Laiendage dow-teenuse sisu ja eesmärki. Juhtimisdokumentatsiooni teenus

Juhtkonna dokumentaalne tugi (kontoritöö) on organisatsiooni juhtimistugi, mis hõlmab organisatsiooni seisukorda puudutava teabe fikseerimist, edastamist ja säilitamist ning kontrollitoiminguid selle oleku muutmiseks. Tegevusala, mis pakub dokumentatsiooni ja ametlike dokumentidega töökorraldust, on iga ettevõtte töö oluline aspekt: ​​organisatsioonides luuakse dokumente, mis kajastavad tootmistegevuse tulemusi ja läbiviimist, rahaline seisukord, töö personaliga, logistika jne. Just dokumendid tagavad juhtimisfunktsioonide täitmise, neis määratletakse plaanid, fikseeritakse raamatupidamis- ja aruandlusnäitajad jne. Sellega seoses võib öelda, et tehtud otsuste tõhusus ja kvaliteet, nende elluviimise tulemuslikkus ja organisatsiooni tegevus tervikuna sõltuvad suuresti sellest, kuidas on korraldatud töö dokumentidega.

Dokumentidega töö korraldamine on haldus- ja vastuvõtuprotsesside oluline osa juhtimisotsused mis mõjutab oluliselt juhtimise efektiivsust ja kvaliteeti.

Juhtimisotsuse tegemise protsess hõlmab teabe hankimist; selle töötlemine; , ettevalmistus ja otsuste tegemine.

Need komponendid on tihedalt seotud dokumentatsioonihaldusega. Majandusliku efekti saavutamiseks on oluline eelkõige teabe kvaliteet, mille määravad selle kogus, tõhusus, keerukusaste ja maksumus. Kui ettevõttel ei ole dokumentidega selget tööd, siis selle tulemusena see halveneb, kuna see sõltub kvaliteedist ja usaldusväärsusest, teabe vastuvõtmise ja edastamise efektiivsusest, viite- ja teabeteenuse õigest seadistusest, dokumentide otsimise, säilitamise ja kasutamise korraldamine.

Kontoritöös (DOE) tuleb lahendada kolm peamist ülesannet:

1. Dokumenteerimine (dokumentide koostamine, vormistamine, kooskõlastamine ja valmistamine).
2. Haldusprotsessis olevate dokumentidega töö korraldamine (dokumentide liikumise tagamine, täitmise kontroll, säilitamine ja kasutamine).
3. Dokumentide arhiivi korrastamine.

Juhtkonna dokumentatsiooni tuge teostab iseseisva struktuuriüksusena tegutsev eriteenistus. See võib olla: asjaajamine, üldosakond, kontor või sekretariaat.

DOW-teenus lahendab kolm peamist ülesannete komplekti:

1. juhtimistegevuse dokumenteerimise tagamine;
2. dokumentidega töö korraldamine asutuses;
3. dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamine.

DOW-teenuse ees seisvad ülesanded määravad selle funktsioonid

1. Juhtimistegevuse dokumenteerimise tagamise ülesandeid saab lahendada järgmiste funktsioonide täitmisega:
   • vormide väljatöötamine ja kujundamine, nende valmistamise tagamine;
   • dokumentide valmistamise, paljundamise ja paljundamise tagamine;
   • dokumentide koostamise ja vormistamise kvaliteedikontroll, dokumentide kinnitamise ja tõendamise kehtestatud korrast kinnipidamine.
2. Dokumentidega töö korraldamise ülesanded asutuses lahendatakse järgmiste funktsioonide täitmisega:
   • Dokumentide läbimise ühtse korra kehtestamine (asutuse dokumendivoog);
   • Sissetulevate ja väljaminevate dokumentide edastamine;
   • Sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide registreerimine ja arvestus;
   • Kontroll dokumentide täitmise üle;
   • Dokumentide süstematiseerimine, nende säilitamise ja kasutamise tagamine; töö korraldamine kodanike pöördumistega.
   • Teabe kaitse tagamine.
3. Dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamise ülesanded hõlmavad järgmisi funktsioone:
   • regulatiivsete, juhendavate, metoodiliste dokumentide väljatöötamine ja läbivaatamine ning organisatsiooni töötajate tähelepanu juhtimine;
   • aastal dokumentidega töötamise kehtestatud reeglite täitmise metoodiline juhendamine ja kontroll struktuurijaotused organisatsioonid;
   • organisatsiooni töötajate täiendkoolitus ja nõustamine dokumentidega töötamiseks;
   • organisatsiooni dokumentatsiooni korrastamine, dokumentide ühtlustamise, Aruandekaardi ja organisatsiooni tegevuses kasutatavate dokumentide vormide albumi väljatöötamise tööde läbiviimine;
   • dokumentidega töötamise uute vormide ja meetodite väljatöötamine ja juurutamine, organisatsiooni töövoo täiustamine, täidesaatva distsipliini parandamine;
   • ülesannete püstitamine automatiseeritud arendamiseks ja täiustamiseks infosüsteemid ja andmebaasid dokumentidega töötamiseks.

Ettevõte, kes soovib luua tõhusat keskkonda teabe töötlemiseks ja juhtimiskvaliteedi parandamiseks, seisab silmitsi järgmiste ülesannetega:

1. Kogu dokumentaalse teabe ettevalmistamise ja töötlemise töö täiustamine mehhanismi loomise kaudu dokumentatsiooni tugi ettevõtetele (DOE).
2. Õige automatiseerimisstrateegia, sealhulgas tarkvaratoodete õige valik.

Sellise näiliselt lihtsa teema nagu dokumentidega töötamise automatiseerimiseks peate kasutama uusimaid tehnoloogilisi edusamme:

1. andmebaasihaldussüsteemid;
2. dokumendiotsingu ja tekstianalüüsi süsteemid;
3. (trükitud ja käsitsi kirjutatud) dokumentide skaneerimis- ja tuvastamissüsteemid;
4. klient-server keskkond;
5. Internet/intranet.

Olenemata ettevõtte spetsiifikast saab eristada järgmisi peamisi dokumentide rühmi:

• korralduslikud dokumendid ettevõtted (harta, eeskirjad, asutamisleping, struktuur ja personal, personali komplekteerimine, ametijuhendid, sisemised tööeeskirjad);
• haldusdokumendid ettevõtted (põhitegevuse korraldused, korraldused, otsused);
• personali dokumendid ettevõtted (tellimused personalile, töölepingud(lepingud), isiklikud toimikud, isiklikud kaardid f. T-2, isiklikud palgaarved, tööraamatud);
• finants- ja raamatupidamisdokumendid ettevõtted ( peamine raamat, aastaaruanded, bilansiaruanne, kasumiaruanded, revisjoniaktid, inventuurid, plaanid, aruanded, hinnangud, aruanded, kassaraamatud jne);
• teave ja viitedokumendid ettevõtted (aktid, kirjad, faksid, tõendid, telefoniteated, memorandumid, seletuskirjad, protokollid jne).

valitsuselt ja munitsipaalorganisatsioonid ettevõte võib saada oma tegevuse erinevaid küsimusi (maksud, keskkonnakaitse jne) reguleerivad dokumendid. Need dokumendid moodustavad eraldi rühma - määrused kõrgemad võimud.

Iseseisvas rühmas saab eristada ärilepinguid (lepinguid), mis on ettevõtlustegevuse peamised dokumendid.

Kõik need dokumendid viitavad juhtimis- või organisatsiooni- ja haldusdokumentidele (ORD). Erandiks on finants- ja raamatupidamisdokumendid, millel on spetsiifilised omadused koostamine ja töötlemine.

Venemaa Riiklik Arhiiviteenistus (Rosarchiv) ja selle organid tegelevad oma rahvaste materiaalset ja vaimset elu kajastavate dokumentide kogumise ja säilitamisega, millel on ajalooline, teaduslik, sotsiaalne, majanduslik või kultuuriline tähendus. Nad loovad ühiskonna "mälu", talletavad teavet riigi elu kohta. Lisaks vastutab Rosarkhiv föderaalse täitevvõimu keskorganina kontoritöö korraldamise ja tõhustamise eest riigis. Ta töötab välja standardid ja soovitused kontoritöö korraldamiseks. Rosarkhiv vastutab arendusagentuurina organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni (ORD) eest, mis hõlmab arendust. üldised nõuded ORD-le, konkreetsed dokumendivormid, kontroll ORD-i rakendamise üle erinevates tegevusvaldkondades, dokumendivormide ühtlustamine organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi (USORD) loomisega. Vene Föderatsiooni standardimise, metroloogia ja sertifitseerimise komitee (Venemaa Gosstandart) vastutab dokumentidele ja ühtlustamisele esitatavate erinõuete regulatiivse konsolideerimise eest GOST-ide loomise kaudu, samuti osalemise eest dokumentide rahvusvahelises ühtlustamises ja standardimises. Tööministeerium töötab välja töö- ja töökaitsealased dokumendid. Seega, kui bürootöö normatiivse reguleerimise kõrgeimaks võimuks on ametiasutused, siis Riigiarhiiviteenistus,

Ametiteenistuse tegevuse reguleerimisel mängib olulist rolli organisatsiooni põhikiri - õigusakt, mis määrab kindlaks asutamise korra, organisatsiooni pädevuse, ülesanded, ülesanded ja töökorra. Harta väljatöötamine mõjutab kontoritöö üldist korraldust. Põhikirjaga sisse kirjutatud organisatsiooniline struktuur võimaldab määrata juhtimistegevuses kasutatavate dokumentide kompleksid.

Peamised regulatiivsed dokumendid, mis reguleerivad organisatsiooni DOW-teenuse tegevust:

Koolieelse õppeasutuse teeninduse eeskiri- see on õigusakt, mis määrab selle üksuse moodustamise korra, ülesanded ja töökorralduse, samuti õiguslik seisund ja pädevus ametnikud kes töötavad DOW-teenuses. Koolieelse õppeasutuse teenuse määruse töötab välja ja allkirjastab teenistuse juhataja, kinnitab asutuse juht. Määrus lepitakse kokku nende struktuuriüksuste juhtidega, kellega suhe selles on fikseeritud.

Töö kirjeldus - see on peamine organisatsiooniline, mis reguleerib töötajate vahelist kohustuste ja õiguste piiritlemist, mis on aluseks paralleelsuse ja dubleerimise kõrvaldamisele üksikute toimingute tegemisel.

Kontoritöö juhised- See on peamine regulatiivne dokument, mis reguleerib dokumentide loomise reegleid, tehnikaid, protsesse, dokumentidega töötamise tehnoloogiat. DOW-teenuse ja organisatsiooni kõigi osakondade tõhusaks toimimiseks, igas organisatsioonis dokumentidega töötamise kõigi etappide selgeks mõistmiseks ja esitamiseks tuleks koostada kontoritöö juhend, võttes arvesse selle tegevuse eripära. .

Tüüpiliste juhtimissituatsioonide dokumentide vormide tabel. Tabel on nimekiri ühtsed vormid dokumendid, mis on vajalikud ja piisavad ettevõtte poolt lahendatavate funktsioonide ja ülesannete dokumentatsioonitoe rakendamiseks. See sisaldab iga dokumendi kirjeldust, selle õiguslikku staatust ja dokumenteerimise etappe. Aruandekaart on nii aparaadis kasutatavate dokumentide koosseisu kui ka nende koostamise korra normatiivse fikseerimise viis.

Organisatsiooni dokumentide vormide album. Lisaks dokumentide vormide tabelile peab igal organisatsioonil olema dokumentide vormide album, mis on lehel sisalduvate dokumentide vormide standardite kogu.

Tänaseks eristage koolieelse lasteasutuse neli peamist organisatsioonilist struktuuri:

1. Juhtumikorraldus.
2. Ühine osakond.
3. kontor.
4. Sekretär.

Juhtumihaldus jaguneb omakorda järgmisteks struktuurimudeliüksusteks:

1. Sekretariaat on organisatsiooni juhtimise teenindamiseks loodud struktuuriüksus. See koosneb:
   • vastuvõtt;
   • juhataja sekretariaat ja juhataja asetäitjate sekretariaat;
   • juhatuse sekretariaat;
   • protokollibüroo.
2. Koolieelse õppeasutuse ratsionaliseerimise osakond on koolieelse õppeasutuse täiustamise keskus, metoodiline keskus. Selle funktsioonide hulka kuuluvad:
   • kontoritehnoloogia täiustamise meetmete väljatöötamine ja rakendamine;
   • bürootöö normatiivse ja metoodilise toe väljatöötamine (määrused, juhendid, eeskirjad, eeskirjad, ühtsete vormide tunnitabelid jne);
   • klassifikatsiooni teatmeteoste väljatöötamine (juhtumite nomenklatuur, klassifikaatorid, säilitustähtaegadega dokumentide loetelud).
3. Kontor, mis omakorda jaguneb:
   • ekspeditsioon;
   • kirjavahetusbüroo;
   • raamatupidamise ja dokumentide registreerimise büroo;
   • arvutikeskus dokumentide tekstide töötlemiseks ja reprodutseerimiseks.
4. Kirjade osakond.
5. Keskarhiiv.
6. Ülevaatus.

Juhtkonna dokumentatsiooni tugi on dokumentatsiooni korraldamist ja dokumentatsioonihaldust hõlmav tegevus asutuse, organisatsiooni ja ettevõtte funktsioonide elluviimise protsessis.
Juhtkonna dokumenteerimistuge teostab iseseisva struktuuriüksusena tegutsev dokumentatsiooni tugiteenistus (DOA), mis allub vahetult organisatsiooni juhile.
Seal on järgmised DOW-teenused:
1. Ministeeriumides ja osakondades - haldus. Sinna kuuluvad sekretariaat (vastuvõtt, ministri sekretariaat, aseministrite sekretariaat, juhatuse sekretariaat, protokollibüroo), inspektsioon ministeeriumis (osakonnajuhataja), büroo (valitsuse kirjavahetuse büroo, raamatupidamise ja registri büroo, ekspeditsioon). , kirjutusmasinabüroo, teletüüp jne) , kirjade (kaebuste) osakond, dokumentide ja teostuse täiustamise osakond tehnilisi vahendeid, keskarhiiv;
2. Sees riigiettevõtted(ühendused), teadus-, projekteerimis-, ja arvutikeskustes, ülikoolides ja muudes organisatsioonides – juhtkonna või kontori dokumentatsioonitoe osakond. Reeglina kuuluvad nende hulka: raamatupidamise ja registreerimise allüksused, kontroll, dokumentidega töö parandamine ja tehniliste vahendite kasutuselevõtt, kirjade (kaebuste) läbivaatamine, sekretariaat, ekspeditsioon, masinakirjabüroo, arhiiv;
3. Ühendustes ja kontsernides määrab PEI talituse koosseisu ja struktuuri organisatsiooni juhtkond;
4. Ühisettevõtetes (organisatsioonides) - juhatuse poolt; sisse aktsiaseltsid- asutamiskonverents; ühistutes - ühistu liikmete üldkoosoleku poolt;
5. Organisatsioonides, millel puudub PEI teenus, struktuuriüksustes töötab dokumentidega juhataja sekretär (inspektor) või teised selleks spetsiaalselt määratud isikud1, abisekretär.
DOW-teenuse peamised eesmärgid on juhtimise dokumentaalse toe tööde korraldamine, juhtimine, koordineerimine, kontroll ja rakendamine. DOW-teenus lahendab järgmised ülesanded:
Dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamine.
Dokumenteerimise, dokumentidega töö korraldamise, otsingumootorite ehitamise, täitmise jälgimise ja dokumentide osakonna(kesk)arhiivi üleandmiseks ettevalmistamise ühtse korra tagamine vastavalt kehtivatele standarditele.
Töövoo, dokumentide vormide arvu vähendamine.
Normatiiv- ja metoodiliste dokumentide väljatöötamine ja rakendamine organisatsiooni (ministeeriumi) ja alluvussüsteemi dokumentatsioonitoe parandamiseks.
Arvuti- ja organisatsioonitehnoloogia kasutamisel põhinevate dokumendihalduse toe täiustatud tehnoloogiate väljatöötamine ja juurutamine2.
PEI teenustes peaksid töötama vastava kõrg- ja keskharidusega spetsialistid. Koolieelse lasteasutuse talituse töötajate ametikohtade nimetused peavad vastama "Töötajate ametite, töötajate ametikohtade ja palgaastmete üleliidulisele klassifikaatorile".
DOE teenus täidab järgmisi funktsioone:
ajalehe ja organisatsioonidokumentide ühtsete vormide albumi väljatöötamine, juurutamine ja hooldamine, nendes muudatuste tegemine;
edastamise menetlemine, dokumentide registreerimine ning raamatupidamis- ja teatmetööd;
dokumentide läbivaatamise ja ettevalmistamise korraldamine, juhtkonna poolt allkirjastamiseks dokumentide korrektse vormistamise kontroll;
reguleerimine, üldistamine ja juhtkonna teavitamine dokumentide vormistamise käigust ja tulemustest;
kohtuasjade nomenklatuuri korralduse, säilitamise ja operatiivse kasutamise kohtuasjade nomenklatuuri arendamine;
masinakirja tootmise korraldamine, paljundamine; dokumendiplankide kujundamine;
töö korraldamine kodanike taotlustega;
kontroll dokumentidega töötamise üle struktuurijaotistes, dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamine;
asjade kättetoimetamise kontroll, arhiivi töö korraldamine;
koosolekute ja konsultatsioonide pidamine, koolieelse lasteasutuse ja arhiivi töötajate oskuste täiendamine;
koolieelse lasteasutuse töötajate tööde korraldus, töökohad, töötingimused3.
Koolieelse lasteasutuse talituse töötajate tegevust reguleerivad ametijuhendid, mis töötatakse välja GSDOU nõudeid arvestades ja mille kinnitab organisatsiooni juht.
PEI-teenuse tegevust reguleerivad ja sätestavad regulatiivsed ja metoodilised dokumendid, riigi- ja tööstusstandardid.
Niisiis hõlmab dokumentatsiooniteenuste töötajate töökorraldus järgmiste probleemide lahendamist.
Dokumentatsiooniteenistuse (bürood) selge organisatsiooniline struktuur, dokumentidega töökorralduse kõige ratsionaalsema vormi valik.
Peamine dokumentatsiooniteenistuse arvu struktuuri määrav tegur on selles töötavate töötajate standardarv. Asutused saab jagada olenevalt töövoost kolmeks põhivormiks (tsentraliseeritud, detsentraliseeritud ja segatud) ning USSD järgi kategooriatesse:
1. kategooria - ettevõtted (asutused), mille dokumendivoo maht on üle 100 000 dokumendi aastas;
2. kategooria - 25 000 kuni 100 000 dokumenti aastas;
3. kategooria - 10 000 kuni 25 000 dokumenti aastas;
4. kategooria - kuni 10 000 dokumenti aastas.
1-3 kategooria asutustes teeb dokumentidega tööd büroo, 4. kategooria puhul sekretariaat. Iga kategooria jaoks on tüüpilised kontoriskeemid.

Juhtimisdokumentatsiooni tugiteenus (DOE) organisatsioonis

Igasugune tegevus kaasaegne organisatsioon poolfunktsionaalne ja nõuab selle juhtidelt tegevuste terviklikkuse ja samal ajal mitmekesisuse mõistmist. Organisatsiooni juhtimise põhiülesanne on aga kõigil juhtudel ressursihaldus, millest üks on informatsioon, ning seoses juhtimist dokumentaalse tugitegevusega - dokumentaalne teave. Ilmselgelt ei saa ükski juhtimisotsus hakkama ilma selle ressursita, mis koosneb arvukatest omavahel seotud osadest, mis on omavahel ja välismaailmaga tihedalt läbi põimunud ning määrab organisatsiooni infokeskkonna. Kuna rakendatakse dokumentatsioonitoetust, s.o. praktiline väärtus, siis on selle struktuur otseselt seotud organisatsiooni funktsionaalse struktuuriga.

DOW-teenus: ülesanded, funktsioonid, koht organisatsiooni juhtimissüsteemis

Organisatsiooni DOW-süsteemi põhielemendiks on spetsiaalselt loodud DOW-teenus, mille põhiülesanne on juhtimise dokumentaalse toe tööde korraldamine, juhtimine, koordineerimine, kontroll ja rakendamine. AT väikesed organisatsioonid kus eristruktuuriüksuse loomine ei ole võimalik, määratakse nende ülesannete täitmise tagamiseks töötajad. PEI-teenuse funktsioone täitvate üksuste loomisel töövoo maht, personal, konkreetset tüüpi tööde tööjõukulud, saadavus infotehnoloogiad jne. Selliste üksuste nimed ja struktuur võivad olla erinevad, olenevalt konkreetse organisatsiooni tingimustest: koolieelse haridusasutuse osakond, büroo, asjade amet jne. Praegu on traditsiooniliselt organisatsioonis DOE teenuse funktsioone rakendavad üksused ka selles juhtimisvaldkonnas uute infotehnoloogiate rakendamise kultuuri kandjad, mis kajastub rakendatavate ülesannete ja funktsioonide loendis, mis on fikseeritud määrused nende struktuuriüksuste kohta.

Vastavalt juhtimise riikliku dokumentatsiooni tugisüsteemi (GSDM) sätetele on DOE teenuse ülesanded:

Koolieelsete lasteasutuste normatiiv- ja metoodiliste dokumentide nõuete täitmise tagamine ja jälgimine organisatsioonis;

Dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamine;

Dokumenteerimise ühtse korra tagamine, dokumentidega töö korraldamine;

Infootsingusüsteemide organiseerimine ja hooldus;

Jõudluskontrollisüsteemide organiseerimine ja hooldus;

Organisatsiooni arhiividokumentide hoidmise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise tagamine;

Töövoo, dokumentide vormide arvu vähendamine;

Sisemiste regulatiivsete ja metoodiliste dokumentide väljatöötamine ja rakendamine organisatsiooni juhtimise dokumentatsioonitoe parandamiseks;

Koolieelsete haridussüsteemide arendamine ja rakendamine, kasutades arenenud infotehnoloogiaid.

Vastavalt määratud ülesannetele täidab DOW-teenus järgmisi funktsioone:

Tööajaarvestuse ja organisatsioonidokumentide ühtsete vormide albumi väljatöötamine, juurutamine ja hooldamine, nendes muudatuste tegemine;

Edastamise menetlemise, dokumentide registreerimise ning dokumentide arvestuse ja teatmetööde teostamine;

Saabunud dokumentide juhtkonnale õigeaegse läbivaatamise ja aruandluse ettevalmistamise korraldamine, juhtkonnale allkirjastamiseks esitatud dokumentide täitmise õigsuse kontroll;

Dokumentide vormistamise reguleerimine, dokumentide läbimise, vormistamise ja tähtaegse täitmise kontrollimine;

Dokumentide vormistamise edenemise ja tulemuste kohta teabe kokkuvõte, juhtkonna süstemaatiline teavitamine nendes küsimustes;

Dokumendiplankide väljatöötamine ja kujundamine;

Organisatsiooni asjade koondnomenklatuuri väljatöötamine, asjade hoidmise ja dokumentaalse teabe operatiivse kasutamise tagamine;

Struktuuriüksustes dokumentidega töötamise kontrolli korraldamine; - meetmete väljatöötamine (koos organisatsiooni vastavate struktuuriüksustega) dokumentidega töötamise vormide ja meetodite parandamiseks, samuti täidesaatva distsipliini parandamiseks;

Registreerimise ja vormistamise õigsuse kontrolli rakendamine arhiivile esitatavate asjade korraldamise struktuuriüksuste poolt;

Arhiivi töö korraldamine vastavalt föderaalõiguslike ja regulatiivsete metoodiliste aktide nõuetele;

Koolieelse lasteasutuse talituse ja arhiivi töötajate oskuste täiendamine;

Nõupidamiste läbiviimine ja nõustamine PEI talituse pädevusega seotud küsimustes;

Koolieelse lasteasutuse töötajate töökohtade, töökohtade, töötingimuste korraldamine.

DOW-teenuse koosseis organisatsioonis peaks koosnema professionaalsed töötajad kes tunnevad selle tegevusvaldkonna spetsiifikat ja suudavad oma kiiresti ellu viia funktsionaalsed kohustused ilma bürokraatiat "paisutamata".

Organisatsioonis DOE-d reguleerivad dokumendid tuleks välja töötada seaduste alusel Venemaa Föderatsioon, reguleerivad õigusaktid informatsiooni, dokumentatsiooni, bürootöö korraldamise ja arhiivi valdkonnas, arvestades konkreetse asutuse tegevuse eripära.

Koolieelse õppeasutuse korraldamine organisatsioonis on usaldatud koolieelse õppeasutuse teenistusse (juhtumikorraldus, büroo, üldosakond, sekretariaat). Organisatsiooni juhtimise dokumentaalse toe kõiki aspekte reguleerivate sisemiste regulatiivsete ja metoodiliste dokumentide koostamine ja arendamine on selle konkreetse talituse pädevuses.

Praktika ja olemasolevad regulatiivsed nõuded ja juhised kõigi kontoritöö ülesannete ja funktsioonide täitmiseks organisatsioonis kehtestage vajadus luua järgmised organisatsioonisisesed ja juriidilised dokumendid:

Koolieelse lasteasutuse teeninduse eeskiri;

Kontoritöö juhised;

Dokumentide ühtsete vormide tabel;

Ühtsete dokumentide vormide album;

Registreerimisele mittekuuluvate dokumentide loetelu;

avalduste ja kaebuste üle arvestuse pidamise määrus (juhend);

Ameti- (äri)saladust moodustavate dokumentide loetelu;

Kinnitatavate dokumentide loetelu;

Organisatsiooni pitseriga kinnitatud dokumentide loetelu;

töökirjeldus;

Alalise ekspertkomisjoni määrustik;

Organisatsiooni asjade kokkuvõtlik nomenklatuur.

Kõik ülaltoodud dokumendid tuleb välja töötada ja heaks kiita mis tahes organisatsioonis, olenemata omandivormist.

Ametijuhendid tuleks välja töötada iga koolieelse lasteasutuse töötaja kohta ning need peaksid kajastama tegelikke ülesandeid ja kohustusi. Tööfunktsioonid reguleerivad töötajate organisatsioonilist ja õiguslikku seisundit ning loovad tingimused tulemuslikuks tööks, võimaldavad objektiivselt hinnata töötajate tegevust ning on normatiivseks aluseks töötajate suhtes haldusmeetmete rakendamisel. Ametijuhendid võimaldavad rakendada ratsionaalse töökorralduse aluspõhimõtet – tööjaotuse ja koostöö põhimõtet.

DOW-teenuse üheks funktsiooniks on organisatsiooni kontoritöö juhendi väljatöötamine, mis kehtestab ühtsed reeglid tegevuste dokumenteerimiseks, töövoo korraldamiseks, arvestuse pidamiseks, registreerimiseks, täitmise jälgimiseks ja dokumentide säilitamiseks. Juhendi kinnitab organisatsiooni juht ja see on kõigile töötajatele kohustuslik. Bürootöö juhised tuleks välja töötada riikliku juhtimisdokumentide toetamise süsteemi sätete alusel, osariigi standardid dokumentide kohta, osakonnaarhiivide põhieeskiri, organisatsioonide arhiivide toimimise põhieeskiri. Bürootöö juhendis sätestatu ei tohiks olla vastuolus kehtiva seadusandlusega teabe ja dokumentatsiooni valdkonnas.

Kontoritööd käsitlevate juhiste osade koostise, nende järjestuse, rakenduste olemasolu määravad selle arendajad, kuid on vajalik, et juhise sätted kajastaksid järjepidevalt kõiki dokumentidega töötamise etappe alates nende loomisest või vastuvõtmisest kuni täitmiseni. , saatmine ja/või arhiveerimine.

Bürootöö juhendi jaotises "Üldsätted" tuleks kajastada, et DOE korraldus, kontroll kontoritöö läbiviimise üle struktuuriüksustes, metoodiline juhendamine ja töötajate väljaõpe dokumentidega töötamise aluste alal. määratud organisatsiooni DOW teenistusse ning vastutus DOW organiseerimise eest struktuuriüksustes on osakonnajuhatajatel, kelle ametikohale määrab juhataja osakondades bürootöö eest vastutava isiku, kes tagab dokumentide arvestuse, läbipääsu. dokumente õigeaegselt ning tutvustab töötajaid kontoritööd käsitlevate regulatiivsete ja metoodiliste dokumentidega.

Bürootöö juhendi nõuete täitmise, dokumentide õigeaegse läbivaatamise ja vormistamise, nende korrektse täitmise ja ohutuse eest vastutavad organisatsiooni töötajad isiklikult.

Samuti töötab teenus DOW välja aruandekaarti ja organisatsiooni ühtsete dokumentide vormide albumit - loetelu dokumentide vormidest, mis on kasutamiseks lubatud ja mis on vajalikud ja piisavad juhtimistegevuse funktsioonide ja ülesannete täitmiseks, koos nende õigusliku seisundi kirjeldus, ettevalmistamise ja läbimise peamised etapid.

Organisatsiooni senises tegevuses täidab dokumendiblankettide tabel teatmeteose funktsiooni, mis sisaldab korrastatud kujul organisatsiooni tegevuses kasutatavate dokumentide vormide nimetusi ning võimaldab kiiresti otsida vajalikke. dokumentide vormid, samuti kontrollida esinejate tegevust, välistades ettenägematute dokumentide vormide võimaluse.

Varustama õige moodustamine ja organisatsiooni juhtumite arvestust, tuleks koostada juhtumite nomenklatuur, mis on süstemaatiline juhtumite pealkirjade loetelu koos säilitustähtaegadega, mis on koostatud ettenähtud viisil. Dokumentide süstematiseerimine on koolieelses õppeasutuses üks olulisemaid ülesandeid. Juhtumite nomenklatuur hõlmab kõiki organisatsiooni tegevuses tekkinud dokumente, välja arvatud trükitud väljaanded.

Organisatsiooni asjade nomenklatuur koosneb struktuurijaotustele vastavatest osadest, kajastab organisatsiooni organisatsioonilist struktuuri.

Praegu puuduvad regulatiivsed dokumendid või metoodilised dokumendid, mis peaksid juhinduma selle struktuuri määratlemisel ja DOE teenuse nime valimisel, seega on organisatsioonidel õigus nendes küsimustes ise otsuseid teha.

Sel juhul tuleks arvesse võtta järgmisi tegureid: organisatsiooni tegevuse iseloom, struktuur (osakondade arv, juhtimisaparaadi arv ja töötajate koguarv); organisatsiooni dokumendivoo maht; alluva süsteemi olemasolu (alluvad organisatsioonid, filiaalid, osakonnad, esindused) ning nende ja keskvalitsuse vaheliste suhete olemus.

Võtmepunktid riigisüsteem Juhtkonna dokumentaalne tugi reguleeris osaliselt bürootööteenuste nimetusi, mis on tüüpilised olenevalt organisatsioonide ja asutuste kuulumisest teatud gruppidesse ja juhtimistasanditesse.

Praeguseks on DOW-teenusel neli peamist organisatsioonilist struktuuri:

• 1. Juhtumikorraldus.
• 2. Kontor.
• 3. Üldosakond.
• 4. Sekretär.

Juhtumikorraldus luuakse ministeeriumides ja osakondades struktuurina, milles toimub töö dokumentidega, ning bürootööd jälgiva ja koordineeriva organina valdkonna keskasutuses. Olles tegelikult organisatsiooni struktuuriüksus, jaguneb juhtumikorraldus omakorda järgmisteks tüüpilisteks struktuuriüksusteks:

1. Sekretariaat on organisatsiooni juhtimise teenindamiseks loodud struktuuriüksus. See koosneb:

vastuvõtt;

juhataja sekretariaat ja juhataja asetäitjate sekretariaat;

juhatuse sekretariaat;

protokollibüroo;

Sekretariaadi ülesannete hulka kuuluvad:

tema nimele laekunud dokumentide esialgne läbivaatamine ja ettekande ettevalmistamine juhatajale;

üksikute dokumentide koostamine projektijuhi korraldusel ja nende kooskõlastamine organisatsiooni funktsionaalsete struktuuriüksustega;

juhi poolt peetavate koosolekute korraldamise ja dokumenteerimise teenused, kollegiaalsete juhtorganite tegevuse dokumenteerimine.

2. Koolieelse õppeasutuse ratsionaliseerimise osakond (kirjatöö) on koolieelse õppeasutuse täiustamise keskus, metoodiline keskus.

Selle funktsioonide hulka kuuluvad:

kontoritehnoloogia täiustamise meetmete väljatöötamine ja rakendamine;

bürootöö normatiivse ja metoodilise toe väljatöötamine (määrused, juhendid, eeskirjad, eeskirjad, ühtsete vormide tunnitabelid jne);

klassifikatsiooni teatmeteoste väljatöötamine (juhtumite nomenklatuur, klassifikaatorid, säilitustähtaegadega dokumentide loetelud).

3. Kontor, mis omakorda jaguneb:

ekspeditsioon;

kirjavahetusbüroo;

raamatupidamise ja dokumentide registreerimise büroo;

arvutikeskus dokumentide tekstide töötlemiseks ja reprodutseerimiseks.

• 4. Kirjade osakond
• 5. Keskarhiiv
• 6. Ülevaatus

Kontor nagu iga teinegi organisatsiooniline struktuur koolieelsete haridusasutuste teenused, mis on loodud ettevõtetes, teadusuuringutes, disainiorganisatsioonides, kõrgemates õppeasutused. Büroo struktuuris töötavad tavaliselt järgmised allüksused (osakonnad, sektorid, rühmad):

• 1. Ekspeditsioon - spetsialiseeritud osakond, mis võtab vastu ja saadab dokumente ja kirjavahetust posti ja kulleriga.
• 2. Raamatupidamise ja dokumentide registreerimise allüksus, mille ülesannete hulka kuulub saabuvate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide registreerimine, dokumentide menetlemise aktsepteeritud reeglitest kinnipidamise kontroll, viite- ja infomassiivi moodustamine ja pidamine.
• 3. Kontrollgrupp (büroo, inspektsioon, osakond) jälgib juhi suuliste korralduste täitmise ajastust, analüüsib tegevusdistsipliini, teavitab juhtkonda dokumentide ja juhiste täitmise edenemisest.
• 4. Kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste vastuvõtmise ja arvessevõtmisega tegeleb rühm kirju (kodanike pöördumisi). Selle funktsioonid on järgmised:

apellatsioonide ettevalmistamine juhtkonnale läbivaatamiseks;

kontroll vastusdokumentide koostamise aja üle organisatsiooni struktuuriüksustes;

taotlejate teavitamine nende taotluste läbivaatamise tulemustest;

kodanike isiklike küsimuste vastuvõtmise korraldamine organisatsiooni juhtkonna poolt.

• 5. Dokumendi koostamise rühm teeb ümbertrükki mustanditest, loeb ja toimetab dokumentide tekste, fikseerib tehtud tööd.
• 6. Valguskoopiabüroo tegutseb reeglina nendes organisatsioonides, kelle tegevus on seotud suure hulga regulatiivse või haldusdokumentatsiooni levitamisega. Büroo ülesanded taanduvad dokumentide kopeerimisele, dokumentide tekstide paljundamisele, reklaamtoodete, brošüüride, brošüüride ettevalmistamisele.
• 7. Organisatsiooni arhiiv - võtab vastu väljatöötatud ja säilitamiseks ettevalmistatud kohtuasjade struktuurijaoskondadelt, osutab neile metoodilist abi, peab arvestust ja säilitab dokumente, jälgib juhtumite vormistamise, säilitamise ja kasutamise eeskirjade täitmist struktuuris. jaoskonnad, valmistab ette juhtumid riigihoidlasse üleandmiseks.

Üldosakond on teenus dokumentidega töötamiseks täitevorganid kohaliku omavalitsuse asutused ja täitevstruktuurid (linnapea, prefektuur, vald).

Üldosakondades luuakse tavaliselt samad sektsioonid, mis on büroole omased, kuid siia on ühendatud sellised jaoskonnad nagu protokolliosakond, kirjade rühm, vastuvõtt. Nende struktuuride olemasolu on seletatav tegevuste spetsiifikaga, juhtimisprotseduuride olemusega, otsustuskorraga ja dokumenteerimise iseärasustega neis asutustes.

Protokollirühm luuakse osana institutsioonidest, mille struktuuris on alaline kollegiaalne organ. Täidab funktsioone:

normatiiv- ja haldusdokumentide eelnõude (toimetamine, täitmine ja väljastamine), kirjade, tõendite koostamine, nende kooskõlastamine struktuuriüksustega;

struktuuriüksuste poolt koostatud dokumentide analüüs;

struktuuriüksuste poolt koostatud dokumentide kohta järelduste koostamine;

kollegiaalse organi koosolekute korraldamine ja läbiviimine, nende tegevuse dokumenteerimine.

Asutuse sekretär teeb kogu töö dokumentidega väikestes asutustes ja organisatsioonides, millel puudub sisemine organisatsiooniline struktuur.

Seega reguleerivad kehtivad regulatiivsed ja metoodilised dokumendid riigiettevõtete, asutuste, organisatsioonide PEI-teenuse nimetust ja ligikaudset struktuuri. Mitteriiklike struktuuride osas teeb otsuse teenuse loomise, selle nime ja sisemise struktuuri kohta organisatsiooni juhtkond. Ühisettevõtetes otsustab selle küsimuse juhatus, aktsiaseltsides - asutamiskonverents, ühistutes - üldkoosolekühistu liikmed.

Organisatsioonis teostab DOW-d iseseisva struktuuriüksusena tegutsev eriteenistus, mis allub otse organisatsiooni juhile. DOW-teenuse põhieesmärk on juhtimise dokumentaalse toe tööde korraldamine, juhtimine, koordineerimine, kontroll ja rakendamine.

DOW-teenus lahendab järgmised ülesanded:

• - dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamine;
• - ühtse korra tagamine dokumenteerimiseks, dokumentidega töö korraldamiseks, infootsingusüsteemideks, täitmise jälgimiseks ja dokumentide ettevalmistamiseks osakonnaarhiivi üleandmiseks vastavalt ühtse riikliku dokumentatsiooni tugisüsteemi, GOST-ide ja muude kehtivate standardite nõuetele;
• - töövoo, dokumentide ja dokumentide vormide arvu vähendamine;
• - regulatiivsete ja metoodiliste dokumentide väljatöötamine ja juurutamine organisatsiooni ja alluvussüsteemi dokumentatsioonitoe parandamiseks (allsüsteemiga organisatsioonidele), arvuti- ja organisatsioonitehnoloogia kasutamisel põhinevate dokumendihalduse toe täiustatud tehnoloogiate väljatöötamine ja rakendamine, mille eesmärk on organisatsiooni tegevuste elluviimine.

Vastavalt määratud ülesannetele täidab DOW-teenus järgmisi funktsioone:

ajalehe ja organisatsioonidokumentide ühtsete vormide albumi väljatöötamine, juurutamine ja hooldamine, nendes muudatuste tegemine;

• - edastamise menetlemise, dokumentide registreerimise ja arvestuse ning teatmetööde teostamine dokumentidel;
• - saabunud dokumentide juhtkonnale õigeaegse läbivaatamise ja aruandluse ettevalmistamise korraldamine, juhtkonnale allkirjastamiseks esitatud dokumentide täitmise õigsuse jälgimine;
• - dokumentide vormistamise reguleerimine, dokumentide läbimise, vormistamise ja tähtaegse täitmise kontroll;
• - dokumentide täitmise edenemise ja tulemuste kohta teabe kokkuvõte, juhtkonna süstemaatiline teavitamine nendes küsimustes;
• - kirjutusmasinal dokumentide valmistamise, paljundamise ja operatiivse paljundamise korraldamine;
• - dokumendiplankide väljatöötamine ja kujundamine;
• - organisatsiooni juhtumite nomenklatuuri arendamine, juhtumite säilitamise ja dokumentaalse teabe operatiivse kasutamise tagamine;
• - kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebustega töö korraldamine;
• - dokumentidega töötamise kontrolli korraldamine struktuuriüksustes;
• - meetmete väljatöötamine (koos organisatsiooni vastavate struktuuriüksustega) dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamiseks, samuti tulemusdistsipliini parandamiseks;
• - kontrolli teostamine arhiveeritavate juhtumite korralduse struktuuriüksuste poolt registreerimise ja vormistamise õigsuse üle;
• - arhiivi töö korraldamine;
• - koolieelse lasteasutuse talituse ja arhiivi töötajate täiendkoolitus, koosolekute pidamine ja nõustamine koolieelse lasteasutuse talituse pädevusega seotud küsimustes;
• - koolieelse lasteasutuse töötajate tööde korraldamine, töökohad, töötingimused.

Juhtimisdokumentatsiooni tugiteenuse struktuur

PEI teenuse nimi ja struktuur kehtestatakse, võttes arvesse nende kuulumist teatud organisatsioonide, ettevõtete, asutuste rühma.

Seega on ministeeriumides ja föderaaltasandi osakondades loodud asjade osakonnad.

Juhtumihaldus hõlmab tavaliselt järgmist:

• - sekretariaat (vastuvõtt, ministri sekretariaat, aseministrite sekretariaat, juhatuse sekretariaat, protokollibüroo);
• - kontroll ministri (osakonnajuhataja) alluvuses;
• - kontor (valitsuse kirjavahetuse büroo, raamatupidamis- ja registreerimisbüroo, ekspeditsioonibüroo, kirjutusmasinabüroo, paljundus- ja paljundusbüroo, teletüüp jne);
• - kirjade (kaebuste) osakond;
• - dokumentidega töötamise ja tehniliste vahendite rakendamise osakond;
• - keskarhiiv.

Riigiettevõtetes, teadus-, projekteerimis-, inseneri- ja muudes organisatsioonides, haridusasutustes on koolieelsete lasteasutuste osakond, haldusosakond või kontor. Tavaliselt sisaldavad need järgmisi üksusi: raamatupidamine ja registreerimine; kontroll; dokumentidega töö parandamine ja tehniliste vahendite kasutuselevõtt; kirjade (kaebuste) läbivaatamine; sekretariaat; ekspeditsioon; kirjutusmasinate büroo; paljundus- ja paljundusbüroo; arhiiv.

Ühendustes, kontsernides, aktsiaseltsides määrab DOW-teenistuse koosseisu ja struktuuri organisatsiooni juhtkond (juhatus, asutamiskonverents). Haldusaparaadis vallavalitsus luuakse ühine osakond. Selle koostis sisaldab: sekretariaat, kontor, kontrollgrupp, protokollirühm, dokumentidega töö parandamise rühm, kirjade (kaebuste) rühm, paljundusbüroo, arhiiv.

Väikeettevõtetes ja firmades, kus DOW-teenust ei ole, teostab struktuuriüksustes tööd dokumentidega juhataja sekretär (inspektor, referent) või muu spetsiaalselt määratud isik.

Vajalik on, et PEI-teenuse personal vastaks töö mahule ja tagaks kontoritöö kõrge kvaliteedi organisatsioonis. Koolieelse õppeasutuse teenustes peaksid töötama vastava kõrg- ja keskeriharidusega spetsialistid.

Koolieelse õppeasutuse töötajate arvu määramiseks kasutatakse töötajate arvu valdkonna standardeid, mis on välja töötatud standardsete töötajate arvu valdkondadevaheliste standardite, majandus- ja haldus- ning majandusteenuste komade alusel. tootmisettevõtted, ja suurendatud ajanormid - kontoritöö jaoks.

Teenindustöötajad täidavad oma ülesandeid vastavalt organisatsiooni juhi kinnitatud ametijuhendile. Koolieelse lasteasutuse töötaja ametijuhend koosneb järgmistest osadest: üldsätted, funktsioonid, kohustused, töötajate õigused, suhted (seosed ametikoha järgi), töötaja vastutus, töö hindamine.