Преглед на бесплатни електронски системи за управување со документи. Електронско управување со документи за средни и мали бизниси: совети за почетници Што да барате при изборот на EDMS за SMB

Не е тајна дека успешното водење на секој бизнис првенствено зависи од тоа како функционира механизмот за организирање на документацијата. На крајот на краиштата, работата со документација, иако не носи задоволство, е важна алка во управувањето со една компанија.

Дополнително, документацијата треба да се постапува навремено, во спротивно таа ќе почне да се акумулира и да се губи. За да се избегнат можните загуби, воведен е електронски систем за управување со документи.

Во оваа статија ќе ви кажеме: Што е EDMS? Какви видови, предности и недостатоци има?

Со развојот на интернетот, времето на дебели папки и правливи архиви е минато. Сега процесот на работа со документи е целосно автоматизиран. Потребните трудови може да се најдат со еден клик, а архивирањето се врши без човечка интервенција. EDMS нуди такви можности за претпријатијата.

Електронскиот систем за управување со документи (EDMS) е специјален софтвер кој овозможува обработка на документите во електронски формат. Со други зборови, благодарение на EDMS, можно е пренос на документи меѓу вработените, издавање поединечни задачи, архивирање итн.

Сигурно многу организации знаат како да креираат електронски документи, да ги складираат и пренесуваат. Сепак, едноставно електронски формат нема да има никаква правна сила. За електронската хартија да добие тежина, важно е да биде потпишана од двете страни. ВО во овој случај, документите мора да бидат запечатени со посебен електронски потпис.

Затоа, EDS може да се подели на два вида:

1. Тек на документи во рамките на компанијата помеѓу вработените;
2. Тек на документи помеѓу различни претпријатија и организации преку специјални канали за комуникација.

За користење на EDMS во рамките на една организација, потребен е посебен софтвер. Обично таквата програма се нарекува платформа EDI. Дополнително, ќе биде потребен дополнителен хардвер за непречено функционирање на таков софтвер. На пример, сервери, мрежни канали итн.

Ќе биде потребен оператор за управување со електронски документи доколку е неопходно да се работи со документи помеѓу две различни компании. Таквиот оператор ќе биде добар асистент. На крајот на краиштата, тој знае како да испорачува пораки, проверува во кој формат се испраќаат документи, бара и контролира ставање електронски потпис, самостојно складира и архивира документи итн.

Така, EDMS е „циркулаторниот систем“ на целиот бизнис. Тоа заштедува многу време и несомнено позитивно влијае на работата на организацијата во целина. Но, дали секогаш има некаква корист од овој тип на обработка на информации? И дали EDMS може да предизвика штета на бизнисот? За да одговорите на овие прашања, треба да ги земете предвид позитивните и негативните аспекти на управувањето со електронски документи.

Добрите и лошите страни на EDI

Како и секој друг процес EDI, има и добри и лоши страни. Главните параметри се претставени во табелата подолу.

Предности

Недостатоци

Уредување. Системот автоматски доделува броеви на документите, со што се елиминираат сите видови грешки. Следење. Можете да дознаете кој работи со документот во секое време Безбедност. Вработен нема да може да изгуби или оштети електронски документ Закрепнување. Избришаниот документ може да се врати во секое време Безбедност на привремени ресурси. Електронската форма на документот стигнува до секој вработен за неколку секунди, без оглед на нивната локација. Практично за работа. Доколку е потребно, вработениот може да ја промени оригиналната верзија на документот. EDF овозможува да се врати секој од нив. Покрај тоа, можете да ги следите имињата на оние специјалисти кои работеле на хартијата. Достапност . Системот EDI работи 24/7. Покрај тоа, кога е поврзан со него преку Интернет, вработениот може да работи со документација во секое време, дури и ако е во болница или на одмор. Планирање. Системот му овозможува на специјалист да го планира напредокот на работата со трудови. Можете да го поставите датумот, времето на извршување, како и редоследот. И во вистинскиот момент, самата програма ќе го поттикне вработениот за потребата да ја заврши својата работа. Практично пребарување. Програмата е дизајнирана на таков начин што овозможува да се пронајде потребен документне само по наслов, туку и по клучен збор. Заштеда на хартија. Нема потреба да ја печатите документацијата, да ја заглавувате во папки и да направите попис. Сите информации се чуваат електронски и во секое време потребен документможе да се испечати на хартија.

Трошење на пари. Креирањето на EDI ќе бара одредени финансиски трошоци. Потребни се пари за софтвер и опрема. Висината на трошоците ќе зависи од бројот на поврзани вработени. Во просек, оваа сума е околу 100.000 рубли (*). Користењето на EDMS веднаш нема да работи. По купувањето, инсталацијата, имплементацијата и дебагирањето на програмата трае многу време, како и посебни вештини. Обука. За правилно користење на EDMS, сите вклучени вработени мора да поминат специјална обука. Безбедност. За да се осигура безбедноста на информациите, менаџерите на компаниите мора да посветат посебно внимание на безбедноста. Имено, ослободување Електронски потпис, одреди кој од вработените каков пристап ќе има до хартиите, а исто така ќе биде неопходно да се заштити програмата од пенетрација однадвор. Потребен е администратор за EDMS. Организацијата мора да има лице во персоналот кое ќе може да ги реши тековните проблеми за работа во EDMS. Имено, дебагирајте го серверот, помогнете им на корисниците, следете го функционирањето на системот. Потребна е постојана резервна копија. За да се осигура безбедноста на информациите, корисниците мора трајно да зачувуваат документи. Во некои случаи, потребно е постоење на електронски и хартиен документ. Ако, на пример, партнерот нема инсталирано EDMS, тогаш кога работите со него, документацијата мора да биде и електронска и хартиена.

Вистинските трошоци за одржување на електронско управување со документи за малите бизниси

(*) Ако компанијата е мала, а сопственикот на бизнисот (или самиот индивидуален претприемач) ќе ги потпише документите лично, тогаш трошоците ќе бидат минимални. Тие се состојат од купување на електронски дигитален потпис - 1.500 рубли и пристап до услуга за електронско управување со документи - од 100 рубли.

За мали томови, нашите уредници ја препорачуваат услугата Kontur.Diadoc. Ако ја изберете тарифата " Универзална“, тогаш цената ќе биде само 9 рубли по испратен документ. Во споредба со испраќање оригинални документи по пошта, еве испраќање еден препорачано писмово рамките на регионот ќе биде најмалку 50 рубли. Разликата е очигледна:

Системот им дава на сите нови корисници 50 добредојдени бонус трансфери на електронски документи.

Како што може да се види од табелата, и покрај позитивни страни EDMS има и негативни аспекти. Во основа, тие се сведуваат на материјални трошоци, кои, како што се испоставува, можеби не се мали.

Компанијата ќе направи значителни трошоци не само за инсталирање софтвер и купување на потребната опрема, туку и мора да ангажира вработен, без чии посебни вештини електронскиот систем за управување со документи едноставно нема да работи. На таков вработен треба да му се исплати и плата. И ова е уште една ставка за трошоци.

Но, не заборавајте дека потрошените напори ќе се исплатат во иднина, а компаниите кои работат со EDMS ќе имаат само корист. На крајот на краиштата, тие ќе заштедат не само на времето за обработка на информации, туку и значително ќе ги намалат трошоците за плаќање за услуги, на пример, архивар. Плус, електронската архива не бара дополнителен простор, купување на дополнителни канцелариски материјали или други прашања.

Што е електронски систем за управување со документи?

Како по правило, ова е систем за управување со електронски документи (EDF) во кој можете да генерирате, испраќате, примате и потпишувате електронски документи. Тие се еквивалентни на хартиените со рачно напишан потпис. За да спроведете електронско управување со документи, потребен ви е сертификат за електронски потпис.

Интерфејсот обично се состои од 2-3 јазичиња, вклучувајќи ги и договорните страни (вашите партнери и клиенти кои учествуваат во EDI) и главниот таб - Документи. Ова јазиче ќе ги содржи документите што сте ги испратиле и примиле во секциите Inbox и Outbox.

Видови на EDI

Несомнено, при спроведувањето на електронското управување со документи, организациите ставаат голем акцент на ефикасноста. Тешко е да се каже кој тип на EDI ќе биде најефикасен за одредена организација. Сè зависи од насоката на претпријатието и неговите деловни процеси.

Сепак, постои општа квалификација на EDI во однос на функционалноста, контролната технологија, компонентите итн. Во овој поглед, можеме да ги разликуваме главните типови на EDS:

• Систем за водење евиденција. Овој тип е наменет за извршување на канцелариска работа на претпријатие. Притоа, работата се изведува според сите прифатени правила со вертикално управување, т.е. од надреден до подреден;
• Електронски архиви. Главната цел на таков систем е да ја организира работата на складирање на документација. Меѓу другото, програмата му овозможува на корисникот лесно да ја пронајде потребната хартија. Сепак, преносот на документацијата во таков систем нема да биде возможен;
• Системи за работни текови. Овој тип на систем е широко распространет меѓу корисниците поради фактот што неговата главна задача е организација и автоматизација на деловните процеси. Со таков софтвер е лесно да се работи, а протокот на документи е само причина за постоење на работни моменти;
• ECM системи. Софтверот му овозможува на корисникот да воведе иновации во системот за управување на организацијата. Со помош на сложени системи, можно е да се управува со: документи, потписи, текови на работа, знаење на вработените итн. Овој тип на EDF ќе биде многу поскап, бидејќи на корисникот му нуди напредна функционалност.

Вреди да се напомене дека секој тип на EDMS станува поголем од претходниот и им дава повеќе можности на корисниците. Меѓутоа, за да ги цените целосните придобивки од електронското управување со документи, треба да го направите вистинскиот избор.

Како да го изберете вистинскиот EDMS

Како што веќе беше забележано, изборот на EDMS е сложен процес кој бара посебно внимание. Меѓу другото, менаџментот на компанијата треба да земе предвид огромен број одлучувачки фактори, како што се насоката на активностите на претпријатието, персоналот итн.

На пример, за комерцијална организацијаБи било точно да се воспостави EDS и помеѓу вработените и помеѓу партнерите. Само на тој начин претпријатието ќе може да ги добие потребните економски придобивки.

За владина агенцијаПодобро е да се фокусираме на спецификите на неговата работа и да се посвети поголемо внимание на создавањето електронски архиви. Исто така, потребно е да се обучат вработените да работат со нив.

При изборот на еден или друг EDMS, важно е да се разгледа дали системот ги исполнува наведените барања. Тие вклучуваат:

• Целосна функционалност;
• Леснотија на користење;
• Со која брзина овој систем ќе се имплементира во работниот процес;
• Достапност на поставките и тие мора да бидат флексибилни;
• Дали системот има можност да ја прошири функционалноста;
• Дали е можно да се прилагоди EDMS на постоечкиот софтвер на претпријатието;
• Леснотија на адаптација;
• Достапност техничка поддршка. Важно е таквата помош да биде на високо ниво;
• Угледот на производителот итн.

Земајќи го предвид овој факт, корисникот треба да се придржува до следните дејства:

1. Истражете ја функционалноста. Посебно внимание треба да се посвети на поглавјето „Можности“. Важно е производителот конкретно да ја означи листата на задачи што ги извршува програмата. Ако нема специфики, тогаш треба да се откажете од таков систем EDS;
2. Достапност на тематски презентации. Важно е програмата да содржи демо материјал, а со тоа да му објасни на корисникот како да ја користи функционалноста;
3. Проучете ги сликите од екранот. На овој начин менаџерот ќе може да потврди дали функционалноста е всушност едноставна и дали ги исполнува наведените барања;
4. Бидете сигурни да прочитате прегледи од вистински корисници. Повеќето најдобра опција– гледање видеа на YouTube;
5. Многу производители нудат бесплатни проби на менаџерите. На овој начин корисникот ќе може да разбере дали избраниот производ е соодветен или не;
6. Што се однесува до цената на стоката, очигледно е дека оваа точка не може да не го загрижи купувачот. Тешко е да се одреди колкава треба да биде вистинската цена на EDS, но вреди да се проучи што ја сочинува оваа или онаа бројка. Затоа, деталното проучување на ценовникот ќе му помогне на купувачот да избегне неочекувани трошоци и трошоци.

Вреди да се запамети дека само специјалист ќе ви помогне да го направите вистинскиот избор. Затоа, изборот и инсталирањето на EDMS треба да се врши само под големо внимание на лице кое има посебни вештини.

Поради високата цена, не сите организации во нашата земја работат со EDMS. Во моментов само големите компании ги обработуваат документите по електронски пат. Но, сè се менува, и веројатно е дека во блиска иднина ќе се цени потребата да се работи со користење на EDMS, а многу компании ќе можат да си дозволат да водат електронски бизнис. Ова значи дека тие ќе станат најефективни и најуспешни!

EDMS е една од најмистериозните и најмитологизираните области на ИТ. Секторот е обраснат со митови од своето основање. Секако, некои од нив се веќе застарени и ја изгубиле важноста, но новите трендови во индустријата и ИТ додаваат заблуди на пазарот. Дојде време да се разоткријат најрелевантните од нив.

1. EDMS е автоматизација на канцеларијата, влезните/појдовните и административните документи

И покрај фактот дека електронските системи за управување со документи веќе долго време се воспоставени во руски пазар, оваа гледна точка се јавува доста често.

Всушност, секој има електронско управување со документи. Откако ќе ја креирате датотеката во Word и ќе ја испратите преку е-поштаили примиле датотека по пошта - управувањето со електронски документи веќе се случило.

„Канцеларијата е само една од формите на организирање електронско управување со документи, која најдобро одговара на домашната практика на работа со хартиени документи“, објаснија Сергеј Курјанов,Директор за стратешки маркетинг, DoxVision. Овој образец подразбира целосна централизирана евиденција на сите официјални документи, како и контрола на процесот на извршување на упатствата за управување издадени на нив.

Сепак, содржината на претпријатието не се исцрпува со официјални документи, пред нив и во процесот на нивната подготовка се креираат и циркулираат неофицијални документи. И нивните текови се многу посложени и поголеми.

Овој EDMS мора да го реши проблемот на управување со сите без исклучок електронски документи- и официјално и неофицијално - Сергеј Курјанов

„Живееме во информатички свет и скоро 100% од информациите постојат во форма на електронски документи. Вистинскиот EDMS треба да го реши проблемот со управувањето со сите електронски документи без исклучок - и официјални и неофицијални“, рече Сергеј Курјанов. Покоректно, според него, би било да не се создаваат посебни системи за секој тип на документ, туку да се бара сеопфатно решение на проблемот од сопствен ЕДМС.

2. Самиот EDMS ќе ја спаси компанијата од внатрешно нарушување

Ова е еден од цврсто вкоренетите митови. Всушност, EDMS не ги решава проблемите на организациски хаос ако компанијата веќе го има.

„Ако системот се имплементира во компанија во која нема разбирање за внатрешната интеракција, деловните процеси и областите на одговорност, тогаш имплементацијата на системот само ќе ги влоши овие проблеми“, објасни Иван Тарханов, Раководител за управување со електронски документи во Cognitive Technologies. Носителите на одлуки за спроведување мора да бидат јасни за тоа кои се нивните цели со проектот.

Ако системот се имплементира во компанија во која нема разбирање за внатрешната интеракција, деловните процеси и областите на одговорност, тогаш имплементацијата на системот само ќе ги влоши овие проблеми - Иван Тарханов

3. Ако протокот на документи е електронски, тоа значи дека е ефективен

Овој мит беше на врвот на популарноста пред неколку години. Сега повеќето клиенти веќе разбираат дека тоа не е така, но многумина продолжуваат да веруваат во оваа заблуда.

„Електронското управување со документи исто така може да биде неефикасно, се зависи од тоа колку ефикасно е изграден самиот деловен процес, а не од неговата техничка имплементација“, рече Сергеј Плаунов, Раководител на BPM и ECM во CROC.

„Треба да одговорите на следниве прашања: дали е извршен реинженеринг, постоечката најдобри практикиво компанијата се земаат предвид и се унифицираат процедурите кои се важни за компанијата во целина“, објаснуваат Илја Константинов, Оддел за корпоративни системи, технички експерт за дигитален дизајн. Исто така, важно е кој го користи системот и во кој режим, дали менаџментот работи во EDMS или асистентите прават се што е потребно. Сето тоа се нијанси, но, според Константинов, тие произлегуваат од целите на клиентот за имплементација.

Значи, ако реинженерингот и оптимизацијата на деловниот процес на протокот на документи е темпиран да се совпадне со преминот кон електронско управување со документи, тогаш, според Сергеј Плаунов, тоа може веднаш да се спроведе во најефективна форма.

Ако реинженерингот и оптимизацијата на деловниот процес на протокот на документи е темпиран да се совпадне со преминот кон електронско управување со документи, тогаш можете веднаш да го спроведете во најефективната форма - Сергеј Плаунов

4. Најдобар избор- решенија од лидерите на пазарот

Овој мит лежи на површината и поради својата едноставност и очигледност ги заробува главите на клиентите, предодредувајќи или барем сериозно влијаејќи на нивниот избор. Но, во реалноста не е толку едноставно.

„Системите чиишто врвови на популарност денес го освоија пазарот во изминатите години, кога технолошките и другите предности вградени во нив беа најмногу барани“, рече Александар Назаров, Раководител на продажба во Haulmont. Сега потребите на пазарот се менуваат, а решенијата развиени пред 4-5 години стануваат сè порелевантни.

Системите, чиј врв на популарност е денес, го освоија пазарот во изминатите години, кога најмногу се бараа технолошките и другите предности својствени за нив - Александар Назаров

Ваквите системи со помалку имплементации од водечките, според Назаров, можат да бидат многу попрогресивни, технолошки понапредни, се засноваат на современи технологии и ќе бидат релевантни најмалку 5-7 години по имплементацијата. Во исто време, периодот на нивното присуство на пазарот, а со тоа и нивното искуство во спроведување на проекти, може да биде повеќе од доволен за реализација на проекти од секаков обем.

5. Западните системи се пофункционални и пофлексибилни

Овој мит има основа во реалноста. Историски гледано, руските системи беа инфериорни во однос на западните решенија за ECM, но тие беа повеќе фокусирани на процесите што се конкретно потребни руски компании, кои од гледна точка на раководната организација имаат одредени специфики.

„Во текот на изминатите децении на развој на пазарот EDMS, најзрелите домашни производители имплементираа моќни и флексибилни платформи за автоматизација кои не се инфериорни во однос на западните системи“, објаснија Владимир Андреев,Претседател на DocksVision. Истовремено, според него, тие имаат одредени предности, бидејќи содржат готови модули и апликации наменети за автоматизирање на процесите со домашни специфики, а да не зборуваме за цената на софтверот и достапноста на услугите.

Во текот на изминатите децении на развој на пазарот EDMS, најзрелите домашни производители имплементираа моќни и флексибилни платформи за автоматизација кои не се инфериорни во однос на западните системи - Владимир Андреев

6. EDMS само за организации со јасни регулативи и опишани деловни процеси

Навистина, ако организацијата е хаос, функционалниот EDMS е од мала корист. Но, воопшто не е неопходно сè да биде точно и јасно.

„Во последно време се повеќе компании кои користат флексибилни методологиименаџментот, тие користат адаптивно управување со случаи“, рече Иван Тарханов. EDMS, според него, исто така се прилагодуваат на овој тренд и ги менуваат своите класични конфигурации и правила за работа.

Неодамна, се повеќе компании кои користат флексибилни методологии за управување користат адаптивно управување со случаи - Иван Тарханов

7. Веднаш по спроведувањето на системот, можете да започнете активно да го користите

Поради природата на објектот за автоматизација - процеси Корпоративно управување- спроведувањето на ЕДМС не може да се сфати како обичен проект кој завршува со испорака индустриско работење. Сите процеси на управување се ентитет што постојано се менува. Дополнително, на почетокот на имплементацијата на EDMS, страната што ја прима има малку идеја реални можностипотенцијален систем.

„Во пракса, имплементацијата на EDMS е синџир на меѓусебно поврзани проекти и за развој на опсегот на автоматизирани процеси и за проширување на нивната функционална содржина и модернизирање на процесите“, рече Владимир Андреев. Затоа се наметнуваат специфични барања за EDMS алатките, каде што е можно, прилагодување на веќе имплементираните апликации и брза автоматизација на се повеќе и повеќе нови процеси.

Во пракса, имплементацијата на EDMS е синџир на меѓусебно поврзани проекти и за развој на опсегот на автоматизирани процеси и за проширување на нивната функционална содржина и модернизирање на процесите - Владимир Андреев

8. При имплементација на EDMS, ништо не се бара од клиентот, сè ќе направи изведувачот

Заблудата е првенствено типична за малите компании, како и за оние кои не се заинтересирани за информатичката технологија и ретко спроведуваат такви проекти. Всушност, имплементацијата на EDMS е скоро секогаш промена внатрешна работаи рутина на компанијата.

„Ако тимот не е подготвен за ова и нема моќна мотивацијапромена, ефектот ќе биде спротивен или нула“, вели Иван Тарханов. Згора на тоа, во последно време, според него, постои тенденција кон промена, бидејќи клиентите станале поискусни.

9. На малите бизниси не им треба добар EDMS

Митот е сосема очигледен и е поврзан со општата заблуда дека на малите компании им требаат само MS Office и 1C.

Навистина, ако една компанија вработува 10 луѓе, можете да поставите регистрација и сметководство на документи во Excel, да складирате слики од документи во облакот и да ги насочувате во Outlook.

„Облачно решение може да биде погодно за мала организација. Тие вклучуваат Google Apps и Microsoft Office 365“, рече Сергеј Курјанов.

„Ова може да биде добар и разбирлив систем за овој тим во овие услови“, објасни Илја Константинов. Прашањето е: какви задачи си поставува малиот бизнис за себе и за ИТ?

„Се зависи од тоа што се смета за мал бизнис. Ако ги исклучиме микробизнисите од оваа дефиниција, каде што процесот на проток на документи е прилично специфичен, тогаш има придобивки од EDMS за малите бизниси“, рече Дмитриј Шушкин, директор на корпоративни проекти ABBYY Русија. Се разбира, поради обемот, ефектот од користењето на EDS за малите бизниси ќе биде помалку очигледен отколку за средните или големите.

„Се разбира, функциите како што се регистрирање дојдовна кореспонденција, следење на извршувањето на нарачките, автоматизирање на процедурите за одобрување документи се премногу незгодни и непотребни за малите бизниси, бидејќи таквите работи се полесни и побрзи за мала група луѓе да разговараат едноставно со седење на истата маса“, објасни Сергеј Плаунов. Во исто време, средствата за создавање работна информативна средина во која е можно квалитативно да се структурираат информациите, да се пребаруваат и да се обезбеди брз пристап до нив, да се креираат шаблони за документи, да се дискутира за нив итн., може да бидат многу корисни дури и во случај на мал бизнис.

„Ако еден претприемач планира да расте, тогаш потребно е да размислува за развој и дебагирање внатрешни комуникации, деловни процеси“, објасни Илја Константинов. И порано или подоцна прашањето за избор на платформа за управување со документи ќе стане релевантно.

10. Мобилните EDMS се опасни

Во реалноста, мобилните EDMS не се поопасни од другите корпоративни апликации со мобилен пристап.

„Заканата не е во мобилниот EDMS, туку во имплементацијата на одредена мобилна работна станица, во отсуство или неправилна примена на безбедносните политики од ИТ персоналот на клиентот“, објасни Сергеј Курјанов.

Заканата не е во мобилниот EDMS, туку во имплементацијата на одредена мобилна работна станица, во отсуство или неправилна примена на безбедносни политики од страна на ИТ персоналот на клиентот, - Сергеј Курјанов

„Овде, многу зависи од политиката на компанијата, користените технологии и пристапот кон обезбедување безбедност на информациите - мора да се разработат и организациски и технички мерки“, рече Сергеј Плаунов. Со должно внимание на ова прашање со користење на современи средства, тоа е безбедно. И, според Плаунов, тоа е од витално значење во современите реалности.

„Во моментов, продавачите на EDMS го решаваат прашањето за безбедноста на пристапот до корпоративните податоци. За некои платформи, постојат посебни софтверски производи кои обезбедуваат безбеден мобилен пристап до EDMS“, објасни Илја Константинов. Разновидноста на методите за пристап, рече тој, бара сеопфатни безбедносни мерки. И оваа задача ја решаваат ИТ услугите не толку во контекст на EDMS, туку во контекст на целиот ИТ пејзаж на компанијата.

„Исто така, одговорот на овој мит е фактот дека во големи корпорации, вклучувајќи ги финансиските и владините, мобилниот пристап до EDMS е достапен и се користи на највисоките нивоа на управување“, рече Илја Константинов.

Во големите корпорации, вклучително и финансиските и владините, мобилниот пристап до EDMS е достапен и се користи на највисоките нивоа на управување - Илја Константинов

11. Не постои законска основа за воведување дигитални потписи

Всушност законодавната рамкацелосно подготвен за имплементација на дигитален потпис.

„Сега никој не ги спречува претпријатијата да се префрлат на проток на документи без хартија со какви било документи, освен со мала одредена листа (персонал и други посебни видови канцелариска работа)“, објасни Сергеј Курјанов. Проблемот често не е во тоа што нема закони и прописи, туку што компанијата нема развиено интерно прописи, легитимирање на употребата на средства за дигитален потпис и затоа не може да се префрли на проток на документи без хартија.

Ова, според Курјанов, е како проблемот на „последната милја“ во жичниот интернет - кога има и столбни канали и рутирачка инфраструктура, но нема поврзување на домашниот компјутер со оваа инфраструктура.

„Никој нема да ви се јави на провајдерот и да ја организира врската и рутирањето внатре во станот“, објаснува тој.

12. EDMS трае премногу долго за да се имплементира

Оваа изјава некогаш беше сосема фер, но во моментов е целосен мит.

„Навистина, пред пет години, спроведувањето на EDMS според сликата, сличноста и прописите за управување со хартиени документи беше долго и тешко. Причините за тоа беа: отфрлање на новите работни стандарди од страна на корисниците, „тешки“ десктоп EDMS интерфејси, дуплирање на работата со електронски и хартиени документи, долга обука за работа во СЕД“, рече Александар Назаров. И ако го земеме предвид времето потребно за испитување пред проектот, долгото поставување на системот и неговата интеграција во ИТ инфраструктурата на организацијата, времето за инсталирање на апликацијата за секој корисник и други фактори, тогаш имплементацијата на EDMS навистина зеде многу време и ресурси. Но, сега ситуацијата е поинаква.

„Современите EDMS платформи содржат многу алатки за забрзана имплементација, од збир на апликации подготвени за употреба до алатки кои ви овозможуваат постепено да ја зголемувате функционалноста од едноставна во сложена“, објасни Сергеј Курјанов. Така, можете да започнете доста брзо и ефтино и да се развиете, доколку е потребно, на кое било ниво.

„Тајмингот на имплементација на EDMS зависи од сложеноста на самиот деловен процес на протокот на документи, потребата за негова оптимизација, количината на модификации и прилагодување на одредено решение, бројот на корисници и интегрирани системи во организацијата итн. .“, рече Сергеј Плаунов. Кога ние зборуваме заоколу десетици илјади корисници и многу интегрирани системи, тогаш 2 - 3 години е сосема нормален период. Еден среден бизнис, според Плаунов, може да добие индустриски ЕДМС во просек за шест месеци.

Средниот бизнис може да добие индустриски EDMS во просек за шест месеци - Сергеј Плаунов

„Брзината на имплементација на EDMS зависи од широчината на задачата“, рече Дмитриј Шушкин. За да не чекате неколку години за ефектот, треба да ја извршите имплементацијата во фази. Правилното одредување приоритети на задачите, според Шушкин, ќе помогне да се добијат опипливи резултати по првата фаза на имплементација.

Правилното одредување приоритети на задачите, според Шушкин, ќе помогне да се добијат опипливи резултати по првата фаза на имплементација - Дмитриј Шушкин

6. Кои се харизматиците? [Електронски ресурс] // Списание „Благослов“. 2013. URL: http://hve.by/blagoslovenie/blagoslovenie-dekabr-2013.html

7. Пињоти М. Моите девет живеат во скиентологијата / превод. од англиски А. Кондрашова, 2007. М.: 201 стр.

8. Чернишев В. М. Меч со две острици. Белешки за сектологијата. К: Киевска теолошка семинарија, 2000. 169 стр.

© А.А. Ваикина, 2016 година

Владичански Тимур Валериевич

Студент, Факултет за менаџмент, Руски државен социјален универзитет

Москва, Руска Федерација Е-пошта: [заштитена е-пошта]Научен раководител: Веретехина С.В., кандидат економските науки, вонреден професор, Катедра за човечки ресурси и кадровска политика

е-пошта: [заштитена е-пошта]

ЕЛЕКТРОНСКИ ТЕК НА ДОКУМЕНТИ ЗА МАЛИ БИЗНИСИ

прибелешка

Во трудот се зборува за имплементацијата на управувањето со електронски документи, како и за главните предности и економската изводливост од неговото спроведување.

Клучни зборови Електронско управување со документи, автоматизација за управување со документи, Информациски системи, деловни процеси, документ.

Во трудот се зборува за имплементацијата на управувањето со електронски документи, како и за главните предности и економската изводливост од неговото спроведување.

Електронско управување со документи, автоматизација на работниот тек, информациски системи, деловни процеси, документ.

Современата процедура за водење бизнис во претпријатијата и организациите бара голема количина на работа со документи. Пребарувањето, одобрувањето и одобрувањето стануваат доста сложени и напорни процедури, кои не можат да се елиминираат. Единствениот ефективен пристап во таква ситуација е да се користи модерни технологиии максимална автоматизација на сите фази на работа со документи. Дополнително, неодамнешното појавување на доволно количество прифатлива компјутерска моќ и висококвалитетен софтвер за него го прави ваквото решение лесно имплементирачко и економично.

Автоматизацијата на протокот на документи ви овозможува попродуктивно да ја организирате работата на претпријатието. Брзото добивање примероци од хартија и електронски документи преку употреба на технологии за скенирање, препознавање и печатење документи го олеснува префрлањето од хартиена верзија на документ на електронска и назад. Ова отвора начин за безболно пренесување на документи од хартија на електронско претставување, притоа искористувајќи ги предностите на компјутерите.

Можност за воведување правно значајно управување со електронски документи во постоечките

МЕЃУНАРОДНО НАУЧНО СПИСАНИЕ „СИМБОЛ НА НАУКАТА“ бр. 5/2016 ISSN 2410-700X_

Информациските системи за клиентите и деловните процеси помагаат да се доведе работата на големите, средните и малите бизниси на квалитативно ново ниво. Користењето на онлајн механизмите за размена на документи ќе ги обезбеди следните предности: независност од географската локација, зголемена продуктивност на финансиските и сметководствените услуги, оптимизација на деловните трошоци.

Автоматизацијата, исто така, ќе овозможи моментално распределување на трошоците меѓу центрите за финансиска одговорност и буџетски ставки, анализа на извршувањето на буџетите на одделенијата за да се донесат оперативни одлуки и да се оцени ефективноста на нивната работа преку Интернет, и детално да се анализираат поединечните, особено значајните ставки за трошоци.

Ако зборуваме за ефикасност, автоматизацијата на протокот на документи во претпријатието обезбедува значителни заштеди. Бројот на хартиени документи е значително намален, а со тоа се минимизираат трошоците за Потрошен материјал. Вработените поминуваат помалку време во пребарување потребни информации, да креира стандардни документи од нула и да составува различни извештаи. Подготовката и одобрувањето на документите се одвива многукратно побрзо, што, меѓу другото, ја зголемува довербата во компанијата од страна на партнерите.

Електронскиот систем за управување со документи ви овозможува да го автоматизирате развојот и одобрувањето на сите документи на организацијата, да дистрибуирате документи за преглед од широк опсег на вработени, да издавате упатства и да ја следите нивната имплементација, како и да креирате произволни деловни процеси за да ги решите сите проблеми на организацијата.

Системот содржи голем број на вградени стандардни деловни процеси кои покриваат најголем дел од задачите на автоматизација на документите. Користејќи ги овие процеси, можете многу брзо да започнете да работите со системот. Покрај стандардните, корисниците можат да развијат сопствени процеси, како и да ги направат потребните прилагодувања на постоечките процеси, користејќи пригодни алатки вградени во системот.

Секој деловен процес може да биде стартуван од системски корисник кој има соодветни дозволи. Дополнително, системот обезбедува флексибилно закажување настани, што ви овозможува однапред да ги поставите датумите и зачестеноста на започнување одредени процеси и известувања.

Системот ви овозможува да работите не само со внатрешни документи на организацијата, туку и целосно да ја автоматизирате обработката на дојдовните и појдовните документи. Таквата автоматизација значително го намалува времето на обработка на дојдовните документи и го поедноставува нивното сметководство, правејќи го целиот процес од приемот на дојдовен документ до испраќањето на појдовниот документ апсолутно транспарентен и податлив.

Времето поминато на типични операции при обработка на хартија и електронски документи е прикажано подолу.

Товарот потрошен на типични операции, часови месечно

Слика 3 - Графикон кој го прикажува времето поминато на типични операции при обработка на хартија и електронски документи.

Една од клучните предности на автоматизирање на деловните процеси на организацијата користејќи електронски

МЕЃУНАРОДНО НАУЧНО СПИСАНИЕ „СИМБОЛ НА НАУКАТА“ бр. 5/2016 ISSN 2410-700X_

системи за проток на документи - појава на целосна контрола врз спроведувањето на сите решени задачи во организацијата. Покрај времето на развој и одобрување на документите, раководството може да ги контролира сите аспекти на работата на нивните подредени: времето што тие работат во системот, бројот на извршени задачи, времето потребно за завршување на задачите, бројот на задоцнети задачите и времето за кое доцнеле. Овластените вработени добиваат навремено известување дека задачата може да не биде завршена навреме, за да може да се контактира со вработениот што доцни и потенцијалниот проблем да се реши веднаш. Дополнително, во секое време може да се побараат детални извештаи за напредокот на тековните задачи на организацијата.

Контролата на извршување ви овозможува радикално да ја промените работата на организацијата, да ги направите сложените процеси едноставни и транспарентни, да го покажете квалитетот на работата на сите вработени и да ви овозможи брзо да влијаете на сите процеси.

Неодамна почнаа да се појавуваат спакувани решенија за електронски системи за управување со документи, насочени кон мали и среден бизнис, кои имаат способности типични за корпоративните системи, како што се, на пример, дизајнер на графички рути, дизајнер на картички за регистрација и шаблони за извештаи или можност за корисниците да пишуваат дополнителни софтверски модули.

Воведувањето на EDMS е препорачливо во големите претпријатија, каде што обемот на документи понекогаш е многу голем, а протокот на хартиени документи често ги забавува активностите на цели одделенија, што е едноставно неприфатливо. Електронскиот систем за управување со документи е ефективна алатка за подобрување на брзината на работа на секое претпријатие или организација.

Пред сè, ова е намалување на трошоците за хартија. Покрај тоа, вработените во организацијата нема да треба да губат време трчајќи во соседниот оддел за потпис или друг за печат. Секако, ова ќе влијае на брзината на обработка текови на информации. Нарачките ќе се извршуваат многу побрзо, документите ќе се обработуваат без одложувања.

ВО модерен светСо постојано зголемување на конкуренцијата и зголемување на протокот на информации, секој ден се бара од вас да ја направите вашата инфраструктура поефикасна, да го одржувате секој вработен продуктивен, да ги подобрите деловните процеси, да го направите вашиот бизнис потранспарентен и безбеден. И направете го сето тоа побрзо, побезбедно и по пониска цена. Под овие услови, присуството ефективен системЕлектронското управување со документи станува критично за успешен бизнис.

Список на користена литература:

1. Бондалетов В.В. Кариера и професионална компетентност на менаџер во условите модерна Русија./ Во колекцијата: Професионално социјално образование: нивоа, искуство и изгледи за развој. Збирка материјали на XIII серуски општествено-педагошки конгрес. 2013. стр 38-40.

2. Веретехина С.В. Проблеми со имплементација на електронски систем за управување со документи во предучилишни образовни институции на претпријатија //Кадровик 2014 година, бр. 11. П. 122-129.

3. Веретехина С.В. Психометриски тестови и софтверски решенија. Материјали на Афанасиевите читања.2015 година. Т.1.; 13. Стр.116-121.

4. Веретехина С.В., Рубцова Е.В. Автоматски системиконтрола врз извршувањето на документите. Модерна наука: актуелни проблеми на теоријата и практиката. Серија: Економија и право.2015 година. бр.3-4.Стр.12-16.

5. Веретехина С.В. Преглед на барањата на европската спецификација MOREG-2 и проблемот на увозна замена на EDMS софтвер/ECM решенија на рускиот пазар. Материјали на Ивановски лектири.2015 година. бр.5. Стр.203-209.

6. Veretekhina S.V. Автоматски системи за проценка на персоналот / S.V. Veretekhina // Управување со персонал и интелектуални ресурси во Русија. 2015. T. 4. Бр. 5C. 72-77. DOI: 10.12737/14961

7. Виниченко М.В. Ефикасноста како основа на KPI. Материјали на Ивановски лектири. 2015. бр.5. Стр. 209-216.

8. Виниченко М.В. Кадровска резерваприрачници. /Виниченко М.В. // Анализа на проблеми и дизајн на јавен менаџмент. - 2014. - бр.5 (37), том 7. - стр.16-30

9. Кибанов А.Ја. Основи на управување со персоналот. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 440 стр.

МЕЃУНАРОДНО НАУЧНО СПИСАНИЕ „СИМБОЛ НА НАУКАТА“ бр. 5/2016 ISSN 2410-700X

10.Кирилов А.В. Проблематични прашања за развој на технологии за управување со персонал во домашната практика и начини за нивно решавање: Монографија / А.В. Кирилов, М.В. Виниченко, А.В. Мелничук, С.А. Макушкин. - М.: Русајнс, 2015. - 280 с.

11. Аксенов, А.С. Карактеристики на имплементација на електронски системи за управување со документи за мали бизниси / А.С. Аксенов // Иновативни перспективи на Донбас: материјали од меѓународни научно-практични. Конф., 20-22 мај 2015 година Том 7: Реформирање на управувањето во условите иновативен развој. - Донецк, 2015.-Стр.7-11.

12. Мансурова Н.А. Предуслови и фази на имплементација на управување со електронски документи во областа на малите и средни бизниси // Економско истражување. Бр. 1., 2014 година

© Владичански Т.В., 2016 година

UDC 316.346.32-053.6

Голденберг Екатерина Александровна

Студент од трета година, Економски факултет, Новосибирск Државниот универзитетЕкономија и менаџмент - "NINKh" Новосибирск, Руска Федерација Е-пошта: [заштитена е-пошта]

ПРОБЛЕМИ НА АКТИВНО КОРИСТЕЊЕ НА СОЦИЈАЛНИТЕ МРЕЖИ ОД МЛАДИТЕ И НАЧИНИ ЗА НИВНО РЕШЕНИЕ

прибелешка

Написот ја открива суштината на главните проблеми кои произлегуваат како резултат на активната и честа употреба од страна на младите социјалните мрежи, нивните можни причини. Се предлагаат методи за решавање на разгледуваните проблеми во однос на поединец и група на луѓе. Идентификувани се можностите за самостојно решавање на проблемите од страна на корисник на социјална мрежа.

Во моментов, социјалните мрежи и особено проблемите поврзани со нив се од најголема важност во широките кругови. Социјалните мрежи стануваат сè попопуларни секоја година; речиси никој, главно млади луѓе, не може да го замисли својот живот без користење на Интернет за комуникација (на крајот на краиштата, комуникацијата е примарна цел за создавање таков ресурс како што се социјалните мрежи). Се разбира, младите имаат и други цели (покрај неформалната комуникација), регистрирајќи се на различни сајтови, на пример: гледање вести, слушање музика, деловна кореспонденција, Работа . Сепак, младите сè уште поголемиот дел од времето поминато на социјалните мрежи го посветуваат на неформална комуникација со роднините, саканите и пријателите.

Активната употреба на социјалните мрежи, и покрај нивното навремено појавување во позадината на научниот и технолошкиот напредок, и покрај неотуѓивоста на нивното постоење во современиот свет поради развојот на далечинската комуникација, сепак има негативни аспекти и проблеми кои можат да го загрижат и поединецот. и групи на луѓе (и овие групи можат да бидат сосема различни по бројот на членови) и можат да бидат причина за проблеми од поголеми размери кои треба да се решат, и да се решат без да се наруши нормалниот тек на времето, имено, напредокот, техничкиот и технолошкиот развој на општеството.

Со цел да се формулираат предлози за решавање на проблеми поврзани со активни

Како да одговорите на прашањето „Зошто на вашата компанија и треба електронско управување со документи? зависи најмалку половина од успехот на проектот за имплементација на електронски систем за управување со документи (EDMS). Доволно чудно, многу често можете да слушнете одговор како: „Конкурентот/партнерот веќе има - зошто сме полоши? Но, ако поставите таква цел за спроведување на EDMS, резултатите веројатно нема да бидат импресивни.

Значи, какви цели може да има една компанија кога имплементира EDMS? Ајде да ги разгледаме можните опции.

Бидејќи постигнувањето на секоја од овие цели постојано го зголемува буџетот на проектот за автоматизација и ризиците дека проектот нема да биде успешно завршен, поставувањето на прекумерни цели треба да се третира со голема претпазливост.

Друга вообичаена грешка при имплементирање на систем е очекувањето дека самата автоматизација ќе помогне да се оптимизира самиот процес на проток на документи. Но, како што велат програмерите во такви случаи: „Кога се автоматизира хаосот, само ќе добиете „автоматизиран хаос“».

Патем, важна забелешка во врска со формирањето на буџетот на проектот: тој мора да се пресмета врз основа на вкупниот број на вработени во компанијата. Пилот проектите како „ајде да го пробаме во еден оддел“ во повеќето случаи нема ни да помогнат да се разбере дали на компанијата и треба електронско управување со документи или не.

Кога ќе се постави целта и ќе се дефинираат задачите за автоматизација, можете да преминете на следната фаза - избор на електронски систем за управување со документи.

Како да се избере?

Скоро до втората половина на 2000-тите, пазарот на ЕДМС во Русија беше фокусиран исклучиво на големи клиенти; малите и средните компании немаа избор: имаше многу мал опсег на „куховирани“ EDMS погодни за имплементација во компании од оваа големина. . Покрај тоа, во повеќето случаи, овие EDMS беа само соголени верзии на „големи“ системи, што значи дека трошоците за купување и одржување, како и сложеноста на употребата не беа сосема соодветни на очекувањата на малите и средни компании.

Во последниве години, пазарот на EDMS за мали и средни компании значително се прошири: добавувачите формираа визија за автоматизирање на протокот на документи на малите и средни бизниси, а се појавија многу нови решенија специјално насочени кон овој пазарен сегмент. Затоа, изборот на електронски систем за управување со документи сега е доста тешка задача. Ајде да се обидеме да го систематизираме процесот на избор на електронски систем за управување со документи врз основа на целите што компанијата си ги поставува при воведување на електронско управување со документи.

Сите електронски системи за управување со документи може да се поделат во 3 големи групи:

1. Системи за организирање архиви (складирање) на документи.
2. Канцелариски системи за автоматизација со елементи за проток на документи.
3. Интегрирани системи за автоматизација на документи.

Повеќето модерни EDMS содржат елементи од секоја од трите групи, но „полноправните универзали“ се ретки. Како по правило, секој систем е фокусиран на автоматизирање на одредена група на процеси.

1. Системи за организирање на архиви на документи

Терминот „архива (складирање) на документи“ има две значења. Таквите системи значат:

• Специјализирани системи за складирање и обработка на ултра големи количини на документи.Таквите системи се неопходни за тесен круг на компании, на пример, организации за масовни услуги ( јавните комунални претпријатија, јавниот сектор, осигурувањето, кредитниот и банкарскиот сектор). Нема толку многу такви системи; тие решаваат прилично тесен опсег на проблеми и ние нема да ги разгледаме во оваа статија.
• „Лесните“ системи за управување со документи кои обезбедуваат само основна функционалностработа со документи: централизирано складирање на датотеки со документи и организација на пристапот на вработените до нив.

Ако зборуваме за архива на документи како „лесен“ систем за проток на документи, тогаш следниве решенија се најпопуларни во овој пристап за автоматизација на протокот на документи:

Општо земено, организирањето проток на документи во форма на „архива на документи“ има смисла или за мали претпријатија (со раководен персонал од помалку од 10 лица) или за претпријатија со мал обем на проток на документи (до 10-20 документи на месец). Главниот бонус на таквите системи е нивната ниска цена и леснотија на користење.

2. Канцелариски системи за автоматизација со елементи за проток на документи

Системите за автоматизација на канцелариите со елементи на проток на документи сега го сочинуваат најголемиот дел од EDMS понудени на рускиот пазар. Типични функции на системите во оваа група:

• Архива на документи:
• чување и архивирање на документи,
• пребарување по детали за регистрација и контролни картички на документи, пребарување на целосен текст по документи,
• скенирање и препознавање документи;
• Работа во канцеларија(во оваа група системи, единицата за канцелариска автоматизација е најразвиена):
• регистрација на документи,
• организација на номенклатурата на предмети,
• диференцијација на правата за пристап.
• Тек на документи:
• рутирање на документи,
• издавање инструкции,
• визуелизација на деловните процеси.

Сите системи имаат речиси идентични карактеристики, но секој, се разбира, има свои конкурентни предности. Детални информации за системите може да се добијат на веб-страницата http://www.doc-online.ru и на веб-страниците на производителите на EDMS.

3. Интегрирани системи за автоматизација на документи

Оваа група системи е најсилна во автоматизирањето на процесите поврзани со протокот на документи и оперативното управување на претпријатието - издавање и следење на извршувањето на нарачките, рутирање на документи итн.

Имплементацијата на таков EDMS е прилично оправдана во големи организации (холдинг) поради фактот што системите од оваа класа се развиваат само по нарачка, и затоа имаат висока цена, се доста тешки за совладување и бараат учество на ИТ специјалисти за време на имплементација. Сепак, изборот на EDMS од оваа група дава и големи можности за модифицирање на системот за да одговара на потребите на компанијата, можно е да се создаде систем избалансиран во функциите и на полето на канцелариското работење и на полето на протокот на документи.

Што е следно?

Откако ќе се одлучите за вашите омилени за купување, не заборавајте да ги земете предвид следните аспекти, кои дефинитивно ќе влијаат на успехот на проектот за имплементација на EDMS:

• Дознајте што е системот можности за расттака што како што расте обемот на бизнисот, не мора да трошите пари за спроведување на нов EDMS.
• Кога се споредуваат трошоците за системите проценете ја целосната ценапроект. Многу често, значителен дел од трошоците се крие во дополнителни модули, инфраструктура софтвер, услуги за инспекција, имплементација и одржување на системот.
• Пред купувањето погледнете го системот „во живо“, а уште подобро - од клиентите на давателот на решенија. Ниту една убава презентација или „лабораториска“ демонстрација на системот нема да ги покаже вистинските карактеристики на работата со него.
• Некои од системите на пазарот се т.н "боксувана"СЕД. Ова значи можност самостојно да го инсталирате и конфигурирате системот. Направете математика, оваа опција може да испадне попрофитабилна, дури и ако треба да ги испратите вашите ИТ специјалисти на обука.
• Погрижете се вработените во вашата компанија да го „повлечат“ системот- секоја автоматизација обично води до зголемување на обемот на работа, особено во фазата на имплементација. Доколку компанијата има недостиг од персонал, потребно е или да го зголеми бројот или да избере EDMS со поедноставни функции.
• Постапка за имплементација на системот- важен елемент на успехот на проектот. Пред да купите систем, задолжително планирајте ја оваа фаза однапред и разговарајте за неговите карактеристики со давателот на решенија! Многу често, без внимателно проучување на оваа фаза, EDMS виси како „мртва тежина“ на компанијата.

Воведувањето на електронски систем за управување со документи е одговорен чекор за една компанија, особено за средните и малите компании, каде што секој трошок има забележливо влијание врз нивната „виталност“. Затоа, правилниот избор на EDMS и давател на решенија, земајќи ги предвид особеностите на работата на средните и малите бизниси, е многу важен фактор. Во оваа статија се обидовме да дадеме идеја за моментална состојба EDMS пазар за средни и мали бизниси и помош во правејќи го вистинскиот изборелектронски системи за управување со документи. Ти посакувам успех.

Собери Прикажи

При изборот на EDMS, можете да се обратите на веб-локациите http://www.doc-online.ru и http://www.docflow.ru за аналитички информации, како и директно до програмерите:

• Систем „BOSS-Референт“ на ИТ компанијата. Веб-страница http://www.boss-referent.ru
• Систем „ДЕЛО“ на компанијата „ЕОС“. Веб-страница http://www.eos.ru
• Еуфрат систем за управување со документи од Cognitive Technologies. Веб-страница http://www.evfrat.ru
• Систем „CompanyMedia“ на компанијата InterTrust. Веб-страница http://www.intertrust.ru
• Систем „НауДок“ на компанијата „Наумен“. Веб-страница http://www.naumen.ru
• Акта систем од DuxSoft. Веб-страница http://www.duxsoft.ru

Основни барања што мора да ги исполнува електронскиот систем за управување со документи:

• Сигурно складирање и лесно пребарување на документација.
• Поддржувајте и извршувајте службенички задачи.
• Навремена контрола над извршувањето на документите и нивното рутирање.
• Креирање на аналитички извештаи.
• Обезбедување на безбедноста на информациите.

Современите EDMS имаат и функции за интеракција со клиентите, обработка на нивните барања и дополнителни корисни алатки кои овозможуваат решавање на многу применети проблеми.

Видови системи за управување со електронски документи

Постојат различни видови на класификација на системи за управување со електронски документи, но најиндикативна класификација е поделбата на EDMS според функционалноста на насловот. Секој EDMS е позициониран од неговиот развивач како што е наменет првенствено за извршување на одреден тип на задача. Ова не значи дека не обезбедува никакви дополнителни технологии својствени за повеќето негови „браќа“. Само што сетот алатки на секој електронски систем за управување со документи има свои силни и слаби страни. Класификацијата според функционалноста на насловот ги зема предвид силните страни на EDMS.

Значи, изгледа вака:

• EDMS дизајниран за креирање и работа со електронска документација, како и дигитални аналози на хартиени документи.
• Сметководствени системи кои ја автоматизираат регистрацијата на настани и документи во текот на целата нивна животен циклус(електронски датотеки).
• EDMS, чија главна задача е да ја автоматизира работата со големи складишта на корпоративни информации.
• Системи кои управуваат со електронски архиви на документација.
• EDMS, чија функционалност е специјализирана за извлекување на потребните информации од архиви и други електронски извори.
• Системи кои контролираат корпоративни процеси, обработка на документи и активностите на вработените во организацијата кои се вклучени во работата со деловна документација.
• Информации EDMS кои управуваат со уреди за складирање податоци.

Исто така, постои кратка класификација на EDMS по земја на потекло, која се користи само во Русија. Според него, електронските системи за управување со документи кај нас се поделени на домашни, увозни и руски, развиени на странската платформа Lotus/Domino. Нашиот преглед вклучува примери на само два странски EDMS - EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Сите други SED имаат руско „државјанство“.

ТОП 10 електронски системи за управување со документи

Ги проценивме електронските системи за управување со документи врз основа на споредба на пет параметри кои се одлучувачки при изборот на електронски систем за управување со документи за автоматизирање на протокот на документи во претпријатието. Скалата е десет поени.

Забелешка: конечната проценка на системот во табелата не тврди дека е 100% објективна и го одразува мислењето на авторот, врз основа на длабинска анализа на оваа тема. Овој преглед на електронски системи за управување со документи е направен само меѓу висококвалитетни софтверски производи кои можат безбедно да се изберат за употреба во различни видови бизниси.

СЛУЧАЈ

Овој електронски систем за управување со документи е признат лидерво својот сегмент низ целиот постсоветски простор. И најголемите холдинзи и корпорации, како и малите бизниси, успешно вршат проток на документи и канцелариска работа во него. Во однос на овој систем, соодветно е да се примени тавтологија: „БИЗНИС“ си ја знае својата работа. Навистина, овој софтвер е идеален за длабока автоматизација на канцелариската работа и протокот на документи.

добрите

• Способност да се следат сите фази на движење на кој било електронски документ.
• Едноставност и практичност при креирање на проекти за документација.
• Општа мазност и функционалност на системот.

Минуси

• „Тесните“ недостатоци вклучуваат донекаде архаичен интерфејс и одредена тешкотија во совладувањето.

Која е цената?

Цената на лиценцата за користење на системот „DELO“ на едно работно место (DBMS - Oracle) зависи од планираниот вкупен број на овие места и варира од 11.000 рубли (201-500 рубли) до 13.400 рубли (1-5 рубли / m ). Ако организацијата користи Microsoft SQL Server DBMS, тогаш лиценцата за еден работното местоќе чини од 7200 до 9500 рубли, соодветно.

Логики

Програмата „SED Logic“ се викаше „Бос-референт“ до 2012 година и беше една од најпопуларните Руски системиуправување со електронски документи, сериозен конкурент на Delo EDMS. Промената на името немаше влијание врз квалитетот на ова софтверски производ, и продолжува да биде сигурен и функционален систем за управување со канцеларии за бизниси од сите видови и големини.

добрите

• Способност за изградба на сложени правци на повеќе нивоа за одобрување документи.
• Висок степен на заштита на корисничките податоци.
• Релативна леснотија на совладување на главните компоненти на системот.
• Флексибилно приспособливи и модифицирани процеси на обработка на документација.

Минуси

• Незгодно диференцирање на правата за пристап при сериозен промет на персоналот.
• Не е најсовесната работа за техничка поддршка.
• Архаичен интерфејс.

Која е цената?

Цената на една лиценца за користење на оваа програма зависи од бројот на вработени поврзани со неа. Доколку нивниот број не надминува 49 лица, тогаш цената ќе биде 5.900 за секое работно место; од 50 до 199 поврзани вработени – 5.200 рубли; и ако има повеќе од 200 работни места, тогаш цената на една лиценца ќе биде минимална - 4900 рубли.

ЕУФРАТ

Овој електронски систем за управување со документи е развиен во целосна согласност со барањата на стандардот за квалитет ISO 9000 и руските ГОСТ во областа на канцелариската работа. „EUFRATES“ се разликува од своите „колеги“ во присуство на многу свои уникатни софтверски развојни работи што не можат да се најдат во конкурентниот EDMS. Чисто технолошки, овој систем е еден од најнапредните на современиот руски пазар на EDMS.

добрите

• Пакетот за испорака на овој систем вклучува вграден Nika DBMS, кој автоматски ја ослободува корисничката организација од купување дополнителен софтвер.
• Пријателски интерфејс со пријатен, незаборавен дизајн.
• Вграден механизам за улоги за управување со правата за пристап.

Минуси

• Сосема мала брзина, особено на слаби компјутери.
• Периодични дефекти и бавна техничка поддршка.

Која е цената?

Стандардна лиценца со инсталирање на системот на сопствениот сервер на организацијата чини од 5.200 до 7.300 рубли по работна станица, повеќе корисници - пониска цена. Сепак, постои и опција за поставување на компонентата на серверот на опремата на производителот. Во овој случај, се користи систем за претплата - четири тарифи, кои чинат од 10.000 до 95.000 рубли месечно.

1C: Архива

Ова е еден од најдобрите и секако најуниверзален софтвер за управување со документи на претпријатието. „1C:Archive“ обезбедува сигурно и што е најважно, централизирано складирање на деловни документи од различни формати, со пристап до него од овластен персонал кој може да ги уредува датотеките.

добрите

• Дебагиран алгоритам брзо пребарувањепотребни податоци.
• Можност за складирање документи од секаков тип - од текст и графички, до аудио и видео датотеки.
• Најшироките можни можности за скалирање ви овозможуваат успешно да го користите овој софтвер и во големи и во мали претпријатија.
• Главната предност на 1C:Archive, која ја издвојува оваа програма од нејзините конкуренти, е оптималната комбинација на цената на производот и неговата функционалност.
• Поддржува интеграција со надворешни апликации.

Минуси

• Троши голема количина на системски ресурси.
• Зголемена тешкотија во учењето дури и за искусни корисници.

Која е цената?

Цената за „склопување“ на оваа програма варира од 12.000 до 57.000 рубли, а првата сума ќе треба да се плати исклучиво за надградба на претходната верзија на 1C: Архива.

ДИРЕКТУМ

Едноставен и функционален DIRECTUM EDMS ќе биде одлично решение за малите и средни бизниси. Благодарение на овој систем, електронското управување со документи може успешно да се комбинира со традиционалните хартиени, така што организацијата може целосно „безболно“ да се префрли на работа во DIRECTUM. Напредната технологија на Workflow обезбедува ефективна автоматизација на канцелариските процеси.

добрите

• Достапност на специјализирани софтверски алатки кои што повеќе го поедноставуваат пребарувањето и идентификацијата на документацијата.
• Широки можности за независна модификација на системот за специфични задачи.
• Проширени опции за интеграција со други програми.

Минуси

• Системот е фокусиран на управувањето со претпријатието - на обичните службеници им е потешко да работат во него.
• Донекаде збунувачка и нетранспарентна ценовна политика.

Која е цената?

Лиценците за користење на овој EDMS се купуваат и поединечно и како дел од пакетните понуди. Најевтината основна клиентска лиценца чини 7.800 рубли. Цената на пакетите со лиценци започнува од 148.200 рубли (основно за 20 вработени) и достигнува 2.010.000 рубли (за 200 вработени).

OPTIMA-WorkFlow

Овој електронски систем за управување со документи е силен среден селанец во својот сегмент. Таа е во постојан развој и сè уште не може да се натпреварува под еднакви услови со признатите мастодони на пазарот. Сепак, OPTIMA-WorkFlow има голем број „адути во ракавот“ - уникатни технологии, кои го прават да се издвојува од општата позадина.

добрите

• Спроведување на функцијата на сериско внесување на идентични видови документи и информации за нивна регистрација.
• Скенирање со антивирусна програма.
• Изборно индексирање на обични и шифрирани документи.
• Повеќејазичен кориснички интерфејс.

Минуси

• Недостатоци на типични функционалност, кои трајно се елиминираат со претстојните ажурирања.

Која е цената?

Типичните решенија базирани на оваа платформа чинат од 55.000 до 75.000 рубли.

EMC Documentum

Оваа платформа за автоматизирање на процесите на проток на документи е развиена од светскиот лидер во ИТ индустријата, EMC. Моќната функционалност, заедно со флексибилната конфигурација на поединечни алатки, го прави EMC Documentum најдобар странски EDMS достапен на рускиот пазар.

добрите

• Висок степен на практичност во управувањето со проектни и градежни документи.
• Имплементација на механизам за пријавување/одјавување кој ви овозможува да управувате со дистрибуцијата на правата за пристап.
• Присуство на функција која ви овозможува да ја спроведете постапката за одобрување на неколку нивоа.
• Поддршка за уреди за скенирање и препознавање документи.

Минуси

• Работи само со прелистувачот Internet Explorer.
• Недостаток на јавно достапна техничка и практична документација за системот.
• Често „сопирачки“ и заостанувања кога системот е силно натоварен.

Која е цената?

Нема фиксни цени за користење на оваа платформа. Трошоците за неговата имплементација се дискутираат поединечно со секој клиент.

LandDocs

Развиена во 1997 година од домашната компанија LANIT, оваа платформа за автоматизирање на управувањето со документи останува на побарувачката од многу претпријатија и институции до ден-денес. LanDocs ви овозможува да изградите удобно канцелариско опкружување и проток на документи, обезбедувајќи им на сите категории корисници потребниот сет на алатки за управување со него.

добрите

• Достапност на интегрирани алатки за криптографска заштита.
• Можност за вклучување на вработени од оддалечените филијали во процесот на проток на документи.
• Достапност на функција за сериско скенирање за хартиена документација.

Минуси

• Проблемите со перформансите се доста чести.
• Слаби способности за проширување на функционалноста.
• Тешкотии во совладување на системот од нула.

Која е цената?

Цената на лиценцата за сервер варира од 30.000 до 216.000 рубли. Корисничките лиценци може да се купат по цени кои се движат од 5.600 до 8.400 рубли.

Компанијата Медиа

CompanyMedia е цел сет на софтверски решенија дизајнирани да ги автоматизираат деловните процеси, протокот на документи и канцелариската работа. Овој EDMS се разликува од неговите конкуренти по својата ненадмината флексибилност на поставките и присуството на независни модули кои можат да се инсталираат одделно.

добрите

• Можност за успешно функционирање на системот во претпријатија со комплекс корпоративна структураи територијалната структура.
• Невидена доверливост на системот, што му овозможува активно да функционира деноноќно, 365 дена во годината.
• Автоматска поддршка за работа со повеќе видови работни места.
• Диференцијација на правата за пристап според хиерархиската структура на организацијата.

Минуси

• Веб-интерфејсот има ограничена поддршка за некои прелистувачи, особено за FireFox.
• Системот е фокусиран првенствено на средни и големи бизниси.

Која е цената?

Конечната цена на овој софтвер се состои од многу компоненти, вклучувајќи обука на персоналот, инсталација на дополнителни модули и пренос на права за користење на системот. Горната граница на вкупниот износ е 99.000 рубли. Најевтиниот тематски модул ќе чини 4.000 рубли.

Lotus Domino.Доц

Овој EDMS е апликација на добро познатата Notes/Domino платформа, која има систем за безбедност на податоци на високо ниво. Lotus Domino.Doc има и напредна електронска архива, која ви овозможува да имплементирате големо складирање на корпоративна документација.

добрите

• Достапност на уникатни системи за репликација дизајнирани за сеопфатно решение на проблемите за управување со тековите на документи во дистрибуирана средина.
• Можност за пребарување документи во поединечни делови од складиштето на информации.
• LDAP директориумите се зголемуваат до ниво на претпријатие.

Минуси

• Недостатоците на овој систем главно произлегуваат од неговото западно потекло - постојат одредени прашања во врска со интерфејсот и имплементацијата на некои функции.

Која е цената?

Цената на лиценците за корисникот и серверот се пресметува поединечно на веб-страницата на платформата.

На крајот

Повлекувајќи линија под прегледот, би сакал да забележам важна нијанса: воведувањето на електронски систем за управување со документи во вашиот бизнис воопшто не гарантира итно зголемување на неговата профитабилност и, во некои случаи, може да направи штета. Ако вашата организација работи успешно и остварува профит, работејќи без EDMS, тогаш размислете илјада пати пред да одлучите да ги спроведете. Нема потреба да се брка „прогресивна мода“ и да се инсталираат овие системи без сериозна потреба од нив. Меѓутоа, како што бизнисот се шири и вработените се силно оптоварени, електронскиот систем за управување со документи може да стане еден вид спасител што ќе и помогне на компанијата да излезе од вителот на документи.