Формата на електронски документ со користење. Изворни документи

Денес, електронското управување со документи храбро ни пука во животот, денес речиси сите компании користат електронски документи, користат е-пошта, електронски декларации, особено што за оданочувањето на ДДВ задолжителните декларации се утврдени со закон. Некој продолжи и користи Секојдневниот животелектронски системи за управување со документи и ги конвертира сите известувачки и примарни документи во електронска форма.

Концептот на електронско управување со документи и предностите на електронското управување со документи

Електронско управување со документие начин на работа со документи. Карактеристики на електронското управување со документи се дека електронските документи се потпишуваат со електронски дигитален потпис. Таквиот документ, потпишан со електронски потпис, по вредност е еднаков на документ на хартија.

Електронското управување со документи има свои добрите и лошите страни.

Табела
Добрите и лошите страни на електронското управување со документи

Предности на електронското управување со документи

Недостатоци на електронското управување со документи

Способност за брзо наоѓање документи; Достапност на централизирана структура на проток на документи; Систематизирано складирање на документи во електронска архива; Леснотија на регистрација и одобрување на документи; Можност за потпишување и испраќање документи преку електронски комуникациски канали, што заштедува време; Можност за изготвување слични документи; Спроведување на електронска ревизија

Потребата за купување електронски дигитален потпис; Неможност за користење доколку договорната страна не користи електронско управување со документи; Дополнителни трошоци за електронско управување со документи; Недостаток на унифицирани формати на проток на документи; Недоверба на некои корисници во електронските документи

Во исто време, електронското управување со документи се развива се повеќе и повеќе. И има предуслови за ова.

Прво, електронското управување со документи е предвидено во даночното законодавство. На пример, при поднесување извештаи за премии за осигурување или персонален данок на доход, мора да се достави до во електронски формат, доколку компанијата има повеќе од 25 луѓе. Доставување извештаи по електронски пат Потребно е да се поднесе декларација во електронска форма. Дополнително, објаснувањата доколку известувањето се поднесува по електронски пат ќе треба да се дадат и во форма на електронски документ во 2017 година.

Второ, електронското управување со документи е усвоено во сметководството. Според Законот бр. 402-ФЗ „За сметководство“, примарниот сметководствен документ се составува на хартија и (или) во форма на електронски документ потпишан со електронски потпис.
Трето, во 2017 година електронското управување со документи ќе добие уште поголем развој во правните постапки. Така, многумина се навикнати на тоа дека судските одлуки се објавуваат електронски на Интернет. Според член 4 од Кодексот за арбитражна постапка на Руската Федерација, изјава за барање, изјава, жалба, презентација и други документи може да се поднесе до судот на хартија или во електронска форма, вклучително и во форма на електронски документ потпишан со електронски потпис на начин пропишан со закон Руска Федерација, со пополнување на формулар објавен на официјалната веб-страница на судот на Интернет. Слични одредби се утврдени и во граѓанскиот процес.

Четврто, електронските технологии станаа составен дел од нашите животи во однос на користењето на електронското управување со документи во тендерската документација и електронските аукции. Според написот Федерален законод 05.04.2013 година бр. 44-ФЗ (изменета и дополнета на 03.07.2016 година) „За системот на договори во областа на набавка на стоки, работи, услуги за задоволување на државните и општинските потреби“ на аукција во електронска форма(електронска аукција) значи аукција во која клиентот ги доставува информациите за купувањето на неограничен број лица со објавување во едно систем за информацииизвестување за таква аукција и документација за тоа, учесниците во набавката подлежат на униформни барања и Дополнителни барања, одржувањето на ваква аукција се обезбедува со електронска платформанејзиниот оператор.

Петтата причина се должи на фактот што денес многу компании работат во различни региони, со различни градови, така што за организацијата ефективен бизниспотребно е да се забрза протокот на документи и да се поедностави односот меѓу страните. Во овој поглед, интуитивно, многу компании воведуваат електронско управување со документи.

Како да се воведе електронско управување со документи?

Во првата фаза, неопходно е да се донесе фундаментална одлука за воведување на електронско управување со документи. Таквата одлука е формализирана со налог за претпријатието. Некои компании развиваат посебни локални акти кои го регулираат протокот на документи и координацијата на документите во компанијата; такви карактеристики вклучуваат координација на документите помеѓу одделите, контрола, потпишување од страна на раководството и складирање на архивски документи.

Во втората фаза, треба да изберете кој потпис компанијата ќе го користи при изготвување документи.

Едноставен електронски потпис е електронски потпис кој преку употреба на шифри, лозинки или други средства го потврдува фактот на формирање Електронски потписодредена личност.

Неквалификуван електронски потписе електронски потпис кој:

1. добиени како резултат на криптографска трансформација на информации со помош на клуч за електронски потпис;
2. ви овозможува да го идентификувате лицето кое го потпишало електронскиот документ;
3. ви овозможува да го откриете фактот за правење промени во електронски документ по неговото потпишување;
4. создадени со помош на алатки за електронски потпис.

Квалификуван електронски потписе електронски потпис кој ги исполнува сите карактеристики на неквалификуван електронски потпис и следните дополнителни карактеристики:

1. клучот за проверка на електронскиот потпис е наведен во квалификуван сертификат;
2. За да се создаде и да се потврди електронски потпис, се користат алатки за електронски потпис кои имаат потврда за усогласеност со барањата (член 5 од Федералниот закон од 6 април 2011 година бр. 63-ФЗ (променет на 30 декември 2015 година) „За електронски Потписи.“ Меѓутоа, во многу случаи се потребни документи за За безбедносни цели, тоа е зајакнат квалификуван потпис.

Третата фаза ќе биде избор на посебен центар за сертификација. За да изберете компанија специјализирана за управување со електронски документи, важно е да се оцени леснотијата на работа со одредена компанија. Важно е да се утврдат трошоците за обезбедените услуги, можноста за дополнителни функции, како и услугите за електронско управување со документи; исто така е важно да се утврди каква одговорност сноси компанијата - центарот за сертификација во случај на технички дефекти и проблеми во управувањето со документи.

Во четвртата фаза, потребно е да се обезбедат документи за склучување договор.

Петтата фаза е склучување договор со центар за сертификација. Според член 2 од Федералниот закон од 6 април 2011 година, бр. 63-ФЗ (променет на 30 декември 2015 година) „За електронски потписи“, центарот за сертификација е ентитет, индивидуален претприемачили владина агенцијаили орган локална влада, вршење на функциите на креирање и издавање сертификати на клучеви за проверка на електронски потписи, како и други функции.

Шестата фаза е воведување на електронско управување со документи во компанијата, организација на специфична размена на електронски документи. Фактурите се составуваат во електронска форма со заеднички договор на страните во трансакцијата и доколку имаат компатибилни технички средстваи можност за примање и обработка на овие фактури во согласност со одобрениот формат.

Што треба да содржи договорот со органот за сертификација?

Кога склучувате договор со центар за сертификација, мора да обрнете внимание легален статусцентар за сертификација. Акредитацијата на центарот за сертификација се врши под услов, особено, да ги исполнува условите за присуство финансиска сигурностодговорност за загуби предизвикани на трети лица како резултат на нивната доверба во информациите наведени во сертификатот за клуч за проверка на електронски потпис издаден од таков центар за сертификација или информации содржани во регистарот на сертификати што го води тој центар за сертификација, во износ од не помалку од 1,5 милиони рубли.

Кога склучувате договор со центар за сертификација, важно е да се обрне внимание на предметот на договорот. Според член 432 од Граѓанскиот законик на Руската Федерација, ова се условите задолжителни за договори од овој тип. Договорот се смета за склучен доколку се постигне договор меѓу страните, во форма што се бара во соодветни случаи, за сите суштински условидоговор. Тоа е, важно е да се напише предметот на договорот што е можно појасно.

Предметот на договорот произлегува од Законот за електронски потписи.

Центар за верификација:

1. создава сертификати за клучеви за проверка на електронски потпис и издава такви сертификати;
2. воспоставува периоди на важност за сертификатите за клучот за проверка на електронски потпис;
3. ги поништува сертификатите за клучот за проверка на електронски потпис издадени од овој центар за сертификација;
4. издава средства за електронски потпис по барање на барателот;
5. води регистар на сертификати за клучеви за проверка на електронски потпис издадени и отповикани од овој центар за сертификација;
6. ја утврдува постапката за водење на регистарот на уверенија;
7. создава клучеви за електронски потпис и клучеви за проверка на електронски потпис на барање на апликантите;
8. ја проверува единственоста на клучевите за проверка на електронски потпис во регистарот на сертификати;
9. врши по барање на учесниците електронска интеракцијаверификација на електронски потписи;
10. врши и други работи во врска со користењето на електронски потпис.

Одговорноста на центарот за сертификација се јавува во следниве случаи:

1. неисполнување или неправилно исполнување на обврските кои произлегуваат од договорот за давање услуги од страна на центарот за сертификација;
2. неизвршување или неправилно извршување на должностите (клаузула 3 од член 13 од Федералниот закон од 04/06/2011 година бр. 63-ФЗ (како што е изменето на 30/12/2015) „За електронски потпис“).

Како дополнителни условиДоговорот со центарот за сертификација може да предвиди осигурување.

Како да се организира електронски проток на документи во една компанија?

Во рамките на компанијата, протокот на електронски документи треба да биде организиран како часовник. Важно е електронското управување со документи да вклучува скенирање документи и потпишување со електронски дигитален потпис. Тоа значи дека е потребен специјалист кој е одговорен за електронски скенирани копии, а на работните места на менаџерите мора да се инсталира посебен уред софтверовозможувајќи ви да потпишувате документи.

Изготвување, извршување и одобрување на нацрт електронски документи се врши според општи правилаканцелариска работа воспоставена во врска со слични документи на хартија. Електронскиот документ мора да ги има сите детали утврдени за сличен документ на хартија, со исклучок на отпечаток од печат, бидејќи печатот не е задолжителен реквизит. Во рамките на компанијата може да се користат методи за потврдување на дејствија со електронски документи во кои не се користи електронски дигитален потпис. На пример, документите може да се поднесат на контрола без електронски дигитален потпис.

Ако сакате да организирате проток на документи со вашите договорни страни, тогаш треба да ги вклучите соодветните одредби во договорот со другата страна.

Документите се генерираат и потпишуваат електронски. Употребените алатки за електронски дигитален потпис мора да бидат сертифицирани на пропишан начин.

Најлесен начин е да се организира електронски проток на документи со властите, на пример, со даночната служба. За да го направите ова, исто така треба да добиете електронски потпис и да склучите договор со центар за сертификација. Најчесто, даночните обврзници доставуваат декларации, објаснувања и фактури до даночниот орган. Како „повратна информација“, документите се генерираат од даночните власти во согласност со наредбата на Федералната даночна служба на Русија од 15 април 2015 година бр. ММВ-7-2 /149@ „За одобрување на постапката за испраќање документи што се користат од даночните власти при вршењето на нивните овластувања во односите регулирани со даночното законодавство и такси, во електронска форма преку телекомуникациски канали и за признавање како неважечки на одредени одредби од наредбата на Сојузниот даночна службаод 17.02.2011 година Бр.ММВ-7-2 /169@“.

Таквите документи вклучуваат:

1. барања за давање објаснувања;
2. известувања за контролирани странски компании;
3. известувања за повикување на даночниот обврзник (плаќач на такси, даночен агент);
4. даночно известување;
5. одлуки за суспендирање на трансакциите на сметките на даночниот обврзник (обврзник, даночен агент) во банка и неговите електронски трансфери Пари;
6. одлуки за откажување на суспензијата на трансакциите на сметките на даночниот обврзник (обврзник, даночен агент) во банката и трансфери на неговите електронски средства;
7. одлуки за спроведување на даночна контрола на лице место;
8. други документи.

Така, ако зборуваме за внатрекомпаниски електронски документи, тогаш нивниот оптек ќе биде регулиран со внатрешни локални акти; ако зборуваме за односи со договорните страни, тогаш таквите односи ги регулираат страните, а ако протокот на документи е организиран со властите, тогаш властите ќе постапат во согласност со протокот на документи во електронската процедура донесен за одредена компанија.

Како да се организира складирање на електронски документи?

Главниот регулаторен акт со кој се регулира складирањето на електронски документи се Правилата за организирање на складирање, стекнување, сметководство и употреба на документи од архивскиот фонд на Руската Федерација и други архивски документи во владините тела, локалните самоуправи и организации (одобрени со наредба на Министерството за култура на Руската Федерација од 31 март 2015 година бр. 526, во понатамошниот текст Правила). Овој документ за прв пат ги утврдува правилата за чување електронски документи.

Како треба да се чуваат документите?

Прво, потребно е да се подготви список на работи за одредена организација. Опсегот на случаи ќе варира во зависност од компанијата и полето на активност.

Номенклатурата на предмети се користи за групирање на извршените документи во случаи, систематизирање и евидентирање на случаи, одредување на периодите на нивно складирање и пребарување на документи. Номенклатурата на досиејата е основа за составување пописи на трајно и привремено (над 10 години) складирање, како и за евидентирање на привремено (до 10 години инклузивно) складирање.

Второ, потребно е да се формулираат случаи. За да го направите ова, неопходно е да се спроведе испитување на вредноста на документите што ќе се чуваат по електронски пат. Да ве потсетиме дека постојат регулаторни периоди на складирање за поединечни документи. На пример, сметководствените документи се чуваат 5 години, а даночните документи 4 години.

Трето, потребно е да се означи дека податоците се чуваат електронски во номенклатурата на датотеките. На пример, „Распоред на работното време. Електронски документи“.

Четврто, треба да архивирате документи.

Пред да зачувате електронска датотека, таа мора:
- растовари од електронски систем(ако документот е креиран во некој посебен софтверски производ);
— заштита од можни промени со зачувување во соодветен формат;
— пишувајте на медиум за складирање.

Општо прифатениот формат за складирање и архивирање на електронски документи е PDF/A. Треба да се разликува од вообичаениот PDF, со секое ажурирање на кое се појавуваат нови можности за работа со датотеки. PDF/A е дизајниран за нешто друго: тоа е формат за долгорочно архивско складирање на електронски документи.

Петти чекоре подготовка на залихи. Пописот ги опфаќа сите електронски датотеки кои се генерирани во однос на електронските документи. Меѓутоа, наместо бројот на листови што е означен при креирање на хартиени датотеки, се означува обемот на електронски документи.

Форматот на залиха може да изгледа вака:

Име на позицијата на менаџерот структурна единица
	Потпис	Декодирање
Датум на потпис
СОГЛАСНО Назив на работното место раководител на предучилишна образовна установа
	Потпис	Декодирање
Датум на потпис
Управник со архива (лице одговорно за архивата)
	Потпис	Декодирање
Датум на потпис

Општо земено, чувањето документи по електронски пат е многу поудобно, бидејќи нема потреба да пребарувате низ цела просторија со хартиена документација кога барате документи во иднина. Исто така, полесно е да се обезбедат документи во електронска форма на барање на даночната служба, пензискиот фонд и други инспектори.

Во некои случаи, неопходно е да се уништат документи. На пример, тие беа складирани доста долго време канцелариски белешки, рокот на траење е истечен и тие мора да се уништат. Во овој случај, се врши испитување на вредноста на документите. Таков преглед може да се спроведе специјална комисија. Врз основа на резултатите од испитувањето, се составува акт за распределба на документи за уништување. Формата на таков акт ја развива компанијата самостојно. И врз основа на актот, дисковите или другите медиуми за складирање едноставно се уништуваат.

Како заклучок, треба да се забележи дека, се разбира, иднината им припаѓа на електронските документи. Сепак, важно е правилно да се организира протокот на електронски документи. Многу компании се соочуваат со проблеми со неправилна организација на протокот на документи, кога само една работа е поврзана со електронскиот проток на документи. работното местово оддел или дури оддел, кога повеќето од документите сè уште се чуваат на хартија. Затоа, сите прашања во врска со управувањето со електронски документи мора да се решат „на копно“ во фазата на имплементација на системот.

Во пракса, потпишувањето документи со електронски потпис стана цврсто воспоставено. Но, во овој поглед, постојано се поставува прашањето дали електронскиот потпис е еквивалентен на рачно напишан. Ние одговараме врз основа на нормите на постојното законодавство за дигитален потпис.

Што вели законот

Главните услови за препознавање на електронските документи како еквивалентни на хартиените се пропишани во чл. 6 од Федералниот закон од 04/06/2011 година бр. 63-ФЗ „За електронски потписи“ (во натамошниот текст закон бр. 63-ФЗ).

Правните пристапи за употреба на електронски потписи во електронските документи се како што следува.

Ситуација	Решение
квалификуваниЕлектронски потпис	Признат како електронски документ еквивалентен на хартиен документ потпишан со рачно напишан потпис. Може да се користи во кој било правен однос во согласност со законодавството на Руската Федерација. Исклучок: ако федералните закони или прописи усвоени во согласност со нив утврдуваат услов за потребата од изготвување документ исклучивона хартија.
Информациите во електронска форма се потпишуваат едноставноелектронски потпис или неквалификуванЕлектронски потпис	Признат како електронски документ еквивалентен на документ на хартија, потпишан со ракописен потпис, во случаите утврдени од: федерални закони; нормативни правни акти донесени во согласност со нив; договор помеѓу учесниците во електронската интеракција (на пример, во однос на примарното сметководство). неквалификуванДигиталните потписи еквивалентни на документите на хартија потпишани рачно мора да предвидат постапка за верификација на електронскиот потпис. Регулаторни правни акти и договори меѓу учесниците во електронската интеракција, утврдување случаи на признавање на електронски документи потпишани едноставноДигиталните потписи еквивалентни на хартиените документи потпишани рачно мора да ги исполнуваат барањата од чл. 9 од Законот бр.63-ФЗ.

Што е со печатот?

Понекогаш, во согласност со федералните закони, прописите усвоени во согласност со нив или деловните обичаи, документот мора да биде заверен со печат. Потоа, електронски документ потпишан со подобрен дигитален потпис и препознаен како еквивалентен на хартиен документ потпишан со сопствена рака се препознава како еквивалентен на хартиен документ потпишан со рачно напишан потпис и заверен со печат.

Покрај тоа, федералните закони, нормативните правни акти донесени во согласност со нив или договор меѓу учесниците во електронската интеракција може да предвидат дополнителнибарања за електронски документ за да се препознае како еквивалентен на хартиен документ заверен со печат. Тековниот систем за електронски потпис на документи на компанијата мора да го земе предвид овој принцип.

Доколку има повеќе потписници

Понекогаш федералните закони и прописи усвоени во согласност со нив пропишуваат дека документот мора да биде потпишан од неколку лица.

Ова значи дека електронскиот документ мора да биде потпишан од лицата (овластени службеници на телото/организацијата) кои го изработиле овој документ со типот на потпис утврден со законодавството на Руската Федерација за потпишување на произведен електронски документ со електронски потпис.

Ова е еден од условите за признавање на електронските документи.

Доколку пакетот документи

Согласно законот, неколку поврзани електронски документи (пакет електронски документи) можат да се потпишат со еден електронски потпис.

Тогаш секој од електронските документи вклучени во овој пакет се смета за потпишан со електронски потпис од ист тип како и самиот пакет.

Исклучок е кога пакетот електронски документи од лицето што го потпишал вклучува електронски документи:

• создадени од други лица (тела, организации);
• потпишан од нив со видот на електронски потпис утврден со законодавството на Руската Федерација за потпишување на такви документи.

Во овие случаи, електронскиот документ вклучен во пакетот се смета за потпишан од лицето првичнокој креирал ваков електронски документ, со типот на дигитален потпис со кој бил потпишан овој документ при креирањето. Не е важно со кој тип на електронски потпис е потпишан пакетот електронски документи.

Член 6. Услови за признавање на електронските документи потпишани со електронски потпис како еквивалентни на хартиените документи потпишани со ракописен потпис.

1. Информациите во електронска форма, потпишани со квалификуван електронски потпис, се препознаваат како електронски документ еквивалентен на хартиен документ потпишан со рачно напишан потпис и може да се користат во кој било правен однос во согласност со законодавството на Руската Федерација, освен ако федералните закони или усвоени во согласност со Нивните регулаторни правни акти воспоставуваат услов за потребата да се состави документ исклучиво на хартија.

2. Информациите во електронска форма, потпишани со едноставен електронски потпис или неквалификуван електронски потпис, се препознаваат како електронски документ еквивалентен на хартиен документ потпишан со ракописен потпис, во случаи утврдени со федерални закони, нормативни правни акти донесени во во согласност со нив, или договор меѓу учесниците во електронските интеракции. Регулаторните правни акти и договорите меѓу учесниците во електронската интеракција со кои се утврдуваат случаи на признавање на електронски документи потпишани со неквалификуван електронски потпис како еквивалентни на хартиени документи потпишани со рачно напишан потпис мора да предвидат постапка за верификација на електронски потпис. Регулаторните правни акти и договорите меѓу учесниците во електронската интеракција со кои се утврдуваат случаи на препознавање на електронски документи потпишани со едноставен електронски потпис како еквивалентни на хартиени документи потпишани со рачно напишан потпис мора да се усогласат со барањата од член 9 од овој Федерален закон.

3. Доколку во согласност со федералните закони, нормативните правни акти донесени во согласност со нив или деловните обичаи, документот мора да биде заверен со печат, електронски документ потпишан со подобрен електронски потпис и признаен како еквивалентен на хартиен документ потпишан со ракописниот потпис се препознава како еквивалентен на документ на хартија, потпишан со рачно напишан потпис и заверен со печат. Федералните закони, прописите усвоени во согласност со нив или договорот меѓу учесниците во електронската интеракција може да предвидат дополнителни барања за електронски документ со цел да се препознае како еквивалентен на хартиен документ заверен со печат.

3.1. Доколку федералните закони, нормативните правни акти донесени во согласност со нив, предвидуваат дека документот мора да биде потпишан од повеќе лица, електронскиот документ мора да биде потпишан од лица (овластени службеницитело, организација) што го изработи овој документ, со типот на потпис утврден со законодавството на Руската Федерација за потпишување на произведен електронски документ со електронски потпис.

4. Со еден електронски потпис може да се потпишат неколку меѓусебно поврзани електронски документи (пакет електронски документи). При потпишување на пакет електронски документи со електронски потпис, секој од електронските документи вклучени во овој пакет се смета за потпишан со електронски потпис од типот со кој е потпишан пакетот електронски документи. Исклучок се случаите кога пакетот електронски документи од лицето кое го потпишало пакетот вклучува електронски документи создадени од други лица (тела, организации) и потпишани од нив со видот на електронски потпис утврден со законодавството на Руската Федерација за потпишување таков документи. Во овие случаи, електронскиот документ вклучен во пакетот се смета за потпишан од лицето кое првично го создало таквиот електронски документ, според видот на електронскиот потпис со кој бил потпишан овој документ при креирањето, без оглед на тоа каков вид на електронски потпис е пакетот на електронски документи е потпишан со.

Име на документот:
Број на документ:	606
Тип на документ:
Орган што прима:	Владата на Руската Федерација
Статус:	Активен
Објавено:
Датум на прифаќање:	29 јуни 2016 година
Почетен датум:	12 јули 2016 година
Датум на ревизија:	20 ноември 2018 година

За постапката за испраќање, користење на информациски и телекомуникациски мрежи, известување во форма на електронски документ потпишан од извршител со зајакнат квалификуван електронски потпис и за користење на сојузниот...

ВЛАДА НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЈА

РЕШЕНИЕ

За постапката за испраќање, користење на информациски и телекомуникациски мрежи, известување во форма на електронски документ потпишан од извршител со зајакнат квалификуван електронски потпис и за користење на федералниот државен информациски систем „Унифициран портал на државата и општинските служби(функции)“ за поднесување претставки, образложенија, приговори и претставки

Документ со направени промени:
(Официјален интернет портал за правни информации www.pravo.gov.ru, 12/07/2017, N 0001201712070005);
(Официјален интернет портал за правни информации www.pravo.gov.ru, 23 ноември 2018 година, N 0001201811230008).
____________________________________________________________________

Во согласност со Федералниот закон "за извршна постапка" Владата на Руската Федерација

одлучува:

1. Да ги одобри приложените Правила за испраќање, користење на информациски и телекомуникациски мрежи, известување во форма на електронски документ потпишан од извршител со зајакнат квалификуван електронски потпис, предмет на кој се смета дека е известено лицето кое учествува во извршната постапка.

2. Федералната служба за извршители и Министерството за дигитален развој, комуникации и масовни комуникации на Руската Федерација ќе обезбедат лица кои учествуваат во извршната постапка преку федералниот државен информациски систем „Унифициран портал на државни и општински служби (функции)“ по завршувањето на регистрацијата процедура во федералниот државен информациски систем „Унифициран систем на идентификација и автентикација во инфраструктурата што обезбедува информации и технолошка интеракција на информационите системи што се користат за обезбедување државни и општински услуги во електронска форма“:
(Став како што е изменет, стапен во сила на 1 декември 2018 година со Уредба на Владата на Руската Федерација од 20 ноември 2018 година N 1391.

можноста за испраќање претставки, објаснувања, оспорувања и жалби во форма на електронски документ во согласност со;

пристап до информации (вклучувајќи содржина, датум и време на објавување) за известувања, претставки, објаснувања, повици, жалби, како и жалби предвидени со Правилата одобрени со оваа резолуција;

можност за копирање (зачувување) на наведените информации во отстранлив медиум во машински читлив формат.

претседател на Владата
Руска Федерација
Д.Медведев

Правила за испраќање, користење на информациски и телекомуникациски мрежи, известување во форма на електронски документ потпишан од извршител со зајакнат квалификуван електронски потпис, предмет на кој лицето кое учествува во извршната постапка се смета за известено

1. Известување во форма на електронски документ потпишан од извршител со подобрен квалификуван електронски потпис, предвиден во став 4 од дел 2 од член 29 од Федералниот закон „За извршна постапка“ (во натамошниот текст: известување). , може да се испрати до лице кое учествува во извршната постапка само доколку ги исполнува следните услови:

а) лице кое учествува во извршната постапка е регистрирано во федералниот државен информациски систем „Унифициран портал на државни и општински служби (функции)“ (во натамошниот текст: единствен портал) користејќи го федералниот државен информациски систем „Унифициран систем за идентификација и автентикација во инфраструктурата што обезбедува информатичко-технолошка интеракција на информациски системи што се користат за обезбедување државни и општински услуги во електронска форма“ (во натамошниот текст: унифициран систем за идентификација и автентикација);

б) лице кое учествува во извршната постапка се обратило до операторот на единствен портал со изјава за можноста да му се испраќаат правно значајни известувања во електронска форма од владините органи.

2. Федералната служба за извршители гарантира дека известувањето, чија содржина ги исполнува условите од член 25 од Федералниот закон „За извршната постапка“, е објавено на еден портал во личната сметка на лицето кое учествува во извршната постапка ( во понатамошниот текст лична сметка).

3. Известувањето се смета за доставено од моментот кога лицето кое учествува во извршната постапка влегло во неговата лична сметка користејќи унифициран системидентификација и автентикација. Известувањето за фактот на испорака се пренесува до Федералната служба за извршители за судскиот извршител да донесе одлуки за извршната постапка.

4. Лицето кое учествува во извршната постапка има право да контактира со операторот на единствениот портал со барање да престане да му испраќа правно значајни известувања во електронска форма од владините органи.

Датумот на раскинување од страна на операторот на обединетиот портал на известувања за фактите за испорака предвидени во став 3 од овие Правила се смета за датум на објавување на наведената апликација на личната сметка или испраќање до операторот на унифициран портал со препорачано писмо.

Лицето кое учествува во извршната постапка има право повторно да аплицира до операторот на единствениот портал со пријавата предвидена во потстав „б“ од став 1 од овие правила.

5. Лицето кое учествува во извршната постапка може да ја користи својата лична сметка за испраќање, како одговор на добиеното известување, претставки, објаснувања, повици и жалби во форма на електронски документ во согласност со член 50 од Федералниот закон „За извршна постапка. “. Поднесувањето на овие документи се врши преку инфраструктура која обезбедува информациска и технолошка интеракција на информациските системи што се користат за обезбедување државни и општински услуги и извршување на државни и општинските функцииво електронска форма (во натамошниот текст: инфраструктура за интеракција). Отсуството на оваа можност во моментот на испраќање на соодветниот електронски документ поради техничка грешка во инфраструктурата за интеракција може да биде основа за враќање и продолжување на роковите во согласност со утврдената постапка во согласност со член 20 од Федералниот закон „За Извршна постапка“.

6. За да се утврди можноста за испраќање известувања до лице кое учествува во извршната постапка, Федералната служба за извршители бара информации од операторот на обединетиот портал за можноста за испраќање правно значајни известувања до наведеното лице од владините органи во електронска форма.

7. Доколку лицето кое учествува во извршната постапка е државен орган, орган на локалната самоуправа, друго правно лице или индивидуален претприемач и наведеното лице има техничка способност за интеракција со Федерална службаизвршители преку интеракциската инфраструктура, тогаш известувањето може да се испрати до такво лице преку инфраструктурата за интеракција.

8. Известувањето може да се испрати и до лицето кое учествува во извршната постапка со регистрирано по пошта, испратен во форма на електронски документ, во согласност со правилата за обезбедување на поштенски услуги. Во овој случај, лицето кое учествува во извршната постапка се смета дека е известено од моментот на достава на препорачаната пошта.
(Параграфот беше дополнително вклучен на 15 декември 2017 година со Уредба на Владата на Руската Федерација од 5 декември 2017 година N 1473)

Ревизија на документот земајќи ги предвид
изготвени измени и дополнувања
АД „Кодекс“

За постапката за испраќање, користење на информациски и телекомуникациски мрежи, известување во форма на електронски документ потпишан од извршител со зајакнат квалификуван електронски потпис и за користење на федералниот државен информациски систем „Унифициран портал на државни и општински служби (функции)“ за поднесување претставки, образложенија, приговори и претставки (со изменета од 20.11.2018 година)

Име на документот:	За постапката за испраќање, користење на информациски и телекомуникациски мрежи, известување во форма на електронски документ потпишан од извршител со зајакнат квалификуван електронски потпис и за користење на федералниот државен информациски систем „Унифициран портал на државни и општински служби (функции)“ за поднесување претставки, образложенија, приговори и претставки (со изменета од 20.11.2018 година)
Број на документ:	606
Тип на документ:	Уредба на Владата на Руската Федерација
Орган што прима:	Владата на Руската Федерација
Статус:	Активен
Објавено:	Официјален интернет портал за правни информации www.pravo.gov.ru, 07/04/2016, N 0001201607040054 Збирка на законодавство на Руската Федерација, бр.28, 11.07.2016 година, чл.4732
Датум на прифаќање:	29 јуни 2016 година
Почетен датум:	12 јули 2016 година
Датум на ревизија:	20 ноември 2018 година

Барањата за документи во електронска форма се поделени во три категории и се следат по приоритет:

1. Општи барања. Тие не се разликуваат од барањата за хартиени документи и главно се однесуваат на формата и содржината.
2. Барања за одреден тип на документи во електронска форма, вклучително и електронски документи. Клучни во оваа категорија се барањата за електронски потписи. Токму тоа и усогласеноста со условите за неговата примена го прават документот правно значаен.
3. Посебни барања за конкретни документи во електронска форма, врз основа на нивната намена, условите на создавање, обработка, пренос и складирање. Овие барања се секогаш индивидуални во однос на категориите или видовите документи. Тие се рефлектираат во посебни прописи или упатства.

Секој документ во електронска форма има свои барања. Затоа, кога ќе креирате или пренесувате документ, погледнете ги барањата наведени специјално за него.

Видови и примена на електронски документи

Да ги погледнеме најчестите документи во практиката за управување со документи на компании и индивидуални претприемачи.

Договори, договори, договори

Дел 2 од член 434 од Граѓанскиот законик на Руската Федерација дозволува склучување на писмени договори преку размена на електронски документи, вклучително и користење на страните во трансакцијата Е-пошта. Задолжителен услов е способноста со сигурност да се утврди дека документот, на пример копија од договор, доаѓа од страна на трансакцијата.

Лесно е да се исполни условот: договорете се со другата страна да склучи договор на овој начин, изгответе и потпишете го договорот користејќи електронски потпис. На сличен начин, можете да разменувате протоколи на несогласувања и дополнителни договори, направи измени на договорите и поднесе побарувања.

Примарни сметководствени документи

Барањата за нив се утврдени во член 9 од Федералниот закон од 6 декември 2011 година бр. 402-ФЗ (променет на 28 ноември 2018 година) „За сметководство“. Посебни барања за фактури се во член 169 од Даночниот законик на Руската Федерација.

Изворни документиможе да биде хартиен или електронски, електронскиот примарен документ мора да биде потпишан со електронски потпис. Но, ако законот или договорот предвидуваат презентација на примарниот документ во хартиена форма, тој мора да биде претставен на хартија. Ако нема хартиен документ, ќе мора да креирате - отпечатете го соодветниот електронски документ. Оваа состојба во моментов спречува целосна транзиција кон електронско управување со документи: многу компании се принудени да ги дуплираат документите целосно или делумно. За размена на електронски фактури и UPD, на пример, неопходно е да се контактирате со услугите на операторот за управување со електронски документи. Исто така, препорачливо е да се спроведе проток на документи преку оператор на EDF во случај на голем обем на проток на документи - воспоставениот систем ќе ви заштеди време.

Исполнувањето на сите барања за примарни сметководствени документи всушност ги исполнува барањата на Федералната даночна служба. Задачата е поедноставена со употреба на задолжителни или препорачани формати од даночниот орган - формализирани електронски документи. Задолжителни формати се одобрени за фактури и универзални документи за пренос, вклучувајќи ги и оние за усогласување (Наредби на Федералната даночна служба бр. ММВ-7-15/155@, бр. ММВ-7-15/155@ и бр. ММВ-7- 15/189@). Постојат препорачани формати за потврдата за прифаќање на работа и документот за пренос на стоки (Федерални даночни налози бр. MMV-7-10/552@ и бр. MMV-7-10/551@) - можете да ги користите или да развиете свој формат.

Известување

Сите даночни и финансиските извештаиможе да се достават во електронска форма. Задолжителен условза поднесување електронско известување - потпишување документи со зајакнат квалификуван електронски потпис. Извештаите можете да ги поднесувате електронски преку оператор EDI или преку официјалната веб-страница на Федералната даночна служба.

Документи да се достават до судот

Сите процедурални документи може да се достават до судот по електронски пат, вклучително и во форма на електронски документ. За електронско поднесување на документи во арбитражни судови се користи услугата „Мој арбитар“, во судовите од општа надлежност - лична сметка на корисникот во делот „Поднесување процесни документи во електронска форма“ на официјалната веб-страница на судот на државата. Портал за автоматизиран систем „Правда“. Електронската слика на документот може да се потврди со едноставен електронски потпис; електронски документ може да се потпише само со подобрен квалификуван електронски потпис.

Апелира до владините агенции

Повеќето одделенија веќе поддржуваат онлајн размена на документи и жалби преку веб-страници и лични сметкикорисници. За да контактирате со владина агенција преку Интернет или да испратите електронски документ, одете на официјалната веб-страница на саканиот оддел, пронајдете го делот за жалби или испраќање извештаи по електронски пат и користете ги дадените информации.

Правно значење на електронската кореспонденција

Размената на писма или пораки преку е-пошта, инстант-месинџери или СМС пораки изгледа малку поинаку од електронските документи потпишани со електронски потпис од соодветен тип. Во овие случаи, по правило, не се користи вообичаениот електронски потпис. Што потоа служи како средство за идентификација е интересно прашање, пред сè, од позиција на судската практика.

Електронската кореспонденција која не користи подобрен електронски потпис може да се изедначи со циркулација на документи со користење на едноставен електронски потпис. ВО во овој случајова не е во спротивност со правилата и прописите. Но, потребата да се идентификуваат испраќачот и примачот во случај на спор секако ќе се појави.

Во процесот на идентификување на испраќачите и примателите на писма и пораки, можеби ќе треба да одредите:

• кој го составил документот;
• кој го испратил, во кое време и од каде;
• кој го примил, во кое време и каде;
• дали е користен добиениот документ, каква правна природа и значајни последици имал.

Може да биде тешко да се одговори на овие прашања и да се поткрепи со докази.

Доколку во договорот со другата страна се наведени адресите на е-пошта и јасно е дефинирана процедурата за размена на документи, обично не се јавуваат проблеми. Можете да идентификувате СМС пораки преку вашиот мобилен оператор. Пораки во разговори и инстант-месинџери - преку техничка поддршка на соодветната платформа. Но, може да се појават проблеми ако треба да го оспорите фактот на лично испраќање. На крајот на краиштата, можно е трето лице да добие пристап до вашето најавување, лозинка, уред и SIM-картичка.

Во 2016 година, Арбитражниот суд на Санкт Петербург и Ленинградскиот регион го разгледа случајот бр. A56-95953/2015, кој вклучува известувања преку СМС. Тужителот ја тужеше Сбербанк во врска со неовластено повлекување средства од сметката на тужителот во износ од повеќе од 6 милиони рубли. За работењето биле користени платни налози, изготвени во информацискиот систем на банката и потпишани со генерирани еднократни шифри (лозинки), кои биле испратени на телефонот на тужителот и кога биле внесени како потврда за работењето, значеле потпишување на документот со едноставен електронски потпис. Судот ги отфрли барањата, наведувајќи го фактот дека тужителот, иако можеби не бил вклучен во трансакциите, не се погрижил средствата за идентификација да не се достапни.

Наведениот став на судот јасно покажува дека всушност, барањата слични на електронските потписи важат за електронската кореспонденција каде што се користат средства за идентификација различни од електронски потпис. Примањето и внесувањето код од СМС за потврдување на дејствијата е аналогно на користење на едноставен електронски потпис.

Резимирајте

Сите документи може да се пренесат по електронски пат, и скоро сите првично се креирани во оваа форма, но важно е да се усогласат со барањата. Главната работа во преносот на документи во електронска форма или електронски документи е да се провери дали се исполнети техничките барања и барања за видот на електронскиот потпис. Не заборавајте и за точноста на формата и содржината на документот.

Втората точка е изводливоста за префрлување на EDI, дали протокот на документи ќе стане поедноставен, побрз, посигурен и поекономичен. Заради пренос на неколку документи годишно, нема смисла да се трошат пари за организирање електронско управување со документи. Но, ако обемот на проток на документи е голем, трошоците за печатење и испорака на хартиени документи ги надминуваат потенцијалните трошоци за електронски проток на документи, тоа е попрофитабилно. Користењето електронски систем за управување со документи ќе помогне значително да заштедите пари и да ја поедноставите вашата работа.