Dow teenus suurtes organisatsioonides. Dokumentatsiooni tugiteenuse korraldamine

Juhtimise dokumenteerimist organisatsioonis teostab eriteenistus, mis tegutseb iseseisva struktuuriüksusena ja allub otse organisatsiooni juhile. Sõltuvalt töövoo mahust ja tüüpilistest struktuuridest võivad DOW-l olla järgmised teenused: juhtumihaldus, üldosakond, DOW-teenus jne.

Asjade haldamine hõlmab koolieelse õppeasutuse talitust (valitsuse kirjavahetuse büroo, ekspeditsioonibüroo, masinakirjabüroo, paljundus- ja paljundusbüroo), juhataja alluvuse kontrolli, sekretariaati (vastuvõtt, õppealajuhataja sekretariaat, juhataja asetäitjate sekretariaadid, büroo sekretariaat). juhatus, protokollibüroo), dokumentidega töö parandamise osakond, kirjade (kaebuste) osakond ja keskarhiiv.

Üldosakonda kuuluvad kontor, kontrollgrupp, protokollirühm, dokumentidega töö parendamise rühm, kirjade (kaebuste) rühm, paljundusteenus, trüki- ja kiirkirjabüroo ning arhiiv.

Ühendustes ja kontsernides määrab PEI teenuse koosseisu ja struktuuri organisatsiooni juhtkond:

ühisettevõtetes (organisatsioonides) - juhatuse poolt;

sisse aktsiaseltsid– asutamiskonverents;

ühistutes üldkoosolekühistu liikmed.

Organisatsioonides, kus DOW-teenust pole, täidab selle ülesandeid juhataja sekretär või mõni muu spetsiaalselt määratud ametnik.

Koolieelse lasteasutuse töö on reguleeritud selle teenuse määrusega ning koolieelse lasteasutuse töötajate tegevust reguleerivad ametijuhendid, mis kehtestavad ratsionaalse tööjaotuse, näevad ette töötajate ühtlase koormuse, tööjaotuse. vastavalt esituse keerukusele ja esitajate kvalifikatsioonile. Ametijuhendid töötab välja koolieelse lasteasutuse juhataja ja kinnitab organisatsiooni (ettevõtte) juht. Vajadusel võidakse ametijuhendeid muuta.

DOW-teenus täidab järgmisi põhifunktsioone:

Riiklike standardite ja arenduste rakendamine dokumentatsiooni täiustamiseks;

Ratsionaalsete dokumentide vormide väljatöötamine ja juurutamine, osakonna eripärasid arvestav töökorraldus;

Dokumendistandarditele vastavuse jälgimine;

Dokumentide edastamine ja esitajatele üleandmine;

Dokumentide registreerimine ning raamatupidamis- ja teatmeteosed;

Kontroll dokumentide täitmise üle;

Failide moodustamine, registreerimine, säilitamine ja kasutamiseks väljastamine;

Masinaga dokumentide valmistamine, paljundamine ja paljundamine;

Organisatsiooniline ja metoodiline juhtimine, kontroll dokumentidega töö üle organisatsiooni struktuuriüksustes.

Praegu seisavad koolieelsete haridusasutuste teenistused silmitsi ülesandega paremini koordineerida tööd automatiseeritud juhtimissüsteemidega ( automatiseeritud süsteem juhtimine) ühtsete dokumentatsioonisüsteemide ja juhtimisprotsesside alusel, ratsionaalne töövoog. Teadusliku ja tehnilise rekonstrueerimise tingimustes, turumuutuste tõttu, koges vabariigi majanduses aktiviseerumisest tingitud infohulga järsk tõus. äritegevus ettevõtted, asutuste, organisatsioonide ja ettevõtete arvu kasv, tööstuskaupade valiku suurenemine ja nende liikumisprotsessi keerukus, majandussidemete laienemine. Sellega seoses tekkis vajadus tõhustada teabe liikumist, kehtestada vajalik ja piisav arv dokumente, mis täidavad juhtimisfunktsioonide teabetoe rolli. Käsitsi töötlemine ei võimaldanud kasvavaid infovooge õigeaegselt ja kvaliteetselt töödelda. Vaja oli mehhaniseerimist ja seejärel dokumentaalse teabe töötlemise automatiseerimist. Arvutitehnoloogia praktiline rakendamine ja rakendamine ning nende kasutamise tõhusus sõltuvad aga otseselt selle dokumentatsiooni täiustamise astmest, mille jaoks need on mõeldud.

PEI-teenuse peamised eesmärgid on PEI-ga seotud töö korraldamine, juhtimine, koordineerimine, kontroll ja rakendamine. DOW-teenus lahendab järgmised ülesanded:

• dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamine;
• dokumenteerimise, dokumentidega töö korraldamise, otsingumootorite ehitamise, täitmise jälgimise ja dokumentide keskarhiivi üleandmiseks ettevalmistamise ühtse korra tagamine vastavalt kehtivatele standarditele;
• töövoo vähendamine, dokumendivormide ühtlustamine;
• regulatiivsete ja metoodiliste dokumentide väljatöötamine ja rakendamine parandamiseks dokumentatsiooni tugi ettevõtte juures.

DOW teenindusfunktsioonid

DOE teenus täidab järgmisi funktsioone.

• 1. Tööajaarvestuse ja ettevõtte dokumentide ühtsete vormide albumi väljatöötamine, juurutamine ja hooldamine, neis muudatuste tegemine.
• 2. Edastamise menetlemise, dokumentide registreerimise ja arvestuse ning teatmeteoste teostamine dokumentidel.
• 3. Saabunud dokumentide juhtkonnale õigeaegse läbivaatamise ja aruandluse ettevalmistamise korraldamine, juhtkonnale allkirjastamiseks esitatud dokumentide vormistamise õigsuse kontroll.
• 4. Kontroll dokumentide õigeaegse läbimise, täitmise ja täitmise üle; teabe üldistamine dokumentide täitmise edenemise ja tulemuste kohta; süstemaatiline juhtkonna teavitamine nendest küsimustest.
• 5. Dokumentide masinakirjas valmistamise, paljundamise ja operatiivse paljundamise korraldamine; dokumendiplankide väljatöötamine ja kujundamine.
• 6. Ettevõtte asjade nomenklatuuri arendamine, asjade hoidmise ja dokumentaalse teabe operatiivse kasutamise tagamine.
• 7. Kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebustega töö korraldamine.
• 8. Dokumentidega töö kontrolli korraldamine struktuurijaotistes.
• 9. Meetmete väljatöötamine (koos vastavate struktuurijaotustega) dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamiseks, samuti täidesaatva distsipliini parandamiseks.
• 10. Kontrolli teostamine arhiivile esitatavate asjade registreerimise ja vormistamise õigsuse üle struktuurijaoskondade kaupa.
• 11. Arhiivi töö korraldamine vastavalt Vene Föderatsiooni arhiiviasjade seadusandlusele, Vene Arhiivi institutsioonide eeskirjadele, juhistele ja metoodilistele soovitustele.
• 12. Koolieelse lasteasutuse töötajate täiendkoolitus, koosolekute läbiviimine ja nõustamine nende pädevusse kuuluvates küsimustes.
• 13. Tööde organiseerimine, sh dokumentide töötlemise automatiseerimine.

DOW-teenuse õigused ja kohustused

DOW-teenusel on õigus:

• 1) jälgib bürootöö seisu organisatsioonis ja osakondades;
• 2) kontrollib ja nõuab struktuuriüksuste juhtidelt dokumentidega töötamise kehtestatud reeglite täitmist;
• 3) nõuda struktuuriüksustelt ja organisatsioonidelt tööks vajalikku teavet;
• 4) viia läbi kontrolle organisatsioonid struktuuriüksused ja viivad kontrollide tulemused struktuuriüksuste juhtidele asjakohaste meetmete võtmiseks;
• 5) kaasata juhtkonna ülesandel dokumentide eelnõude koostamisse ettenähtud korras struktuuriüksuste spetsialiste;
• 6) tagastada kehtestatud nõudeid rikkudes koostatud dokumendid täitjatele läbivaatamiseks;
• 7) määrab koos arvutikeskusega automatiseeritava koolieelse lasteasutuse ülesanded;
• 8) allkirjastab ja viseerib oma pädevuse piires dokumente;
• 9) töötab välja koolieelse lasteasutuse struktuurijaotiste ja töötajate ametijuhendite määrused;
• 10) teeb juhtkonnale ettepanekuid distsiplinaarvastutusele võtmise kohta kõikidel üksustepoolsete rikkumiste korral ja ametnikud kehtestatud dokumentidega töötamise reeglid;
• 11) osaleda dokumentidega töötamise seisuga seotud küsimuste juhtkonna arutelul, samuti nendega töötamise vormide ja meetodite täiustamisel;
• 12) esitada juhtkonnale arutamiseks esildised koolieelse lasteasutuse töötajate ametisse nimetamise, üleviimise ja vallandamise, julgustamise ja karistuse määramise kohta.

DOW-teenus vastutab organisatsioonis dokumentidega töötamiseks kehtestatud korra tagamise eest; juhtkonna juhiste ja juhiste järgimine ning täitmine vajalikud tingimused tööliste tööjõud.

DOW-teenuse loomise protsessis lahendatavate korralduslike ülesannete hulgas on ka teenuse enda töö normatiivse reguleerimise ülesanne. Ülesanded ja funktsioonid võivad erineda olenevalt organisatsiooni tüübist ning õiguslikust ja sotsiaalsest kontekstist, milles see tegutseb.

Teenuse struktuur, funktsioonid, ülesanded on fikseeritud mitmetes kohalikes organisatsioonilistes ja haldusdokumendid- määrused, juhised, reeglid, eeskirjad, struktuur ja personal, komplekteerimine, korraldused tööülesannete jaotamise kohta.

Kõige olulisemate organisatsiooniliste dokumentide fikseerimine õiguslik seisund koolieelse lasteasutuse talituse töötajad, lisage ametikoht teenistusele ja ametijuhendid. Need dokumendid tuleks välja töötada kehtivate õigusaktide, sektoritevahelise tegevuse regulatiivsete ja metoodiliste dokumentide ning organisatsiooni enda tegevust määravate organisatsiooniliste dokumentide (harta, asutamisleping) alusel. Määruste väljatöötamine ja töökirjeldus tagab kogu ülesannete mahu teenistusse määramise, koolieelse lasteasutuse teenuse sisemise ülesehituse, samuti kehtestab töötajate funktsioonide ja vastutuse jaotuse.

Ametiteenistuse tegevuse reguleerimisel mängib olulist rolli organisatsiooni põhikiri - õigusakt, mis määrab kindlaks moodustamise korra, organisatsiooni pädevuse, ülesanded, ülesanded ja töökorra. Harta mõjutab bürootöö üldist vormistamist, kuna see dokument määratleb organisatsiooni ülesanded, tegevuse suunad ja eripärad, organisatsiooni struktuuri, seisundite ja juhtimise kinnitamise korra. Põhikirjas sätestatud sätted loovad asutuse dokumendivoo algse organisatsioonilise aluse, aitavad kaasa teabevahetuse reguleerimisele ja võimaldavad määrata organisatsioonis loodavate dokumentide tegelikku valikut. Harta osa, mis on pühendatud organisatsiooni juhtimise protseduurile, kehtestab haldustoimingute dokumenteerimise korra ja määrab vastavalt juhtkonna poolt väljastatava dokumentatsiooni ulatuse, mõjutab dokumentide vormistamise protsesside järjestamist, määrab parameetrid. infovood ja dokumendivoogu.

Koolieelse õppeasutuse teenindamise eeskirja saab välja töötada tüüpiliste või eeskujulike eeskirjade alusel, mille olemasolu ei saa asendada individuaalse sätte loomist. Üksikute sätete väljatöötamisel täpsustatakse talituse ülesannete ja funktsioonide koosseis lähtuvalt tema tegevuse tegelikest tingimustest. Tüüpilistele tehnoloogilistele funktsioonidele saab lisada näiteks dokumentatsioonitoe arengu prognoosimise, dokumentide ühtlustamise, struktuuriüksuste dokumentatsiooni toetamise metoodilise juhendamise jms funktsioonid.. teistele struktuuriüksustele.

Määruse töötab välja ja allkirjastab dokumendihaldusteenistuse juhataja, kinnitab organisatsiooni juht. Määrus vormistatakse organisatsiooni üldplangil ja lepitakse kokku nende struktuuriüksuste juhtidega, kellega suhe on fikseeritud. Määrus jõustub selle kinnitamise kuupäevast.

Sättevorm ja teksti struktuur on USORD 1-s ühtsed (vt jaotis 4.1).

Peatükis "Üldsätted" määratakse bürootööteenuse täpne nimetus, koht organisatsiooni organisatsioonilises struktuuris, sõltumatuse aste. DOW-teenus tuleks luua iseseisva struktuuriüksusena, mis allub otse organisatsiooni juhile. Ei ole harvad juhud, kui PEI-teenus on osa muid funktsioone täitvatest üksustest (näiteks haldus- ja majandusosakonnad, haldusosakonnad, personali- ja arvestusosakonnad jne). Isegi juhtudel, kui neil üksustel on sõltumatu staatus, raskendab selline praktika dokumentide liikumist ega saa aidata kaasa juhtimise dokumentatsioonitoe ratsionaalsele korraldamisele.

Jaotises "Üldsätted" on fikseeritud teenuse sisemine struktuur. Kui DOW-teenuses on teatud arv sisemisi osakondi (grupid, bürood, sektsioonid jne), tuleb need loetleda. Kui teenuse raames töötab vaid paar töötajat, on ametikohal kirjas kontoritöötajate ametikohad.

Jaotise "Üldsätted" järgmises lõigus on esitatud loetelu Vene Föderatsiooni peamistest seadusandlikest ja regulatiivsetest õigusaktidest, regulatiiv- ja juhisdokumentidest, millest PEI-teenus oma töös juhindub. Sel juhul esmalt loetletud seadusandlikud aktid Venemaa Föderatsioon, normatiivne juriidilised dokumendid, valdkondadevahelise tegevuse regulatiivsed ja metoodilised dokumendid, seejärel organisatsiooni enda sisemised organisatsioonilised ja haldusdokumendid, mis määravad koolieelse õppeasutuse töö.

Kui DOW-teenusel on oma pitsat (plommid), on sättes sätestatud selle kirjeldus, säilitamise ja kasutamise tingimused. Määrusega kehtestatakse ka DOW-teenistuse vastutus organisatsiooni pitseriga dokumentide ohutuse ja sertifitseerimise eest.

Sätte teine ​​osa on nn "Eesmärgid” ning sisaldab teenuse loomise ja toimimise põhieesmärgi ning selle rakendamise ülesannete sõnastust. Seega kuulub praegu kontoritööteenuse ülesannete hulka ühtse poliitika alusel kontoritöö korraldamine, hooldamine ja täiustamine, kaasaegsete infotehnoloogiad dokumentidega töötamisel, metoodiline juhendamine ja kontroll struktuuriüksuste dokumentidega töötamise kehtestatud korra järgimise üle.

Kolmas osa on peamine. See sisaldab DOW-teenuse tegevuste põhjalikku kirjeldust ja seda nimetatakse "Funktsioonid". Nende kirjeldus sisaldab kõiki DOW-teenuse tehtud töid. Samas on tavaks tuua funktsioonid nende loogilises järjestuses: saabuvate dokumentide vastuvõtmine, töötlemine, registreerimine, läbivaatamine, esitajatele üleandmine jne. See jaotis lõpeb dokumentide salvestamise ja arhiivi ülekandmise töödega.

Kui teenuses on struktuurilised allüksused, kantakse jaotisesse "Funktsioonid" nende nimedele vastavad alajaotised ning iga struktuuriüksuse kohta antakse funktsioonide kirjeldus. See määrab teenuse iga jaotise töö ulatuse. Sätte väljatöötamisel peaks koolieelse lasteasutuse teenuse juht hoolikalt kaaluma teenuse funktsioonide piiritlemist üksikute lülide või osade vahel, et vältida töö dubleerimist ja paralleelsust, samuti mõne teenuse "kadumist" või tegemata jätmist. funktsioonid, jättes selle sätte hulka. Selle jaotise koostamisel on tavaks sätestada, milliseid ülesandeid üksus tervikuna täidab ning millest ja millisel kujul osaleb. Jaotis peaks sisaldama tehtava töö selget sõnastust, mis ei võimalda nende kahemõttelist mõistmist.

Dokumendihaldusteenistuse juhataja tööülesandeid võib reguleerida eraldi dokumendiga (ametijuhend, ametijuhend), kuid üsna sageli on nende asemel paragrahv „ Juhtimine”, kus on fikseeritud: ametikoha nimi, (juhataja, juht, juht), nõuded haridustasemele ja -profiilile, kvalifikatsioonile ja kogemusele praktiline töö DOE talituse juht. Tööülesannete hulgas märgitakse dokumendihaldusteenistuse tegevuse koordineerimise, selle töö planeerimise, töötajate töö jälgimise, organisatsioonilise struktuuri parendamise, talituse tegevuse regulatiivse ja metoodilise toe loomine või väljatöötamisel osalemine ning dokumentaalfilm. toetus organisatsioonile.

On sätteid, milles jaotis "Juhised" on jagatud kolmeks alajaotuseks: kohustused, õigused, vastutus.

Dokumendihaldusteenistuse juhataja ülesannete hulgas on tingimata üksuse tegevuse suunamise ja jälgimise funktsioon. Kuid sageli on selles jaotises sätted fikseeritud talituse teatud funktsioonide täitmine (näiteks sissetulevate dokumentide eelläbivaatamine, dokumentide koostamine juhtkonnale aruandeks, tähtaegade kontroll jne), mida täidab juhataja. ise. Lõikes sätestatakse ka dokumendihaldusteenistuse juhi õigused, sealhulgas tavaliselt õigus määrata vastutuse ulatus.

nende asetäitjad (kui neid on), allkirjastavad, kinnitavad, viseerivad teatud dokumente, annavad korraldusi teatud küsimustes, määravad ametisse ja vabastavad töölt koolieelse lasteasutuse töötajaid (või esitavad nendeks protseduurideks dokumente), kohaldavad ergutusi või karistusi jne.

Dokumendihaldusteenistuse juhile on pandud isiklik vastutus kogu talituse tegevuse, kõigi funktsioonide täitmise, dokumentide ohutuse, dokumentidega töötamise kehtestatud normide ja reeglite järgimise jms eest. GOST R ISO 15489-2007 määrab vastutab kõigi dokumendihalduse aspektide eest, sealhulgas dokumendihaldussüsteemide kavandamise, juurutamise ja hooldamise ning nende tööomaduste eest, samuti kasutajate koolitamise eest dokumentide haldamisel ja dokumendihaldussüsteemide rakendamisel üksikisikus. praktiline tegevus. Erivastutus vastavalt standardile tuleks määrata organisatsioonis vastavate volitustega isikule.

Sätte viies jaotis "Õigused" sisaldab loetelu õigustest, mis on antud teenusele kui tervikule talle pandud ülesannete ja funktsioonide täitmiseks. DOE-teenuse õigused hõlmavad õigust kontrollida dokumentidega töökorraldust struktuuriüksustes, nõuda täitjatelt dokumentide vormistamist nende koostamise reeglite rikkumise korral, nõuda struktuuriüksustelt nende ülesannete täitmiseks vajalikku teavet jne. Märkimisväärne mõju dokumentidega töötamisele võib anda DOW-teenusele õiguse mitte võtta registreerimiseks vastu ega saata sise- ja väljaminevaid dokumente, mis on koostatud kehtestatud nõudeid rikkudes (näiteks puudumisel). nõutavad viisad või allkirjad, tähtaja ületanud jne). Selline õigus on näiteks föderaalsete täitevvõimude kantseleiteenistustel: „Tegevusteenistus kontrollib dokumendi õigsust, dokumendi täielikkust ja dokumendi eksemplaride arvu vastavust meililistile. . Ebaõigesti vormistatud dokumendid tagastatakse täitjale” 2 .

Peatükk "Vastutus" või eristub eraldi või on ühendatud jaotisega „Õigused“ ja sisaldab loetelu peamistest ametikohtadest, mille eest talitus oma ülesannete täitmise eest vastutab, dokumentatsiooni seisu, vastavust õigus- ja normatiivdokumendid, teabe usaldusväärsus, selle lekkimine, teenistuse töökorraldus, töö personaliga jne. Üks standardi GOST R ISO 15489-2007 sätetest rõhutab dokumentidega töötamise vastutuse määramise tähtsust ja olulisust. Samas rõhutatakse, et vastutavad kõik organisatsiooni töötajad (sh dokumendihaldurid, seotud infoerialade spetsialistid, organisatsiooni juhtkond, struktuuriüksuste juhid, dokumendihaldussüsteemide administraatorid ja teised isikud, kelle heaks dokumentidega töötavad on osa nende ametlikest kohustustest). Koolieelse õppeasutuse teenistuse määrus on korraldusdokument, mis peaks sisaldama selgeid kirjeldusi ametikohtade kohta, mille eest kantseleiteenistus vastutab.

peatükk " Suhted teiste struktuuriüksustega» peaks kajastama bürootööteenistuse suhete olemasolu ja olemust organisatsiooni teiste struktuuriüksustega, mis tekivad tema ülesannete ja ülesannete täitmisel, vastastikused kohustused, bürootööteenistuse koostatud dokumentide koosseis ja omadused. muud struktuuriüksused, nende esitamise aeg, teabevahetuse sagedus. Üldjuhul fikseeritakse selles osas suhted personaliosakonna, kollegiaalse organi sekretariaadi, funktsionaalsete struktuuriüksuste ja õigusosakonnaga. Jaotises on loetletud tegevusliigid, mida koolieelne õppeasutus kokkuleppel teiste üksustega läbi viib.

Olukorda vaadatakse läbi organisatsiooni struktuuri muutmisel, koolieelse lasteasutuse teenistuse ümberkorraldamisel, selle nime või sisemise organisatsioonilise struktuuri muutmisel, töökorralduse uute vormide ja meetodite juurutamisel, samuti koolieelse lasteasutuse teenistuse ümberkorraldamisel. uus tehnoloogia, kuna sel juhul toimub funktsioonide ümberjaotamine struktuurijaotuste vahel. Sätte läbivaatamise kord on sätestatud kas käesoleva dokumendi viimases osas või Üldsätted».

Koolieelse õppeasutuse teenuse sätte näide on toodud lisas 29.

Peamine organisatsiooniline dokument, mis reguleerib töötajate vahelist kohustuste ja õiguste piiritlemist, on ametijuhend.

Ametijuhend on dokument, mis määrab kindlaks konkreetse töötaja organisatsioonilise ja õigusliku positsiooni organisatsiooni või struktuuriüksuse struktuuris. Ametijuhendite väljatöötamisest ja nende praktilisest rakendamisest peaksid huvi tundma nii juhid kui ka täitjad. See dokument täidab organisatsioonilist, regulatiivset ja regulatiivset rolli, on tõhus juhtimisvahend, mis võimaldab juhil selgelt piiritleda kohustused ja õigused, kehtestada vastutusalad, tagada suhted üksikute ametikohtade vahel, välistada dubleerimist ja paralleelsust töötajate poolt samade toimingute tegemisel. organisatsiooni iga struktuuriüksuse . Lisaks võimaldavad ametijuhendid määrata töötajate vahetatavuse. See dokument võimaldab juhtidel hinnata teenistuse iga töötaja tegevust, rakendada objektiivselt mõjutusmeetmeid.

Ametijuhend on tegija seisukohalt vajalik organisatsiooniline dokument, keda huvitavad selged ettekujutused oma töö iseloomust ja liikidest, ulatusest. ametlikud kohustused, enda volitused, õigused ja kohustused, suhete loomine. Psühholoogid märgivad, et hästi kirjutatud ametijuhendite olemasolu kõikidel ametikohtadel vähendab oluliselt konfliktsituatsioonid kollektiivis.

Ametijuhend on vastavalt oma eesmärgile stabiilse tegevuse dokument, see peaks olema kavandatud pikaajaliseks kasutamiseks, mis aitab kaasa funktsioonide ja tööliikide selgele jaotusele üksikute töötajate vahel ning kindlustab nende spetsialiseerumise.

Ametikirjelduste väljatöötamisel kasutage Kvalifikatsioonijuhend standardsed ametijuhendid.

Kvalifikatsioonikäsiraamat sisaldab reguleeritud loetelu erinevate kategooriate spetsialistide kvalifikatsioonile, nende teadmistele ja oskustele esitatavatest nõuetest. Koolieelse lasteasutuse töötajate kvalifikatsiooninäitajad on toodud lisas 30.

Standardsete ametijuhendite olemasolu hõlbustab oluliselt üksikute ametijuhendite koostamist, kuid ei asenda neid. Kuna ametijuhendid on dokument, mis reguleerib töötaja organisatsioonilist ja õiguslikku staatust konkreetses organisatsioonis, tuleb need koostada iga selle organisatsiooni personalitabelis ettenähtud ametikoha kohta.

Peamine allikas ametijuhendite väljatöötamisel peaks olema säte kohta struktuuriüksus, sest see sisaldab täielik nimekiri osakonnale määratud töö liigid.

Ametikohad ja ametijuhendid on omavahel seotud ja üksteist täiendavad dokumendid, kuna iga töötaja tööülesanded kehtestatakse selleks, et jaotada kogu DOW-teenuse poolt täidetavate funktsioonide hulk ning mis tulenevad kogu teenuse kui terviku ülesannetest ja funktsioonidest. Ametijuhendid reguleerivad ülesandeid ja funktsioone, kehtestavad nende jaotuse töötajate vahel, määravad iga töötaja sisu, olemuse ja töökorra.

Ametijuhendi tekstile kehtivad nõuded ülesannete, funktsioonide, vastutuse määratlemise täielikkusele. Iga töötaja tegevuse ähmane ja mittetäielik määratlemine toob kaasa ebastabiilsuse ja ebajärjekindluse üksikute töötajate tegevuses. Ametijuhendi sõnastuses üldiste, mittekonkreetsete, sujuvamaks muudetud ülesannete fikseerimisel tekib puhtformaalne dokument, mis ei täida oma eesmärki. Kõik ametijuhendi punktid peaksid välistama selle sisu erineva tõlgendamise võimaluse, täpsustama tööülesandeid ja tööliike. Tegevusverbe tuleks kasutada suunavas meeleolus: “Inspektor esineb”, “Sekretär korraldab”, “Referent koostab” jne. - ja kajastavad samal ajal täpselt iseseisvuse astet töö tegemisel: "osaleb ...", "koos .....", "korraldab vaatluse ...", "annab".

kontrollib täitmist...”.

Ametikirjelduse vorm ja teksti struktuur on USORD 1-s ühtsed (vt punkt 4.1).

Jaotises “Üldsätted” määratakse ametikoha nimetus (vastavalt personalitabelile), staatus ja põhiteave selle kohta: struktuuriüksuse nimi, töötaja alluvus, ametikohale nimetamise ja vabastamise kord. , selle ametikoha asendamise kord töötaja ajutise äraoleku ajal. Eraldi lõikes on toodud töölevõtmise ja töölt vabastamise kord. Järgmine lõik sisaldab organisatsiooni nõudeid tasemele kutsekoolitus, haridus, praktilise töö kogemus. Kutseõppe nõuete loetlemisel saab kasutada Kvalifikatsioonikäsiraamatut või kehtestada lisanõuded koolieelse lasteasutuse töötajate kvalifikatsioonile, haridustasemele, töökogemusele.

Kui organisatsioon seab kõrgendatud nõuded erialase ettevalmistuse tasemele, siis on võimalik ametijuhendisse lisada eriklausel, mis loetleb nõuded kutsealastele teadmistele. Näiteks: "Sekretär peab teadma: organisatsiooniline struktuur ja organisatsiooni tegevusalad, struktuuriüksuste ülesanded ja nende juhtide nimed, vastutuse jaotus organisatsiooni juhtide vahel, sisemised tööeeskirjad, kantseleitöö, dokumentide koostamise ja vormistamise reeglid, töökorralduseeskirjad. arvuti- ja organisatsioonitehnika, side, ohutusreeglid, ametietiketi normid".

Lisaks võib ametijuhendis olla ka nõuded praktiliste tööoskuste kohta, näiteks: „Sekretär peab oskama: töötada arvutiga keskkonnas Word, Windows ja Excel,“kirjutusmasinal ... tähemärgi kiirusega trükkimine”, “ametlike dokumentide koostamine ja töötlemine”, “... sidevahendite kasutamine”.

See jaotis sisaldab koolieelse lasteasutuse töötaja tegevust reguleeriva raamistiku punkti, milles on loetletud need õigustloovad aktid, mille tundmine on töös vajalik, samuti organisatsiooni haldus- ja korraldusdokumendid. millest töötaja oma kutsetegevuses juhindub.

Peatükis "Peamised ülesanded ja funktsioonid» töötaja põhiülesanne, tema pädevuse teema ja töövaldkond on sõnastatud üldistatult. Järgnevalt on loetletud konkreetsed tööd, mis moodustavad põhiülesande täitmise. Näiteks: töötaja põhiülesanne on dokumentide registreerimine; erinevates organisatsioonides võib see ülesanne hõlmata selliste tööde tegemist nagu ühe või mitme ajakirja pidamine, registreerimis- või registreerimis- ja kontrollkaartide täitmine, arvutiandmebaasi pidamine, teabe edastamine, viitefailide koostamine ja haldamine, juhtkonna palvete teenindamine jne. . Seetõttu tuleks ametijuhendis iga punkt hoolikalt sõnastada, võttes aluseks organisatsioonis vastu võetud dokumentidega töötamise tehnoloogia. Samas punktis on sõnastatud dokumentide koostamise ja edastamise tunnused, töötaja juurdepääs teatud teabele, dokumentide töötlemise ja edastamise reeglid, tööülesannete täitmise viisid ja tähtajad, individuaalsete juhiste täitmise kord ja eetikanormid, mis on seotud dokumentide koostamise ja edastamisega. tuleb meeskonnas jälgida.

Jaotis "Õigused" sisaldab selliseid koolieelse lasteasutuse büroohaldusteenistuse töötaja õigusi nagu: teatud küsimustes otsuste tegemine, töö tegemiseks teabe saamine, õigus kanda teatud tüüpi dokumente, õigus kontrollida, õigus tagastada dokumendid läbivaatamiseks jne. Töötaja õiguste selge sõnastus võimaldab sõnastada tema vastutuse, mis on eraldatud eraldi jaotises. Tööülesannete hulka kuuluvad tavaliselt: töösiseste eeskirjade järgimine, seadmete ja sidevahendite kasutamise reeglid, ametliku teabe konfidentsiaalsus, dokumentide ohutuse tagamine, vastavus. eetikastandardid, ametlik alluvus jne.

Punktis "Vastutus" kehtestatakse ametniku vastutuse sisu ja vormid oma tegevuse tulemuste ja tagajärgede eest, samuti õigeaegsete meetmete või tööülesannetega seotud toimingute tegemata jätmise eest. Vastutuse saab kehtestada distsiplinaarselt ja materiaalselt, kuid tingimata kooskõlas kehtiva õigusega ja võttes arvesse organisatsiooni eripära.

Peatükis "Ühendused positsioonide järgi" (selle jaotise nimi võib olla " Suhted") tuleks kindlaks määrata töötaja suhtlemise kord teiste struktuuriüksuste ja ametnikega. Sektsioon täidab koordineerivat rolli ning on oluline erinevate struktuuriüksuste vaheliste sidemete loomisel ja reguleerimisel, nende hierarhia ja vastastikuste kohustuste kehtestamisel. Paragrahviga luuakse struktuuriüksuste ring, kust töötaja saab (või edastab) dokumentatsiooni, kellele ta annab teavet, kellega teeb teatud küsimustes koostööd. Siin, nagu ka teistes osades, on vajalik suhete olemuse sõnastuse täpsus.

Kooskõlas Töökoodeks RF koos töötaja ametijuhendiga on kohustatud tööle kandideerimisel tutvuma kviitungi vastu. Tutvumisviisa asub dokumendihaldusteenistuse juhataja (ametijuhendi koostaja) allkirja all ja koosneb sõnadest “Tutvunud juhendiga (on)”, töötaja allkirjast, tema initsiaalidest, perekonnanimest. ja kuupäev.

Ametikirjelduse näide on toodud lisas 31.

Bürootöötajate ja dokumentidega töö korraldamise eest vastutavate töötajate tööülesanded föderaalse täitevorgani struktuuriüksustes kehtestatakse ametijuhendiga, mis on riigiorgani halduseeskirjade lahutamatu osa.

Föderaalseaduse "Vene Föderatsiooni riikliku avaliku teenistuse kohta" 1 artikkel 47 kehtestab väljatöötamise ja sisu. ametlikud määrused. Vastavalt seadusele peavad ametlikud eeskirjad kehtestama:

• kvalifikatsiooninõuded riigiteenistujalt nõutavate teadmiste ja oskuste tasemele ja iseloomule, samuti haridusele, riigiteenistuse pikkusele ( avalik teenistus muud liigid) või töökogemus (kogemus) erialal;
• riigiteenistuja ametiülesanded, õigused ja vastutus ametiülesannete täitmata jätmise (ebanõuetekohase täitmise) eest vastavalt riigiorgani haldusmäärustele, struktuuriüksuse ülesannetele ja ülesannetele ning täidetava avaliku teenistuse ametikoha funktsioonidele selles;
• küsimuste loetelu, milles riigiteenistujal on õigus või kohustus iseseisvalt teha juhtimis- ja muid otsuseid;
• küsimuste loetelu, milles riigiteenistujal on õigus või kohustus osaleda normatiivsete õigusaktide ja (või) juhtimis- ja muude otsuste eelnõude ettevalmistamisel;
• juhtimis- ja muude otsuste eelnõude koostamise, läbivaatamise tähtajad ja kord, nende otsuste kooskõlastamise ja vastuvõtmise kord;
• riigiametniku ametiülesannete täitmisega seotud ametliku suhtluse kord sama riigiorgani ametnike, teiste riigiorganite teenistujate, teiste kodanikega, samuti organisatsioonidega;
• kodanikele ja organisatsioonidele osutatavate avalike teenuste loetelu vastavalt riigiorgani haldusmäärustele;
• riigiametniku ametialase töö tulemuslikkuse ja tulemuslikkuse näitajad. föderaalseadus"Riigi avaliku teenistuse kohta

Venemaa Föderatsioon” kehtestas, et võistluse läbiviimisel arvestatakse ametlikus juhendis sätestatut vaba koht riigiteenistus, atesteerimine, kvalifikatsioonieksam, kutsetegevuse planeerimine.

Juhised kontoritööks (dokumentide haldamine) - peamine normatiivakt, mis reguleerib asutuses dokumentidega töötamise tehnoloogiat, reegleid, tehnikaid, dokumentide loomise protsesse, nendega töötamise korda, korralduslikke põhimomente. Praktikas fikseerib juhend konkreetses organisatsioonis välja kujunenud kontoritöö süsteemi. Kontoritöö juhiste väljatöötamise kord on kehtestatud ainult föderaalsete täitevasutuste jaoks. See sisaldab mitmeid samme ja näitab selle dokumendi tähtsust.

Föderaalne täitevorgan, võttes arvesse oma tegevuse tingimusi ja eripära, töötab välja bürootöö juhendi, mille kinnitab föderaalse täitevorgani juht kokkuleppel arhiivinduse valdkonna föderaalse täitevorganiga. Juhendi töötab välja dokumendihaldusteenistus föderaalse täitevorgani 1 korralduse alusel. Kontoritöö juhendi muudatused tehakse föderaalse täitevorgani korraldusel pärast nende kokkuleppimist föderaalse arhiiviametiga.

Juhised töötatakse välja, võttes arvesse Vene Föderatsiooni seadusandlikke ja muid regulatiivseid õigusakte teabe, dokumentatsiooni ja arhiivide valdkonnas, organisatsiooni põhikirja (või asutuse määrust), kehtivaid õigusakte, regulatiivseid ja metoodilisi dokumente. sektoritevaheline tegevus, osariigi standardid, föderaalarhiivi arengud ja sellised kohalikud määrused nagu sisekorralduse eeskirjad, ülesannete jaotamise korraldus jne.

Lisaks tuleks juhiste väljatöötamisel arvestada organisatsiooni enda töö spetsiifikaga. Tegelikult paneb juhend paika organisatsiooni kontoritöö süsteemi. See on vajalik nii DOW-teenuse töötajatele kui ka dokumentidega töötavatele spetsialistidele. Juhiste olemasolu annab DOW-teenuse ühe peamise ülesande - dokumentide dokumenteerimiseks ja nendega töötamiseks ühtse protseduuri loomise.

Juhendi teksti struktuur sisaldab üldsätteid, temaatilisi jaotisi ja rakendusi.

Peatükis "Üldsätted" kehtestada juhendi ulatus (näiteks “juhend kehtib kõikidele dokumentidele”, “... haldusdokumentidele”, “... v.a.

konfidentsiaalsed dokumendid”, “ei kehti riigisaladust moodustavat teavet sisaldavate dokumentidega töö korraldamisel”, “.... ameti- või muud saladused, isikuandmed” jne). Selle jaotise eraldi lõik peaks kehtestama vastutuse dokumentidega töötamise juhendi nõuete eiramise eest. «Üldsättega» moodustatakse üksus, mis vastutab dokumentidega töötamise ja dokumenteerimise ühtse korra eest asutuses tervikuna ja selle struktuuriüksustes, nende haldus- ja metoodilise alluvuse ning regulatiivse ja metoodilise raamistiku eest.

Vastavalt Bürootöö eeskirjale kohaldatakse dokumentidega töö korraldamisel, olenemata kandja liigist, sh elektroonilised dokumendid, sealhulgas kaasaskantavate dokumentide koostamine, töötlemine, säilitamine ja kasutamine, kantseleitöö juhendis sätestatut. infotehnoloogiat kasutades 1 . Samuti on selles jaotises tavaliselt juhised seatud üldreeglid töö ametlike dokumentidega, mis hõlmavad dokumentide üleandmise korda puhkusele minekul, lähetusse lahkumisel, haigestumisel, töötaja vallandamisel; ametlike dokumentide kolmandatele isikutele üleandmise keeld; teabe ja ametlike dokumentide ning juhtumite sisu avalikustamine toimub vastavalt aktile.

Temaatilised jaotised algavad reeglina jaotisega " Dokumentide väljastamise kord, kus on määratletud:

• antud organisatsiooni tegevusküsimused, mis kuuluvad kohustuslikku dokumentatsiooni;
• haldus-, korraldus- ja teabetegevuse dokumenteerimiseks kasutatavate dokumentide liigid ja sordid;
• dokumentide koostamise ja vormistamise üldreeglid;
• organisatsioonis kasutatavate vormide tüübid ja nende teabe koostis;
• ettevalmistamise reeglid teatud tüübid normatiivaktid, haldusdokumendid, sh vaatluse, kooskõlastamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise järjekord;
• dokumentide valmistamise ja paljundamise kord;
• ärakirjade ja lisade koostamise ja tõestamise eeskirjad;
• blankettide, plommide, templite kasutamise ja säilitamise kord;
• täitjate töö järjekord koos dokumentidega.

Vaadake: Vene Föderatsiooni föderaalsete täitevvõimude paberimajanduse eeskirjad. Kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009 dekreet nr 477 // СЗ RF. 2009. nr 25. Art. 3060.

Selle jaotise sisu saab laiendada, lisades eraldi alajaotised, mis kehtestavad kollegiaalse organi dokumentide koostamise reeglid, samuti juhataja asetäitjad. Paljud organisatsioonid liiguvad seda teed, et kõik loetletud küsimused eraldatakse iseseisvaks organisatsiooniliseks dokumendiks nagu "Reeglid" või "Dokumentide koostamise ja vormistamise eeskirjad", ratsionaalsem on need normid kontoritöösse kaasata. juhiseid.

Peatükk "Dokumendihaldus" sisaldab:

• saabuvate dokumentide vastuvõtmise, töötlemise, jaotamise kord;
• nende transpordi ja ühest struktuuriüksusest teise üleviimise korraldamine;
• dokumentide liikumise peamised juhtumid;
• väljaminevate dokumentide koostamise ja saatmise kord;
• dokumendiringluse mahu arvestuse kord;
• kanalite kaudu saabunud dokumentide vastuvõtmine ja töötlemine Meil ja faksiimile.

Käesolevas paragrahvis on vaja kehtestada kõigi kasutatavate sidevahendite kaudu organisatsioonilt saadud ja saadetud dokumentide vastuvõtmise ja töötlemise kord.

Peatükis "Dokumentide registreerimine" bürootöö juhend kehtestab sissetulevate, väljaminevate ja sisedokumentide registreerimise korra ja korralduse, annab kirjelduse ülevõetavast tehnoloogiast. Lisaks on selles jaotises dokumentidega töötamise ühtse korra konsolideerimiseks vaja kindlaks määrata dokumentide registreerimise koht ja meetodid, sissetulevate ja väljaminevate dokumentide registreerimise aeg, sissetulevate ja väljaminevate dokumentide registreerimisindeksite struktuur. väljaminevad dokumendid, infosüsteemi (ja kui see on saadaval - ja süsteemi sisestatud) dokumendi kohta teabe loend elektrooniline dokumendihaldus). See jaotis peaks sisaldama teavet üksikute dokumendivoogude registreerimise kohta. Näiteks föderaalsetes täitevorganites saab eraldi registreeritud dokumendimassiividena välja tuua: föderaalsele täitevorganile kõrgematelt asutustelt, föderaalse täitevorgani territoriaalorganitelt saadud dokumendid; kodanike pöördumised; väliskorrespondentidelt saadud dokumendid jne.

Peatükk "Teatmeteoste korraldamine"(või " Infootsingu süsteem»- Ja PS) kehtestab organisatsioonis teabe ülesehitamise ja teatmetöö põhimõtted, sisaldab võrdlusmassiivide kirjeldust, kasutusreegleid ja nende kättesaadavust erinevatele töötajate kategooriatele ja erinevatele struktuurijaotustele, viiteteabe süstematiseerimise ja klassifitseerimise järjekorda. , infootsingu töötehnoloogia.

peatükk " Dokumentide täitmise kontrolli korraldamine» kehtestab kohustuslikule kontrollile kuuluvate dokumentide kategooriad, dokumentide kontrollimiseks esitamise korra, täitmise tähtaja või töövõtja edasilükkamise reeglid, kontrollitehnoloogia, teostajate kohustused, tüüpilised täitmise tähtajad, andmete summeerimise korra dokumentide täitmise järelevalve kohta, juhtide täitevdistsipliinist teavitamise kord.

peatükk " Dokumentide operatiivne säilitamine»sisaldab säilitamise korraldamise aluspõhimõtet (tsentraliseeritud, detsentraliseeritud või segatud), dokumentide säilitamise reegleid koolieelses õppeasutuses, struktuurijaoskondades ja vastutust dokumentide ohutuse eest, teatud kategooriate moodustamise reegleid. kohtuasjade dokumendid, kohtuasjade nomenklatuuri väljatöötamise ja kasutamise kord, kohtuasjade süstematiseerimise ja indekseerimise kord .

Jaotises " Dokumentide ettevalmistamine arhiveerimiseks»sisaldama ekspertiisi läbiviimise korda ja korraldust (dokumentide valik säilitamiseks ja hävitamiseks), toimikute säilitamiseks ettevalmistamise reegleid, nõudeid juhtumite kirjeldamisele, toimikute arhiivi üleandmise korda.

Temaatiliste sektsioonide koosseisu saab muuta ja täiendada sõltuvalt konkreetse organisatsiooni töötingimustest, tegevusvaldkondadest ja kasutusele võetud tehnoloogiast.

Juhend võib sisaldada jaotisi kodanike pöördumistega töötamise, piiratud levialaga dokumentide, väliskirjavahetuse, dokumentide koostamise tehnilise toe (trükkimine, helisalvestus, stenogramm, faks jne), säilitamise ja säilitamise reeglite kohta. kasutades blankette, pitsereid, templeid .

Juhendi taotlused peaksid sisaldama maksimaalselt viite- ja illustreerivat materjali, mis on süstematiseeritud jaotiste järjekorras, millest igaüks sisaldab asjakohaseid viiteid. Taotlused hõlmavad dokumendivooskeeme, pitsereid ja templeid, näidisvorme, dokumendivormide täitmise näidiseid, teatud tüüpi dokumentide töötlemise näiteid, kontrollitavate dokumentide loetelusid, pitsatiga kinnitatud ja kinnitamisele kuuluvaid dokumente, dokumendivoo arvestuse blankette, blankette kohtuasjade nomenklatuuri ja muu kohta

Juhend peaks kajastama kogu dokumentidega töötamise protsessi, kõiki tehnoloogilisi toiminguid nende loogilises järjestuses. Juhend on regulatiivne dokument mitte ainult kontoritööteenusele, vaid ka kõikidele juhtimisaparaadi spetsialistidele.

Juhendi koostab DOW-teenus. Kui organisatsioonis on arhiiv loodud, siis osaleb juhendite koostamises ka selle juht. Kui organisatsioonil on õigusteenus, tuleb juhend sellega eelnevalt kokku leppida.

Juhendi kinnitab organisatsiooni juht ja see jõustub tema korraldusega, misjärel saadetakse see tööks kasutamiseks kõigile struktuuriüksustele.

TESTIKÜSIMUSED

• 1. Milliseid küsimusi tuleks lahendada koolieelse õppeasutuse loomisel?
• 2. Millised tegurid määravad dokumentidega töökorralduse vormi valiku?
• 3. Kuidas nimetatakse koolieelse õppeasutuse teenuseid, mis on kehtestatud valdkondadevahelise tegevuse regulatiivsete ja metoodiliste dokumentidega?
• 4. Millised tüüpilised funktsioonid on DOW-teenusele määratud?
• 5. Milline on tüüpiline juhtumikorraldusstruktuur?
• 6. Milline on büroo struktuur?
• 7. Koolieelse õppeasutuse teenuse sätte määramine.
• 8. Milline on sätte läbivaatamise kord?
• 9. Millist rolli mängib koolieelse lasteasutuse töö korraldamisel ametijuhend?
• 10. Kes töötab välja koolieelse lasteasutuse teeninduse määruse ja töötajate ametijuhendid?
• 11. Milline on nende dokumentidega tutvumise kord?
Vaata: GOST R ISO 15489-2007. Teabe, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Dokumendihaldus. Üldnõuded. M., 2007. Vene Föderatsiooni föderaalsete täitevvõimude paberimajanduse eeskirjad. Kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009 dekreet nr 477 // СЗ RF. 2009. nr 25. Art. 3060.
• Juhtide, spetsialistide ja teiste töötajate ametikohtade kvalifikatsioonikataloog. M.: Vene Föderatsiooni Tööministeerium, 2001. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. cm: Ühtsed vormid, õppe- ja õppematerjalid nende taotluse kohta. Moskva: VNIIDAD, 1980.
• Vaadake: Vene Föderatsiooni föderaalsete täitevvõimude paberimajanduse eeskirjad. Kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 15.06.2009 määrus nr 477 // SZ RF. 2009. nr 25. Art. 3060.
• cm: Juhised föderaalvõimude bürootöö juhiste väljatöötamise kohta. Kinnitatud föderaalarhiivi 23. detsembri 2009 korraldusega nr 76. Ei vaja riiklik registreerimine(Venemaa justiitsministeeriumi kiri 26. aprillist 2010 nr 01/6756-D K).

Sissejuhatus………………………………………………………………………………………3

1 PEATÜKK. Dokumentatsioonihaldus……………..…………………….5

1 Juhtimisdokumentatsiooni tugiteenuse mõiste……………..5

2 Eesmärgid ja eesmärgid…………………………………………….……….……………….7

3 DOW teenuse funktsioonid…………………………….………….…………………8

2 PEATÜKK. DOW-teenuse organisatsiooniline ja haldusdokumentatsioon……….9

1 personali komplekteerimine ettevõtted………………………………………..………..9

2 Koolieelse lasteasutuse teeninduseeskiri……….……………..…………………………………..12

3 Juhend juhtkonna dokumentatsiooni toetamiseks………………14

4 Dokumendid DOE talituse tegevuse parandamise kohta……………15

3 PEATÜKK. Teenuse struktuur ja tugevus………………………………………17

Järeldus……………………………………………….….………………………………26

Viited………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Sissejuhatus

Praegu enamiku venelaste jaoks valitsusorganisatsioonid ja äriettevõtteid iseloomustab korrapärase arvestussüsteemi puudumine, hoolimata asjaolust, et see on ratsionaalne ja selgelt organiseeritud kontoritöö, mis määrab organisatsiooni juhtimise dokumentatsioonitoetuse, võib oluliselt tõsta ettevõtte efektiivsust.

Juhtkonna dokumentatsiooni tugi - iseseisva struktuuriüksusena tegutseva asutuse, organisatsiooni ja ettevõtte funktsioonide elluviimise protsessis dokumentatsiooni ja dokumentatsioonihalduse korraldamist hõlmav tegevus. See võib olla: asjaajamine, üldosakond, kontor või sekretariaat. Organisatsiooni juhtimistegevuse dokumentaalne tugi on juhtimise olulisim teenindusfunktsioon, mille ratsionaalsest korraldusest sõltub vastuvõtmise kiirus ja kvaliteet. juhtimisotsused organisatsiooni kui terviku tulemuslikkust.

Teema asjakohasus referaat on see, et kontoritöö on üks juhtimisfunktsioone, mis põhineb teaduslik organisatsioon kasutades kaasaegset tehnoloogiat. AT kaasaegsed tingimused, töö juhtimisdokumentatsiooniga paljudes asutustes põhineb arvutitehnoloogial, juhtimisdokumentatsiooni tugiteenistuse funktsioonid ei piirdu ainult asutuse dokumendivoo korraldamise, dokumentide arvestuse ja kontrolliga nende täitmise üle. Juhtimisdokumentatsiooni tugiteenus on otseselt seotud ülesannete seadmisega automatiseerimise arendamisel infosüsteemid dokumentidega töötamiseks, teabele juurdepääsu režiimi pakkumiseks ja teabe kaitsmiseks, dokumentidega töö parandamiseks. Ja me elame ajastul teaduse progress kus kõik põhineb uute tehnoloogiate täiustamisel, mis meid meie töös veelgi aitavad.

Kursusetöö eesmärk on õppida teaduslik probleem dokumentatsiooni haldamine organisatsioonis, juhtimisdokumentatsiooni tugiteenuse struktuuri kirjeldus ja põhifunktsioonide avalikustamine, eesmärgi määramine organisatsioonis.

Eesmärgist lähtuvalt püstitati järgmised ülesanded:

Kursusetöö teemat kajastava perioodika uurimine;

Rääkige dokumendihaldusteenusest organisatsioonis, loetlege selle peamised ülesanded ja funktsioonid;

Mõelge struktuurile ja kirjeldage nende põhifunktsioone.

Töö kirjutamiseks uuriti järgmisi allikaid.:

1 Dokumentidega töö korraldus: Õpik / Pod. toim. prof. V.A. Kudrjajeva – 2. väljaanne ja täiendav – M. INFA, 2002.- 592 lk.

2 Yankovskaya V.F. Dokumendihaldusteenuse funktsioonid / V.F. Yankovskaya // sekretäri ja büroojuhi teatmeteos - 2005. - nr 1 - lk. 16-19

3 Rumyantseva S.A. Koolieelse õppeasutuse määrused (dokumentide haldamine) / S.A. Rumyantseva / / sekretäri ja büroo kataloog - juhataja - 2009. - nr 11 - 24-36 lk.

4 http://www.termika.ru/dou/enc/razd4/sdou1.php

5 Berezina N.M. Kaasaegne kontoritöö., 3. tr., - Peterburi: Peeter, 2007.-224 lk.

6 http://clubs.ya.ru/4611686018427393915/replies.xml?item_no=1012

7 http://revolutionaudit/d00203596.html

8 Kuznetsova T.V. Kontoritöö, DOW 5. väljaanne parandatud. ja täiendav - M .: LLC "Personalijuhtimise ajakiri", 2007 - 528 lk.

1 PEATÜKK Dokumentatsioonihaldus.

1 Dokumendihaldusteenuse mõiste.

Dokumendihaldus- teadusdistsipliin, mis uurib juhtimist toetavate dokumentatsioonisüsteemide kujunemise ja toimimise mustreid. Dokumendihalduse terminisüsteemi aluseks on koolieelse lasteasutuse terminoloogia. Traditsiooniliselt nimetatakse dokumentide töötlemisega seotud tegevusala kontoritööks.

Terminoloogiastandard määratleb kontoritöö kui tegevusharu, mis tagab dokumentatsiooni ja töökorralduse ametlike dokumentidega. Mõiste "kontoritöö" vastavalt standardile GOST R 51141-98 on sünonüüm mõistele "dokumentide haldamine"

Mõiste "dokumentaalhaldus" rõhutab infotehnoloogia komponenti kaasaegne organisatsioon kontoritöö ja see moodustatakse analoogia põhjal selliste mõistetega nagu " tarkvara”, „teabe tugi” jne. See termin jõudis teaduskäibesse enam kui 10 aastat tagasi, kuna muutus kontoritöö organisatsiooniline ja tehniline alus ning metoodilised lähenemisviisid selle täiustamiseks, mis on tingitud arvutitehnoloogia aktiivsest kasutuselevõtust dokumentidega töötamise valdkonnas ja uute ilmumisest. infotehnoloogiad teabe loomiseks, kogumiseks, töötlemiseks, kogumiseks, salvestamiseks, otsimiseks ja kasutamiseks.

Bürootöö (dokumentatsioonihaldus) hõlmab eelkõige dokumentide ehk dokumentatsiooni koostamist, mis tähendab info salvestamist erinevatele andmekandjatele vastavalt kehtestatud reeglitele, töö korraldamist dokumentidega, nende säilitamist ja kasutamist jooksvas tegevuses.

Dokumentatsioonihaldust teostab iseseisva struktuuriüksusena tegutsev eriteenistus. See võib olla: asjaajamine, üldosakond, kontor või sekretariaat.

AT väikesed organisatsioonid, kus töödeldavate dokumentide maht on väike ja sellise teenuse loomine ebaotstarbekas, teeb kogu dokumentaalhalduse tööd juhataja sekretär või selleks tööks spetsiaalselt määratud töötaja.

Organisatsiooni juhtimistegevuse dokumentaalne tugi on juhtimise olulisim teenindusfunktsioon, mille ratsionaalne korraldamine määrab ära juhtimisotsuste tegemise kiiruse ja kvaliteedi, organisatsiooni kui terviku efektiivsuse.

Dokumendihaldusteenuse organisatsioonilise vormi valik sõltub organisatsiooni juhtkonna ja talituse enda otsusest. Dokumentidega töötamise valitud vormi regulatsioon on fikseeritud kontoritöö juhendis.

Dokumentatsioonihaldus on olemas igas organisatsioonis, olenemata tegevuse laadi ja suuna vormist ja omandiõigusest.

2 Eesmärgid ja eesmärgid

Dokumendihaldusteenus on otseselt seotud ülesannete püstitamisega dokumentidega töötamise automatiseeritud infosüsteemide väljatöötamisel, teabele juurdepääsu tagamisel ja teabe kaitsmisel ning dokumentidega töö parandamisel.

DOW-teenuse põhieesmärk on juhtimise dokumentaalse toe tööde korraldamine, juhtimine, koordineerimine, kontroll ja rakendamine.

Eesmärkidest lähtuvalt lahendab DOW-teenus järgmised ülesanded:

1 dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamine;

2 dokumenteerimise, dokumentidega töö korraldamise, otsingumootorite ehitamise, täitmise jälgimise ja dokumentide osakonnaarhiivi üleandmiseks ettevalmistamise ühtse korra tagamine vastavalt kehtivatele standarditele;

3 kontroll dokumentide vormistamise ja riigiarhiivi üleandmiseks ettevalmistamise üle vastavalt kehtivatele määrustele;

4 töövoo, dokumentide vormide arvu vähendamine;

5 regulatiivsete ja metoodiliste dokumentide väljatöötamine ja juurutamine organisatsiooni ja alluvussüsteemi dokumentatsioonitoe parandamiseks (allsüsteemiga organisatsioonidele), arvuti- ja organisatsioonitehnoloogia kasutamisel põhinevad progressiivsed tehnoloogiad dokumendihalduse toetamiseks.

6 osalemine arvuti- ja organisatsioonitehnoloogia, personaalarvutite kasutamisel põhinevate dokumendihalduse toe täiustatud tehnoloogiate väljatöötamisel ja juurutamisel.

DOW teenuse eesmärk on korraldada, säilitada ja täiustada ettevõtte juhtimise dokumentaalse toe süsteemi, mis põhineb ühtsel tehnilisel poliitikal ja kaasaegsel tehnilisi vahendeid dokumentidega töötamisel.

3 DOW-teenuse funktsioonid

Kaasaegsetes tingimustes, mil töö juhtimisdokumentatsiooniga paljudes asutustes põhineb arvutitehnoloogial, ei piirdu juhtimisdokumentatsiooni tugiteenuse funktsioonid organisatsiooni dokumendivoo korraldamise, dokumentide arvestuse ja nende täitmise jälgimisega.

Organisatsiooni juhtimise dokumentaalse tugiteenuse ülesanded:

1 Organisatsiooniline ja metoodiline. Bürootööd reguleerivate ja metoodiliste dokumentide väljatöötamine (dokumentatsiooni toetamise juhend, juhtumite nomenklatuur jne); dokumendihaldusteenistuse tegevust reguleerivate normdokumentide väljatöötamine (teenistuse eeskiri, töötajate ametijuhendid); dokumendihaldusteenistuse töötajate täiendkoolituse korraldamine jne.

Dokumendihaldus on teadusharu, mis uurib juhtimist toetavate dokumentatsioonisüsteemide kujunemise ja toimimise mustreid. Dokumendihalduse terminisüsteemi aluseks on koolieelse lasteasutuse terminoloogia. Traditsiooniliselt nimetatakse dokumentide töötlemisega seotud tegevusala kontoritööks. Terminoloogiastandard määratleb kontoritöö kui tegevusharu, mis tagab dokumentatsiooni ja töökorralduse ametlike dokumentidega. Mõiste "kontoritöö" vastavalt standardile GOST R 51141-98 on sünonüüm mõistele "dokumentide haldamine"

Koolieelse lasteasutuse põhiülesanded ja ülesanded

Teenuse peamised ülesanded on:

1) juhtimistegevuse dokumenteerimise tagamine;

2) dokumentidega töö korraldamine asutuses;

3) dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamine.

Koolieelse õppeasutuse ülesanded määravad kindlaks tema ülesanded.

DOW-teenuse põhieesmärk on juhtimise dokumentaalse toe tööde korraldamine, juhtimine, koordineerimine, kontroll ja rakendamine.

DOW teenindusfunktsioonid

Organisatsiooni juhtimise dokumentaalse tugiteenuse ülesanded:

1 Organisatsiooniline ja metoodiline. Bürootööd reguleerivate ja metoodiliste dokumentide väljatöötamine (dokumentatsiooni toetamise juhend, juhtumite nomenklatuur jne); dokumendihaldusteenistuse tegevust reguleerivate normdokumentide väljatöötamine (teenistuse eeskiri, töötajate ametijuhendid); dokumendihaldusteenistuse töötajate täiendkoolituse korraldamine jne.

2 Tehnoloogiline. Dokumentide vastuvõtt ja esmane töötlemine; Dokumentide eelkontroll; Dokumentide registreerimine (sissetulevad, saadetud, sisemised) dokumentidega arvestamise korraldamine ja esitajatele üleandmine; dokumentide saatmine; Dokumentide koostamine; dokumentide kopeerimine ja paljundamine; Juhtumite vormistamine; kohtuasjade ettevalmistamine arhiivi üleandmiseks jne.

3 Disain. Dokumendiplankide arendamine; ühtsete dokumentide vormide väljatöötamine; dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamine jne.

4 Teave ja analüütiline. Juhtkonna kaalumist vajavate dokumentide otsuse eelnõude koostamine; ametlike kirjade, korralduste ja muude dokumentide eelnõude koostamine; osalemine dokumentide kooskõlastamises; dokumentide täitmise kontrolli tulemuste andmete analüüs ja üldistamine; kokkuvõtete (aruannete) koostamine dokumendivoo mahu kohta; juhtkonna korraldusel dokumente otsida organisatsiooni arhiivist jne.

5 Kontroll. Dokumentidega töökorralduse kontroll struktuuriüksustes ja allasutustes, sealhulgas filiaalides, osakondades, esindustes; kontroll reeglite ja määruste täitmise üle töös dokumentidega; kontroll dokumentide ja kohtuasjade turvalisuse tagamise üle jne.

Struktuur.

Struktuuriüksuse määrus on kohalik normatiivakt, mis määratleb:

1 üksuse loomise (moodustamise) protseduur

2. üksuse õiguslik seisund organisatsiooni struktuuris

3.üksuse struktuur

4. üksuse ülesanded, funktsioonid, õigused, kohustused ja vastutus

5. üksuse ja ettevõtte teiste struktuuriüksustega suhtlemise kord

Struktuuriüksuse määrus koostatakse ühes originaaleksemplaris, mida säilitatakse direktoraadis või kantseleis, üks eksemplar saadetakse vastavasse struktuuriüksusesse, personaliosakonda, määruse välja töötanud üksusele. Kõikide struktuuriüksuste eeskirjad säilitatakse ettevõttes alaliselt.

Struktuuriüksuse määruse töötab välja korraldus- ja töötasuosakond, personaliteenistus või personaliteenistus. Ühistöösse on soovitav kaasata õigus- või juriidiline osakond. Struktuuriüksuse määruse eelnõu vajab kohustuslikku kooskõlastamist:

1. kõrgem juht (kui üksus on osa suuremast üksusest)

2. Organisatsiooni juhi asetäitja, kes teostab järelevalvet üksuse tegevuse üle vastavalt juhtidevahelisele vastutuse jaotusele.

3. personaliteenistuse või muu personali juhtiva üksuse juht

4. juriidilise või juriidilise üksuse juhiga või organisatsiooni juristiga

Mõnikord töötab iga struktuuriüksus selle määruse iseseisvalt välja enda jaoks, mis on äärmiselt ebasoovitav, kuna kõikide struktuuriüksuste eeskirjad tuleb välja töötada ettevõtte jaoks ühtseid eeskirju ja nõudeid arvestades.

Seadusandlus ei määratle nõudeid struktuuriüksuste määrustikule ja nende väljatöötamise reeglitele, mistõttu iga ettevõte otsustab iseseisvalt, millised konkreetse allüksuse tegevuse korraldamise küsimused tuleks nendes kohalikes määrustes reguleerida.

Struktuuriüksuse määrus võib sisaldada järgmisi jaotisi:

1. Üldsätted

2. üksuse struktuur ja personal

3. eesmärgid ja eesmärgid

4. Funktsioonid

5. õigused ja volitused

6.käsiraamat

7. interaktsioon (ametlik suhtlus)

8.vastutus

9.töökorraldus

Alajaotuste eeskirjad võivad olla standardsed ja individuaalsed. Sama tüüpi organisatsioonide ja struktuuriüksuste jaoks töötatakse välja standardsätted. Kui on olemas standardsäte, töötatakse selle alusel välja individuaalsed

Määruse töötab välja selle juht ja kirjutab alla. Kinnitamiseks esitatakse juhataja allkirjastatud reglement, mis väljastatakse organisatsiooni sees viisaga.

1.1 Juhtimise dokumentatsiooni tuge viib läbi iseseisva struktuuriüksusena tegutsev dokumentatsiooni tugiteenistus (DOA), mis allub vahetult organisatsiooni juhile.

1.2 PEI-teenuse juhtkonda peaksid asendama vastava profiiliga kõrg- või keskeriharidusega spetsialistid.

1.3 DOW-teenusel on ümmargune pitsat, mis näitab selle nime.