Sed шифрын шешу. Электрондық құжат айналымы: бұл не, функциялары, EDI жүйелері

Электрондық құжат айналымы жүйелері мен бағдарламаларының нарығы қазірдің өзінде айтарлықтай қаныққан. Жеткізушілерден ұсыныстардың көптігі шатастыруы мүмкін - кез келген жүйе барлық мәселелерді шеше алатын сияқты. Отандық шешімдердің функционалдығы дамыған, бірақ әрбір жүйе серпінді дамуымен мақтана алмайды және тұтынушылардың өсіп келе жатқан талаптарына жауап береді. Электрондық құжат айналымының бағдарламалық қамтамасыз ету нарығының қазіргі жағдайын және оны болашақта не күтіп тұрғанын түсіну маңызды.

Отандық электрондық құжат айналымы бағдарламалары бастапқыда құжаттардың репозиторийі болды, бірақ уақыт өте олардың мүмкіндіктері кеңейді. Бүгінгі күні біз құруды, таратуды және мазмұнды басқаруды қамтамасыз ететін толық электрондық құжат айналымы жүйелерімен (ЭҚҚЖ) айналысамыз.

Көбінесе EDMS ұйымды басқару үшін ұйымдық және әкімшілік бағыттағы мәселелерді шешумен байланысты. Дегенмен, EDMS тек классикалық тапсырмаларға маманданудан бұрыннан барды және бүгінгі күні нарық әртүрлі құжатқа бағытталған процестерді басқару функцияларын жүзеге асыратын құжат айналымының әмбебап бағдарламаларын ұсынады.

Осындай толық ауқымды жүйелердің арқасында ресейлік EDMS нарығы соңғы бірнеше жылда белсенді түрде өсіп келеді. Тіпті 2014-2015 жылдардағы дағдарыс кезінде. АТ нарығының бұл сегменті өсім көрсетті, алдыңғы жылдармен салыстырғанда біршама төмен, бірақ әлі де тұрақты өсу. Компаниялар жаңа енгізу жобаларынан бас тартты, бірақ қазірдің өзінде орнатылған электронды құжат айналымы бағдарламаларын белсенді түрде дамытты.

Рецессия кезінде көптеген компаниялар, сарапшылардың пікірінше, бар жүйелерді дамытуға инвестиция салды, өйткені олар мұны бизнес-процестерді жақсарту нүктесі ретінде қарастырды. Тұтынушылар шығындарды барынша азайтуға және өндірісте ғана емес, сонымен қатар әр кезеңде және өзара әрекеттесу деңгейінде барлық шығындарды жоюға ұмтылды.

Нарықтың одан әрі өсуіне сүйене отырып, инвестициялар ақталды деп болжауға болады. Компаниялардың тәжірибесі автоматтандырылған бизнес-процестердің бүкіл ұйымның тиімділігіне әсері қаншалықты маңызды екенін көрсетті.

Ұзақ уақыт бойы құжат айналымы бағдарламаларының негізгі тұтынушылары болды мемлекеттік органдаркүш және үлкен Ресейлік бизнес. Бүгінгі таңда тұтынушылар арасында орта және шағын бизнес үлесі артқанын байқап отырмыз.

Дегенмен, EDMS нарығының одан әрі өсуіне ШОБ секторындағы тұтынушылар үлесін кеңейту емес. Ресейлік бағдарламалар мен электронды құжат айналымы жүйелерінің белсенді дамуы импортты алмастыру бағдарламасымен және нақты қажеттілікпен байланысты ірі компанияларфункционалдық және масштабталатын шешімдерде.

Қандай электрондық құжат айналымы бағдарламалары көп сұранысқа ие?

Дерекқорында 5 мыңнан астам жоба бар TAdviser ақпараттық-сараптамалық порталының мәліметінше, соңғы жылдардағы іске асырудың жартысынан көбі бес отандық жүйеге тиесілі - Directum, Elma, Docsvision, Delo және Thesis.

Жобалардың көпшілігі отандық платформаларда, тіпті арасында жүзеге асырылды үлкен бизнесжәне холдингтер. Ірі коммерциялық бизнес, бәлкім, батыс ойыншылары сене алатын жалғыз сегмент. Бірақ ERP және басқа басқару жүйелерінен айырмашылығы, ресейлік құжат айналымы бағдарламалары айтарлықтай бәсекеге қабілетті және барлық заманауи талаптарға жауап береді. Таңқаларлық емес, EDMS нарығы ең перспективалы және бірі болып қала береді тез дамып келе жатқан нарықтарРесейдің ақпараттық технологиялар саласы.

Қосымша және мұрағаттық материал

Бағдарламалық жасақтама жасаушылардың IT өнімдері мен қызметтері нарығында табысты болуы дамыған серіктестік желісінсіз мүмкін емес. Серіктестер маркетинг және өткізу процестерінің шығындарын азайтуға, бағдарламалық өнімдерді өндіруші мен тұтынушылар арасындағы байланысты ұйымдастыруға, қосымша қызметтерді көрсетуге (бағдарламалық қамтамасыз етудің негізгі функционалдығын әзірлеуді және тұтынушыларды оқытуды қоса) және бизнестің географиялық толықтығы мәселесін шешуге көмектеседі. TAdviser шолу мен рейтинг дайындады серіктестік бағдарламалар EDMS / ECM өнімдерін ресейлік жеткізушілер ().

Ресей нарығы EDMS бизнес тәсілдері мен қажеттіліктердің өзгеруіне қарай өзгереді. Негізгі назар тек құжаттардың реттелетін қозғалысына және пайдаланушыға ыңғайлы интерфейстерге ғана емес, ең алдымен процестердің тиімділігіне аударылады. Олардың автоматтандыру сапасы, басқалармен қатар, жұмыс процесінің қозғалтқыштары арқылы көрінеді. Жұмыс процесі әдеттегі процестерді және қайталанатын тапсырмаларды жылдамдатуға, сайып келгенде өнімділікті арттыруға және операциялық және стратегиялық басқару тапсырмаларын шешуге мүмкіндік береді. Ағымдағы мүмкіндіктерді талдаңыз Ресейлік жүйелерпроцестерді автоматтандыру бөлігінде электрондық құжат айналымы TAdviser жүргізген жеткізушілерге сауалнама нәтижелеріне негізделуі мүмкін.

TAdviser зерттеуі барысында электрондық құжат айналымы жүйесінің 12 әзірлеушісімен олар ұсынатын жұмыс үрдісі қозғалтқыштарының мүмкіндіктері (құжаттарды бағыттауға жауапты модульдер) туралы сұхбат жүргізілді: процестерді бастау, процестерді бастау, маршруттар бойынша қозғалу және маршруттарды әзірлеу. . Жүйелер функционалдылықты іске асыру деңгейін және оны тұтынушылардың пайдалану фактісін ескере отырып, 35 параметр бойынша бағаланды ().

Кәсіпорынның құжат айналымы жүйесі көптеген нақты ұйымдастырушылық, құрылымдық және өндірістік ерекшеліктерді, корпоративтік параметрлерді, корпоративтік стандарттар мен талаптарды, қызметтер мен орындаушылардың өзара әрекеттесуінің белгілі бір процедураларын және т.б.
| | |

Электрондық құжат айналымы жүйелерін (ЭҚҚЖ) енгізу кез келген меншік нысанындағы кәсіпорындарда, сондай-ақ мемлекеттік органдарда құжаттармен жұмыс істеудің тиімділігі мен корпоративтік мәдениетін айтарлықтай арттыруға мүмкіндік береді.
| | | | |

Негізгі терминология(ГОСТ Р 7.0.8-2013)

• Құжат – оны анықтауға мүмкіндік беретін деректемелері бар тасымалдаушыға жазылған ақпарат
• Электрондық құжат – ақпараты көрсетілген құжат электрондық нысаны.
• Электрондық құжат айналымы - автоматтандырылған ақпараттық жүйені (электрондық құжат айналымы жүйесі) пайдалана отырып құжат айналымы.

Электрондық құжат айналымы жүйесі (ЭҚҚЖ)- бұл электрондық құжаттармен жұмысты (яғни электрондық құжат айналымы) олардың бүкіл бойымен ұйымдастыруға және автоматтандыруға мүмкіндік беретін жүйе (компьютерлік бағдарлама, бағдарламалық қамтамасыз ету және т.б.). өміршеңдік кезең. ЭҚБЖ негізгі функционалдығы құжаттарды құру, өзгерту, сақтау және бағыттау мүмкіндігін, сонымен қатар іздеу, жіктеу және т.б. сияқты бірқатар қызмет мүмкіндіктерін қамтуы керек.

SED, сонымен қатар, қызметкерлер арасындағы өзара әрекеттесу процестерін (құжаттарды беру, тапсырмаларды беру, хабарламаларды жіберу және т.б.) ұйымдастыруға және автоматтандыруға арналған. Қызметкерлер компанияның тұтынушылары туралы кез келген қажетті ақпаратты жылдам ала алады. Бұл ретте құжаттар ақпараттық жүйенің белгілі бір стандартты реквизиттер жиынтығы бар құрылымдық объектілері де, құрылымсыз да (Word, Excel, .pdf, .jpg файлдары және т.б.) болуы мүмкін. SEDақпаратты ұжымдық өңдеуге мүмкіндік беретін құжаттардың электрондық мұрағатын және бизнес-процестерді (жұмыс процесі) автоматтандыру жүйесін қамтуы мүмкін. Сондай-ақ, EDMS BPM жүйесін пайдалану нұсқаларының бірі болып табылады.

Дәстүрлі түрде жұмыс процесін автоматтандыру түсінігі корреспонденциямен, әкімшілік және ұйымдастырушылық құжаттармен және т.б. Дегенмен SEDсонымен қатар әрбір құжатты онда орындалатын әрекеттермен байланыстыруға мүмкіндік береді. Бұл жүйенің арқасында қызметкерлердің жұмысын қадағалау мүмкін болады белгілі жұмыстар. Осылайша, ЭСҚЖ компаниядағы құжат айналымын және ақпараттық қауіпсіздікті тиімді басқаруды ғана емес, сонымен қатар құжаттар бойынша жұмыстардың орындалуына бақылауды және қызметкерлердің өнімділігін арттыруды қамтамасыз етеді.

Электрондық құжат айналымы жүйелері (EDMS)Қазіргі уақытта кез келген компанияның IT-инфрақұрылымында қолданылады - жеке және мемлекеттік. Көптеген компанияларда EDMS қазірдің өзінде енгізілген, немесе оны жақын арада енгізу жоспарлануда. Электрондық құжат айналымы жүйелері тапсырмалардың неғұрлым кең ауқымын шешеді, есеп жүйелерімен біріктіреді және кәсіпорынның жұмысын басқаруға мүмкіндік береді (KPI немесе BSC жүйелерін құрастыру).
Көмегімен SEDкәсіпорын ашық және басқарылатын болады: барлық қарапайым шаруашылық операциялары (мысалы, қоймадан тауарларды жөнелту немесе материалдарды өндіріске беру) олардың электрондық құжаттар түрінде бухгалтерлік есеп жүйесінде көрсетілуімен бірге жүреді. Кәсіпкерлік операцияларбизнес-процестердің көрсеткіштерін есепке алу және бекітумен қатар жүруі мүмкін. Көрсеткіштер бойынша жинақталған ақпарат ЭСҚЖ-ға жоғарғы деңгейдегі индикаторларға біріктірілген, осылайша біз менеджер тақтасында көрсетілген теңгерімделген көрсеткіштер картасын аламыз.

Электрондық құжат айналымы жүйелеріэлектрондық құжатты бір реттік тіркеу мүмкіндігін, олардың орындалуына жауапты тұлғаны қадағалай отырып, қажетті операцияларды параллель орындауды, сондай-ақ тиімді ұйымдастырылған құжаттарды іздеу жүйесінің және әзірленген электрондық құжатты іздеу жүйесінің болуын қамтитын бірқатар артықшылықтарға ие. есеп беру жүйесі.

Сонымен қатар, SED, әдетте, құжаттар мен жобалар бойынша топтық жұмыс үшін құралдарды қамтиды, жоспарлаужәне қызметкерлерді құжаттармен жұмыс істеуге жүктеу, құжаттармен жұмыс тарихын жүргізу және қауіпсіз жұмыс істеу шалғай кеңселержәне кәсіпорынның бөлімшелері. Ресейдегі ең көп таралған платформада «1С: Кәсіпорын 8» мысалы SEDболып табылады. 1С: Кәсіпорын 8 платформасының пайда болуымен 1С бағдарламалар тобын тарату кәсіпорындардың шағын және орта және корпоративтік сегменттеріне қайта бағытталды. Электрондық құжат айналымы мұндай кәсіпорындар үшін толыққанды ақпараттық жүйенің атрибуты болып табылады, ал жұмыс үрдісінің класс жүйелері және BPMS неғұрлым жетілдірілген нұсқасы кеңсе қызметкерлерінің саны 50-ден астамға жететін кәсіпорынның корпоративтік ақпараттық жүйесінің стандартты модулі болып табылады. адамдар.

Салаға тән болмауы керек. Электрондық құжат айналымының негізгі және кең таралған нұсқасы қораптағы өнімдер болып табылады, ал 1С платформасындағы EDMS ерекшелік емес.

Жағдайларда заманауи дамубизнес EDMS үнемдеу мүмкіндігімен шығындарды оңтайландыруға байланысты мәселелерді шешуі керек ішкі ресурстаркәсіпорындар. Бұл ретте, ең жақсы нұсқа кәсіпорын үшін мұндай жағдай, қашан жүзеге асырылады ақпарат электрондық құжат айналымы жүйесіенгізуге кеткен шығындарды тез (2-3 айда) өтеуге мүмкіндік береді. Қажетті жағдаймұндай іске асыру үшін кәсіпорында процестерді басқару саласында білімі бар, бизнес-процестерді сипаттау үшін белгілердің диаграммаларын құру дағдылары бар және EDMS енгізетін кәсіпорында болып жатқан бизнес-процестерді жақсы көрсететін қызметкердің болуы болып табылады. Ресмилендірілген бизнес-процесс диаграммалары маңызды көмек бола алады.

Іске асыру SEDкәсіпорын басшылығының да, қатардағы қызметкерлердің де бизнес-процестерін оңтайландыру және еңбек шығындарын үнемдеу мәселесін әрқашан шешу керек. Бұл ретте енгізуден максималды нәтиже электрондық құжат айналымы басқару және есепке алу жүйесі бар біртұтас ақпараттық кеңістікте жұмыс істегенде қол жеткізіледі. Мұндай біріктірілген жүйе есептердің әлдеқайда көп санын шешуге мүмкіндік береді.

Бірнеше стандартты қосымшалар бар SED 1С платформасында, мысалы, келісімшарттық жұмыстарды автоматтандыру. Бірақ кадрлық құжат айналымы, іссапарлармен және аванстық есептермен жұмыс, өтініштер сияқты міндеттерді шешу ақшалай қаражат, сатуды, сатып алуды, өндірісті және қоймадағы жұмыс процесін қолдау процестері бухгалтерлік есеп жүйесі бар бір ақпараттық жүйеде ғана шешілуі мүмкін. Мысалы, 1С 8 платформасында «PiterSoft: Процесстерді басқару» электрондық құжат айналымы жүйесінемесе

Мысалы, 1С 8 платформасында электрондық құжат айналымы жүйесі«1С: Жалақы және персоналды басқару» немесе «1С: Өндірістік кәсіпорынды басқару» өнімімен бір дерекқорда жұмыс істей алады, бұл функционалдық міндеттерді де (мысалы, жұмысқа қабылдау), бухгалтерлік есепті (еңбекақыны есептеу) және басқаруды кешенді түрде шешуге мүмкіндік береді. (жалақыны көтеру немесе айыппұл салу туралы уәждемелік шешім қабылдау) және өзара әрекеттесу және ақпарат беру міндеттері (бұрын бекітілген тәртіпке сәйкес процеске барлық мүдделі қатысушыларды уақтылы хабардар етумен байланысты маршрут бойынша құжатты өткізу) ).

• Қауіпсіздік тиімді басқаружәне барлық деңгейдегі ұйым қызметінің ашықтығы.
• Сапаны бақылау жүйесін қолдау.
• Ақпаратты жинақтау, деректерді басқару және қол жеткізуді реттеу.
• Әрбір қызметкердің қызметін формализациялау.
• Бизнес-процестерді оңтайландыру.
• Қағаз жазбаларын басқару құнын азайту арқылы ресурстарды үнемдеңіз.

ECM нарығын дамытудағы ең маңызды заманауи тенденциялардың бірі электрондық құжат айналымы мен деректерді сақтау жүйелеріне арналған интерфейстерді кез келген жерден («мобильді кеңсе») және әртүрлі мобильді құрылғылардан қашықтан қол жеткізуге бейімдеу болып табылады. Клиенттердің нетбуктар, смартфондар, коммуникаторлар, планшеттер және т.б. арқылы ECM жүйелеріне қол жеткізуге деген қызығушылығы артып келеді. Мұндай құрылғылар үшін арнайы әзірленген интерфейстер жүйелердің ыңғайлылығын және пайдаланушының ұтқырлығын арттырады, бұл бизнеске барлық бизнес-процестердің жылдамдығы мен икемділігін арттыруға мүмкіндік береді.

Сонымен қатар, мобильді құрылғылар үшін арнайы әзірленген интерфейстердің веб-браузер арқылы жүйелерге әдеттегі қол жеткізуге тән кемшіліктері жоқ: жаңа технологиялар компоненттердің бай жиынтығын, интерфейстердің интерактивтілігін, ыңғайлы жұмысты қамтамасыз етуге мүмкіндік береді. деректердің үлкен көлемі және байланыс арналарына қойылатын талаптардың төмендеуі. Ұялы жұмыс орныменеджер үшін мүмкіндіктер ауқымын одан әрі кеңейтеді және жүйені топ-менеджердің талаптарына бейімдейді: қажетті операциялардың минимумы, бекіту, құжаттарға қол қою және қарау режимдерінде жұмыс істеуге бағытталған интерфейс, әртүрлі мобильді құрылғылар мен платформаларды қолдау , желіден тыс жұмыс істеу мүмкіндігі және т.б. .

Заманауи интерфейстік технологиялар менеджерге графикалық және дауыстық рұқсаттарды енгізуге мүмкіндік береді электрондық құжаттар- яғни электронды құжат айналымының тиімділігімен қатар, жүйе топ-менеджерге құжаттармен жұмыс істеудің кез келген ыңғайлы тәсілдерін пайдалануға мүмкіндік береді.

ЭҚБЖ құру факторлары

Ұйымдастыру кезінде және EDMS таңдауКөбінесе келесі факторлар ескеріледі:

• Ұйымның әкімшілік басқаруын автоматтандыру қажеттілігі, құрылымның күрделілігі.
• Аумақтық шалғай бөлімшелердің болуы.
• Үлкен қағаз мұрағаты.
• Жұмыс процесін басқару қажеттілігі.
• Құжаттарды сақтауға қойылатын талаптар.
• Қолданыстағы жүйелермен біріктіру мүмкіндігі.
• Құжаттардың кескіндерін сақтау қажеттілігі, арнайы тапсырмаларды қолдау қажеттілігі.
• Ақпаратты іздеу қажеттілігі
• Деректер қауіпсіздігін қамтамасыз ету.
• Халықаралық, салалық және мемлекеттік стандарттарды сақтау қажеттілігі.

EDMS классификациясы

• Ақпаратты сақтау мен іздеудің жетілдірілген құралдары бар жүйелер (электрондық мұрағат).
• Жетілдірілген жұмыс үрдісі құралдары бар жүйелер белгілі бір объектілердің алдын ала анықталған маршруттар бойынша қозғалысын қамтамасыз етуге арналған. Бұл жүйелердің көмегімен барысы мен жұмысының барлық кезеңдері алдын ала тіркелген жұмыстарды ұйымдастыруға болады.
• Ұйымды басқаруды қолдауға және білім жинақтауға бағытталған жүйелер. Алдыңғы екеуінің элементтерін біріктіріңіз.
• Ынтымақтастыққа бағытталған жүйелер. Олардың міндеті – ұйымдағы адамдардың географиялық тұрғыдан шалғайда болса да бірігіп жұмыс істеуін қамтамасыз ету және осы жұмыстың нәтижесін сақтау.
• Жетілдірілген қосымша қызметтері бар жүйелер. Мысалы, тұтынушылармен қарым-қатынасты басқару, жобаны басқару, есепшот ұсыну, Электрондық пошта. Мұндай жүйелер автономды бола алады және жүйенің аталған кез келген класының құрылымында жұмыс істей алады.

Құжат айналымымен жұмыс істеуге арналған заманауи жоғары технологиялық құрылымды иемденгісі келетін кез келген ұйымның таңдауы мол. бағдарламалық қамтамасыз ету. Бұл ретте сіз арзанырақ болатын жеке жеке принциптер мен шешімдерге сене аласыз немесе ыңғайлы және тиімдірек болатын дайын біріктірілген кілтті жүйені пайдалана аласыз. Бұл жағдайда, соңғы нұсқа, әдетте, құжаттармен жұмыс істеудің белгіленген принциптерін пайдаланады және сәйкес келеді нормативтік базакәсіпорындардың көпшілігі.

Электрондық құжат айналымының негізгі принциптері

• Құжатты бір реттік тіркеу, бұл жүйенің кез келген қондырғысында құжатты бірегей сәйкестендіруге мүмкіндік береді.
• Құжаттардың қозғалу уақытын қысқартуға және оларды орындау тиімділігін арттыруға мүмкіндік беретін операцияларды қатар орындау мүмкіндігі.
• Құжаттың (тапсырманың) орындалуына жауапты тұлғаны құжаттың (процестің) өмір сүруінің әрбір сәтінде анықтауға мүмкіндік беретін құжат қозғалысының үздіксіздігі.
• Құжаттардың қайталану мүмкіндігін болдырмауға мүмкіндік беретін құжаттық ақпараттың бірыңғай (немесе келісілген бөлінген) деректер қоры.
• Ол туралы ең аз ақпараты бар құжатты табуға мүмкіндік беретін тиімді ұйымдастырылған құжаттарды іздеу жүйесі.
• Құжаттардың әртүрлі күйлері мен атрибуттары үшін кеңейтілген есеп беру жүйесі, ол жұмыс үрдісі арқылы құжаттардың қозғалысын бақылауға және қабылдауға мүмкіндік береді. басқару шешімдеріесептердің деректеріне негізделген.

Электрондық құжат айналымының негізгі түсініктері

Құжат айналымы – ұйымдағы құжаттардың олар жасалған немесе қабылданған сәттен бастап орындау немесе жөнелту аяқталғанға дейінгі қозғалысы (ГОСТ Р 51141-98); құжаттармен жұмыс кешені: қабылдау, тіркеу, поштаға жіберу, орындалуын бақылау, істерді қалыптастыру, құжаттаманы сақтау және қайта пайдалану, анықтамалық жұмыс.

Электрондық құжат айналымы (ЭҚБ) – берілген құжаттармен жұмыс істеудің бірыңғай механизмі электронды форматта, «қағазсыз іс жүргізу» тұжырымдамасын жүзеге асырумен.

Машинамен оқылатын құжат – магниттік, оптикалық және басқа ақпарат тасымалдаушыларға жазылған, ондағы ақпаратты автоматты түрде оқуға жарамды құжат.

Электрондық құжат (ЭЦ) – компьютерлік ақпаратты өңдеу құралдарының көмегімен жасалған, электрондық цифрлық қолтаңбамен (ЭЦҚ) қол қойылған және сәйкес форматтағы файл түрінде машиналық тасымалдағышта сақталатын құжат.

EDMS бағдарламалық қамтамасыз ету технологиялары

EDMS автоматтандыру

Оқиға

Корпоративтік ақпараттың көлемі неғұрлым жылдам өскен сайын, дәстүрлі қағаз құжаттармен алмасудың тиімсіздігі соғұрлым айқын бола бастады, алайда EDMS-тің қарқынды өсуі тек өткен ғасырдың аяғынан осы ғасырдың басына дейін байқалды. Сонда ғана тұтас серияның ұйымдары дамыған елдер– мемлекеттік органдар да, әртүрлі көлемдегі жеке компаниялар да – қағазсыз жұмыс үрдісіне белсенді көшуді бастады. 2000 жылы EDMS жаһандық нарығының өсуі жылына 89% керемет қарқынға жетті. Дәл сол кезде бүкіл әлемде интернет-технологиялар дамуының нағыз бум жағдайында EDMS енгізудегі негізгі қиындықты шешу шындыққа айнала бастады - ойлау инерциясы, өмірде терең өзгерістер енгізуді қаламау. топ-менеджмент деңгейінде де, қатардағы қызметкерлер деңгейінде де компанияның инфрақұрылымы. Ұйымдарда орнатылған компьютерлер саны және қызметкерлердің компьютерлік сауаттылығы тұрақты түрде өсіп отырды, бұл бизнесті басқарудың түбегейлі жаңа әдістеріне елеулі шығындарсыз ауысуға мүмкіндік берді. Басқару мәселелерін шешуде Батыс елдерінің тәжірибесіне жүгінуге дағдыланған ресейлік кәсіпкерлер шетелдік әріптестерінің жетістіктерін қабылдап, сәл артта қалды. Бірақ АҚШ-та заңдар қабылданып жатқан кезде, басқалармен қатар, құжат айналымына және қаржылық есеп берубәрі қоғамдық компанияларАмерикандық қор нарығы, Ресейде үкімет деңгейінде ЭСҚ және ұқсас жүйелер беретін артықшылықтар туралы нақты түсінік болды.

Қазіргі заманғы кәсіпорынның немесе ұйымның «цифрлық» инфрақұрылымының міндетті элементі құжат айналымы жүйесі болып табылады. Сыртқы және ішкі құжаттармен жұмыс кәсіпорын қызметінің ең күрделі, еңбекті көп қажет ететін және «проблемалық» саласы болып саналады. Электрондық шешімдер оны айтарлықтай жеңілдетуге және оңтайландыруға мүмкіндік береді.

Мамандандырылған жүйелерді пайдалану коммерциялық сектордағы компаниялар үшін де, маңызды мемлекеттік мекемелер. Біріншіден, олар рентабельділікті, жұмысты қайтаруды арттырудың перспективаларын ашады, ал екіншіден, ақпарат пен қағаздар ағынын оңтайландыру, ведомствоаралық өзара әрекеттесу және олармен жұмыс істеу мәселелерінің тиімді шешімі болады.

Электрондық құжат айналымы жүйесі (ЭҚҚЖ) опция емес, қажеттілік болып табылады. Қазіргі компаниялардың көпшілігі жасайды кеңсе қағаздарыцифрлық нысанда, бірақ ақпарат алмасу процестерінің жетілмегендігіне байланысты қызметкерлер оларды басып шығаруға, оларды «физикалық» нысанда беруге және қажетсіз тәртіпке уақыт пен күш жұмсауға мәжбүр. Тиімсіз форматты өзгерту қиын болуы мүмкін - бұл үшін компанияның қызметін кешенді түрде автоматтандыру қажет, бірақ нәтиже барлық күткеннен асып түседі. Жақсы ұйымдастырылған EDMS немесе ECM жүйесі (ұйымдардың мазмұнды басқару жүйесі) барлық деңгейлерде және өмір сүру кезеңдерінде ақпарат пен құжат ағындарын басқаруға көмектеседі.

ЭҚБЖ элементтері мен құрылымы туралы жалпы мәліметтер

Бастапқыда дәстүрлі кеңсе жұмысы және оны автоматтандыру құралы ретінде жасалған, бүгінде EDMS көп функциялы, күрделі өнімдерге айналды. Электрондық құжат айналымы жүйесі мыналарды шешу болып табылады:

• электронды түрде компанияның ішкі құжаттамасын құру және жылжыту процесін қамтамасыз етеді;
• кіріс хат-хабарларды және сыртқы нормативтік және әкімшілік құжаттарды өңдейді;
• құжат айналымын бақылауды жеңілдетеді;
• серіктестермен, тұтынушылармен және т.б. қарым-қатынастарды тиімді басқаруға көмектеседі.

Компанияда EDMS электрондық түрдегі барлық құжаттармен жұмысты қамтамасыз етеді - сақталған немесе ДК-ге берілетін ақпараттың кез келген жиынтығы. Олар бірлікті анықтайтын «карталар» түріндегі атрибуттармен бірге жүруі керек.

Электрондық түрдегі құжат айналымы – бұл тізілімдер мен операциялардың көпшілігі электронды түрде ұсынылатын қағаздармен жұмысты орталықтандырылған ұйымдастыру тәсілі. Тиісінше, оны басқаратын жүйе құжаттарды құру, өзгерту, іздеу және компания қызметкерлері арасындағы өзара әрекеттесуді қолдаудың барлық процедураларын жүзеге асыру құралдары бар шешім болып табылады.

Кейде оны EDMS (Электрондық құжат айналымы жүйесі) немесе жоғарыда аталған ECM деп атайды, бірақ бұл терминдер EDMS-ке қарағанда біршама кеңірек - соңғысына ақпараттың сақталуын қамтамасыз ету, қағаз құжаттарды цифрлық ортаға енгізу құралдарын қосу қажет, мультимедиялық мазмұнды өңдеу және т.б. Электрондық құжат айналымы жүйесі жұмыс процестеріне негізделген - Жұмыс процесі, бұл қызметкерлердің арнайы бизнес-процестің шекарасындағы әрекеттері.

EDMS артықшылықтары

ЭСҚБ-ның қолданыстағы базалық құрылымы кез келген көлемдегі кәсіпорындар мен мекемелер үшін қолайлы тиімді, тиімді механизм екенін дәлелдеді. EDMS нарығы белсенді дамып келеді, өйткені мемлекеттік сектор да (белсенді тұтынушы) да, бизнес құрылымдары да құжат айналымын жеңілдететін бағдарламалық өнімдерге қызығушылық танытады. Сондай-ақ жүйелердің дамуына электронды қолтаңбаның қолданылу аясының кеңеюі және ақпараттық қауіпсіздік мәселелеріне назардың артуы ықпал етеді. Сіз оларды сапалы және ойластырылған бағдарламалардың көмегімен тиімді шеше аласыз.

Қазіргі құжат айналымы жүйесінің көптеген артықшылықтары бар - ол:

• құжат айналымының және компанияның барлық бизнес-процестерінің ашықтығын қамтамасыз етеді - қағаздардың барлық әрекеттері мен қозғалысын бақылауға және бақылауға болады;
• жұмыс тәртібін және тапсырмаларды орындауды жақсартады - мөлдір жүйелер нәтижелер мен талапқа жауап беру фактісін бекітуге ыңғайлы;
• күнделікті күнделікті жұмысқа жұмсалатын уақытты қысқартады - ұзақ уақыт бойы іздестірудің, құжаттарды үйлестірудің қажеті жоқ, олардың айналымы жеделдейді;
• ақпаратты ағып кетуден қорғайды, деректердің қауіпсіздігін қамтамасыз етеді және қол жеткізу құқықтарын қатаң шектеу;
• ISO сапа стандарттарында көрсетілген принциптерге негізделген;
• қызметкерлер арасында іске асыру оңай – қызметкерлерді оқытудың дұрыс ұйымдастырылған жүйесіне байланысты;
• кәсіпорынға береді бәсекелестік артықшылықтарішкі корпоративтік мәдениетті сақтауға және дамытуға көмектеседі және т.б.

Электрондық құжат айналымы жүйесі (ЭҚҚЖ) басқалармен қатар нормативтік регистрлерді басқаруды қамтиды. Сондықтан оның жұмысы заң талаптарына сай ұйымдастырылуы тиіс.

EDMS стандарттары мен құқықтық базасы

Отандық құқықтық салада электрондық бизнес жүйелеріне арналған арнайы стандарттар немесе заңдар аз, ал EDMS әзірлеу кезінде оны жасаушылар әртүрлі ережелерді басшылыққа алады. ережелер«классикалық» кеңсе жұмысы үшін. Негізгі нормативтік құқықтық актілердің ішінде мыналарды атап өткен жөн:

• электрондық цифрлық қолтаңба туралы федералдық заңнама (2002 жылғы 10 қаңтардағы 1-ФЗ), ақпарат және оны қорғау туралы (149-ФЗ), жеке деректер туралы (152 және 363-ФЗ) және т.б.;
• Федералдық және аймақтық үкіметтердің қаулылары, салалық ережелер мен талаптар;
• Іс жүргізуге арналған ГОСТ, мұрағаттар, әкімшілік құжаттама жүйелері - R 51141-98, R 6.30-2003 және т.б.

Кейде ережелер бір-біріне қайшы келеді, ал ережелер кеңестік сипатта болады және әзірлеушілер компанияның EDMS мүмкіндігінше бейімделгіш және икемді етуге тырысады. Сіз сондай-ақ жұмыс істеудің үнемі өзгеретін ережелерін ескеруіңіз керек электрондық қолтаңбалар, жүйенің заңды маңызды жұмыс процесімен «үйлесімділігі». Ұйымның барлық ресми электрондық құжаттары заңды болуы керек, олардың сенімділігін оңай анықтауға болады. Осының барлығын корпоративтік пайдалануға арналған EDMS таңдау кезінде ескеру қажет.

EDMS функционалдығы

Электрондық құжат айналымы жүйесі толық деп аталу үшін онда көптеген функциялар жүзеге асырылуы керек. Олардың негізгілеріне мыналар жатады:

• құжаттаманы басқару – енгізу және тіркеу, күнделікті жұмыс, ағынды бақылау;
• қағаз құжаттармен байланыс;
• мәліметтер мен құжаттарды ұйымдасқан іздеу және іздеу – жылдам, тазарту деңгейіне сәйкес;
• құжаттаманың өзектілігін қадағалау (әсіресе сыртқы, кіріс) және ескірген құжаттарды мұрағаттау;
• ақпараттық қауіпсіздіктің тиісті деңгейін қолдау;
• бағдарлама мен соңғы пайдаланушылар арасындағы қарапайым, мөлдір, интуитивті байланыс.

Электрондық құжат айналымы жүйесі ыңғайлы баптаулармен, локализация құралдарымен және масштабты жақсы жабдықталған болуы керек. Әзірлеуші ​​компанияның географиялық алыс бөлімшелерінде біртұтас EDMS ұйымдастыру мүмкіндігін қамтамасыз етуі маңызды. Жүйедегі иерархиялық деңгейлер арасында реттелген электронды ақпарат алмасуды ұйымдастыру, сонымен қатар оны нақты кәсіпорында сауатты енгізу қажет.

ЭҚБЖ енгізу және оның тиімділігін бағалау

Docsvision жоғары сапалы және заманауи ұсынады бағдарламалық өнімдерэлектрондық құжат айналымын ұйымдастыру және қолдау мәселелерін шешу. Біздің айырмашылығымыз интеграцияланған тәсіл: өнімнің өзімен бірге біз шешімдерді енгізуге, қызметкерлерді оқытуға және EDMS сервисіне толық қолдау көрсетеміз. Жүйені кәсіпорында енгізу маңызды кезең болып табылады, бұл жүйені соңғы «жылтырату» және оны тұтынушының қажеттіліктеріне сәйкес келтіру. Іске асыру әдетте мыналардан тұрады:

• кәсіпорындағы ағымдағы жағдайды зерттеу, іске асыру жоспарын құру;
• жобаланған өнімді кәсіпорынның нақты қуаттарына көшіру – ЭҚБЖ жүйесі оларға бейімделеді;
• конфигурацияланған өнімнің өнімділігін тексеру;
• басшылық пен қызметкерлерді оқыту – «шок терапиясы» әдісімен немесе кезең-кезеңімен;
• оның процесіндегі операция және түзетулер, масштабтау, ағымдағы мәселелерді шешу.

Құжат айналымы жүйесі тиімді болуы және оған салынған инвестицияны өтеуі керек. ЭҚБЖ тиімділігін бағалау үшін АТ-жобаларға және негізінен кез келген материалдық емес активтерге арналған есептеу әдістерін қолдануға болады. Жұмысқа үшінші тарап сарапшылары қаншалықты белсенді тартылғанын, олардың араласуының қайтарымы қандай, одан әрі табыстылықтың болашағы қандай екенін ескеру қажет. Сіз тиімділікті есептеу тұтынушыға EDMS-тің өзінен қымбат тұратын жағдайға тап болуыңыз мүмкін, бірақ мұны істеу керек.

Дәстүрлі бағалау әдістері нәтижені дәл анықтамайтынын ескерген жөн - олар әртүрлі бөлімдердің жұмысын оңтайландыруды, құжаттар айналымын жылдамдатуды және шешім қабылдауды жеңілдетуді есепке алмай, сатып алу және енгізу шығындарына назар аударады. жасау. Кешендегі EDMS тиімділігін бағалау қажет, оны іске асырғаннан кейін біраз уақыт өткен соң, нәтиже тұтынушыларды қуантады.

Сіз Docsvision оңтайлы шығарылымын таңдай аласыз, модульдердің құнымен және бетте лицензиялау опцияларымен таныса аласыз.