vaja valida automaatikasüsteem, mis sisaldab kinnitusvõimalusi. See muudab selle kiiremaks ja tõhus etapp dokumentatsiooni kinnitamine.

Vaata tulevikku

Kriisiperiood sunnib ettevõtteid kasutama kõige tõhusamaid ja võimsamaid vahendeid, vastasel juhul on turul lihtsalt võimatu ellu jääda. Integreeritud automatiseerimine on selline kaasaegne lähenemine, tänu millele vähenevad kulud, töötulemus muutub olulisemaks, finantskomponent on ettevõttele palju tulusam kui enne automatiseeritud lahenduste kasutamist.

Süsteemiarendus on vastutusrikas ülesanne, mis hõlmab esmalt kõigi organisatsiooni äriprotsesside väljaselgitamist, nende järjestuse, hindamistähtsuse ja keerukuse määramist. Selle lähenemise kasutamine võimaldab ühendada kõik protsessis osalejad, saavutada vastastikune mõistmine nii ettevõtte sees kui ka kliendiga suheldes. Automatiseeritud süsteemi loomisel töötades tuleb tähelepanu pöörata nii organisatsiooni töös toimuvatele põhiprotsessidele kui ka infrastruktuuri toetavatele abiprotsessidele. Tuleb meeles pidada, et ettevõtte tegevuse planeerimise, personali arendamise ja tulemuslikkuse parandamise aluseks on äriprotsessid.

Nii karmilt kui see ka ei kõla, on müügiosakonnas peamised probleemid inimeste põhjustatud. Inimesed on alati probleemi allikas. Inimesed on PROBLEEM.

Tõenäoliselt unistab iga omanik oma hinge sügavuses ettevõttes töötavatest robotitest. Ja mida? Nad töötavad 24/7. Nad ei võta haiguslehte ega puhkust. Nad ei väsi. Ärge kurtke saavutamatute plaanide üle. Nad ei tee vigu ega kaota seetõttu kliente. Ideaalsed töötajad...

Võimalik, et kümnete aastate pärast lähevad ettevõtted sellisele töörežiimile üle ja palkavad raudseid inimesi otse ilma eelvestlusteta. Lõppude lõpuks on nad kõik ühesugused: nad on kõik laitmatud, tõhusad. Ükskõik milline robot – kõik on nagu valik.

Aga praegu tuleb harjuda sellega, et ettevõtetes töötavad päris inimesed. Kes eksivad. Mis pole täiuslikud. Aga mida saab aidata inimfaktori riski viimine miinimumini.

Läbi automatiseerimise.

Kuidas automatiseerida?

Äriprotsessid ettevõttes on toimingute ja toimingute jada, mis on vajalikud toote loomiseks või teenuse osutamiseks.

Äriprotsess on korrapäraselt korduv omavahel seotud toimingute või toimingute jada, mida on vaja toote loomiseks või teenuse osutamiseks. Äriprotsessil on tulemuse eest vastutav juht.

Igas ettevõttes võib selliseid äriprotsesse olla kümneid.

Ja need kõik on inimeste tehtud.

Kui on vaja protsessi kiirendada, töötajate aega kokku hoida ja ka inimfaktori süül tekkinud tõrkeid kõrvaldada, siis kasutatakse inimeste abistamiseks programme. See on äriprotsesside automatiseerimine.

6 põhjust äriprotsesside automatiseerimiseks

CRM-süsteemi abil saate automatiseerida äriprotsesse. Tegelikult on selle rakendamisest saadav kasu palju suurem. Siin loetleme peamised ja olulisemad argumendid CRM-süsteemi kasuks:

1. Juhid on produktiivsemad
Kas olete kunagi mõõtnud, kui palju juht kulutab monotoonsete ja rutiinsete tegevuste sooritamisele? Dokumentide koostamiseks ja saatmiseks, klientidele standardsete SMS-ide saatmiseks, avalduste menetlemiseks? Ja kui palju jääb 8-tunnisest tööpäevast otse müügiks? Ehk mille nimel firmasse palkati omad juhid?
Automatiseerimine võimaldab teil eemaldada töövoost rutiini ja suunata juhtide tähelepanu MÜÜKELE. Tänu sellele saavad töötajad töö palju kiiremini ja paremini tehtud.

2. Inimfaktor on viidud miinimumini.
Inimene ei ole robot. Ta võib teha vigu. Naeruväärne kirjaviga – ja ongi kõik, kliendi kontakt salvestatakse valesti. Pole kontakti – pole klienti. Pole klienti, pole müüki.

3. Kokkuhoid palkadelt.
Programm "ei küsi" palka. Samuti saate säästa raha ja vabaneda vajadusest palgata inimesi mehaaniliseks tööks, näiteks masspostituste loomiseks või dokumendihalduseks.

4. Analüütika reaalajas.
CRM-süsteem võimaldab näha digiteeritud näitajaid iga tegevuse kohta ning analüüsida hetkeolukorda, mis ettevõttes hetkel toimub. võta tähtsaks juhtimisotsused, Uuring strateegiline planeerimine, muutub ärihüpoteeside testimine mugavamaks ja lihtsamaks. Kõik numbrid on ju salvestatud ühte kohta, mitte Wordi dokumentidesse, Exceli tabelitesse, kleebistele ja juhtide peadele.

5. Kliendid ei ole kadunud.
CRM-süsteem vastab sissetulevale päringule mis tahes sidekanali kaudu. See ei lase sul ühestki rakendusest ilma jääda. Samuti tuletab süsteem juhile meelde, et ta peaks kliendiga edasimüügiks määratud ajal ühendust võtma. Ükski klient ei jää ilma!

6. Pakkumised sulguvad kiiremini.
Süsteem seab juhile ülesanded igas müügietapis. Ta ei satu kunagi segadusse ega unusta, et peab kliendiga suhtlema, et teda tehingule lähemale tuua: helistada tagasi, valmistuda. pakkuma, arve.

Mida saab automatiseerida?

Teadete levitamine.
Kas planeerimiskoosolekute ja koosolekute läbiviimine, et kontrollida kõiki juhtide tehinguid, võtab palju aega? On üks suurepärane võimalus, kuidas säästa aega ja pühendada paar lisatundi tõeliselt oluliste probleemide lahendamisele.
Kui töötajatel on tehingu võtmefaasis kriitilisi hetki, mis takistavad selle edukat sooritamist, saadab süsteem juhile automaatselt teate. Seega on tal võimalus kiiresti sekkuda ja otsust suunata raske küsimusõiges suunas.

SMS-teadete saatmine klientidele.
On kategooria kliente, kes on valmis kontoritelefone lõikama, et oma tellimuse olekut teada saada. Juhid – närvidele, jõuavad vaevu kümnetele kõnedele vastata. Ja samal ajal on nad olulistest asjadest hajunud, vaevu toime tulema kõnede tulvaga.
CRM-süsteem võtab rutiini üle ja saadab klientidele automaatselt SMS-teateid nende tellimuste oleku kohta.
Ja seadistada ka meeldetuletustega klientidele SMS-teadete saatmine, mis on asjakohane näiteks siis, kui ostjad kohtuvad juhiga. Töötaja ei pea raiskama aega kliendi helistamisele. Ja ta omakorda ei unusta kohtumist. Selgub, et SMS-teadete saatmine on täiendav tegur müügi suurendamiseks ja juhtide tööaja kokkuhoiuks.

Abi juhtidele
Kui palju "sooja" müügivihje te kaotate juhtide süül? Nende unustamise tõttu. Laiskuse tõttu. Kas seetõttu, et nad ei tahtnud pärast esimest vastamata kõnet kliendile tagasi helistada?
CRM-süsteem ei jäta juhile võimalust unustada, olla laisk või mitte tahta. Süsteem ütleb teile, millal ja kellele peate tagasi helistama. Automaatsed meeldetuletused ei lase teil tehingust ilma jääda.

Dokumendivoog
Paberitöö "sööb" ära tohutu osa juhtide tööajast. Mõnikord ulatuvad need näitajad kuni 60% standardse 8-tunnise tööpäeva ajast.
CRM-süsteem saab rutiiniga suurepäraselt hakkama ning hoolitseb dokumentide koostamise ja saatmise eest. Süsteemis saab skripti seadistada nii, et kui tehing läheb olekusse “Dokumendi koostamine”, täidab CRM eelnevalt genereeritud mallide järgi vajalikud paberid, “tõmmates” andmed kontaktikaardilt üles .