Корпоративен интранет портал: теорија и практика. Управување со корпоративни информации: создавање и пополнување на интранет портал Ако сè е толку добро, зошто сите немаат такви портали?

„Кадровски службеник. Управување со кадровската евиденција“, 2008 година, N 12

Комуникација - во широка смисла - размена на информации меѓу поединци преку употреба на заеднички систем на симболи, извршени со вербални и невербални средства. Внатрешните комуникации вклучуваат заеднички активностивработени - учесници во интеракцијата, при што се развива заеднички (до одредена граница) поглед на вредностите, целите, насоките на активностите на компанијата и нивните сопствени акции во врска со ова. Модерно средство за управување со корпоративните комуникации е создавање на внатрешен информативен простор - интранет портал.

Суштината на прашањето

Интранет портал (во превод од англиски интранет - интранет, портал - главен влез, порта) е внатрешен корпоративен информациски систем со голем број функционални задачи кои овозможуваат најкомплетна комуникација во рамките на компанијата - помеѓу вработените, одделенијата и претставништвата на компанијата. Неговото функционирање се заснова на интернет технологии. Интранет порталите се наоѓаат на внатрешната мрежа на компјутерите на компанијата и само вработените имаат пристап до нив.

Речник управување со кадровската евиденција. Интранет е дистрибуиран внатре-компански информациски систем дизајниран да им обезбеди на вработените пристап до корпоративните информациски ресурси, користејќи софтверски производии интернет технологии.

Содржината е информативна содржина систем за информации(текстови, графики, мултимедијални и други информатички значајни содржини). Суштинските параметри на информациската содржина се нејзиниот волумен, релевантност и релевантност.

Цел на интранет порталот:

• обезбедување транспарентен пристап до информациите за управување содржани во различни информациски системи со кои управува компанијата, како и други извори на информации;
• обезбедување на единствена точка за пристап до корпоративни информации, корпоративни апликации и други извори на податоци во и надвор од компанијата. Во овој случај, информациите може да се обезбедат во персонализирана, интегрирана и збирна форма, односно обезбедени на начин што максимално ќе го поддржат процесот на донесување деловни одлуки и решавање на функционални проблеми и задачи;
• одржување на историска база на податоци клучни индикаториактивности на компанијата, пресметка на потребните показатели врз основа на податоците содржани во информациските системи на компанијата. Обезбедување аналитички транскрипти на вредностите на индикаторите со различен степен на детали;
• обезбедување оперативна интеракција на персоналот на сите нивоа и поддршка соработкапомеѓу вработените, одделенијата и службите на компанијата.

Употребата на веб технологии во функционирањето на порталот овозможува неограничен број корисници да работат во информациската средина. Со помош на локални интранет решенија, вработените во компанијата можат да добијат пристап до дел од корпоративните информации доделени за секоја од нив.

Пример. Интранет системот на банката Finservice (Москва) постојано го користат неколку стотици вработени од повеќе од 50 канцеларии и филијали на банката, а интранет порталот на компанијата Окна-Еталон (Владивосток) обезбедува оперативна интеракција на повеќе од 40 канцеларии и точки на продажба низ регионот на Далечниот Исток.

Типична структура на интранет порталот на компанијата

Порталите на претпријатијата можат да се класифицираат според нивоата на интеракција што ги обезбедуваат. Можеме да разликуваме основни нивоа на автоматизација на интеракцијата како „компанија - вработени“, „поделби - поделби“, „вработен - вработен“, „компанија - партнери и инвеститори“, „компанија - клиенти“.

Структурно, порталот е збирка на информативни блокови. Целта на овие блокови е да ги рефлектираат главните и најважните информации на порталот, да обезбедат брза и удобна навигација низ него. Така, главната страница на корпоративниот портал треба да ги содржи информативните блокови претставени во Табела. 1.

Табела 1

Содржина на главната страница на интранет порталот

• за компанијата (мисијата и развојни цели, лиценци и статуси, структура и лица, новости за компанијата, пазарни вести, медиуми за нас, кариера (слободни работни места), корпоративен весник);
• маркетинг и рекламирање ( маркетинг план, постоечките маркетинг програми, стил на форма, брошури, распореди и други маркетиншки материјали);
• наредби и прописи (за општи прашања оперативно управувањекомпанија, организациски прашања, менаџмент финансиски активности, за управување со движењето на залихите, за безбедносните мерки на претпазливост, за персоналот, за системот на наградување, за прашања од економската и информациската безбедност, како и прописите за структурата и персоналот, описи на работни местаи други документи);
• шаблони (примероци од извршување на документи и упатства за нивно пополнување, стандардни договори, обрасци и примери на комерцијални предлози, примероци и примери за извршување на писма, налози, упатства и други документи);
• форум (за развој на активностите на компанијата, за општи прашања за тековните активности, предлози);
• реклами;
• гласање;
• родендени;
• галерии (фото и видео галерии);
• библиотека (документи на компанијата, директориуми, датотеки);
• пребарување (по клучен збор, по дополнителни параметри).

Главната страница на порталот треба да стане центар за формирање на значење и слика, поврзувајќи ја структурата, содржината и дизајнот на информациите во една целина.

Цели и задачи на организирање на внатре-компаниски информативен простор

Се разбира, создавањето на интранет портал не е лек за сите проблеми, но може да стане алатка за управување со персоналот преку која менаџментот на компанијата и вработените можат лесно и едноставно да пристапат до секакви извори на информации и информациски системи, кои, по правило, имаат развиена на крпеница во нивната компанија. Порталот е само добра алатка за акумулирање на сето она што претходно било создадено во една компанија, давајќи и правилна и целосна примена, согледување на неговите недостатоци и предности и поедноставување на работата на вработените преку работа со една корпоративна апликација, а не со дузина посебни информациски системи и извори на информации.

Кога одлучуваат за создавање на интранет портал во нивната компанија, современите менаџери, како што покажува практиката, ги извршуваат следните цели:

• зголемување на нивото на поддршка за управување и донесување одлуки за раководителите на одделенијата на компанијата преку организирање на собирање, консолидација и анализа на потребните информации;
• создавање на унифицирана база на знаење на компанијата, вклучувајќи збирни информации, чие стекнување бара големи количини на време и ресурси;
• заштеда на време и напор на вработените во компанијата;
• намалување на трошоците и расходите на компанијата;
• зголемување на нивото на комуникација и соработка помеѓу вработените во компанијата;
• поддршка за унифицирање и стандардизација на процесите и процедурите во компанијата;
• подобрување на квалитетот на работата и услугите на клиентите на компанијата;
• зголемување на конкурентноста и инвестициската атрактивност на компанијата.

Задачите што ги решава корпоративниот интранет портал се претставени во Табела. 2.

табела 2

Проблемите се решаваат со создавање на интранет простор

Создавањето на корпоративен интранет портал ви овозможува да креирате унифициран информативен простор за работа текови на информациии комуникациите во рамките на организацијата. Вградените и, по правило, интуитивни алатки за одржување и поддршка на порталот му обезбедуваат на персоналот можност самостојно да управува со делови без помош од програмери. Прегледот на содржината ви овозможува да ги видите објавените информации пред да бидат објавени, што го прави ажурирањето на ресурсот едноставно и јасно.

Системот на хиерархии може да обезбеди доследна координација на информациите наменети за објавување низ синџирот на управување. Така, се постигнуваат точни и веродостојни информации кои се договорени со сите потребни нивоа на управување и одобрени за објавување. Можностите што ги обезбедува интранет системот за одобрување и одобрување на содржината ви овозможуваат да избегнете грешки и неточности при подготовката на корпоративните информации.

Интранет порталот обезбедува и можност за преземање шаблони за документи и презентации на различни дизајни, врз основа на кои се генерираат документи за крајниот корисник.

Употребата на алатки за комбинирање, организирање, пребарување на податоци и рутирање на информации во интранет порталите дава можност за организирање и забрзување на протокот на корпоративни документи помеѓу вработените и работните групи.

Организација на работа на формирање на интранет портал на компанијата

Методологијата за развивање и имплементирање на интранет портали во активностите на компанијата е генерално слична на имплементацијата на кој било информациски систем со голем број корисници. Експертите именуваат три главни начини за создавање корпоративен портал:

• купување на готови решенија (платформи или системи со висока достапност);
• развој на порталот од нула (прилагоден развој);
• комбиниран пристап (развој на специфични модули, но врз основа на готови решенија или платформи).

Секоја од овие патеки бара професионален пристап од страна на програмерите, квалификуван проект менаџер и проектен тим, индустриски пристап кон развојот и имплементацијата на системот (дизајн, развој, тестирање, обука, пуштање во работа - Табела 3).

Табела 3

Технологија за организирање на работа за создавање на интранет портал (врз основа на комбиниран пристап)

Секоја патека има предности и недостатоци, но, по правило, при изборот на решение, сите пристапи се оценуваат според следниот пакет критериуми:

• цена на решението (вклучувајќи лиценци, опрема и работа);
• брзина на имплементација и испорака на готовиот систем;
• уникатноста на деловните процеси на компанијата или присуството на специфични барања;
• корпоративни стандарди и технолошки преференции;
• достапност на квалификувани специјалисти во рамките на компанијата и нивна специјализација;
• иновативен или конзервативен стил на компанијата;
• доминантен пристап кон иновациите - системот е конфигуриран да одговара на деловните процеси на компанијата, или компанијата ги конфигурира деловните процеси за да одговараат на функционалноста на решението што се спроведува.

Во секој конкретен случај неопходна е детална анализа на состојбата во компанијата.

Најважното нешто што не треба да се заборави при одлучувањето за креирање на интранет портал во вашата компанија е дека при неговото спроведување нема да дојдат до израз техничките тешкотии, туку административните проблеми, прашањата за безбедноста на информациите и трансферот на знаење од програмер до програмер.крајни корисници.

Карактеристиките на имплементацијата на корпоративниот портал во голема мера зависат од целите и задачите што компанијата клиент ги поставува за овој систем, од нејзината корпоративна култура и моменталното ниво на автоматизација во компанијата. Две компании кои се натпреваруваат на пазарот може да имаат различни системски барања, а имплементацијата на корпоративен портал во овие компании ќе се врши на сосема различни начини.

Меѓу проблемите што може да се појават при имплементирање на корпоративни портали се следниве:

• потребата за промена на деловните процеси на компанијата поради веќе завршената автоматизација, потребата за прераспределба на одговорноста;
• недостаток на формализирање на процесите и нивната документација, што не дозволува јасна изјава за задачата;
• навика да се работи на „личен контакт“;
• ниска култура на користење на компјутер во компаниите;
• отпор од персоналот на компанијата при имплементација на системот;
• недоволна цврстина на менаџментот при имплементација на системот во компанијата;
• ниско ниворазбирање на потенцијалните придобивки од употребата на корпоративните информациски системи од страна на менаџментот и вработените на компанијата;
• тешкотии во формализирањето на дистрибуцијата на правата за пристап до информации;
• обид да се пренесе информацискиот хаос што постои во компанијата во автоматизиран хаос преку портал;
• недостаток на искуство во управување со такви системи и, како резултат на тоа, ниско ниво на разбирање можни опциикористејќи го порталот.

Ова не значи дека сите овие проблеми се нерешливи. Само за да се решат поефикасно, потребно е да се привлечат искусни специјалисти и консултанти кои имаат искуство во имплементација на вакви системи и ќе и понудат на компанијата начини и средства за решавање на овие проблеми, веќе тестирани со други клиенти, земајќи го предвид знаењето. за спецификите на рускиот бизнис.

Андреј Надеин (компанија TopS Business Integrator) и Владимир Кузнецов (Информативен и консултантски центар за е-бизнис) Меѓу странските добавувачи на интранет решенија се компании како IBM Websphere Portal, Oracle9iAS Portal, Plumtree, Sun ONE Portal Server, ATG Enterprise Portal Suite“, mySAP Enterprise Portal, како и софтверски блокови на Microsoft.NET Servers.

Домашните случувања се претставени на руски пазаринтранет систем TopS BI, Интранет решение. Оптимизатор на компанијата „Гарант-Парк-Интернет“, интранет решение на компанијата РБЦ СОФТ, решение на Аксиом. Портал на компанијата Gorod-Info, решение V6 Active Portal и некои други.

Подобрување на ефикасноста на користење на корпоративниот портал

На еден или друг начин, како резултат на создавање корпоративен интранет портал, компанијата може да добие голем број предности (Табела 4).

Табела 4

Придобивки од имплементирање на корпоративен интранет портал

Ефективноста на користењето на интранет ресурсите како средство за управување со тековите на информации, комуникациите и корпоративна културадиректно зависи од популарноста и сообраќајот на корпоративниот портал.

Во овој поглед, еве неколку практични совети:

• ако вработените во компанијата добиваат финансиски надоместок земајќи го предвид степенот на задоволство на клиентите (клиентите), тогаш објавувањето на шаблонот „Задоволство на клиентите“ на интранет порталот на компанијата, по можност во реално време и со резултатите од анкетите на клиентите, може да има добар ефект. ;
• ако менаџерите за продажба се платени врз основа на провизии, тогаш објавувањето информации за продажба со пресметки на провизија на Интранет е сигурен начин да се принудат менаџерите за продажба и сметководителите да го проверуваат порталот секојдневно, намалувајќи го бројот на барања до специјализираните одделенија на компанијата ( сметководство, комерцијална услуга) за оваа информација;
• наместо да користите апликации за е-пошта, можете да интегрирате систем за е-пошта достапен за веб (како што е Exchange Outlook Web Access) со интранет порталот, а потоа вработените ќе можат да пристапуваат до е-пошта од каде било;
• Ако креирате ажурирана секција со информации што обезбедува информации што се интересни и релевантни за сите вработени (на пример, делот „Што има за ручек денес?“), може значително да ја зголемите употребата на порталот од вработените. Особено ако додадете форум (на пример, „Дискусија за мени“).

Треба да се користи корпоративен интранет портал за објавување информации кои всушност може да бидат потребни (суштински) за вработените во компанијата и се од интерес за нив од професионална позиција или од универзална гледна точка, тогаш тој ќе стане погодна алатка за управување внатрешни комуникацииво друштво.

При подготовката на статијата, користени се материјали од информативниот и консултантскиот центар за електронски бизнис www.e-commerce.ru и ДОО "BIAT. Consulting" (http://intranet-portal.ru).

Д. Чалишева

Шеф на московската група

Одделот за човечки ресурси

Порано или подоцна, речиси секоја компанија почнува да размислува да организира своја интранет портал- единствена „влезна точка“ во ИТ инфраструктурата за своите вработени. Таквиот портал ви овозможува да обезбедите удобен пристап до централизирано складирање на сите корисни информацииповрзани со оперативните активности на компанијата - разни документи, прописи и референтни книги, како и ИТ услуги - е-пошта, телефонија и сл. Покрај тоа, интранет порталот може да дејствува како еден вид „социјална мрежа“ во компанијата - со негова помош можете да дознаете кои колеги имаат роденден денес или, на пример, да разговарате за денешното мени на кафетеријата на форумот.

Ако сè е толку добро, зошто сите немаат такви портали?

Сепак, многумина се одложени поради високата влезна бариера за изградба на таков портал, која постои поради фактот што скоро сите постоечки решенија на пазарот имаат голем број заеднички недостатоци:

• Некои од овие портали се градат врз основа на комерцијални решенија(на пример, SharePoint), чии трошоци за имплементација и одржување се оправдани само за многу голем бизнис(десетици илјади вработени).
• Останатите вакви портали се направени „на коленото“ врз основа на CMS, не е наменет за ова(на пр. WordPress). Резултатот не е единствена влезна точка, туку зоолошка градина од „патерици и велосипеди“ која постојано се обидува да се распадне.
• Комплексноста на администрирање на таков портал е често не ги оправдува придобивките што ги носи. Ако вашата компанија не сама по себе информациска технологија, тогаш вашиот системски администратор веројатно нема да ги разбере сложеноста на параметрите за конфигурација на SharePoint.

Како вашето решение се разликува од другите?

Нашата компанија развива и одржува информациски системи за клиенти од различни големини и профили речиси 20 години - од мали правни канцеларии до федерални телекомуникациски оператори. Во ова време, видовме многу примери на градење на интранет портали (и позитивни и негативни). Затоа, нашето предложено решение е ослободено од повеќето недостатоци на постоечките алтернативи:

Бесплатно е

Не наплаќаме пари за користење на нашиот портал - можете да го преземете, инсталирате и користите апсолутно бесплатно.

Модерно е

Приспособливост, поддршка за различни DPI, медиа плеер, векторски икони и други задоволства на модерната мрежа се вклучени во пакетот.

Пријателски е за админ

Инсталирањето на порталот се врши со неколку кликања (или команди во конзолата). Целата понатамошна администрација се врши со помош на едноставна и удобна контролна табла.

Тој е моќен и може да се прошири

Нашиот портал се базира на Liferay - водечка светска платформа за градење корпоративни портали. Ќе може да расте и да се развива заедно со развојот на вашиот бизнис.

Што може да направи вашиот портал?

Нашиот портал може да направи многу надвор од кутијата. Веднаш по инсталацијата, ќе можете да ги користите следниве компоненти:

Директориум на вработени

Удобен агрегатор на информации за контакт, адреси и телефонски броеви на сите вработени во компанијата.

Интеграција со IP телефонија

Можете да повикате кој било вработен со едноставно кликнување на иконата на неговата картичка во директориумот.

Вграден веб-пошта клиент

Сите ваши вработени можат да користат корпоративно Е-поштабез потреба да конфигурирате клиент за е-пошта.

Вики директориум

Централизирано складиште за сите информации што им се потребни на вработените за да ги завршат нивните секојдневни задачи.

Интеграција на серверот за печатење

Печатете и скенирајте документи директно од веб-интерфејсот на порталот - без потреба да инсталирате драјвери за печатачот на компјутерите на вработените.

Складирање на датотеки

Порталот има вградено складирање на датотеки со поддршка за верзии на датотеки. Секој корисник има свој домашен директориум, достапен и преку веб-интерфејсот и преку Windows Explorer.

Мултимедијални способности

Вградените фото и видео галерии ви овозможуваат да гледате фотографии и видеа директно на порталот.

Социјални комуникации

Порталот има полноправно корпоративно социјална мрежа. Вработените можат да разменуваат пораки, датотеки и да разговараат на форумот.

Дополнително, можете да ги искористите предностите на кој било од стотиците приклучоци достапни на Liferay Marketplace.

Колку е?

Како што споменавме погоре, можете да го користите нашиот интранет портал апсолутно бесплатно и без никакви ограничувања за бројот на корисници или истовремени сесии. Единственото нешто што нема да го добиете со бесплатната лиценца е техничка поддршка.

Постојат неколку нивоа на техничка поддршка, кои се разликуваат во SLA и цена.

Во ред, ми се допаѓа сето ова. Каде можам да го преземам вашиот портал?

Порталот моментално е во бета тестирање. Кога ќе завршиме, врската за преземање и инструкциите за инсталација ќе се појават овде

Ако сте заинтересирани за решението или сакате да учествувате во бета тестирање, ве молиме!

Испратете ја вашата добра работа во базата на знаење е едноставна. Користете ја формата подолу

Студентите, дипломираните студенти, младите научници кои ја користат базата на знаење во нивните студии и работа ќе ви бидат многу благодарни.

Слични документи

Суштината на MS SharePoint способностите и средствата за нивна имплементација. Развој и имплементација на задачи на корпоративниот портал. Карактеристики на работното место, безбедност на животот, електрична безбедност, управување со животната средина и заштита на животната средина.

теза, додадена на 04.04.2012 година


Анализа на активностите на агенцијата за недвижности Sibir LLC со цел запознавање со околината на Windows SharePoint Services. Опис предметна област. Изготвување извештаи и нивен опис. Структура на податоци, уредување на бази на податоци. Основни кориснички дозволи.

апстракт, додаден на 15.12.2013 година


Анализа на видови на постоечки корпоративни портали. Развој на архитектурата и структурата на корпоративниот портал во согласност со барањата. Инсталација и конфигурација софтвер. Општи поставки на порталот, управување со менито и конфигурација на виџети.

теза, додадена 19.01.2017 година


Анализа моментална состојбасистеми за автоматизација за управување со податоци; земајќи ја предвид инфраструктурата на информацискиот систем и барањата за ресурсите на организацијата. Развој на систем за управување со податоци базиран на локација на SharePoint, имплементација и имплементација на софтвер.

дисертација, додадена на 10.11.2011 година


Индикатори кои ги карактеризираат корпоративните портали во мрежите, нивната историја и класификација. Суштински карактеристики на корпоративните информативен портал AxiomPortal. Microsoft SharePoint Portal Server како алатка за креирање корпоративен портал.

теза, додадена 22.07.2011


Главните цели и задачи на интранет порталот. Недостигот од далечински пристап до информациите за организацијата и тешкотијата за информирање се нејзините главни проблеми. Изгледи за развој на интранет порталот. Порталот е единствена информативна платформа за целиот персонал.

презентација, додадена на 14.08.2013 година


Концептот на портал како Интранет систем. Технологии за функционирање на веб порталот. Карактеристики и функции на порталот образовна институција. Користење на веб портал во образовниот процес. Структурата на образовниот Интранет/Интернет портал на училиштето бр. 24 во Нефтејуганск.

теза, додадена на 02.05.2012 година

Внатрешниот портал ви овозможува да изградите комуникации во рамките на компанијата. Што дава ова?

Повеќе детали за секој аспект

CRM— ќе овозможи складирање на историја на писма, повици и работа со секој клиент, а на крајот на кварталот ќе се креираат извештаи за секој менаџер. Ќе додадеме автоматизација: на пример, испраќање пошта до клиент кој не одговорил долго време или повторно испраќање на фактура ако не е платена во рок од една недела.

Автоматизирајте го бизнисот. Многу дејства се случуваат редовно: плаќања, месечни извештаи, потсетници, настани, барања за одмор итн. Сето ова може да се автоматизира со пишување скрипти или роботи кои ќе ги следат настаните и ќе ги извршуваат тие многу рутински дејства. . Или друг случај - како создадовме систем за адаптација на персоналот на порталот на медицинската компанија ОМБ.

Дизајнер на процеси.

Автоматизација на деловните процеси

Интеграција со ИТ околината на клиентот.

Производот се интегрира со многу апликации од водечки развивачи на софтвер.

• интеграција со „1C: Управување со плата и персонал“, како и со 1C: UPP и 1C: UT (и по нарачка - воопшто со кој било 1C или ERP систем)
• конектор за MS Exchange Server 2007/2010, MS Sharepoint, Active Directory и MS Office.
• интеграција со календари Google и календари во паметни телефони (iOS + Android).

Мобилна верзија (апликација)

Веќе развиен за порталот мобилна апликација- за двете платформи.

Ќе ги ажурираме сите нестандардни решенија во десктоп верзијата во мобилната верзија.

Испорака на проектот: автоматски тестови, тестирање на оптоварување, PMI

Ние пишуваме посебен документ: програма и методологија за тестирање. Според него, системот се предава. Исто така, кога доставуваме проект, пишуваме автотестови (Selenium), потоа во Allure гледаме визуелни извештаи за нивното завршување.

Тестирањето за вчитување се врши на серверот на клиентот, ние користиме Yandex.Tank и голем број други услуги.

Придружба

По испораката, го одржуваме проектот користејќи Jenkins за континуирана интеграција - континуирана испорака на ажурирања и GIT за контрола на верзијата.

Технологии и рамки

веб: PHP (1C-Bitrix, Laravel, Symfony, YII, ZEND), Java2EE, ASP.net (C#), Ruby, Python.

Мобилен: SWIFT, Цел C, java, React.

Тестирање: Џенкинс, селен, краставица, калабаш, ЈУнит, Привлечност.

Интеграција на порталот со 1C и други системи

Во оваа фаза, работиме со ИТ услугата на клиентот: развиваме API за размена, дизајнираме канали за размена на податоци. Резултат: еднонасочна или двонасочна размена со 1C, ERP, AXAPTA, SAP и 20+ помалку познати системи за сметководство и автоматизација.

Развојна транспарентност. Клиентите ги гледаат сите вработени во Студио во нашиот Интранет систем и можат директно да комуницираат со нив таму. Сите договори се запишуваат во задачи, информациите не се губат (за разлика од пошта или телефон).

Гарантен период. Обезбедуваме неограничено (неограничено)гаранција за целата работа што ја извршуваме, нашите специјалисти ќе ве советуваат бесплатно за креирање веб-страници и понатамошна промоција на вашите проекти.

DevOps и highload

Имаме свои инженери DevOps: ќе изградиме оптимална шема за распоредување ажурирања, ќе конфигурираме кластер и ќе спроведеме тестирање на оптоварување. И по започнувањето на проектот, ќе обезбедиме надзор 24/7.

Во кои случаи сме најефективни?

• ни требаат луѓе кои ќе направат анкета пред проектот и ќе ви кажат како да спроведете што
• порталот е интегриран со неколку системи одеднаш, а не сите имаат документација
• порталот веќе има/ќе има големи оптоварувања (од 10.000 посетители дневно) и се треба да работи брзо
• За голем број работни места, не ви требаат само „раце“, туку и „глава“, односно аналитика и консултации

Сега што?

Наталија Заверука

Заменик директор за квалитет и организација на деловни процеси во ProNET

Интранет порталот е виртуелен „комуникациски центар“ на компанијата. Тој помага:

• Вработените можат да се обединат во еден тим (дури и ако се во различни градови);
• Менаџерите треба да ги контролираат роковите за завршување на работните задачи и да ја подобрат управливоста на компанијата.

Компанијата ProNET— производител на интелектуални производи. Нашиот стратешка цел- Создавање ефективна организација, претставена во сите сегменти на украинскиот ИТ пазар. За да го направиме ова, ги консолидираме основните средства, го подобруваме системот за управување со проекти и бизнис во целина; особено, посветуваме големо внимание на употребата најнови технологиида се автоматизираат основните деловни процеси.

Во врска со проширувањето во регионите, имаше итна потреба од проширување на персоналот на компанијата: денес имаме повеќе од 170 вработени во седиштето и во 10 подрачни канцеларии. Брзиот раст на компанијата, пак, бараше стандардизација на работата, јасно планирање и контрола и постојана комуникација со вработените во оддалечените одделенија.

Разбравме дека поединечните мерки нема да помогнат тука: треба да ги комбинираме постоечките информациски ресурси, да создадеме корпоративен интранет портал - единствен информативен простор. И беше донесена таква одлука.

За да го спроведеме проектот, создадовме работна група од специјалисти од нашата компанија. Управувањето со групата беше доверено на заменик директорот, кој е одговорен за обезбедување на квалитетот и организација на внатрешните процеси.

На работната група и беа доделени задачи кои можат да се групираат во три области:

1. Односи меѓу вработените, внатрешни корпоративни комуникации:
   • Опишете ги функционалните/работните обврски за сите вработени (за сите позиции);
   • Развијте регулатива „За интеракција на поделбите на компаниите“;
2. Работа со клиенти:
   • Создавање униформни корпоративни правила/стандарди за сервисирање, организација на работата и комуникација на одделенијата вклучени во планирањето и спроведувањето на комплексни ИТ проекти;
   • Оптимизирајте го и автоматизирајте го процесот на „управување со договори“;
3. Работете со вработените: минимизирајте го периодот на адаптација за новодојденците, како и времето поминато за решавање на нивните типични проблеми.

Резултатот беше сложен проект кој доведе до промени, доработка и формализирање на многу процеси. Најинтересно е што успеавме да реализираме ваков обемен проект со буквално „нула“ буџет и наши сопствени ресурси.

За почеток, дефиниравме:

1. Цели;
2. Временска рамка на проектот;
3. Состав на работната група.

Би сакал да привлечам посебно внимание на потребата од јасно да се постават рокови. Ако временските ограничувања не се фиксирани, тогаш кога започнуваат со работа, изведувачите често се осудуваат себеси на „вечен проект“. Ова е голема грешка. Исклучително е важно јасно да се постават не само конечните „контролни точки“ (поминување), туку и средните - сумирање, анализирање на постигнатите резултати. Покрај тоа, важно е правилно да се формира тим: главната работа овде не е бројот на луѓе „на одборот“, туку дали го разбираат значењето на проектот и дали сакаат да ја подобрат компанијата со негова помош.

При спроведување на проекти поврзани со промени во вообичаениот алгоритам за работа, иницијаторите неизбежно наидуваат на скриен или отворен отпор. Бевме подготвени за ова. За да спречиме можно незадоволство, спроведовме објаснувачка работа со вработените:

1. Тие зборуваа за тоа како се развива интранет портал и дека благодарение на неговата работа секој од нив ќе добие одредени придобивки.
   На генерален состанокги информираше луѓето за идејата, како и за целите на порталот. Потоа одржавме состаноци во секој оддел и им кажавме какви придобивки ќе им донесе тоа на вработените. соодветна организацијаработи Ги анкетиравме колегите за потребните модули и собравме предлози. ;
2. Организиран постојан фидбек;
3. Беа снимени конструктивни предлози од колегите.

Во првата фаза беа развиени клучните блокови на внатрешниот портал:

• „Модел на деловните процеси на компанијата“, „автоматизација на деловниот процес на договарање договори“, „база на знаење“;
• Голем број специјални услуги: внатрешен корпоративен именик на вработени; лична картичка на вработен; список на родендени; новости; календар на настани; техничка поддршка (Service Desk), листа на услуги на компанијата (види Сл. 1 и 2).

Ориз. 1. Лична картичка на вработениот

Ориз. 2. Систем за управување со датотеки

Како алатка за решавање на овие проблеми беше избран систем за бизнис моделирање Бизнис студио. Создавањето „беспрекорен“ систем за управување (вклучувајќи моделирање, регулација и контрола на извршувањето на деловните процеси) беше постигнато преку системска интеграција Бизнис студиоИ ДИРЕКТУМ:

• Прво во системот Бизнис студиоизградена е архитектурата на компанијата како целина и главните деловни процеси на оперативно ниво;
• Потоа веќе оптимизираните деловни процеси (на пример, „управување со договори“) беа автоматизирани со користење на системот управување со електронски документии управување со интеракција ДИРЕКТУМ.

Интеграцијата на овие два системи овозможи брзо да се изградат оптимални деловни процеси без проблеми. Сега ни помага порталот:

• Формализирање и оптимизирање на деловните процеси;
• Дизајнирајте и приспособете организациска структура, маса за персонал, градење на организациона шема (види Сл. 3);
• Подгответе регулаторна документација во согласност со ISO стандардите итн.

Откако ги опишавме деловните процеси „како што се“, создадовме дијаграми со помош на кои ги идентификувавме главните учесници во процесот, барањата за рокови, Потребни документии голем број други параметри (на пример, договори - види Сл. 4). По завршувањето на формализирањето на деловните процеси, на секој од нив им беа доделени „сопственици“ и „извршители“.

Потоа беа развиени следниве:

1. Прописи за одделенијата (место во организациската структура, права и одговорности, интеракција со други одделенија, индикатори за проценка на работата итн.);
2. Опис на работните места на специјалисти во компанијата (види Сл. 5).

Ориз. 3. На порталот можете да ја видите (и прилагодите) организациската структура на компанијата

Ориз. 4. Пример за работен дијаграм

Ориз. 5. Опис на работните места на специјалисти на порталот

Имавме креативен пристап кон решавањето на задачите што ни беа доделени, така што крајниот резултат беше далеку од типичен корпоративен портал:

Прво, овде вработените можат да ја најдат организациската структура и описот на работните места, кои се засноваат на реалните деловни процеси на компанијата (со детали до одреден изведувач, што укажува на опсегот на неговата одговорност, како и степенот на влијание врз конечниот резултат).

Второ, благодарение на интранет порталот, веќе постоечкиот внатрешен проект „Ознака за квалитет“ доби нов поттик за развој. Целта на проектот е собирање идеи и предлози од вработените во врска со подобрувања и модернизирање на постоечките деловни процеси. ВО Работно биробеше создадена посебна редица каде се прифаќаат предлозите на вработените и се следи напредокот на нивната дискусија/прочистување/имплементација.

ТретоСо автоматизирање на процесот на договарање договори, успеавме да ги минимизираме ризиците кои произлегуваат при нивната подготовка. На пример, сега:

• Речиси сите информации автоматски се внесуваат во шаблонот на договорот;
• Сега е можно да се заштитат одредени полиња од уредување (а со тоа и од воведување грешки);
• За одобрување документи се користи електронски потпис.

Компанијата доби одлична алатка - специјално дизајнирана и прилагодена на нашите потреби. За средно и големи компанииСо голем број вработени, развиена структура на филијали и клиенти, имплементацијата на корпоративен портал повеќе не е луксуз, туку итна потреба.

Новиот интранет портал значително ја зголеми ефикасноста на нашата работа! Еве ги само првите резултати:

1. Нивото на дисциплина во изведбата значително се зголеми;
2. Работата со договори е оптимизирана:
   • Времето за подготовка и одобрување на договорите е намалено (во просек за 50%);
   • Зголемен е бројот на договори навреме (од 55 на 90%);
   • Интензитетот на трудот на извршување на работите според договорот во фазата на регистрација е намален (од три на еден човек-час);
   • Бројот на повторувања при договарање договор во еден оддел е намален (од просечни пет на две).
3. Времето за адаптација за новите вработени е намалено (од четири на две недели);
4. Компанијата го доби сертификатот за систем за управување со квалитет ISO 9001:2009;
5. Нашиот тим стана победник на натпреварот Intranet Awards UA-2012 во категоријата „Бизнис решение“.

Доделување на награда на компанијата ProNET, победник на натпреварот Intranet Awards UA-2012

Но, најважна е промената на луѓето: тимот стана пријателски настроен, сите работат поконзистентно и постигнуваат подобри резултати.

Што друго е важно? Убедени сме дека одржувањето и модернизирањето на внатрешниот портал бара постојана работа - ова не е проект што може да се направи и да се заборави. Затоа, нашиот тим не застанува на постигнатите резултати - веќе се подготвуваме за редизајн на порталот! Конкретно планираме:

• Автоматизирајте го процесот на „Подготовка“. комерцијална понуда»;
• Спроведување на модулот „Процеси за човечки ресурси“ (овде ќе се автоматизираат следните процеси: избор на кандидати, следење на завршувањето на пробниот период, регистрација, отпуштање, трансфер и именување, одобрување на документи за персонал, сметководство за службени патувања итн.);
• Изведете двонасочна интеграција на функциите (податоци) на интранет порталот со програмата 1C.

Компанијата ProNETоснована во 1997 година. Еден од водечките системски интегратори во Украина. Главни области на активност: инфраструктурни комплекси за згради и кампуси; електрична опрема на згради; мрежи и телекомуникациски системи; комплекс технички средствабезбедност; противпожарна заштита на згради; центри за обработка и складирање податоци; Управување со ИТ инфраструктура; услужно-ориентирана апликативна средина на претпријатието; електронски системи за управување со документи; сервисна поддршка; ИТ консалтинг и аутсорсинг; обука на трети лица специјалисти. Бројот на персоналот е 170 лица.