Странско искуство во документација поддршка за управување. Белешки за предавање за дисциплината „организација и технологија на доу

ДИПЛОМАРабота

на темата

„Организација на проток на документи во странство“

Вовед

Прво поглавје. Карактеристики на управување со документи во странство

1.1 Правна регулатива за управување со документација

1.2 Систем на меѓународни стандарди

1.3 Регулаторна регулатива за управување со електронски документи и управување со документи

1.3.1 Концептот на проток на документи, организација на работа со документи. Карактеристики на електронско управување со документи

1.3.2 Карактеристики на регулаторна регулатива за управување со електронски документи во земјите на Европската Унија

1.3.3 Карактеристики на управување со документи и регулаторна регулатива за управување со електронски документи во САД

1.3.4 Карактеристики на регулаторно регулирање на организацијата на работа со документи во Италија

1.3.5 Карактеристики на регулаторната регулатива за управување со електронски документи во Франција

1.3.6 Карактеристики на регулаторната регулатива за управување со електронски документи во Германија

1.3.7 Карактеристики на регулаторната регулатива за управување со електронски документи во ОК

1.3.8 Проблеми на меѓународно управување со електронски документи

Второ поглавје. Главните насоки за подобрување на организацијата на работа со документи во Русија, земајќи го предвид странското искуство

2.1 Компаративни карактеристики на руски и странски насоки на развој на системи за управување со документи

2.2 Проблеми со подобрување поддршка за документацијауправување во Русија и начини за нивно решавање

2.3 Промена на системот на национални стандарди во областа на документациска поддршка за управување како фактор за интеграција на Русија во светската заедница

Заклучок

Список на користена литература

Вовед

Транзиција кон економија тип на пазарго наметнува прашањето за создавање униформни стандарди и барања за системот за поддршка на документацијата кои ги исполнуваат современите услови активности на управување.

Зголемената важност на економскиот фактор и правната сила на документите во управувањето ги прави релевантни истражувањата на научниците и експериментите на практичарите во областа. управување со документи, насочени кон транзиција од традиционална канцелариска работа, од класична поделба на документацијата „по системи“ до создавање на високо ефективни, со користење на современи технички и технолошки достигнувања, системи за управување со целиот комплекс на информациски и документациски ресурси во постигнување на стратешки и оперативни цели на управување во која било организација, особено во државниот менаџмент апарат.

Една од важните компоненти на оваа работа е проучувањето на релативно нов концепт во руската документарна наука - управување со документии негово воведување не само во научната циркулација, туку и во практиката.

Терминот „управување со евиденција“ е широко користен во светот. На пример, во Соединетите Американски Држави, организацијата одговорна за прашањата за евиденција се нарекува National Archives and Records Management. (Национална управа за архиви и евиденција). Буквалниот превод на германскиот термин „Schriftgutverwaltung“ значи „управување со пишани документи“. Англискиот термин „Управување со записи“ е исто така преведен како управување со документи.

Карактеристика модерното општествое континуирана размена на информации. Актуелни, целосни, сигурни, навремени информации се неопходен условуспешно функционирање на секоја организација.

Активностите на управување се поврзани со размена на информации помеѓу предметиИ објекти за управување. Во отсуство на потребните информации, невозможно е да се донесат навремени одлуки и да се одреди стратегијата за развој на организацијата.

Еден од главните фактори кои влијаат на научниот и технолошкиот напредок во сите сфери на човековата активност е широката употреба информатички технологии. На сегашното ниво на нивниот развој, работата со информации (собирање, анализа, складирање, дистрибуција итн.) се врши побрзо и поефикасно. Под влијание на новите информатички технологии, се случуваат фундаментални промени во системот за управување (процесите на оправдување и одлучување се автоматизирани, организацијата на нивната имплементација), а професионалноста на специјалистите ангажирани во менаџерските активности се зголемува.

Ние сме под управување со документиќе разбереме една од клучните области на активност што се спроведува во рамките на управувањето со документи на организацијата и го вклучува тековното функционирање и оптимизација на потсистемот за управување со документација.

Во процесот на управување со документацијата на организацијата, се решаваат следниве главни задачи:

Организација на рационален проток на документи;

Контрола извршување на документи;

Навремено складирање на документи, вклучително и нивна соодветна подготовка за пренос за архивско складирање во државна или одделенска архива (во зависност од припадноста на организацијата);

Последователно складирање на документи во архивата.

Крајната цел на управувањето со документацијата е да создаде услови кои обезбедуваат ефективна обработка на документираните информации во временската рамка определена од содржината на активностите на организацијата и со најмали материјални трошоци.

Сметаме дека релевантноста на презентираните работа на курсоточигледно, бидејќи да се подобри системот за проток на документи во активностите руски организациии значително зголемување на конкурентноста при изборот на најрационалните и ефективна организацијаработејќи со документи, неопходно е да се анализира странското искуство во оваа област во градењето законодавна рамкаи во директното управување со документи.

Високото значење и недоволниот практичен развој на проблемот ја одредуваат несомнената новина на оваа студија.

Проучувањето на прашањата поврзани со оваа тема има и теоретско и практично значење.

Резултатите од студијата може да се искористат за да се развие методологија за анализа на „Организација на проток на документи во странство“. Теоретското значење лежи во фактот што проблемите избрани за разгледување се на пресекот на неколку научни дисциплини.

ЦелРаботата на курсот е сеопфатна и систематска студија за работа со документи во странство, проучување на меѓународната регулаторна рамка, користење на наодите за развој и давање предлози за подобрување на протокот на документи во Русија.

За да се постигне оваа цел, решена теоретски и научно-практичнизадачи:

1) проучување на изворниот систем законска регулативапроток на документи во Русија;

2) проучување на карактеристиките на законодавното регулирање на протокот на документи и на меѓународно правно и на национално ниво;

4) спроведување на компаративна правна анализа Руското законодавствои прописи на други држави од областа на работа со документи;

5) утврдување на улогата на странското искуство во организацијата и функционирањето на системите за управување со документи во Русија.

Предмет на проучувањесе процесите што се случуваат во текот на организацијата и функционирањето на системите за управување со документи.

Предмет на истражувањее карактеристика на регулаторното регулирање на протокот на документи во Русија и во странство.

Анализа на научни статии, наставни помагала, истражувањето сугерира дека расте интересот за странско искуство за работа со документи.

Во процесот на подготовка на предметната работа, користени се бројни периодични публикации во списанијата „Секретарски работи“, „Канцелариски менаџмент“, „Продуцент на службеник“, „Секретар-референт“.

При пишувањето на работата на курсот, беа користени делата на руски специјалисти од областа на документациска поддршка за управување (А.Ју. Арнд, М.Н. Костомаров, С.Л. Кузнецов, М.В. Ларин, О.А. Романов, О.И. Рисков, Н.А. Храмцовскаја и други).

Особено внимание се посветува на стандардите ISO 15489-2001 Информации и документација – Управување со документиИ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 „Систем на стандарди за информации, библиотека и издаваштво. Управување со документи. Општи барања».

Прво поглавје

Карактеристики на управување со документи во странство

1.1 Правна регулатива за управување со документација

Глобализацијата меѓународни односина модерна сценадоведе до зголемување на важноста на меѓународното правно регулирање на протокот на документи.

Создавањето посебни акти на домашно ниво не придонесува за развој на меѓународните односи, бидејќи Законодавството на различни земји има различни пристапи за дефинирање на основните правни институции и принципи на правната регулатива.

Во последните години, во европските земји, посебно внимание на јавноста се посветува не само на прашањата за работа со долгорочни архивски документи, туку и управување со документикако најважен елемент на активностите за оперативно управување. Неколку фактори го поттикнуваат активното усвојување на програми за управување со евиденција и развојот на корпоративните информации и стратегии за евиденција и во владините и во комерцијалните организации.

Како прво, таквите фактори вклучуваат усвојување и функционирање на законодавството за архивирање, заштита на податоците, слобода на информации и човекови права. Законодавните и другите прописи на европските земји содржат барања за видовите документи што мора да се креираат и периодите на чување на документите. Покрај тоа, може да има права или ограничувања за пристап до документите или нивната содржина (на пример, во законодавството за слобода на информирање), барања за формат на документи (на пример, во законодавството за заштита на лични податоци), пренос на документи до архивски институции (на пример, во законодавството за архиви), процеси за управување со документи (на пример, законодавството може да воспостави процедури за индексирање (регистрација) на документи со цел да се подобри нивното складирање).

Дали е потребна реформа во предучилишното образование на национално ниво денес? Домашни традиции, светско искуство, регулирање на предучилишните образовни институции во земјите на ЗНД, практична неопходност - сето тоа сведочи во прилог на ажурирање на регулаторната рамка за канцелариска работа во Руска Федерација. Какви се изгледите за реформирање на канцелариското управување во нашата земја?

Административната реформа што се спроведува кај нас е насочена кон подобрување на процесите контролирани од владата, зголемувајќи ја неговата ефикасност. Поддршката за документација исто така ќе биде составен дел од реформата. владини агенцииразлични нивоа. Денес како алатка служи и предучилишната образовна институција ефективно управување, и најважната алатка за комуникација во односот помеѓу владините агенции и населението во земјата, структурите на граѓанското општество и бизнисот.

Според нас, во текот на реформите на национално ниво, неопходно е да се воспостават единствени принципи за унифицирање и стандардизација на услугите и технологиите за предучилишно образование, како и документација, за подобра интеракција помеѓу владините органи. Државната регулатива во областа на поддршката на документацијата добива особено значење во врска со употребата на електронски документи и средства за електронски комуникации. Растот на обемот на информации и документација во владините органи ја наметнува потребата од постојано следење и управување со овие процеси од страна на државата.

Домашните традиции, светското искуство, препораките на Меѓународниот архивски совет јасно укажуваат на потребата владина регулативауправување со документи, како и разумно намалување на обемот на оптек на документи во земјата.

Државната архивска служба традиционално се занимава со организирање на документацијата за управување во Русија.

На пример, најновите Регулативи за Федералната архивска служба на Русија од 28 декември 1998 година бр. 1562 ја вклучуваа следната задача: „развој и подобрување, заедно со федералните владини тела и владините тела на конститутивните субјекти на Руската Федерација, на архивската работи и водење евиденција, вклучително и државниот систем за водење евиденција и унифицираната системска документација“.

Прочитајте исто така:

Методологија на проектот: руски стандарди за проектни активности

Оваа статија ќе разговара за домашните стандарди за проектни активности.

Новото раководно тело - Федералната архивска агенција (види Уредба на Владата на Руската Федерација од 17 јуни 2004 година бр. 290) во согласност со одлуките за административна реформа, не е опремена со функции за управување со документи. Нему му е доделена само функцијата на координирање на приближни номенклатури на случаи, упатства за канцелариска работа на федералните извршни тела, како и списоци на документи генерирани во текот на активностите на телата на федералната влада и организациите што им се подредени, наведувајќи ги нивните периоди на складирање. Како што гледаме, дури и многу апстрактната задача за „развој“ на канцелариската работа е отстранета од Правилникот.

Ваквата состојба внесува неизвесност во изгледите за понатамошно подобрување на предучилишните образовни институции на државно ниво. Во исто време, во сите развиени земјиах, во една или друга форма, функциите на управување со документи им се доделени на релевантните владини тела, и оваа практика се оправдува.

Регулаторна рамка за управување со документи во странство

Како регулаторни акти се користат меѓународни акти, национални закони, владини регулативи, советодавни акти како што се меѓународни и национални стандарди и договорни документи. Во последната деценија, овие акти првенствено се однесуваат на користење на електронски документи и области на нивна примена.

Во Соединетите Американски Држави, Националната управа за архиви и записи (NARA) игра посебна улога во формирањето на регулаторната рамка (управување со евиденција).

НАРА бара од шефот на секоја федерална агенција да обезбеди управување со електронски записи. За да го направите ова треба:

• назначи лице одговорно за примена на интерна одделенска програма за управување со целата документација - креирана, примена, користена или складирана на електронски медиуми;
• интегрирање на електронскиот систем за управување со документи со други документи и информациски ресурси на институцијата;
• обезбеди усогласеност на системот за управување со документација со законските барања;
• обучувајте ги корисниците, ажурирајте ја софтверската документација, почитувајте ги воспоставените правила за складирање документи и осигурете ја нивната усогласеност со тековните стандарди.

Од интерес е Законот за намалување на документите на САД (1980), кој од непознати причини не се рефлектира во домашните случувања. Неговата суштина лежи во создавањето на индустриско-одделенски информативни центри, со кои секоја организација треба да контактира доколку е неопходно да се соберат какви било информации и само ако овие информации не се достапни во информативните центри, на организацијата и се дава дозвола самостојно да ги собира информациите. од интерес. Одредбите од законот се применуваат за информации на кој било медиум.

Во ОК постои владина програма за подобрување на управувањето со евиденцијата. Во официјалниот документ на ОК „Модернизација на јавната администрација“, сите владини организации поставија цел да преминат на управување со документи користејќи електронски средствадо 2004 година, додека одржуваше хартиени документи. Законот за заштита на податоци (1998) се применува на документи на кој било медиум.

Јавната архива на Обединетото Кралство издаде насоки за примена на оваа легислатива за управување со евиденција и објави стандарди, упатства и практики за управување со записи во сите медиуми откако ќе се комплетираат. животен циклус– од создавање до трансфер во државно складирање.

Во 2002 година, Државниот архив на ОК разви функционални барања за системи за управување со електронски записи. Заинтересирани за развивачите на системи за управување со документи во Обединетото Кралство софтверски производисе оценети за усогласеност со овие барања и се подложени на соодветно тестирање во Националниот архив.

Во Германија, во 2000 година, владата ги усвои Општите правила за работа на федералните министерства, кои ги детализираат организациските и технолошките процедури за обработка на документи базирани на хартија и обезбедуваат основни насоки за работа со електронски документи. Германското законодавство им даде право и обврска на државните архивски органи да им помагаат на владините агенции на различни нивоа во прашањата за управување со документи.

На пример, Законот „За обезбедување на зачувување и употреба на архивски документи на федерално ниво“ (1988) утврдува дека федералната архива ги советува највисоките владини тела, федералните институции, здруженијата и судот за прашања за управување со документи.

Во Финска, според Законот за архиви (1981) и Правилникот за јавни архиви (1983), Националниот и Провинцискиот архив управува и врши увид во евиденцијата на јавните институции. Националниот архив изработи и донесе во форма на правен акт Упатство за водење евиденција за државните и другите институции.

Национален архив Австралијаспоред Законот за евиденција (1983), игра водечка улога во управувањето со владините досиеја, произведува големи регулаторни случувањаво управување со документи и архивирање.

Во март 1995 година, Националниот архив на Австралија го објави прирачникот „Управување со електронски записи“. Во 1996 година, Австралија беше првата во светот што го усвои Националниот стандард за управување со документи, кој содржи барања за работа со традиционални документи базирани на хартија и современи електронски документи.

Така, во развиените странски земји постои регулаторна и методолошка рамка за управување со документи, едно од водечките места во чие формирање им припаѓа на државните архивски организации.

Регулирање на предучилишни образовни институции во земјите на ЗНД

Индикативно е и искуството на нашите колеги од земјите на ЗНД. Република Белорусија е една од првите држави што успешно разви и имплементира законодавна, регулаторна и методолошка рамка за управување со целата документација, вклучително и електронската. Закон „За информатизација“ (1995), Граѓански законик на Република Белорусија (1998), Закон „За електронски документи“ (2000), државен стандард STB 1221-2000 „Електронски документи. Правила за имплементација, ракување и чување“ се важни владини акти во областа на предучилишните образовни институции.

Да го забележиме Законот на Република Белорусија од 06.10.94 бр. на евиденција им се доверени на органите на управување на архивската служба и нејзините институции.

Украина го усвои Законот од 13 декември 2001 година бр. 288-111 „За националниот архивски фонд и архивските институции“. Законот одлучи да го овласти централното извршно тело да работи во областа на архивските работи и водење евиденција. Ова тело врши регулаторно-правно уредување на односите од областа на архивските работи и канцелариското работење, ги контролира активностите на архивските установи и службите за канцелариско работење. Актите на централниот извршен орган се задолжителни за органите на власта, органите локална влада, претпријатија, институции, организации, без разлика на нивната подреденост и форма на сопственост, како и за граѓаните.

Во 2003 година беше усвоен Законот на Украина „За електронски документи и електронско управување со документи“. Во 2004 година беа одобрени Основните правила за работа на архивите на Украина. Тие ја воспоставуваат правната основа за управување со архивските работи и управувањето со евиденцијата од страна на државните архивски органи.

Украинските специјалисти за документи развија нацрт-закон за управување со евиденција (2003).

Од 1994 година, Украинскиот државен истражувачки институт за архиви и документација ги започна своите активности.

Резолуцијата на Кабинетот на министри на Украина од 17 октомври 1997 година бр. 1153 го одобри Моделот на инструкции за канцелариска работа во министерствата и другите владини тела.

Република Казахстан го усвои Законот „За националниот архивски фонд и архивите на Република Казахстан“ од 22 декември 1998 година бр. 326-1.

Главата 5 од овој закон „Државна регулатива за архивско управување“ опфаќа регулаторни прашања: обезбедување единствена државна политика во архивирањето и управувањето со документи; изработка на проекти и реализација на државни програми за развој на архивски работи и документација; развој на истражувачки и научно-методолошки активности од областа на архивско-документарното управување.

Законот, исто така, нотира дека упатствата на овластеното тело за водење на документацијата се задолжителни за сите физички и правни лица.

Правилникот за Комитетот за управување со архивите и документацијата на Министерството за култура, информации и јавна согласност на Република Казахстан (одобрен со уредба на Владата на Република Казахстан од 05.07.99 година бр. 543) го утврдува задача за подобрување на системот за водење државна евиденција. За спроведување на оваа и други задачи, Комитетот изготвува нацрт-прописи, спроведува програми за развој на канцелариско работење, стимулира истражувачка и методолошка работа, а исто така врши и државни инспекции за усогласеност со законската регулатива.

Одборот за управување со архиви и документација издаде наредба бр. на долг рок. Планот веќе се спроведува.

Така, Комитетот разви Барања за подготовка на организациски и административни документи, Модел правила за документирање и управување со документација во државните организации на Република Казахстан, Модел на регулативи за овластеното државно тело за управување со архиви и документација.

Во Р. Фонд на Републиката и управување со документи во републиката.

Членот 25 од Законот „Постапки за водење на управување со евиденцијата“ утврдува дека изработката на нормативни и методолошки документи со кои се регулира организацијата и управувањето со управувањето со евиденцијата во органите на власта, претпријатијата, институциите и организациите, без оглед на формата на сопственост, се доверува на републички орган за архивско управување. Дополнително, од сите претпријатија, институции и организации, без оглед на формата на сопственост, се бара да ги почитуваат правилата и барањата за работа со документи и нивно чување.

Слични права и обврски се присутни во релевантните регулаторни правни акти на некои други земји од ЗНД кои го регулираат управувањето со архивските работи и ги воспоставуваат овластувањата на органите на управување во областа на управувањето со евиденцијата на државно ниво.

Така, анализата на меѓународното искуство покажува: прво, дека управувањето со документи (ДОМ) е предмет на правна регулатива и е во фокусот на вниманието на многу држави. Второ, по правило, овие задачи им се доделуваат на архивските органи.

Изгледи за развој на регулаторната рамка за канцелариска работа во Русија

Русија треба да обрне внимание на искуството на странските земји. Навистина, денес, по спроведувањето на административните реформи, владина функцијаУправувањето со документи (ДОМ) за прв пат во последните три века падна надвор од видното поле на државата. Архивската агенција не може да врши координативни, контролни и надзорни функции во областа на предучилишните образовни установи. Оваа задача не е доверена на ниту една друга владина агенција. Се разбира, оваа ситуација негативно ќе влијае на состојбата на предучилишните образовни институции во земјата.

Во сегашните услови, отежната е важната работа на нацрт-федералниот закон „За документарна поддршка за управување со активности“, чиј развој се спроведуваше во последните години. Реформата на владините структури бара голема преработка на акумулираната регулаторна, правна и методолошка основа на предучилишните образовни институции.

Посебно, неопходно е да се ревидираат стандардите за поддршка на документацијата кои се во сила на меѓудржавно, државно и меѓусекторско ниво на управување, земајќи ја предвид работата што моментално се одвива во рамките на федералната целна програма „Електронска Русија (2002–2010)“, голем број меѓународни договори и стандарди во областите на размена на информации. Во исто време, неопходно е да се запре неконтролираниот раст на волуменот на протокот на документи.

Обемот на документација генерирана во активностите на владините тела е приближно 250 милијарди листови документи годишно. Во исто време, примерок од анкетите на владиниот апарат утврдија дека годишно има зголемување на обемот на документација за 8-15%.

Посебно се истакнува зголеменото ниво на компјутеризација на владините органи - ова е дополнителен фактор што влијае на состојбата на предучилишните образовни институции.

Проценката на директните трошоци за документирање на активностите на управување покажува значителни флуктуации во износите во зависност од областа и нивото на владините органи.

Трошоците за документирање и обработка на документи по документ во просек се приближно 50 рубли. Во овој поглед, намалувањето на видот на документите за 10% преку обединување и стандардизација ни овозможува да сметаме на добивање директен економски ефект преку намалување на трошоците за документација и обработка на документи. Заштедите изнесуваат околу 12,5 милијарди рубли.
Регулирањето на функциите на владините органи и процедурите за нивна поддршка на документацијата овозможува, со намалување на времето поминато за документирање и обработка на документи (во просек од 15–20 минути на 3–4 минути), да се заштедат до 40–50% од вкупното време поминато на процесите на документација. Ова, пак, ќе овозможи да се добие директен економски ефект од најмалку 2,5-3,0 милијарди рубли.

Во моментов, руската економија се пренесува од економијата со доминантна суровина кон проширување на производството на високотехнолошки производи со интензивни знаења кои ги користат највисоките научни и технички достигнувања и интелектуалниот потенцијал на земјата. Во согласност со претходно усвоените одлуки на Советот за безбедност (СБ) при претседателот на Руската Федерација, главното внимание треба да се посвети на обезбедување конкурентност на домашните производи, особено странски пазар. За ова е потребна документација и информативна поддршка на производите во сите фази од животниот циклус што ги исполнуваат меѓународните стандарди, што е вградено во Федералниот закон „За техничка регулатива“ од 27 декември 2002 година бр. 184-ФЗ.

Во март 2003 година, Комисијата за безбедност на информации на Советот за безбедност на Руската Федерација, привлекувајќи внимание на проблемот со електронското управување со документи, одлучи за потребата да се создаде збир на прописи во оваа област.

• воспоставување единствени унифицирани правила и методи на предучилишните образовни институции во владините структури, без оглед на нивната одделенска подреденост;
• следење и контрола на усогласеноста со правилата и прописите за меѓуресорски проток на документи, процесите на креирање документи и обемот на проток на документи;
• научна и методолошка работа во областа на документациската поддршка и воведување на најрационални методи на работа со документи во владините органи и владините организации;
• централизиран развој на стандардни регулативи за решавање на проблеми на управување владини организации;
• обезбедување на безбедноста на документите во владините тела, формирање на документарни фондови како информациски ресурси на организациите, воспоставување периоди за складирање на документи, како и усогласеност со законски утврдените одредби за пристап до документи на владини тела и организации;
• испитување на софтвер и други информативни алатки што ги користат властите и владините организации за електронска комуникација со документи;
• стручно оспособување и усовршување на специјалисти од областа на предучилишните образовни установи.

Спроведувањето на овие задачи, кои ја формираат основата на управувањето со документацијата, ќе го подобри нивото на квалитет и професионализам во социо-економската сфера на Русија и, со подобрување на активностите на апаратот за управување, ќе добие вкупен директен економски ефект од 13,75- 14,25 милијарди рубли. А ефектот, многу поголем од директниот, е индиректен економски ефект, кој се рефлектира во растот на бруто националниот производ и конкурентноста на руските производители.

Се разбира, за решавање на горенаведените проблеми, потребен е посебен државен орган на ниво федералната служба. Телото за архивско управување со соодветни овластувања најдобро одговара за овие цели.

Предмети: Систем за документација за управување

Вовед

Целиот процес на управување е проникнат со информации, кои се основа за одлучување, а се гради на оперативна работа со документи во кои е евидентирано. Затоа, информациската и документациската поддршка за управување (документација) на која било компанија, институција, организација, претпријатие денес се смета за најважна услужна функција на менаџментот. Брзината и оптималноста на изборот на решение, неговото доставување до извршителот, навремената контрола врз извршувањето и, на крајот, постигнувањето економски ефект во активностите на една компанија, организација, претпријатие зависат од нејзината рационална организација.

Бидејќи услугите за канцелариска работа имаат свои специфични задачи, тие мора да ги извршува независна структурна единица, организациска посебна служба. Денес оваа услуга има различни имиња: управување со случаи, управување со информации и документација, управување со канцеларии, управување со поддршка на документација, генерален оддел, канцеларија, секретаријат итн. Во малите институции, компаниите каде што обемот на обработени документи е мал и создавање на посебен структурна единицае несоодветна, целата работа што ја врши службата за управување со канцеларијата му се доделува на помошникот секретар (секретар).

Службата за управување со канцелариите, како независна структурна единица, ја предводи менаџер кој, пак, директно одговара на раководителот на организацијата.

Државното регулирање на канцелариското работење го обезбедува Федералната архивска агенција, која обезбедува меѓусекторски организациски и методолошки насоки и контрола врз организацијата на документите во канцелариската работа на федералните владини тела, го координира развојот на системот на државната канцеларија и унифицираните системи за документација.

Поглавје 1. Структура на службата за предучилишна образовна установа

1. Организациска структура на службата за предучилишно образование

При креирање на услуга за предучилишна образовна институција, неопходно е да се решат следниве прашања:

· избор на оптимално организациона формаработа во канцеларија;

· развој на организационата и функционалната структура на службата за управување со канцелариите и избор на нејзиното специфично име;

· разграничување на функциите, должностите, правата и одговорностите помеѓу поединечните структурни единици на службата за управување со канцелариите и вработените и нивно консолидирање во соодветните организациски и правни документи;

· стандардизација на трудот за канцелариски работници;

· утврдување на бројот и службениот состав на службата за управување со канцеларија;

· избор на оптимална технологија за работа со документи и нејзино консолидирање во канцелариските упатства за работа;

· рационална организација на работните места и создавање поволни услови за работа;

· Подобрување на квалификациите на вработените и културата на работа со документи.

Организациската форма на канцелариско работење обично зависи од обемот на институцијата, територијалната локација на нејзините структури и може да биде централизирана, децентрализирана и мешана.

Централизираната форма е спроведување на сите технолошки операции за работа со документи од страна на една специјализирана структурна единица (канцеларија, генерален оддел) или секретарот на компанијата. Во овој случај, целосниот циклус на технолошки операции за обработка на документи од моментот кога тие се примаат или креираат до нивното депонирање во архивата се спроведува на едно место: прием и обработка на дојдовните документи, нивна регистрација, контрола на извршувањето, референца. и информациска работа, составување и одржување на список на датотеки, систематизација и складирање на документи, испраќање документи, обработка на документи за пренос во архивата на организацијата.

Предностите на централизирана форма на организација на канцелариска работа вклучуваат можност за создавање единствена база на податоци за сите документи што ги прими организацијата и создадени во неа, што овозможува да се зголеми ефикасноста на пребарувањето на документи и, според тоа, да се оптимизира референтната работа. на документи. Препорачливо е да се користи централизирана форма на организација на канцелариска работа ако организацијата има линеарно-функционална организациска структура.

Целосна централизирана обработка на документи може да се изврши само во мали организации, обемот на проток на документи во кој не надминува приближно 10 илјади документи годишно.

Децентрализираната форма на организирање услуги за документација вклучува создавање на сопствена служба за предучилишна образовна институција во секоја структурна единица на организацијата. Таквата услуга, без оглед на службата за управување со централната канцеларија, ја врши целата работа со документи: регистрира, систематизира и складира документи на дадена структурна единица. Оваа форма се користи во организации чиј апарат е географски дисперзиран. Се препорачува за употреба во организации чија документација на активности бара особено внимателна заштита на информациите. Во децентрализирана форма, структурните единици добиваат кореспонденција во затворени пликови, ги печатат, регистрираат и ги извршуваат сите дејствија за обработка на влезната, излезната и внатрешната документација, завршувајќи ги сите активности со подготовка и пренесување на документи во архивата на организацијата.

Најчестата форма на организирање работа со документи е мешана. Во исто време, дел од операциите (на пример, примање и обработка на дојдовни и излезни документи, нивна регистрација, контрола на роковите, производство, репликација, архивско складирање) ги врши службата за управување со централната канцеларија, а во структурните одделенија операции се вршат за креирање (печатење) документи и нивно организирање, складирање на датотеки, нивна обработка пред да се стават во архива.

Варијанта на мешаната форма е таква организација на работа со документи, во која истата технолошка операција (на пример, регистрација на документи или контрола врз нивното извршување) се врши за некои групи документи централно (во службата за предучилишна образовна институција ), а за други - децентрализирано (во структурни поделби ). Најчесто, внатрешните документи се регистрираат во структурни поделби на местото на нивното создавање. На пример, во одделот за сметководство - сметководствени документи, во одделот за персонал - документи за персоналот итн.

Формата на организација на канцелариската работа е избрана земајќи ја предвид големината на институцијата, обемот на проток на документи и составот на структурните поделби. Во мали институции (кога документацијата се спроведува директно во одделенија), како и во географски дисперзирани (лоцирани, на пример, во различни области на голем град), се избира централизирана форма. Повеќето институции и организации користат мешана форма на канцелариска организација.

Најрационална форма на организирање на поединечни канцелариски процеси и операции е централизацијата, бидејќи овозможува:

Намалување на трошоците за канцелариско работење;

Да се ​​подобри организацијата на работата на канцеларискиот персонал и особено да се воведе нивната стандардизација;

Да се ​​обезбеди специјализација и заменливост на работниците;

Користете прогресивни и продуктивни технички средства;

Обезбедете единство на организациско и методолошко лидерство.

ВО современи условиМожно е целосно да се централизираат услугите за канцелариска работа само во релативно мали институции. Во големите институции треба да се стремиме кон целисходна централизација на поединечните канцелариски работни функции, како што се примање и испраќање документи, регистрирање и следење на извршувањето на документите, стенографирање и печатење на документи, нивна репродукција и методолошко управување со канцелариското работење.

Во малите институции кои немаат општи одделенија или одделенија за канцелариска работа, услугите за канцелариска работа ги врши секретарот-помошник на раководителот.

Во секоја специфична организација, изборот на една или друга организациска форма на работа со документи го прави нејзиното раководство и самата служба за предучилишно образование. Избраната форма на работа со документи е фиксирана во упатствата за канцелариска работа.

2. Назив на службата за предучилишна образовна институција

Зборувајќи за името на службата за предучилишна образовна институција, треба да се забележи дека денес оваа услугаможе да има различни имиња, на пример, деловен менаџмент, оддел за управување со канцеларии, оддел за документација за управување, генерален оддел, канцеларија итн. Специфичното име на предучилишната образовна институција не е од фундаментално значење, меѓутоа, при изборот, препорачливо е да се земат предвид следниве фактори:

– структурата на единицата (дали има или нема внатрешна структура, ако има, тогаш е сложена или не);

– барања за името (пожелно е името да е едноставно, лесно за паметење и изговарање);

– традиции за канцелариско работење кои постојат во организацијата.

На пример, во системот за управување со државна документација се препорачува да се користат следниве имиња:

· во министерствата и одделенијата - деловен менаџмент, кој по правило опфаќа:

– секретаријат (прием, секретаријат на министерот, секретаријати на заменици министри, секретаријат на одбор, биро за протокол), – инспекција кај министерот (раководител на сектор),

– канцеларија (државно биро за кореспонденција, биро за сметководство и регистрација, експедиција, биро за копирање итн.),

– Оддел за писма (жалби),

– одделение за унапредување на работата со документи и имплементација технички средства,

– централна архива;

· на државните претпријатија(здруженија), во истражување, дизајн, инженерски организации и компјутерски центри, повисоко образовните институциии други организации - оддел или канцеларија за документација за управување, која, по правило, вклучува:

– одделенија за сметководство и регистрација, контрола, подобрување на работата со документи и имплементација на технички средства, разгледување на писма (поплаки),

– секретаријат,

- експедиција,

– биро за копирање и печатење, архива.

3. Цел, цели, функции на службата за предучилишна образовна институција

Главната цел на службата за управување со евиденција, без оглед на нејзиното име, е организација, управување, координација, контрола и спроведување на работата за поддршка на документацијата. Постигнувањето на оваа цел вклучува решавање на следниве задачи:

– подобрување на формите и методите на работа со документи;

– обезбедување единствена процедура за документирање;

– обезбедување единствена процедура за работа со документи;

– контрола над извршувањето на документите;

– чување на документи;

– унифицирање на обрасците на документи;

– намалување на протокот на документи што е можно повеќе;

– методолошка работа за подобрување на документациската поддршка во организацијата;

– воведување напредни технологии базирани на употреба на компјутерска и организациска технологија.

Типичните функции на службата за предучилишна образовна институција вклучуваат различни типовиработи кои можат да се поделат на технолошки, организациски, контролни и методолошки.

Технолошките функции вклучуваат:

– вршење првична (препраќање) обработка на дојдовните документи;

– регистрација на влезни, појдовни и интерни документи;

– спроведување информации и референтни работи за документите на организацијата;

– машинско изработка на документи (пишување текст на компјутер);

– копирање, дуплирање и брза репродукција на документи;

– развој и дизајн на обрасци за документи;

– подготовка на документи за испорака.

Меѓу организациски функцииУслугите на предучилишните образовни институции се разликуваат:

– подготовка на дојдовни документи за извештај до раководството;

– организирање навремен преглед на документи од раководството на организацијата;

– регулирање на текот на извршувањето на документите, донесувањето и извршувањето на документите во пропишаниот рок;

– организација на складирање документи во структурни поделби;

– организирање на работата на архивата во согласност со правилата, упатствата и методолошки препоракиРосархива;

– напредна обука на канцелариски работници и архивски работници;

– организација на работни места за вработените во службата за канцелариска работа, услови за работа за вработените во службата за канцелариска работа;

– организирање на документација врз основа на барањата на граѓаните;

– развој (заедно со соодветните структурни поделби на организацијата) на мерки за подобрување на формите и методите на работа со документи.

Контролните функции вклучуваат:

– контрола на правилното извршување на документите доставени на потпис до раководството (т.е. испратени и интерни документи);

– контрола на роковите за извршување на документите;

– следење на исправноста на регистрацијата и формирањето во структурните одделенија на организацијата на предмети кои се предмет на доставување до архивата;

– организација на контрола на работа со документи во структурни одделенија;

– генерализација на информациите за напредокот и резултатите од извршувањето на документите, систематско информирање на раководството за овие прашања;

– обезбедување на складирање на датотеки и навремена употреба на документарни информации.

Методолошките функции што ги врши службата за предучилишна образовна институција вклучуваат:

- развој на номенклатура за работи на организацијата, упатства за канцелариска работа, лист со документи и други локални регулаторни документи, обезбедување на системот за водење евиденција на организацијата;

– спроведување на испитување на научната и практичната вредност на документите;

– одржување состаноци и консултации за прашања од надлежност на службата за управување со канцеларијата.

4. Организациска структура на службата за предучилишна образовна институција

Важно прашање при организирање на канцелариска работа во организација е одредувањето на структурата на службата за поддршка на документацијата за управување, нејзиниот официјален и нумерички состав.

Структурата во системот на раководни тела се смета, прво, како стабилна врска, односно интеракција на контролните елементи, и второ, како шема за распределба на вкупниот обем на функции на органот на управување помеѓу структурните поделби и шемата. за нивната интеракција.

Структурата на службата за управување со канцелариите треба да го одреди оптималниот состав на нејзините внатрешни поделби, нивната интеракција и природата на подреденоста.

Структура на службата за предучилишно образование во модерна организацијазависи од обемот на проток на документи, како и од технологијата на работа со документи и може да биде претставена со следните поделби:

– секретаријат,

– експедиција (прием, испраќање кореспонденција),

– поделба (оддел, група) за регистрација и сметководство на документи,

– единица (одделение, група) за контрола на извршувањето на документите,

– Оддел (оддел, група) за работа со апели на граѓани,

– оддел (оддел, група) за изработка на документи,

– Оддел за подобрување на канцеларијата,

- биро за копирање и печатење,

– протоколарна група,

- уреднички тим,

Во голема организација со голем обем на проток на документи, може да постојат сите горенаведени поделби кои се дел од услугата на предучилишна образовна институција. Во организации од помал обем и не со толку голем обем на проток на документи, можно е да се комбинираат неколку функции во една поделба или, наместо структурни поделби, да се изврши соодветната работа од страна на поединечни вработени. Во мала компанија, целата работа со документи обично ја врши еден секретар.

Метод на основање организациска структураУслугите на предучилишните образовни институции, во зависност од обемот на протокот на документи, за прв пат беа формулирани во Системот за управување со обединета државна евиденција (Дирекција за главна архива при Советот на министри на СССР, 1974 година). Според овој метод, сите организации, во зависност од обемот на протокот на документи, се поделени во четири категории:

Така, според горенаведената класификација, беше откриено дека ако обемот на проток на документи на институција е повеќе од 10 илјади документи годишно, тогаш за ефективна организација на работата со документи потребно е да се создаде услуга за управување со канцеларија (или служба на предучилишна образовна установа) како посебна целина. И покрај фактот што овој метод на воспоставување на организациона структура на предучилишна образовна институција беше предложен пред повеќе од 30 години, генерално тој е сè уште применлив и денес.На пример, Бобилева М.П. во својата книга „Ефективен проток на документи: од традиционално во електронско“ го предлага следниов развој на организациската структура на службата за предучилишна образовна институција во зависност од обемот на проток на документи (види Прилог 1).

Функциите на структурните единици се претставени во Додаток 2.

5. Службен и нумерички состав на службата за предучилишна образовна установа

Официјалниот состав на службата за предучилишно образование вклучува три категории работници:

– менаџери;

– специјалисти;

– технички изведувачи.

Во Директориум за квалификацијапозиции на менаџери, специјалисти и други вработени. Имињата на работните места, нивните шифри, тарифните категории се утврдени во Серускиот класификатор на работнички занимања, работни позиции и тарифни категории(OKPDTR - одобрена со Резолуција на Министерството за труд на Русија од 21 август 1998 година бр. 37).

Во Именикот за квалификација се нагласува дека распоредувањето на вработените во одредена категорија се врши во зависност од природата на првенствено извршената работа, која ја сочинува содржината на работата на работникот (организациско-административна, аналитичко-конструктивна, информатичко-техничка).

- Бизнис менаџер;

– шеф на канцеларија;

– раководител на генерален оддел;

– раководител на сектор за протокол;

– раководител на секретаријат;

– шеф на експедицијата;

– раководител на центарот за подготовка на документи;

– раководител на бирото за копирање и печатење;

- Раководител на дактилографско биро.

Нивните функции вклучуваат планирање и распределба на работата, селекција и распоредување на персоналот, координација на активностите на службата како целина и нејзините структурни поделби и контрола врз спроведувањето на работата.

– специјалист за документи;

- помошник менаџер;

– инспектор за следење на извршувањето на наредбите;

– уредник;

– археограф;

– инспектор;

– секретар на одборот;

– коректор

Функциите на специјалистите се да вршат технички и оперативни задачи, креативни операции за анализа и сумирање на информации, развој на нормативна и методолошка основа за канцелариска работа и подготовка на нацрт-документи.

– шпедитер;

– службеник;

– стенограф;

– технички секретар;

- Курир;

– оператор на организациона опрема;

– архивар;

– секретарка-дактилографка;

– секретар-стенограф;

- главен секретар.

Задачата на техничките изведувачи е пренос, снимање, снимање, испорака и складирање на документи.

Називот „постар“ може да се додаде на работно место под услов работникот, покрај вршењето на должностите пропишани со работното место, да раководи со вршителите што му се подредени.

Означувањето во насловот на позицијата „лидер“ се утврдува во случај кога на вработениот му се доделени функции на менаџер и одговорен извршен директор во една од областите на активностите на организацијата или одговорностите за координација и методолошко управување со групи изведувачи.

Распределбата на одговорностите помеѓу замениците-менаџери се врши врз основа на внатрешни организациски и административни документи, на пример, наредба. Усогласеност на реално извршените должности и квалификации на вработените со барањата работни карактеристикиодлучен комисија за сертификацијаорганизации.

За ефективна организација на работата на службата за канцелариско работење и на апаратот за управување во целина, исто така, од големо значење е да се одреди оптималниот број на канцелариски персонал, кој првенствено зависи од обемот на работата што ја извршува овој оддел и технологијата. усвоен (нивото на автоматизација и механизација на работа со документи).

За да се одреди бројот на персонал во предучилишната образовна институција, се користат регулаторни документи за труд и организација на трудот. Стандардите за работа за канцелариски работници, вклучително и пресметување на нивните нивоа на персонал, се спроведуваат врз основа на следните документи:

1. Меѓусекторски интегрирани временски стандарди за работа на документација поддршка за управување. М., 1995 година.

2. Временски стандарди за работа за подобрување на документациската поддршка за раководството на министерствата, секторите, претпријатијата и организациите. М, 1992 година.

3. Временски стандарди за работа на автоматизирана архивска технологија и документациска поддршка за органите на управување. М., 1993 година.

4. Временски стандарди за работа на документација за поддршка на раководните структури на федералните извршни власти. М., 2002 година.

Како по правило, одредувањето на бројот на единици не е одговорност на самата служба за предучилишно образование - оваа работа ја вршат одделенијата за труд и платитеили економски поделби, но доколку е потребно, такви пресметки можат да вршат и вработени во предучилишната образовна институција. Горенаведените прописи за труд содржат насокиза примената на овие документи во пракса.

Поглавје 2. Регулаторна рамка за канцелариско работење

Активностите на која било организација се придружени со создавање документи; регистрацијата на деловната документација во согласност со важечките правила обезбедува заштита на интересите на организацијата и ја зголемува ефикасноста на менаџерската работа.

Регулаторната рамка за канцелариско работење е збир на закони и прописи кои ја регулираат технологијата на создавање, обработка, складирање и употреба на документи во тековните активности на организацијата и вклучува:

Законски акти на Руската Федерација во областа на информации и документација;

Уредби и наредби на претседателот на Руската Федерација, уредби и наредби на Владата на Руската Федерација со кои се регулираат прашањата за поддршка на документацијата на федерално ниво;

Правни акти на федералните извршни органи (министерства, комисии, служби, агенции итн.) и од целата индустрија и од одделенска природа;

Правни акти на претставнички и извршни органи на конститутивните субјекти на Руската Федерација и нивните територијални субјекти, кои ги регулираат прашањата за канцелариско работење;

Правни акти од нормативна и поучна природа за водење на евиденција на институции, организации и претпријатија;

Државни стандарди за документација;

Унифицирани системи за документација;

Серуски класификатори на технички, економски и социјални информации;

Државен систем на документација поддршка за управување. Основни барања за услуги за поддршка на документи и документација (GSDO);

Регулаторни документи за организација на раководна работа и заштита на трудот;

Регулаторни документи за организација на архивско складирање на документи.

Регулаторната рамка за канцелариско работење може да се подели на два дела: управување со поддршка на информациската документација

1. регулаторна рамка која обезбедува технолошки процесработа во канцеларија;

2. регулаторна рамка која обезбедува организација на трудот на канцелариските работници.

Првиот дел од регулаторната рамка е условно поделен на неколку групи.

Првата група е федерална прописине од директна акција, во еден или друг степен што влијае на прашањата на организацијата и технологијата за документирање на активностите за управување и организирање работа со документи. Меѓу нив се Граѓанскиот законик, Кодексот на административни прекршоци, Законик за работни односи. Делот е многу важен за управување со документи и канцелариска работа. Федерален закон„За информации, информатизација и заштита на информации“, воспоставување правен режим за документирање на информации. Согласно Законот, документацијата на информациите е задолжителен услов за нејзино вклучување во информациските ресурси. Законот ја утврдува постапката за документирање на информациите и ги именува јавните органи кои се должни да ја обезбедат оваа постапка. Според Законот, оваа задача им е доделена на владините тела одговорни за: организирање канцелариска работа, стандардизирање документи и безбедност на Руската Федерација.

Втората група на прописи се одделенски правни акти за канцелариско работење кои имаат меѓуресорски карактер. Тие вклучуваат: Државен системдокументација поддршка за управување (М., 1991); Стандардни инструкцииза канцелариска работа во федералните извршни органи (М., 2001); државни стандарди за документација (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицирани системи за документација. Унифициран систем на организациска и административна документација. Барања за подготовка на документи"); серуски класификаторитехнички, економски и социјални информации; правила за изготвување регулаторни акти на Банката на Русија (директиви, регулативи, упатства), утврдени по налог на Централната банка на Руската Федерација од 15 септември 1997 година бр. 02-395 „За регулативата на Банката на Русија“ За постапката за подготовка и влегување во сила на регулаторните акти на Банката на Русија“, како и голем број прописи на Министерството за труд на Русија, Државниот комитет за статистика на Русија, Федералниот архив итн.

Третата група на прописи се различни стандардни и примерни инструкции за канцелариска работа на администрациите на конститутивните субјекти на Руската Федерација и упатства за одредени организации.

Општиот тренд на зајакнување на правната поддршка за животот на руската држава бара да се реши прашањето за елиминирање на законодавната празнина (недостиг на јасна правна норма за ова прашање) во областа на регулирање на управувањето со документи. Неопходно е да се развие федерален закон „За поддршка на документацијата за активности на управување“.

Предлозите за изработка на закон „За документациска поддршка на менаџерските активности“ се предизвикани од фактот што во современото управување и неговата информациска поддршка обемот на документација продолжува да расте, постојат неоправдани паралелни „хартиени“ и „електронски“ системи за документација и проток на документи. , има разновидни софтверски, технолошки и технички некомпатибилни средства, не постои ефикасен систем за контрола на движењето и извршувањето на документите.

Во моментов, VNIIDAD, заедно со голем број одделенија, подготви нацрт-закон „За поддршка на документацијата за активности на управување“.

Списокот на федерални закони, наредби, државни стандарди, нормативни и методолошки документи што се користат за подобрување на документациската поддршка за управување е наведена во Додаток 3.

Системот за поддршка на документацијата за управување вклучува три меѓусебно поврзани компоненти: подготовка на документи за управување, технологија за работа со документи, систематизација на документите во текот на календарската година и организација на нивното архивско складирање. При решавање на секој од овие проблеми, практичарите мора да се водат според тековните регулаторни и методолошки документи од областа на канцелариското управување, одобрени Државниот комитетна Руската Федерација за стандардизација и Федералната архивска служба на Русија.

Во согласност со Основните одредби на Државната архивска служба на Руската Федерација, на 6 јули 1992 година беа одобрени Стандардните инструкции за канцелариска работа во министерствата и одделенијата на Руската Федерација21, со што се воспоставува единствена процедура за организирање на канцелариска работа во федералната извршна власт. тела со цел да се обезбеди навремено спроведување на федералните закони, декрети и наредби на претседателот на Руската Федерација, резолуции и наредби на Владата на Руската Федерација и подобрување на документациската поддршка за активностите на структурните одделенија на министерствата, одделенијата и територијалните тела на федералната извршна власт. Постапката за составување и одобрување на номенклатурата на досиејата на организацијата, спроведување на испитување на вредноста на документите, регистрирање на досиејата и нивно пренесување на архивско складирање е утврдена во Основните правила за работа на одделенските архиви.

Важна задача во организирањето на службата за предучилишна образовна институција е изготвувањето на прописи за услугата на предучилишната образовна институција и описот на работните места за вработените. Оваа задача ја решава самиот раководител на службата за предучилишна образовна институција или со вклучување на квалификувани специјалисти. Прописите за услугата на предучилишната образовна институција и описите на работните места на нејзините вработени претставуваат збир на организациона и правна документација, чиј развој ја комплетира организациската фаза на создавање на оваа услуга. Прописите за структурната поделба на одделот ги изготвува раководителот на овој оддел заедно со раководителот на секторот, а ги одобрува раководителот на секторот, деловниот менаџер или раководителот на друг сектор, кој го вклучува одделот за управување со канцеларии. .

Правилник за единицата - документ со кој се дефинира организациската и правната положба на единицата во структурата на институцијата.

Државниот систем за документациска поддршка за управување содржи приближна одредба за услугата на предучилишна образовна институција, но таа во моментов може да се примени во пракса само земајќи ги предвид промените што се случија во системот за управување и кои се рефлектираат во современото законодавство.

Текстот на прописите за служба на предучилишна образовна установа, во согласност со Државната образовна установа, мора да ги содржи следните делови:

1. Општи одредби.

2. Цели и задачи на службата за предучилишна образовна институција.

3. Функции на службата за предучилишна образовна институција.

4. Права и одговорности на службата за предучилишна образовна установа.

5. Односи меѓу службата за предучилишна образовна институција и други структурни поделби.

Организациската фаза на создавање на услуга за предучилишна образовна институција завршува со развивање на описи на работни места. Треба да се има на ум дека Опис на работно местое развиен за одредена позиција, и ако има неколку идентични позиции во одделот, но вработените кои ги заземаат извршуваат различни должности, за секој комплекс работните обврскиТреба да се развие посебен опис на работното место. Доделувањето на одреден сет на работни обврски на позиција треба да се одрази во насловот на документот, на пример: опис на работното место на специјалист за сметководство и регистрација на документи, опис на работното место на специјалист за следење на извршувањето на документите, работа опис на специјалист за работа со апели на граѓаните и сл.

Инструкциите се состојат од следните делови:

– општ дел (се утврдуваат главните задачи на работникот, постапката за пополнување на работното место, професионални барањана вработениот, лицето на кое вработениот е директно подреден, главните документи и материјали што работникот мора да ги следи во неговите активности);

- функции на работникот (се одредува предметот или областа на работа што му е доделена на работникот, се утврдува списокот на видови на работа што го сочинуваат извршувањето на доделените функции);

– одговорности на вработениот (наведете ги одговорностите поврзани со подготовката на документи, примањето, обработката и издавањето информации, барањето задолжително користење на одредени форми и методи на работа, барањето почитување на роковите за спроведување на конкретни дејствија, утврдување на постапката за извршување на наредби, етички стандарди, што мора да се набљудува во тимот);

– права на вработени (се утврдуваат правата на работникот да ги спроведува функциите што му се доделени);

– односи (наведете ги одделенијата и вработените од кои изведувачот добива и на кои им пренесува информации, времето на пренос, кој е вклучен во извршувањето на одредени документи, со кого се договорени итн.)

– проценка на работата (наведени критериуми кои овозможуваат да се процени степенот до кој вработениот ги исполнува своите функции и одговорности, ги остварува своите права итн., главни критериуми се квалитетот на работата и навременоста на нејзиното завршување)

Описот на работното место го потпишува раководителот на одделот за управување со евиденција и го одобрува раководителот или заменикот кој го надгледува одделот за управување со евиденција.

Законските акти и нормативните и методолошките документи за водење на евиденција мора да бидат земени предвид од специјалисти на организации и претпријатија од сите организациски и правни форми.

Заклучок

Во многу организации, службата за предучилишно образование не е независна единица, туку е дел од административната и економската служба, службата за управување со персонал или сметководствениот оддел. Меѓутоа, организирањето работа со документи е сосема независен вид активност што нема никаква врска со деловна поддршка или сметководство.

Бидејќи услугата DOW всушност управува со документацијата и протокот на документи на целата организација, таа треба да биде независна единица, иако со мал персонал (може да биде 2-3 лица). Во овој случај, службата за предучилишна образовна институција мора да поднесе извештај директно до раководителот на организацијата или неговиот заменик.

Во ставот 5.1 од петтиот дел од Државниот систем за документациска поддршка за управување, одобрен од одборот на Главната архива на СССР на 27 април 1988 година, е наведена следната одредба: „Документарна поддршка за управување во организација се врши од специјална служба, која работи како независна структурна единица, директно подредена на раководителот на организацијата“.

Ова место на услуга на предучилишната образовна институција во структурата на организацијата може да се објасни со следниве причини:

1. Претставувајќи независна структурна единица и директно известување до раководството на организацијата, службата за предучилишно образование ќе има поголема надлежност. И ова, пак, ќе ви овозможи да организирате поефикасна работа со документи.

2. Специјалистите и раководителот на службата за предучилишна образовна институција треба да работат директно со раководството на организацијата: да ги решат прашањата за прегледување на дојдовните документи, да го следат извршувањето на документите, да ги сумираат резултатите од следењето на извршувањето на документите и да известуваат за нив до менаџментот на организацијата, спроведува информации и референтна работа на документи, итн.

Список на референци и извори

1. Андреева В.И. Канцелариска работа - 8. издание, Издавачка куќа Интел-Синтез, 2001. – 192 стр.

2. Березина Н.М. Модерна канцелариска работа / Л. Лисенко, Е.П. Воронцова - издавачка куќа Петербург, 208. – 224 стр.

3. Бобилева М.П. Ефективен проток на документи: од традиционален во електронски, Издавачка куќа MPEI, 2004. – 172 стр.

4. Каменева Е.М. DOW услуга: име, структура и дефиниција на број на вработени / канцелариска работа и проток на документи во претпријатието. – 2006. - бр. 7 // delo-press.ru.

5. Кирсанова М.В. Модерно канцелариско работење, Издавачка куќа Инфра-М, 2008. – 312 стр.

6. Udovik A.V. Организација на работата на службата за поддршка на документацијата за управување //cde.osu.ru

7. Јанковаја В.Ф. Организација на служба за поддршка на документација / Секретар-референт - 2005. - бр. 1 // www.profiz.ru

Дел 4
ПРАШАЊА НА ОРГАНИЗАЦИЈАТА НА ПРЕТСЕДАТЕЛСКАТА ОРГАНИЗАЦИЈА *
И АРХИВИРАЊЕ

М.В. Ларин

ИСТОРИСКО ИСКУСТВО И ТЕКОВНА СОСТОЈБА НА ДРЖАВНОТО РЕГУЛИРАЊЕ НА КАНЦЕЛАРСКИ ПРОЦЕС ВО РУСИЈА 1

Студијата за историското искуство на развојот на руската канцелариска работа ја открива нејзината карактеристична особина - зависноста од сегашниот систем на управување. Големите политички, социјални и економски реформи во нашата земја се тесно поврзани со трансформациите во областа на јавната администрација и управувањето со јавната евиденција, што го рефлектира и консолидира системот на управување и заедно со него се подобрува.

Нарачајте документација

© M. V. Larin, 2002 година

За време на формирањето на руската централизирана држава, се појави документација за нарачка. Во наредбите, канцелариската работа стана посебна област на активност; во нив се појави слој на услужни луѓе - службеници, за кои документот стана предмет професионална дејност. Така, канцелариската работа како систем настана заедно со формирањето на апаратот за јавна администрација. Во едно од неговите дела, С.О. Шмит забележа дека телата специјално дизајнирани за производство на документи „се појавуваат кога општеството не може да живее нормално, или, поточно, да функционира без да го евидентира секојдневието во својот живот. Ова обично се случува за време на формирањето на централизирана држава“ 2.

Документот за нарачка ги рефлектираше формите и методите на управување, системот на конструирање раководни тела, нивната структура во почетната фаза на постоењето на централизирана држава. Карактеристична особинаРаботата на административните канцеларии беше дека во голема мера се засноваше на нормите на обичајното право, традициите и обичаите пренесени од колено на колено од страна на луѓето во служба. Во исто време, во налозите беше воспоставен одреден редослед, развиена е технологија за пренесување документи низ органи и стандарди за подготовка на документи и се појавија видови документи 3 . Одредени прашања за документацијата во писмената постапка беа регулирани со законски норми. Документот за нарачка играше важна улога во периодот на формирање и зајакнување на државата, но во следната фаза од развојот на државата значително се промени.

Управување со евиденција на колеџ

На почетокот на 18 век. Во Русија се појавува апсолутна монархија, што подразбира концентрација на законодавната и извршната власт во рацете на царот. Во 1720 година, на иницијатива на Петар I, беа изготвени Општите прописи, со кои беа утврдени задачите, функциите, структурата и постапката на колегиумите и организацијата на колегиумската канцелариска работа. Тоа стана, всушност, првиот законодавен акт во Русија со кој се регулираат прашањата за работа со документи во централните владини агенции. Со Општите прописи е утврдена процедурата за документирање на работата на одборите, правилата за употреба на печати и се воведени елементи на чување државна тајна. Бројот на видови и разновидни документи значително се прошири и се појавија принципи за групирање документи во датотеки. Прво беше воведен концептот на архива и беше утврдена процедурата за доставување на завршени предмети до нив. Така, Општите регулативи законски ја воспоставија постапката за работа со документи од моментот на нивното создавање до архивско складирање.

Колегиската канцелариска работа стана камен-темелник на кој беше изградена руската канцелариска работа во текот на речиси следните два века. Спроведувањето на одредбите од Општите прописи овозможи не само да се решат современите проблеми на канцелариското управување со институциите Руската империја, но и да се зачуваат архивските документи од ерата за потомството. Општо земено, реформите на државниот апарат во првата четвртина од XVIII век. воспостави во Русија единствен систем на организациона структура и евиденција на државните институции заснован на бирократски централизам.

Провинциската реформа на Катерина II, насочена кон реорганизација на апаратот на локалната власт, практично не го промени постојниот редослед на документација. Законот од 1775 година „Институции за управување со провинциите на Серуската империја“ само ја озакони постоечката хиерархија на не само институциите, туку и нивната документација 4 .

Министерска реформа од 1811 година и нејзиното влијание врз развојот
работа во канцеларија

Следната фаза на промени во работата на руската државна канцеларија започна на почетокот на 19 век, за време на Александар I. Реформата на централната администрација, насочена кон прилагодување на државниот апарат на новите економски и социјални феномени што се појавија во земјата со тоа време, предизвикува интензивирање на процесот на развој на канцелариското работење.

На 25 јуни 1811 година бил донесен Законот „Општо основање министерства“ со кој се утврдени функциите, структурата и областите на дејствување на министерствата. Со промената на државниот апарат доаѓа до реорганизација на канцелариското работење, на што и се придава големо значење во процесот на унапредување на системот на управување. Во министерствата беше создаден единствен систем на канцелариско работење и канцеларии - структурните делови на институциите каде што беше концентрирано целото „пишување“ 5 .

И покрај подоцнежните промени во организацијата и структурата, принципите на активност и канцелариското работење на поединечните министерства, „Општата основање министерства“ продолжи да биде главниот законски акт со кој се дефинира редоследот на функционирање на министерствата и системот на канцелариска работа до советскиот период. националната историја.

Втората половина на 19 век, како што е познато, се карактеризира со значителни промени во развојот продуктивни силии руската економија. По селската реформа од 1861 година, започна период на капиталистички развој. Беа преземени реформи во финансиската сфера, во образованието, воена реформа и зајакнување на полицискиот апарат. Структурата на главната единица на централната власт - министерствата - е малку променета. Сепак, реорганизацијата на државниот апарат не влијаеше на општите законодавни норми кои ги формализираа процесите на документација.

Променливите услови бараа зголемување на ефикасноста на канцелариското работење. Во овие околности, поединечни организации и институции се свртеа кон методот на саморационализација на канцелариското работење, уште од воспоставените на почетокот на 19 век. формите и методите на канцелариското работење дојдоа во судир со брзо менување на состојбите во областа на менаџментот во услови на научно-технолошки напредок и општествени промени. Нивото на развиеност на државата бараше соодветен систем на водење евиденција. Сепак, многу обиди за реформирање на канцелариското управување не беа спроведени поради преовладувачките историски услови од предвоениот период.

Така, канцелариската работа во периодот на нејзиниот развој пред револуциите од 1917 година помина низ тежок пат од појавата на наједноставните форми на документирање на активностите на првите органи на власта - наредби засновани на традиции и обичаи - до детално регулирање на државата канцелариска работа заснована на законите на Руската империја, постепено претворајќи се од технички елемент во важен составен дел на јавната администрација.

Потеклото на советската канцелариска работа

По октомври 1917 година, заедно со уништувањето на државната машина на Руската империја, претходната канцелариска работа беше формално ликвидирана. Се појави задача да се создаде ефективно функционален механизам на јавната администрација и водење евиденција. Пред сè, беше неопходно да се одреди технологијата и методите на организирање на државниот апарат. Органите на Работно-селанскиот инспекторат (РКИ) добија функција да ја следат работата на државниот апарат и да ја унапредуваат. Така, на чело на работата за подобрување на управувачкиот апарат, се појави посебно тело со многу големи овластувања - Народниот комесаријат за подобрување на активностите на другите народни комесаријат.

Како резултат на неговите активности во 1920-тите. е развиен систем на истражување, самоподдршка, одделенски и јавни организации за прашања научна организацијауправување, вклучително и канцелариско работење. Ајде да размислиме што правна рамкасе случуваше.

Добро е познато дека советската влада се откажа од претходното законодавство и почна да формира нови правни основи за функционирање на државата. Одредени одредби од декретите и резолуциите на советската влада до еден или друг степен се однесуваат на канцелариската работа и документацијата. Меѓутоа, во земјата по Октомвриската револуција не беше развиен кохерентен систем на законодавство за канцелариски прашања. Со создавањето на Централната контролна комисија-РКИ, прашањата за регулирање на канцелариската работа се префрлаат на ниво на сектор.

Позитивен резултат на напорите на научниците и специјалистите во 20-тите. Може да се смета дека ги развиле Правилата за организирање на архивскиот дел од канцелариската работа во државните, професионалните и кооперативните институции и претпријатија на РСФСР (1928) и нацрт-Општите правила за документација и проток на документи (1931). Најновите правила предвидуваа воведување унифициран системканцелариски менаџмент за сите институции. Општите правила беа сериозен обид да се развијат национални стандарди во областа на работа со документи, но тие останаа нереализирани поради затворањето на Институтот за технологија за управување, како и укинувањето на НК РКИ на СССР.

Трансфер на канцелариска работа на архивски органи

Од почетокот на 1930-тите. На полето на канцелариското работење, органите на архивското управување почнаа поактивно да се покажуваат. Релевантноста на прашањата за канцелариска работа беше акутно почувствувана од специјалисти и научници, владини претставници. Пред Велики Патриотска војнаво 1941 година се одржа првиот меѓусекторски состанок за канцелариска опрема, на кој при разгледувањето на проблемите на механизацијата на раководното работење беше истакната алармантната состојба на работите од областа на канцелариското работење. На состанокот беше наведена програма за подобрување на состојбата, единствена по својата длабочина и сложеност, која, за жал, не беше спроведена 6 . Сепак, архивските власти постојано продолжија да го зајакнуваат своето влијание врз управувањето со евиденцијата.

За време на воените години, беше направен обид да се создаде единствен нормативен документ со кој се регулира канцелариското работење. Проектот е подготвен во 1943 година од К.Г. Митјаев и беше наречен Упатство за поставување документарен дел и заштита на документарни материјали за тековната канцелариска работа во народни комесаријат и други институции, организации и претпријатија СССР 7. За време на војната, проектот не беше прифатен.

Во 50-тите Улогата на архивските власти во подобрувањето на евиденцијата е зголемена. Ова беше олеснето со Правилникот за Државниот архивски фонд на СССР од 1958 година, кој наместо функцијата „мониторинг“, им даде право на архивските власти да го контролираат документарниот дел од тековното управување со записи 8 . Од овој момент па натаму, архивските власти активно го преземаат водството во рационализацијата на канцелариската работа. Сепак, опсегот на овластувањата на архивските органи не беше јасно дефиниран. Меѓу архиварите, постои мислење дека контролата на архивските институции треба да се прошири на сите канцелариски процеси - од моментот кога ќе се појави документ до неговото пренесување за складирање во архивата. Сепак, на преминот од 1950-1960-тите. архивските институции сè уште не биле подготвени да решаваат толку големи проблеми 9 .

Унифициран државен систем на канцелариско работење

Во овој временски период на дневен ред е ставен и проблемот со создавање на унифициран стандард кој ја регулира работата со управувачката документација во земјава. Во 1963 година, Главниот архив на СССР го создаде првиот сојузен нормативен документ за канцелариска работа - Основни правила за организација на документарниот дел од канцелариската работа и работата на архивите на институциите, организациите и претпријатијата на СССР, и тогаш започна развојот на Единствениот државен систем за канцелариска работа (USSD) 10.

Во септември 1973 година, главните одредби од Обединениот државен лист со податоци беа одобрени од Државниот комитет на Советот на министри за наука и технологија на СССР и препорачани на министерствата и одделенијата за употреба во нивната работна пракса 11 . Обединениот државен лист со податоци беше научно нарачан збир на правила, прописи и препораки за водење евиденција, од моментот на прием или креирање на документите до нивното пренесување во архивата. Единствената државна служба за статистика, исто така, ги утврди барањата за организација на канцелариски услуги за управување во институциите и постапката за нивната работа. Одредбите на Единствената државна база на податоци беа дополнети со Единствениот систем на организациска и административна документација (USORD) и поддржани од соодветните ГОСТ.

Во 1980 година, беше усвоен нов Правилник за Главната архивска дирекција при Советот на министри на СССР 12, со кој значително се проширија овластувањата на архивските тела во областа на управувањето со евиденцијата и им беа доделени следните задачи: организациски и методолошко управување со организација на документи во управувањето со евиденцијата; имплементација, развој и подобрување на Единствениот државен систем за управување со евиденција и УСОРД, научно и методолошко управување со нивната примена; развој и одобрување на задолжителни правила за сите организации во врска со организацијата на документите во канцелариското работење. Како резултат на тоа, државната архивска служба можеше навистина да управува со квалитетот на документите создадени во организациите.

Така, треба да се забележи дека во 70-80-тите. XX век канцелариската работа соодветно одговори на барањата на бирократскиот тип на систем за управување врз основа на единствени методолошки, организациски и технолошки принципи. Во системот на јавната администрација беше создадена унифицирана основа за организирање текови на документи, со што се обезбеди на национално ниво документацијата за подготовката, донесувањето и спроведувањето на одлуките, како и регулирање на периодите на чување на документите во зависност од нивното практично и научно -историско значење 13 .

Правно регулирање на канцелариското работење
Во руската федерација

Поминаа десет години од распадот на СССР. Формирањето на нова руска државност, фокусирана на градење на демократска правна држава со социјално ориентирана пазарна економија, меѓу државните задачи ги става документацијата на нејзините активности, зачувувањето на документацијата за нејзина оперативна употреба и долгорочно зачувување. .

Студијата на претходното историско искуство покажа дека ефективноста на решавањето на овие прашања зависи од тоа колку е законски регулирана системската категорија „документирани информации“, која ја одредува животната активност на сите сфери на јавниот и личниот живот на граѓаните и сите можни облици на нивно здруженија 14 .

Анализирајќи регулаторна рамкаработа со документи во Руската Федерација, неопходно е да се направи фундаментална забелешка дека постсоветска Русија ја задржала валидноста на советските акти на полето на канцелариската работа, со што се обезбедува историски континуитет и се зачувува основата за понатамошно донесување правила.

Главниот правен акт кој ја дефинира модерната државна политика и правата на руските граѓани во областа на размената на информации и документација е Уставот на Руската Федерација. Во него се вели: „Секој има право слободно да бара, прима, пренесува, произведува и дистрибуира информации на кој било законски начин...“ (Дел 4, член 29).

Во развојот на уставните норми, основите на државната политика во однос на информациите и документацијата се вградени на законодавно ниво. Актот за формирање на системот во оваа област е Федералниот закон „За информации, информации и заштита на информации“ 15.

Овој закон содржи голем број од најважните фундаментални одредби за документациска поддршка на управувањето: го дефинира терминолошкиот систем, постапката за документирање на информациите и нивно преведување во информациски ресурси, ја утврдува одговорноста на државата и нејзините органи за решавање на овие прашања и именува листа на задолжителни документирани информации што мора да ги одржуваат организациите - правните лица . Законот на Руската Федерација „За државни тајни“ од 21 јули 1993 година игра значајна улога во системот на информациско законодавство.

Имајќи го предвид фактот дека постои глобален информативен простор, потребно е законско регулирање на односите во областа на пренесување информации надвор од Руската Федерација и нивно примање однадвор. Овој процес се спроведува врз основа на Федералниот закон „За учество во меѓународна размена на информации“ 17.

Овој правен акт содржи низа одредби кои се важни за размена на документирани информации. Законот ја одредува постапката за увоз и извоз на такви информации и наметнува ограничувања за движење преку границата на Руската Федерација на документирани информации класифицирани како државни тајни или други доверливи информации, до серускиот национален имот; до архивскиот фонд; на други категории документирани информации, чиј извоз може да биде ограничен со законодавството на Руската Федерација. Така, законот за информации во однос на документираните информации беше дополнет со регулирање на неговата меѓународна размена.

Правното регулирање на односите во областа на користење на електронски дигитални потписи се врши во согласност со Федералниот закон „За електронски дигитални потписи“, Граѓанскиот законик на Руската Федерација, други федерални закони и други регулаторни правни акти на Руската Федерација донесени во во согласност со нив, а се врши и со договор на странките 18.

Според законот, потребен е електронски дигитален потпис електронски документ, дизајниран да го заштити овој електронски документ од фалсификување, добиен како резултат на криптографска трансформација на информации со користење на приватниот клуч на електронски дигитален потпис и овозможувајќи да се идентификува сопственикот на сертификатот за клучот за потпис, како и да се утврди отсуството на изобличување на информации во електронскиот документ. Под одредени услови, електронскиот дигитален потпис во електронски документ е еквивалентен на рачно напишан потпис во хартиен документ.

Односите во архивските работи се предмет на Основите на законодавството за Архивскиот фонд на Руската Федерација и архивите, кои го регулираат формирањето, организацијата на складирањето, сметководството, користењето на архивите и архивските фондови и нивното управување со цел да се обезбеди безбедност на архивски документи и нивна целосна употреба во интерес на граѓаните, општеството и државата. Сепак, овој законски акт воопшто не ги решава прашањата за документацијата.

Може да се каже дека руското законодавство за информации регулира само дел од односите што произлегуваат во областа на документирање на информации, а архивското законодавство се однесува само на прашањата за архивско складирање на документи. До одреден степен, прашањата за документација, документација на односите меѓу субјектите на правото се утврдени во законодавните акти посветени на поединечни предметни области, на пример, закони за нотаријат, сметководство, оданочување итн., како и во законодавните кодекси (Граѓански законик на Руската Федерација, Кодекс за кривична постапка на Руската Федерација и други). Во последно време се забележува тенденција за намалување на и онака малиот број постоечки стандарди.

Системот за управување со државна документација (1991) е одделенски акт. Стандардот со кој се утврдуваат барањата за подготовка на организациски и административни документи е откажан. Само стандардните инструкции за канцелариска работа во федералните извршни тела (2001) се во целосна сила.

Под овие услови, се поставува природно прашање: дали ни треба законско регулирање на работата со документи во управувањето во руски услови?

Странско искуство

Во Соединетите Американски Држави, федералното законодавство за управување со евиденција е на сила од 1950 година. Во 1980 година беше усвоен Закон за намалување на документите, чија цел беше да се создаде унифицирана правна рамка за оваа област на административна активност. Системот на националните архиви на САД има посебна единица која е задолжена за прашањата за управување со документи.

Во Германија, на 26 јули 2000 година, владата усвои нови Општи правила за работа на федералните министерства, кои ги детализираат организационите и технолошките процедури за обработка на документација базирана на хартија и основните упатства за работа со електронски документи. Овие правила се создадени во рамките на државната програма „Модерна држава - модерен менаџмент“ 19.

Слични примериможе да се цитира од практиката на други држави: Австралија, Финска, Англија, Чешка, итн. Од републиките на ЗНД, законодавството на Казахстан, Белорусија и Киргистанската Република заслужува најголемо внимание во овој поглед.

Во странство во последната деценија особено е активна работата на законодавна поддршка за воведување информатички технологии за обработка на документи и електронско управување со документи во сферата на управувањето и односите меѓу владините агенции и граѓаните. Во Соединетите Американски Држави, во 2000 година, беше усвоен Законот „За промовирање на употребата на електронски документи и потписи во меѓудржавната и надворешната трговија“. Искуството на ОК во обезбедувањето на граѓаните со стандардни форми на документи во во електронски формат, како и искуството на Шведска, каде владини агенцииво 1999 година, 95% од купувањата се извршени со помош на трансакции без хартија, како и во Австралија, каде што посебен систем овозможува обезбедување на електронски технологии при плаќање сметки за комунални услуги, регистрирање акти за граѓански статус, добивање лиценци и други дозволи итн.

Овој е далеку од целосна листаПримерите покажуваат дека законодавната поддршка за работа со документи во државата е решлива задача. Општиот тренд на зајакнување на правната поддршка за животот на руската држава го покренува прашањето за елиминирање на законодавната празнина во сферата на регулирање на прашањата за управување со документацијата. Неопходно е да се развие федерален закон „За документарна поддршка за управување“.

Предлог Федерален закон за предучилишни образовни установи

При подготовката на концептот на нацрт-законот, програмерите ги разгледаа следните имиња на законот: „За документација“, „За управување со документи“, „За документарен фонд“, „За документација, организација на канцелариска работа и чување на документи“, „ On Documentation Support for Management“ и некои други. Како резултат на дискусијата, групата на програмери се реши на последната опција како онаа што најдобро ги исполнува целите на законската регулатива во оваа област. Под документација поддршка за управување(DOU) се однесува на создавање документирана информативна база на различни медиуми за употреба од страна на апаратот за управување во процесот на спроведување на неговите функции. Водењето евиденција се смета за организациона, правна и технолошка алатка за изградба на предучилишна образовна институција.

За разлика од широко користениот термин „документација“, од суштинско значење е предучилишната образовна институција да го примени на сите системи на документи за управување на кој било медиум; присуство на независна структурна единица чии одговорности вклучуваат дизајн, имплементација и следење на усогласеноста со релевантните правила; како и утврдување на одговорност на раководниот персонал за прекршување на барањата на законот и соодветните прописи.

Друго име на законот, според нас, не може да ја содржи целината на барањата за законски акт со кој се уредуваат правните односи од областа на документацијата за управување, документацијата, организацијата на протокот на документи, формирањето на документарни системи итн.

Главните предлози за структурата и содржината на законот ги наведовме во вториот број на списанието „Делопроизводство“ за 2001 година 20 . Во моментов, програмерите ја завршија подготовката на второто издание на законот. Во споредба со првото издание, текстот на предлог-законот претрпе значителни промени. Така, во Глава I „Општи одредби“ целта е редефинирана: „Целта на овој Федерален закон е да обезбеди законски услови за документирање, организација на работата со документи и нивно чување за да се обезбедат активностите на државните органи, локалните самоуправи, организации и граѓани."

Се појаснува предметот и делокругот на законот: „Предмет на уредување на овој закон се односите што произлегуваат во документациската поддршка на активностите на државните органи, локалната самоуправа, правни лицаа граѓаните во процесот на остварување на нивните права и одговорности во согласност со нивните легален статус. Законот важи низ цела Руска Федерација и се однесува на активности со какви било документи, вклучително и електронски.

Принципи и насоки на државното регулирање
прашања за предучилишно образование

Предлог-законот ги формулира основните принципи за поддршка на документацијата за управување:

најцелосен и сигурен одраз на активностите на државните органи, локалните самоуправи, правните лица, граѓаните во границите на нивните легитимни интереси, права и обврски во документите;

обезбедување развој, имплементација и контрола врз употребата на стандарди и унифицирани системи за документација во активностите на државните органи, локалната самоуправа, во раководните структури на организациите, без оглед на нивната форма на сопственост и форма на организација;

обезбедување работа со документи во согласност со барањата на правниот режим на информациски ресурси и обезбедување услови за безбедност на информациите;

формирање и имплементација на унифицирана научна и техничка политика во областа на документациска поддршка за управување врз основа на употреба на развојни информациски технологии;

создавање услови за користење на електронски документи;

подобрување на регулаторните и методолошка основарегулирање на документацијата и документациската поддршка на процесите на државната и јавната администрација, животот на граѓаните и нивните здруженија.

Главните насоки на државната регулатива во областа на документационата поддршка за управување се:

развој на државната политика во областа на документациска поддршка за управување, вклучување во државни програми на задачи за развој на информатичката технологија како една од задолжителни условиподобрување на државноста и владеењето;

поддршка за создавање безбедни информатички технологии кои се користат во системите за владина документација;

обединување и стандардизација на системите за документација кои ги одразуваат главните функции на јавната администрација и односот на правните и поединцисо државните органи, локалната власт и меѓу себе, системи за сметководство и регистрација на документација (регистри, регистри, класификатори) земајќи ги предвид меѓународните стандарди и специфичните услови на Руската Федерација;

обезбедување на единствени принципи и процедури за формирање и користење на ресурсите информациски системиво интерес на граѓаните, државата, корпоративните и приватните структури на сите видови дејности;

организација на обука и преквалификација на специјалисти за структури ангажирани во обработка, агрегација, создавање мрежни системипренос на документи во системот на државните информациски ресурси;

контрола врз безбедноста на документарни средства вклучени во Архивскиот фонд на Руската Федерација
со цел да се обезбеди нивна употреба во интерес на граѓаните, општеството и државата;

формирање и имплементација на унифицирана научна и техничка политика во областа на документациска поддршка за управување, земајќи ја предвид употребата на најновите информатички технологии;

развој на законска регулатива и регулаторна и методолошка рамка во областа на предучилишните образовни установи.

Останатите делови од нацрт-законот, исто така, претрпеа значителни ревизии (за целосниот текст на законот, видете ја веб-страницата VNIIDAD: [Електронски ресурс]).

Местото на предучилишните образовни институции во административната реформа

Секој настан од областа на информатизацијата активно навлегува во сферата на документацијата и протокот на документи. Од најголемо значење во овој поглед се нацрт Федералната целна програма (ФТП) „Електронска Русија“ за 2002-2010 година, проекти за административни и судски реформи. Овие проекти не се однесуваат само на вклучување на електронски документ во системот за информациска документација, туку, во принцип, покренуваат многу прашања за подобрување на процесите на документација и управување. Прашањата за документирање и уредување на работите во областа на протокот на документи се содржани во Доктрината за безбедност на информации. Тие се рефлектираат и во пораката на претседателот на Руската Федерација до Федералното собрание на Руската Федерација во 2001 година. Само проектот Федерална целна програма „Електронска Русија“ предвидува голем број области кои значително влијаат на сферата на документацијата, канцеларијата работа и складирање документи.

Имајќи ги предвид реалните услови на Русија (активна транзиција кон масовна употреба на информатичката технологија, сложеноста на спроведувањето на задачите на економските, административните, судските реформи), треба да се земат предвид задачите за рационализација на документацијата и сите фази на предучилишното образование:

1) една од најважните области на јавната политика;

2) чувствителна информациска безбедносна зона;

3) опсегот на примена на технологии кои овозможуваат хармонична комбинација на хартиени и електронски методи за документирање и размена на документи, со изгледи за непречена транзиција кон дигитални методи за презентирање на значителен дел од официјалните и деловните информации.

Дополнително, треба да се решат прашањата за документирање на активностите на сите организации без исклучок кои учествуваат во општествено-економскиот и јавниот живот на државата и прашањата за социјалната заштита на граѓаните преку задолжително документирање на нивните работни активности од страна на работодавачите.

Најважен услов за активна примена на Законот за предучилишно образование е доделувањето на одговорноста за неговата примена на некој од сојузните извршните органи- Федерална архивска служба на Русија (Росархив). Во овој поглед, најважното прашање е да се зајакне координативната улога на Росархив и неговите структури како тела одговорни за состојбата на документацијата за управување, обезбедување на безбедност, научна и практична употреба на истата, како и активностите на другите федерални власти во врска со до рационализација на сопствената документација; усогласеност со важечките прописи; обезбедување навремено пренесување на документи за трајно складирање во државните архиви, спроведување на управување со документацијата во согласност со стандардите во организациите на нивниот систем.

* Поддршка за документација за управување

Фондација на Република Белорусија. 4. Прашањаорганизациии активностите на архивите организации ... предтериторијални организацииОд страна на државна регистрација. 27. Барања за копии од документи се прават... П Лист бр.: дел 1. Парцела Број...

РОСОБОБРАЗОВАНИЕ

Државна образовна институција

Високо стручно образование

„ДОН ДРЖАВНИ ТЕХНИЧКИ

УНИВЕРЗИТЕТ“

Катедра за управување со документи и јазична комуникација

КУРСНА РАБОТА

Во дисциплината: „организација и технологија на документација

обезбедување на управување“

На тема: Искуство во организирање работа со документи во странство

Завршена работа:

студент од 3 година

Групи GDU-32

Василенко Анастасија

Анатолиевна

Ја проверив работата:

Ватолина Марина

Владимировна

Датум на испорака:

Ростов-на-Дон

Вовед………………………………………………………………………………..3

1. Странско искуство на стандардизација………………………………………4-11

1.1 Историја на формирањето и развојот на меѓународната организација за стандардизација………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4-5

1.2 Тековна состојба на меѓународната стандардизација во областа на управувањето со документи…………………………………………………………………..6-11

2. Искуство во организирање работа со документи во странство……12-20

2.1 Искуство со документи во Комонвелтот на Австралија………………….12-16

2.1.1 Државен систем за стандардизација на Комонвелтот на Австралија..12-13

2.1.2 Архива на Комонвелтот на Австралија………………………………..14-16

2.1 Искуство со работа со документи во Италија………………………………………17-20

3. Анализа моментална состојбауправување со документи во Русија..21-27

Заклучок…………………………………………………………..28-29

Список на користени извори…………………………………………………………………………………………………………………………

Вовед

Темата на работата на курсот е релевантна затоа што со проучување на искуството за организирање работа со документи во странство, може да се следат главните трендови во развојот на канцелариската работа и, со нивна анализа, да се применат овие иновации во Русија.

Целта на работата е да се анализира искуството од организирање работа со документи во странство.

Работни цели:

Студија странско искуство во стандардизација;

Анализирајте го искуството за организирање работа со документи во странски земји;

Анализирајте ја моменталната состојба на управување со документи во Русија.

За пишување на предметната работа се користеа следново:

Прописи;

Интернет ресурси;

Периодични списанија („Канцелариски менаџмент“, „Работи на секретари“).

Методите на истражување се: компаративна анализа, историски.

1. Странско искуство на стандардизација

1.1 Историја на формирањето и развојот на меѓународната организација за стандардизација

Меѓународната стандардизација е збир на меѓународни организации за стандардизација и производи од нивните активности - стандарди, препораки, технички извештаи и други научни и технички производи. Постојат три такви организации: Меѓународната организација за стандардизација - ISO (ISO), Меѓународната електротехничка комисија - IEC (IEC), Меѓународната телекомуникациска унија - ITU (ITU).

Меѓународната организација за стандардизација (ISO) е глобална мрежа која дефинира кои стандарди се потребни за работа на деловните, владините и јавните организации. Официјално е основан на 23 февруари 1947 година.

Неговата главна цел е формулирана во Повелбата на ISO: „...да се промовира развојот на стандардизацијата на глобално ниво за да се обезбеди меѓународна трговска размена и взаемна помош, како и да се прошири соработката во областа на интелектуалната, научната, техничката и економската активност“.

ISO обединува 64 земји. ISO е невладина организација: нејзините членови не се владини делегати, како, на пример, во Обединетите нации. Сепак, ISO зазема посебна позиција помеѓу владините и невладините организации. Тоа е затоа што, од една страна, многу од институциите на ISO се дел од владините структури во нивните земји или се под туторство на нивната држава. Од друга страна, другите членки на ISO се целосно приватни, создадени од локални синдикати на индустриски организации.

За обемот на активностите на организацијата сведочат следните факти: над 30 илјади експерти учествуваат во техничката работа, која се спроведува во рамките на 187 технички комитети, 576 поткомитети, 2057 работни групи. Годишно во различни земји во светот се одржуваат повеќе од 800 состаноци на горенаведените технички тела. Залихите на ISO стандарди надминуваат 14 илјади единици, годишно се објавуваат над 800 нови и ревидирани стандарди.

Меѓународните стандарди на ISO немаат задолжителен статус за сите земји-учеснички. Секоја страна на светот има право да ги приспособи или да не ги приспособи. Одлуката за примена на меѓународниот ISO стандард е главно поврзана со степенот на учество на земјата во меѓународната поделба на трудот и состојбата на нејзината надворешна трговија. Околу половина од меѓународните ISO стандарди нашле примена во рускиот систем за стандардизација.

Така, главната задача на меѓународните стандарди е да создадат унифицирана методолошка основа на меѓународно ниво за развој на нови и подобрување на постоечките системи за квалитет и нивно сертифицирање.

1.2 Тековна состојба на меѓународна стандардизација во областа на управувањето со документи

Организациски, ISO вклучува раководни и работни тела. Органи на управување: Генерално собрание (врховен орган), Совет, Биро за технички менаџмент. Работни тела - технички комитети (ТК), поткомитети, технички советодавни групи (ТАГ).

Генералното собрание е состанок на службеници и делегати назначени од комитетите членки. Секој член на Комитетот има право да претстави најмногу тројца делегати, но тие можат да бидат придружени од набљудувачи. Дописните членови и членовите претплатници учествуваат како набљудувачи.

Советот ја насочува работата на ISO помеѓу седниците на Генералното собрание. Советот има право, без свикување на Генералното собрание, да ги упатува прашањата на консултации до комисиите-членки или да им ја довери нивната одлука на комисиите-членки. На седниците на Советот одлуките се носат со мнозинство гласови од членовите на комисијата на Советот присутни на седницата. Помеѓу состаноците и доколку е потребно, Советот може да донесува одлуки преку кореспонденција.

Седум комитети се подредени на Советот на ИСО: ПЛАКО (техничко биро), ПРОФКО (методолошка и информативна помош); КАСКО (одбор за оцена на сообразност); ИНФКО (комитет за научни и технички информации); DEVCO (Комитет за помош на земјите во развој); КОПОЛКО (комитет за заштита на интересите на потрошувачите); REMCO (стандарден комитет за примероци).

PLACO (PLACO - Planning Committee) подготвува предлози за планирање на работата на ISO, организирање и координирање на техничките аспекти на работата. Опсегот на работа на PLACO вклучува разгледување на предлози за формирање и распуштање на технички комитети, определување на областа на стандардизација со која треба да се занимаваат комитетите.

ПРОФКО е должен да обезбеди методолошка и информативна помош на ISO Советот за принципите и методите на развивање меѓународни стандарди. Комитетот ги проучува основните принципи на стандардизација и подготвува препораки за постигнување оптимални резултати во оваа област. PROFCO се занимава и со терминологија и организира семинари за примена на меѓународни стандарди за развој на трговијата.

КАСКО (КАСКО - Комитет за оцена на сообразност) се занимава со прашањата за потврдување на усогласеноста на производите, услугите, процесите и системите за квалитет со барањата на стандардите, проучување на практиката на оваа активност и анализа на информации. Комитетот развива упатства за тестирање и оцена на сообразност (сертификација) на производи, услуги, системи за квалитет, потврдување на компетентноста на лабораториите за тестирање и телата за сертификација. Важна област на работата на CASCO е промовирањето на меѓусебното признавање и прифаќање на националните и регионалните системи за сертификација, како и употребата на меѓународните стандарди во областа на тестирање и оцена на сообразност. CASCO, заедно со IEC, подготви голем број упатства за различни аспекти на сертификацијата, кои се широко користени во земјите-членки на ISO и IEC: принципите наведени во овие документи се земени предвид во националните системи за сертификација, а исто така служат како основа за договори за оценување на сообразноста на заемно снабдените производи во трговијата.-економските односи меѓу земјите во различни региони.

DEVCO (DEVCO - Комитет за прашања на земјите во развој) ги проучува барањата на земјите во развој во областа на стандардизацијата и развива препораки за помош на овие земји во оваа област. Главните функции на DEVCO: организирање дискусии на голем обем за сите аспекти на стандардизацијата во земјите во развој, создавање услови за размена на искуства со развиените земји; обука на специјалисти за стандардизација врз основа на различни центри за обука во развиените земји; олеснување на студиски патувања за специјалисти од организации вклучени во стандардизацијата во земјите во развој; подготовка на прирачници за обука за стандардизација за земјите во развој; стимулирање на развојот на билатералната соработка меѓу индустријализираните и земјите во развој во областа на стандардизацијата и метрологијата.

КОПОЛКО (КОПОЛКО - Комитет за политика на потрошувачи) ги проучува прашањата за обезбедување на интересите на потрошувачите и можноста за промовирање на тоа преку стандардизација; го сумира искуството од учеството на потрошувачите во креирањето на стандарди и изготвува програми за обука на потрошувачите во областа на стандардизацијата и доставување до нив потребни информации за меѓународните стандарди. Ова е олеснето со периодично објавување на Списокот на меѓународни и национални стандарди, како и водичи корисни за потрошувачите: „Компаративни тестови на производи за широка потрошувачка“, „Информации за производи за потрошувачите“, „Развој на стандардни методи за мерење на карактеристиките на изведбата на производи за широка потрошувачка“ итн.

REMCO (REMCO - Комитет за референтни материјали) обезбедува методолошка помош на ISO преку развивање соодветни упатства за прашања поврзани со референтни материјали (стандарди). Така, изготвена е референтна книга за референтни материјали и неколку прирачници: „Повикување на референтни материјали во меѓународни стандарди“, „Сертификација на референтни материјали. Општи и статистички принципи“, итн. Покрај тоа, REMCO е координатор на ISO активностите за референтни материјали со меѓународни метролошки организации, особено со OIML - Меѓународната организација за правна метрологија.

Изработката на меѓународните норми и стандарди од областа на информациите и документацијата во ISO е доверена на Техничкиот комитет бр. Метрологија на Русија, Rostechregulirovanie.

Овој комитет се занимава со стандардизација во областа на информативните активности, активностите за издаваштво, индексирање и апстрактирање, практични активности на библиотеки, документациски и информативни центри, архиви.

Во својата структура има четири поткомитети: поткомитет бр. 4 „Техничка интеракција“; поткомитетот бр. 8 „Квалитет - статистика и оцена на технички карактеристики“; Поткомитетот бр. 9 „Идентификација и опис“; Поткомитет бр. 11, Управување со архиви/записи.

Поткомитетот бр. 11, создаден за развој на стандардизација во областа на управување со евиденција и архивирање, разви 3 меѓународни стандарди: два дела од ISO 15489-2001 „Информации и документација - Управување со документи“ (ISO 15489-2001, Информации и документација - Управување со евиденција ) и првиот дел од стандардот ISO 23081 „Информации и документација - Процеси за управување со записи - метаподатоци за документи“ (ISO/TS 23081-1:2004 Информации и документација - Процеси за управување со записи - Метаподатоци за записи - Дел 1: Принципи). Стандардот ISO 15489 го регулира управувањето со документи од кој било формат и на кој било медиум создаден и примен од различни организации во текот на нивните активности. Вториот дел од стандардот ги опфаќа процедурите за управување со евиденцијата на организацијата во согласност со принципите стандардизирани во првиот дел од ISO 15489-1:2001. Овој документ е всушност технички извештај, кој според правилата на ISO се однесува на информативни документи и нема статус на стандард; Целта на неговиот развој е да понуди една од можните методологии за имплементација на системи за управување со документи, создадени во организација врз основа на принципите од првиот дел од ISO 15489-1:2001. Оваа методологија се заснова на австралиското искуство. Во исто време, треба да се забележи дека за време на дискусијата за вториот дел од ISO 15489-1:2001, беа дадени предлози да се вклучат во техничкиот извештај неколку опции за методологии за имплементација на системи за управување со документи и со тоа да се отстранат противречностите поврзани со националниот особености на водење евиденција и управување со документи. Но, поради сложеноста и разновидноста на овие методологии, беше одлучено да се претстави само една верзија во техничкиот извештај и да се префрли работата на развивање на потребната методологија во сферата на активност на националните тела за стандардизација, управување со документи и архиви.

Затоа, во повеќето развиени земји во светот, кога се развива национален стандард, големо внимание се посветува на првиот дел од ISO 15489-1:2001, вториот се користи како помошен документ (појаснување на голем број одредби од првиот дел ).

Стандардот ISO 23081 е посветен на метаподатоците за управување со записи, нивните типови, функции за поддршка на процесите за управување и управување со евиденција, како и за управување со метаподатоци.

Во март 2005 година беше објавен стандардот ISO 22310 „Информации и документација“. Барања за управување со евиденција/документи во стандарди“ (ISO/DIS 22310, Информации и документација - Барања за управување со евиденција/документи во стандарди).

Техничкиот комитет бр.46 е поврзан во своите активности со Комитетот бр. Основен распоред“ (ISO 8439:1990, Дизајн на форми - Основен распоред) и ISO 8601-2000 „Елементи на податоци и формати на размена - Размена на информации - Претставување на датуми и времиња“ (ISO 8601:2000, Елементи на податоци и формати на размена - Размена на информации - Претставување на датуми и времиња).

Меѓу стандардите развиени од ТЦ бр. 46, треба да се истакне меѓународниот стандард ISO 5127-2001 „Информации и документација - вокабулар“ (ISO 5127:2001, Информации и документација - Вокабулар), кој содржи основни термини и концепти употребени во поле на работа со информации и документација . Стандардот се користи во развојот на применети стандарди во информатичките науки, вклучувајќи библиотекарство, управување со евиденција и архивски документи.

Меѓународниот стандард ISO 2384-1977 „Документација - презентација на преводи“ (ISO 2384:1977, Documentation - Presentation of translations) воспоставува правила за прикажување преводи во стандардна форма, што ја поедноставува нивната употреба од различни категории корисници.

Во 2003 година, меѓународниот стандард ISO 14416-2003 „Информации и документација - барања за врзување на книги, периодични списанија, серии и други хартиени документи за употреба во архиви и библиотеки - Методи и материјали“ (ISO 14416:2003, Информации и документација) беше донесена и - Барања за врзување на книги, периодични списанија, серии и други документи за архивска и библиотечна употреба - Методи и материјали) .

Од горенаведеното, можеме да дојдеме до заклучок дека, во моментов, во областа на управувањето со документи, развиени се доволен број стандарди кои овозможуваат регулирање на управувањето со документи од кој било формат и на кој било медиум создаден и примен од различни организации во текот на нивните активности, да воспостават правила за поднесување преводи во стандардна форма, со што се поедноставува нивната употреба од различни категории корисници.

2.1 Искуство со документи во Комонвелтот на Австралија

2.1.1 Државен систем за стандардизација на Комонвелтот на Австралија

Целото искуство на Австралија во областа на документациската поддршка за управување е квинтесенција на достигнувањата на нејзините специјалисти.

Државниот систем за стандардизација на Комонвелтот на Австралија е претставен со Стандардите на Австралија, организација основана во 1922 година. Регулаторната и методолошката основа за поддршка на документацијата за управувањето со Комонвелтот на Австралија е доста обемна. Сосема е правилно да се каже дека Австралија е еден од лидерите во оваа област. Пример за ова е неговиот национален стандард AS 4390-1996, кој беше земен од Меѓународната организација за стандардизација како основа за развој на ISO 15489:2001, и затоа се препорачува на сите земји чии национални тела за стандардизација се претставени во ISO, како стандард за креирање соодветни национални стандарди.

Како дел од своите активности во рамките на ISO, Стандарди Австралија обезбедува под-комитет за управување со архиви/записи во рамките на техничкиот комитет за информации и документација, формирајќи го својот секретаријат. Вториот е одговорен за развој и имплементација на следните меѓународни стандарди:

ISO 15489-1:2001;

ISO 15489/TR-2:2001;

ISO 22310:2006;

ISO/TS 23081-2:2007

Во 2002 година, Австралија усвои национален стандард за управување со документи еквивалентен на ISO 15489:2001, AS ISO 15489-2002. Неговиот развој беше спроведен од Комитетот за управување со документи, структурна поделба на Стандардите Австралија. Последователно, Стандардите Австралија, исто така, формираше Технички комитет за усогласеност со регулаторните барања во полето на управување со евиденција, чија цел е да подготви придружен документ на AS ISO 15489-2002, кој содржи практични упатства за тоа како организациите спроведуваат мониторинг и ревизија.

Иако стандардот AS ISO 15489-2002 во голема мера ја повторува содржината на стандардот AS 4309-1996, меѓу нив има голем број значајни разлики во однос на терминологијата, структурата и пристапот за покривање на различни видови прашања.

AS ISO 15489-2002 беше развиен и имплементиран како меѓународен стандард и некои термини се изменети за да се обезбеди усогласеност со меѓународната практика.

AS 4390-1996 и сродните стандарди се ревидирани, проширени и модернизирани за да станат AS ISO 15489-2002. Додека AS 4390-1996 содржи шест дела, AS ISO 15489-2002 содржи два (самиот стандард и техничките придружни материјали). Според тоа, информациите содржани во AS ISO 15489-2002 значително се разликуваат од оние претставени во AS 4390-1996, главно поради неговата краткост и концизност. Австралиските стандарди, по објавувањето на AS ISO 15489-2002, се обидоа да ги истакнат клучните компоненти на AS 4390-1996 кои не беа вклучени во новиот стандард и да ги објават во форма на анекси, дополнувања на сегашниот регулаторен и методолошки акт за организирање на управување со документи.

Така, потребно е да се нагласи дека глобализацијата, која, меѓу другото, се карактеризира со стандардизирање на економските и технолошките процеси, може јасно да се види и на полето на документациската поддршка за управување. Еклатантен пример за тоа е развојот, врз основа на националниот стандард на Комонвелтот на Австралија AS 4390-1996, на меѓународниот нормативен и методолошки акт ISO 15489:2001 и усвојувањето на автентични стандарди во голем број земји чии национални тела за стандардизација се претставени во ISO.

2.1.2 Архива на Комонвелтот Австралија

Архивскиот фонд на Комонвелтот на Австралија е претставен со мрежа на специјализирани тела одговорни не само за складирање на документи на Архивскиот фонд на земјата, туку и за развој на законодавни и регулаторни акти во областа на архивските работи. Оваа мрежа вклучува: Националниот архив на Австралија, Друштвото на австралиските архивичари и Државниот архив на Федерацијата.

Националниот архив на Австралија е формиран во 1961 година кога Одделот за архиви на Унијата се оддели од Националната библиотека на Австралија. Во 1975 година институцијата беше преименувана во Архива Австралија, а во 1998 година го доби сегашното име.

Во исто време, статусот на Националниот архив на Австралија се менуваше. Законот за архиви од 1983 година на институциите им ја додели функцијата да ја гарантираат безбедноста на документите на владините тела и институции. Во 2001 година, Националниот архив на Австралија се здоби со статус на федерално извршно тело, под надлежност на министерот за култура и спорт.

Официјалната титула на шефот на Националниот архив на Австралија е „Генерален директор“. Советот на Националниот архив на Австралија е основан според член 10(1) од Законот за архиви од 1983 година. Советот се состои од сенатор, член на Претставничкиот дом и 11 други, чие назначување е одговорност на министерот за Култура и спорт.

Структурно, Националниот архив на Австралија се состои од пет одделенија: Пристап и комуникации, Консултантски услуги, Национална координација, Управување со документи и складирање, Управување со владини информации, секој предводен од еден од замениците, генералниот директор.

Австралиско здружение на архивичари - јавна организација, која е формирана во 1975 година поради недостаток на квалификуван кадар кај архивските работници.

Функциите на Австралиското здружение на архивисти вклучуваат:

Развивање на сопствен квалификуван кадар, кој вклучува спроведување на специјализирани обуки и семинари;

Помош во организирање на складирање на документарни материјали на Архивскиот фонд на земјата, надзор на нивната правилна употреба;

Сеопфатна помош во спроведувањето научно истражување од областа на архивските работи;

Објавување и ширење со други средства на информации во врска со организацијата на архивските работи на Комонвелтот на Австралија.

Решавањето на прашањата поврзани со тековните активности на Австралиското здружение на архивари му е доверено на советот, чии членови се избираат врз основа на резултатите од внатрешното гласање.

Работните тела на Австралиското здружение на архивисти се работни групи, кои вклучуваат:

Работна група „Организациска архива“;

Работна група „Електронски документи“;

Работна група „Домородни прашања“;

Работна група „Архиви на локалните извршни власти“;

Работна група за училишни архиви;

Работна група „Универзитетска архива“.

Државниот архив на Викторија е основан со Законот за јавни досиеја од 1973 година за да избере, депонира и организира долгорочно и трајно зачувување на записите на државната влада.

Со државниот архив на Викторија управува Одделот за култура на Одделот за премиер и кабинет.

Надлежноста на Државниот архив на Викторија вклучува:

Подготовка на стандарди кои ги регулираат процесите на креирање документи на државната влада;

Консултации со претставници на владини агенции за спроведување на одредбите од стандардите во пракса. Спроведување обуки и семинари.

Анализирајќи го структурниот дијаграм на организацијата на Архивскиот фонд на Комонвелтот на Австралија, можеме да заклучиме дека релевантните тела се комбинација од сојузна државна организација, федерална јавна организација и државни организации на субјекти и вршат „тројна функција“. :

Изготвувач на законодавни и регулаторни акти од областа на архивските работи;

Контролорот-ревизор, кој е повикан да го следи спроведувањето на нивните одредби во пракса;

Едукативна средина.

Значи, Комонвелтот на Австралија зазема едно од првите места во светот во развојот на стандарди во областа на управувањето со евиденција и архивирањето; многу стандарди усвоени во Комонвелтот на Австралија стануваат меѓународни, со што активно влијаат на развојот на управувањето со евиденција во текот на светот.

2. 2 Искуство со работа со документи во Италија

Канцелариската работа во модерна Италија постои од почетокот на 19 век - од времето кога италијанските држави биле под власт на Наполеонова Франција. Француската влада воведе во Италија систем за класификација и регистрација на документи, чии главни карактеристики остануваат и денес. Четиринаесет години по формирањето на Италијанската Република, што се случи во 1861 година, владата се отвори во Рим - Archivio Centrale dello Stato(Централен државен архив). Лоциран во Рим, Архивот чува документи објавени од централните административни тела на италијанската национална влада. Дополнително, Архивот управува со хиерархијата на државните архивски организации низ Италија и ја формира структурата на управување со националните записи.

Може да се каже дека модерното канцелариско работење во Италија започнало со објавувањето на Кралскиот декрет од 1900 година (документот ги утврдува основните принципи на работата на канцелариите и архивските институции на државната власт). Сепак, дури во 1963 година беше формирана структурата на канцелариската работа во форма во која официјално постои сега. Во тоа време излезе Д Secreto del Presidente dello Republica(Претседателски декрет), со кој беа дефинирани основните барања за архивско чување и управување со евиденцијата, кои со мали измени се применуваат и до денес. Ајде да ја разгледаме суштината на овие барања.

Италијанскиот систем за регистрација беше утврден со Кралскиот декрет во 1900 година и малку се разликува од другите европски системи. Секоја категорија на документи, обединета со заеднички наслов или тема, одговара на одреден број документи во дневникот. По правило, за секоја категорија документи се води посебен дневник. Како и во повеќето системи за регистрација, секој документ примен или креиран во канцеларијата е предмет на задолжителна регистрација во списанието. Регистрираните документи се нумерирани последователно; евиденцијата за влезните и излезните документи се чува посебно во дневникот. Фактот на регистрација на документ е официјална потврда не само за самото постоење на документот, туку и за неговата автентичност.

При регистрирање на дојдовните документи, датумот на прием, името на испраќачот и предметот на предметот се внесуваат во дневникот. При регистрирање на појдовни документи, се наведува датумот на создавање, адресарот и предметот на предметот. Дополнително, сите документи се запишуваат во дневникот на канцеларијата во која се примени.

Европските канцеларии обично користат некоја стандардна шема за класификација на случаи во комбинација со дневници, а Италија не е исклучок. Кралскиот декрет од 1900 година вовел „систематска класификација на мандатите (задавањата). Овој стандарден систем предвидува и општи и посебни предметни категории кои ја формираат основата за водење на работата во владините министерства.

Општите категории на досиеја дозволуваат класификација на административните документи заеднички за сите или повеќето министерства (како што се кадровските досиеја), додека посебните категории ги одразуваат потребите на поединечно министерство, утврдени со спецификите на неговите активности. Различните категории на предмети формираат хиерархија на класи и подкласи, од кои на секоја и е доделен сопствен алфанумерички код. Сличен систем е широко користен во Северна Америка.

Покрај горенаведените списанија, италијанските канцеларии користат посебна категорија на списанија за регистрација наречени reportorio. Овие дневници се список на сите случаи во секоја предметна категорија. Индексите на списанијата се состојат од два дневници со азбучен список на лица кои креирале, испраќале или примиле документи, додека третиот дневник содржи предметни индекси на снимените документи.

Документите кои повеќе не се во активна употреба се преместуваат од одделите на италијанската влада во таканаречените „депозитни архиви“ - посредни складишта кои сочинуваат сложен национален систем за складирање. Еднаш годишно, документите од внатрешните одделенски архиви се испраќаат во депозитната архива, каде што се чуваат 40 години од датумот на прием. По овој период, документите од историска вредност се пренесуваат во соодветното архивско складиште, а сите преостанати документи се уништени.

Претседателскиот декрет од 1963 година, веќе споменат погоре, ги дефинираше периодите на архивско чување за сите категории владини документи, вклучително и документи на владата, регионите и провинциите, како и општините.

Како што веќе беше забележано, Централниот архивски директорат, лоциран во Рим, управува со државната мрежа на архивски институции, која ги вклучува Централниот државен архив, властите за архивски надзор, регионалните архиви на одделни територии и провинции и други организации.

Телата за архивски надзор работат независно од државниот архив и ги решаваат прашањата на регионално ниво во врска со документите во сопственост на приватни лица или организации.

Така, канцелариската работа во Италија почна да се развива доцна. Француската влада имаше големо влијание во областите како што се системите за класификација и регистрација на документи. Денес, италијанскиот систем за управување со канцеларии не се разликува многу од другите европски системи.

3. Анализа на моменталната состојба на управување со документи во Русија

Во моментов, регулирањето на документацијата, организацијата и технологијата на документациска поддршка за управување се врши во неколку насоки: законодавна регулатива, стандардизација, развој на нормативни и нормативно-методолошки документи за национално дејствување.

Законите на Руската Федерација имаат највисоко правно значење.

Федерален закон на Руската Федерација „За информации, информациска технологијаи за заштита на информациите“ ја утврди обврската за документирање на информации, воспостави голем број термини (информации, информатизација, информациски ресурси, документирани информации и сл.), ги регулираше односите што произлегуваат при создавањето и користењето на информатичките технологии и ја утврди обврската. да обезбеди информации до владините органи.

Обврската за документација е спомната и во други законски акти. Така, Граѓанскиот законик на Руската Федерација ја утврди правната основа не само за активностите на правните лица, туку и за неговата документација. Голем број написи утврдуваат барања за составот на информациите (содржините) на документите и нивниот дизајн. Да, чл. 52 од Граѓанскиот законик на Руската Федерација содржи барања за содржината на повелбата и составниот договор врз основа на кој работат правните лица; чл. 185 и 186 ги дефинираат деталите за документ како што е полномошно; во чл. 878 се дефинира образецот за проверка итн.

Законодавството на Руската Федерација за Архивскиот фонд на Руската Федерација и архивите утврди дека Архивскиот фонд на Руската Федерација вклучува документи лоцирани на нејзината територија, без оглед на формата на сопственост на организациите во кои се формирани. Затоа, многу документи на институции, организации и претпријатија, по одреден временски период, мора да се пренесат на складирање во државните архиви на начин утврден со регулаторни документи.

Законските акти на Руската Федерација ги регулираат барањата за документи испратени со користење на различни средства за комуникација (пошта, телеграф, факс и електронски пораки), барањата за заштита на информациите во различни фази од нивното создавање и складирање и официјализирање на документите (правна сила ). Тие ги содржат и основите за регулирање на процесите на информатизација. Законот утврдува сопственички права на поединечни документи и комплети документација, категории на информации според нивоата на пристап до нив.

Голем број правни акти содржат норми кои мора да се земат предвид при изготвување и извршување на документите за управување. Таквите акти го вклучуваат, на пример, Законот на Руската Федерација „За трговски марки, услужни марки и ознаки на потекло на стоки“, кој ја одредува постапката за регистрирање на логото на компанијата поставено на меморандум; Уредба на Владата на Руската Федерација „За рационализирање на производството, употребата, складирањето и уништувањето на печати и обрасци со репродукција на државниот амблем на Руската Федерација“ итн.

Во моментов, во согласност со федералната целна програма, работи Државната буџетска образовна институција - систем на одредби кои ги дефинираат основните правила за работа со документи во организациите. Системот е насочен и кон комерцијални структури. Се состои од два дела: нормативен и методолошки. Нормативниот дел ги дефинира главните задачи и функции, законско регулирање на активностите на службата за поддршка на документацијата во организацијата, нејзината приближна структура; постапка за подготовка и обработка на документи; сите фази на работа со нив: испорака, премин, обработка, сметководство, регистрација, контрола на извршување, информации и референтна работа, брзо складирање на документи, пребарување документи и информации; заштита на системи за пронаоѓање информации; подготовка на документи за архивата; постапката за спроведување на проверка на вредноста на документите; организација на складирање документи. Тоа е унифициран комплекс на автоматизирана документација заснована на современи текстуални уредувачи, автоматизиран тек на документи (вклучувајќи е-пошта), бази на податоци и автоматско складирање и употреба на документи (вклучувајќи и автоматизирани номенклатури на случаи, пописи на случаи итн.).

ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифициран систем на организациона и административна документација. Барања за документација.

Стандардот се однесува на „организациски и административни документи поврзани со Единствениот систем на организациска и административна документација (USORD) - резолуции, упатства, наредби, одлуки, протоколи, акти, писма, итн... кои се користат во активностите на:

Сојузните владини тела, владините тела на конститутивните субјекти на Руската Федерација, вклучително и конститутивните субјекти на Руската Федерација кои имаат, заедно со рускиот јазик, национален јазик како државен јазик, органи на локалната самоуправа;

Претпријатијата, организациите и нивните здруженија, без разлика на нивната организациска и правна форма.“

Во моментов, во областа на предучилишното образование може да се идентификуваат повеќе проблеми и начини за нивно решавање. Потребно е да се воведе закон за документација.

Законот за документација на Руската Федерација треба да игра фундаментална улога во решавањето на проблемите на предучилишните образовни институции. Законот ќе ни овозможи нормативно да ги консолидираме општите принципи и најсуштинските одредби за поддршка на документацијата, вклучително и обврската за документирање на активностите на сите организации, форми и методи на документација, електронска документација, размена на документирани информации за да се задоволат потребите за документација на правните субјекти и мерки на одговорност за прекршоци. Законот треба да стане фундаментална регулаторна рамка која не само што ќе реши многу контроверзни прашања за управување со електронски документи и електронски архиви, туку и до одреден степен ќе ги одреди насоките и идните перспективи за развој на автоматизација на предучилишна возраст. Донесувањето на закон за документација е итна задача во блиска иднина. За да се обезбеди обединување, неопходен е развој на нови стандарди.

Решението на проблемите со технолошката документација е олеснето со ГОСТ 6.30-2003 развиен од VNIIDAD и одобрен од Државниот стандард на Руската Федерација. "USD. ORD систем. Барања за документација." Стандардот, со наметнување барања за унифицирање на елементите на документацијата, во голема мера го олеснува создавањето на стандардни, унифицирани и унифицирани процеси и за традиционална и за автоматизирана документација, складирање и пренос на документирани информации. Последователниот развој и одржување (ажурирање) на серуски класификатори на технички, економски и социјални информации, вкл. форми на документација за управување на ниво на одделенија, претпријатија и организации. Да го погледнеме искуството на другите земји. Во Соединетите Американски Држави, Федералниот Закон за управување со евиденција е на сила од 1976 година. Терминот „Управување со евиденција“ значи планирање, контрола, насочување, организација, обука, промоција и други административни и управувачки активности кои вклучуваат создавање документи, нивно складирање, употреба и можност за отстранување на документите. Во 1980 година беше донесен „Закон за намалување на работата со документи“, чија цел беше да се создаде единствена правна рамка во оваа област на административна дејност. Системот на националните архиви на САД има моќна поделба која се справува со проблемите со управувањето со записите. Да ги земеме европските примери поблиску до нас.

Англија: Од 1985 година, постои владина програма за подобрување на управувањето со евиденцијата. Во рамките на Кабинетот на министри постои втор административен оддел, кој заедно со Државниот архив на Велика Британија, со соодветна финансиска поддршка од Владата, се занимава со прашања за управување со документи на современо техничко-технолошко ниво. Во Германија, каде што, како што знаеме, федерализмот е издигнат на принципот на владеење, на 21 јуни 1995 година владата одобри централизиран канцелариски систем заснован на општи правилаоперативни процедури на федералните министерства. Германските документолози и архивари го сметаат овој факт како нивна голема победа, за која беа потребни долгорочни напори од страна на вработените и раководителите на Бундесархивата. Притоа, овој правен акт не е прв во историјата на Германија. Од 1926 година беше во сила „царски закон за општата постапка за канцелариско работење“, а во 1958 година беше создаден „Законот за општата постапка за работа на федералните министерства“. Интересно е што развивачите на современиот систем за канцелариска работа во сојузните министерства на Сојузна Република Германија поставија една од нејзините главни задачи да создаде унифицирани номенклатури за работите на сојузните министерства и да се спротивстави на искушението, преку средствата на современи компјутери. технологија, да се напуштат строгите систематизирачки шеми за групирање и шифрирање документи. Оваа листа може да се продолжи со други примери од законодавството, на пример, Република Чешка, каде што законот за архивски работи 1994/1997-2002 година. јасно е запишана обврската на сите организации, без разлика на нивната форма на сопственост, да ја одржуваат документацијата во ред, да се грижат за нејзиното евидентирање и чување. Слична норма е запишана во сличен законодавен акт на Белорусија и други земји. Може да се потсетиме и на искуството од Австралија, каде што за прв пат во светот беше усвоен Национален стандард за управување со документи во 1996 година, кој содржи препораки за работа со традиционални документи базирани на хартија и современи електронски документи.

Тесно поврзан со проблемот на електронски документ е проблемот со електронското управување со документи и автоматизација на предучилишните образовни институции. Во моментов, различни компании имаат развиено и имплементирано голем број автоматски системи за управување со документи (ADMS), кои се карактеризираат со специфични пристапи и компјутерски и комуникациски средства за имплементација. За жал, овие случувања немаат унифицирана терминологија. Производите на развојните компании носат имиња како: систем за автоматизација на документи, компјутерски систем за канцелариска автоматизација и проток на документи, систем за управување со канцеларии, систем за управување со дистрибуирани документи, електронска архива итн. Разновидноста во имињата на развиените и развиените системи само укажува дека денес оваа област на пазарот на информации сè уште не е формирана како независен сегмент, а во некои случаи, производите на ASUD се појавуваат како поврзани случувања или нуспроизвод при решавање други посложени проблеми. Сепак, бројот на ASUD расте доста брзо.

Можно е да се формулираат одредени барања за модерен системуправување со документација во организацијата. Пред сè, автоматизираниот систем за контрола мора целосно да ги изврши сите задачи за поддршка на документацијата за управување: подготовка на документи, нивна регистрација, контрола над извршувањето, пребарување на документи, нивно складирање и референтна работа на низа документи. Системот мора да биде изграден врз единствени методолошки принципи, софтверски, хардверски и технолошки решенија и во рамките на постоечките организациски и правни услови во форма на домашно законодавство, државни стандарди, упатства и барања. Автоматизираниот контролен систем мора да обезбеди целосна употреба (интеграција) на акумулираниот информациски ресурс и да го имплементира принципот на еднократно внесување на информации и негова повеќекратна употреба, документирана и реално. Системот исто така треба да им помогне на администраторите да изберат правци за движење на документите во организацијата, обезбедувајќи го потребниот степен на заштита на информациите од неовластен пристап. Автоматизираниот систем за контрола во современи услови мора да биде способен да се прошири за одредени компоненти (број на технички уреди и технологии, број на документи (обем на информации), број на корисници) и да може да се прилагоди во разумни граници на променливите барања на корисниците.

Не треба да се мисли дека овие проблеми се исклучиво руски проблеми. Целиот деловен свет е загрижен со слични проблеми. На пример, една англиска студија од 1996 година покажа дека речиси половина од анкетираните британски институции имале големи проблеми со информациите и документацијата. Овие институции имаат лошо воспоставен систем за пронаоѓање на потребната документација. 77,6% од менаџерите од различни чинови признале дека сами бараат информации, а само 18% се обраќаат за помош на асистенти и секретарки. Оваа ситуација едвај илустрира ефективно управување.

Така, сегашното законодавство содржи значителен број задолжителни норми, правила и барања за документирање на различни области на активност на државните и недржавните организации, за извршување на одредени видови документи, нивната содржина и структурата на текстот.

Заклучок

Треба да се напомене дека во странство (Европа, САД, итн.) постигнаа многу понатамошен напредок во користењето на информатичката технологија во поддршката на документацијата, особено во прашањата управување со електронски документии употребата на електронски документи. Ова е, се разбира, првата најважна разлика. ISO усвои стандард за управување со документи уште во 2001 година (ISO:15489-1-2001); во Европа, исто така, во 2001 година беше развиена и усвоена спецификацијата „Модел европски барања за електронски системи за управување со документи“.

Овие факти укажуваат дека во развиените земји не можат да замислат управување со документи без употреба на информатичка технологија. Тие не споделуваат таму долго време работа во канцеларијана традиционалниот, како што е сè уште вообичаено овде, и со употреба на информатичка технологија. Целата нивна канцелариска работа се заснова на употреба на современи информатички технологии, едноставно не може да има друг начин.

Втората работа што треба да се забележи е дека постојат некои специфични пристапи за управување со документи кои се типични за гпроизводство на смрекаЗападна Европа и Соединетите Американски Држави, што, патем, се рефлектира во стандардот ISO-15489, во делот за воспоставување барања за процесите на управување со документи. Во стандардот, процесите за управување со документи започнуваат не со регистрација на документи, туку со испитување и одредување на периоди за складирање документи. Имаат и регистрација, но не е на прво место. Во голема мера, нема контрадикторност во ова, бидејќи ние ги одредуваме и периодите на складирање на документите, но за нас тоа, по правило, се прави по извршувањето на документот, кога тој (или копија) се пренесува на датотека за складирање.

Друга разлика: една од функциите работа во канцеларијаво Русија е контролата врз извршувањето на документите.. Во формата во која оваа функција е имплементирана во руската канцелариска работа, тоа веројатно не постои никаде на друго место. Секоја земја има свои специфики работа во канцеларијаЗатоа, можеме да кажеме дека контролата над роковите за извршување на документите е руска специфичност.

Во моментов, во областа на управувањето со документи, развиени се доволен број стандарди кои овозможуваат регулирање на управувањето со документи во меѓународната асоцијација за стандардизација од кој било формат и на кој било медиум создаден и примен од различни организации во текот на нивните активности, да се воспостават правила за презентација на преводите во стандардна форма, што ја поедноставува нивната примена од различни категории корисници.

Главната задача на меѓународните стандарди е да се создаде унифицирана методолошка основа на меѓународно ниво за развој на нови и подобрување на постоечките системи за квалитет и нивно сертифицирање.

Комонвелтот на Австралија зазема едно од првите места во светот во развојот на стандарди во областа на управување со евиденција и архивирање; многу стандарди усвоени во Комонвелтот на Австралија стануваат меѓународни, а со тоа активно влијаат на развојот на управувањето со евиденција низ целиот свет.

Глобализацијата, која, меѓу другото, се карактеризира со стандардизација на економските и технолошките процеси, може јасно да се види и на полето на документациската поддршка за управување. Еклатантен пример за тоа е развојот, врз основа на националниот стандард на Комонвелтот на Австралија AS 4390-1996, на меѓународниот нормативен и методолошки акт ISO 15489:2001 и усвојувањето на автентични стандарди во голем број земји чии национални тела за стандардизација се претставени во ISO.

Сегашното законодавство на Руската Федерација содржи значителен број задолжителни норми, правила и барања за документирање на различни области на активност на државни и недржавни организации, за извршување на одредени видови документи, нивната содржина и структура на текстот.

Список на користени извори

Федерален закон „За информации, информациски технологии и заштита на информации“ од 27 јули 2006 година бр. 149-ФЗ

Државен систем на документација поддршка за управување. Општи барања за документи и документација услуги за поддршка за управување.-М., 1991 година

ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифициран систем на организациона и административна документација. Барања за документација

ISO 15489-2001 Информации и документација - Управување со документи

ISO 23081-1:2004 "Информации и документација - Процеси за управување со документи - Метаподатоци за документи"

ISO 22310 Информации и документација. Барања за управување со документи содржани во стандардите“

ISO 5127-2001 Информации и документација - Вокабулар

ISO 2384-1977 "Документација - Подготовка на преводи"

AS ISO 15489-2002 „Генерален менаџер на записи“

Д.В.Волкова.Активности на меѓународната организација за стандардизација. Канцелариска работа.2006 година бр.2.страница 66-70

А.С. Голотник. Државен систем за стандардизација на Комонвелтот на Австралија како индикатор за светските процеси на глобализација // Office 2007.-№4.pp 66-70

... зад себекомерцијалните банки зад себе во странство 5 1.1 Суштината на системот за надзор 5 1.2 Искуство работакомерцијалните банки зад себе во странство 11 2. Систем на надзор зад себе...се потпишуваат состаноци документ, поправање... кредит организации. Кредитни проверки организацииможеби...

1. Мотивација на персоналот зад себе во странство

   Апстракт >> Менаџмент

   Да се ​​создаде соодветна регулаторна документвоведување на ова правило... на машина за пишување, броење Работаитн.Во практиката на нормативно истражување работа зад себе во странствокористени и... камати Искуствоголеми западни компании организациивнатрекомпаниски системи...

2. Психолошка и педагошка поддршка за деца со сложени развојни нарушувања зад себе во странство

   Тест >> Психологија

   ... зад себе во странство 2.1 Организацијаподучување на глувослепи деца зад себе во странство(70-80-ти) 2.2 Организација ... зад себе во странство. Важно е да се разгледа не само Искуство, но и грешките на странските експерти во работа... обука за глувослепи и нормативни документидонесена во одредена...

3. Технологии работаСо документиограничен пристап

   Апстракт >> Индустрија, производство

   Кои се најсериозните границитезаштита на заштитени електронски информации... На почетокот на случајот внатрешниот инвентар документи, содржани во него, на крајот од... аферите. Контрола зад себе работаСо документиограничен пристап го врши менаџерот организации, неговиот...

4. Социјален статус на руски имигранти зад себе во странство

   Предмети >> Социологија

   Доверени специјални организации- национални служби... комисии, руски документииспадна само 6 илјади... студии или работа, но останатите зад себе во странство. Насоки за иселување... работаво друга земја или недоволно познавање на странски јазик. Но Искуство ...