Rozšírte obsah a účel služby dow. Služba manažérskej dokumentácie
Podpora riadenia dokumentácie (kancelárska práca) je typ podpory riadenia organizácie, ktorý zahŕňa fixovanie, prenos a ukladanie informácií o stave organizácie a kontrolné akcie na zmenu jej stavu. Odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi, je dôležitým aspektom práce každého podniku: dokumenty sa vytvárajú v organizáciách, ktoré odrážajú výsledky a vedenie výrobných činností, finančnú situáciu, prácu s personálom, logistiku atď. . Sú to dokumenty, ktoré zabezpečujú realizáciu riadiacich funkcií, sú v nich definované plány, fixné účtovné a výkaznícke ukazovatele a pod. V tejto súvislosti môžeme povedať, že efektívnosť a kvalita prijímaných rozhodnutí, efektívnosť ich vykonávania a činnosť organizácie ako celku do značnej miery závisí od toho, ako je práca s dokumentmi organizovaná.
Organizácia práce s dokumentmi je dôležitou súčasťou riadiacich procesov a manažérskeho rozhodovania, ktorá výrazne ovplyvňuje efektívnosť a kvalitu riadenia.
Proces prijímania manažérskeho rozhodnutia zahŕňa získavanie informácií; jeho spracovanie; príprava a rozhodovanie.
Tieto komponenty úzko súvisia so správou dokumentácie. Pre dosiahnutie ekonomického efektu je v prvom rade dôležitá kvalita informácií, ktorá je určená ich množstvom, efektívnosťou, stupňom zložitosti a nákladmi. Ak podnik nemá prehľadnú prácu s dokumentmi, potom sa to v dôsledku toho zhoršuje, pretože závisí od kvality a spoľahlivosti, efektívnosti prijímania a prenosu informácií, správneho nastavenia referenčnej a informačnej služby, prehľadnosti. organizácia vyhľadávania, uchovávania a používania dokumentov.
V kancelárskej práci (DOE) je potrebné vyriešiť tri hlavné úlohy:
- Dokumentácia (návrh, realizácia, koordinácia a výroba dokumentov).
- Organizácia práce s dokumentmi v procese riadenia (zabezpečenie pohybu, kontrola vyhotovenia, ukladanie a používanie dokumentov).
- Organizovanie archívu dokumentov.
Dokumentačnú podporu manažmentu vykonáva špeciálna služba pôsobiaca ako samostatná stavebná jednotka. Môže to byť: správa vecí, všeobecný odbor, úrad alebo sekretariát.
Služba DOW rieši tri hlavné súbory úloh:
- zabezpečenie dokumentácie riadiacich činností;
- organizácia práce s dokumentmi v inštitúcii;
- zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi.
Úlohy, ktorým čelí služba DOW, určujú jej funkcie
- Úlohy zabezpečenia dokumentácie riadiacich činností možno riešiť vykonávaním týchto funkcií:
- vývoj a dizajn foriem, zabezpečenie ich výroby;
- zabezpečenie výroby dokumentov, kopírovania a replikácie;
- kontrola kvality prípravy a vyhotovenia dokumentov, dodržiavanie stanoveného postupu schvaľovania a certifikácie dokumentov.
- Úlohy organizácie práce s dokumentmi v inštitúcii sa riešia vykonávaním nasledujúcich funkcií:
- Zavedenie jednotného postupu pri prechode dokumentov (tok dokumentov inštitúcie);
- Špedičné spracovanie prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov;
- Evidencia a účtovanie došlých, odoslaných a interných dokladov;
- Kontrola vykonávania dokumentov;
- Systematizácia dokumentov, zabezpečenie ich uchovávania a používania; organizácia práce s výzvami občanov.
- Zabezpečenie ochrany informácií.
- Úlohy zlepšovania foriem a metód práce s dokumentmi zahŕňajú tieto funkcie:
- vypracovanie a revízia regulačných, inštruktážnych, metodických dokumentov a ich uvedenie do pozornosti zamestnancov organizácie;
- metodické usmerňovanie a kontrola dodržiavania stanovených pravidiel pre prácu s dokumentmi v štruktúrnych útvaroch organizácie;
- pokročilé školenia zamestnancov organizácie a ich poradenstvo pri práci s dokumentmi;
- zefektívnenie dokumentácie organizácie, vykonávanie prác na zjednotení dokumentov, vypracovanie Vysvedčenia a Albumu tlačív dokumentov používaných pri činnosti organizácie;
- vývoj a implementácia nových foriem a metód práce s dokumentmi, zlepšenie pracovného toku organizácie, zlepšenie výkonnej disciplíny;
- stanovovanie úloh pre vývoj a zlepšovanie automatizovaných informačných systémov a databáz pre prácu s dokumentmi.
Podnik, ktorý sa snaží vytvoriť efektívne prostredie na spracovanie informácií a skvalitnenie riadenia, stojí pred týmito úlohami:
- Skvalitnenie všetkých prác na príprave a spracovaní dokumentačných informácií vytvorením mechanizmu pre dokumentárnu podporu podniku (DOE).
- Výber správnej stratégie automatizácie vrátane správneho výberu softvérových produktov.
Ak chcete zautomatizovať taký zdanlivo jednoduchý predmet, akým je práca s dokumentmi, musíte použiť najnovšie technologické pokroky:
- systémy na správu databáz;
- systémy na vyhľadávanie dokumentov a analýzu textu;
- skenovacie a rozpoznávacie systémy pre dokumenty (tlačené a ručne písané);
- prostredie klient-server;
- Internet/intranet.
Bez ohľadu na špecifiká podniku možno rozlíšiť tieto hlavné skupiny dokumentov:
- organizačné dokumenty podniky (charakteristika, predpisy, zakladateľská zmluva, štruktúra a personálne obsadenie, personálne obsadenie, náplň práce, vnútorné pracovné predpisy);
- administratívne dokumenty podniky (príkazy na hlavné činnosti, príkazy, rozhodnutia);
- personálne doklady podniky (personálne objednávky, pracovné zmluvy (zmluvy), osobné spisy, osobné karty f. T-2, osobné mzdové účty, pracovné knihy);
- finančné a účtovné doklady podniky (hlavná kniha, výročné správy, súvahy, výkazy ziskov a strát, úkony auditov, inventarizácie, plány, správy, odhady, účty, pokladničné knihy atď.);
- informácie a referenčné dokumenty podniky (akty, listy, faxy, osvedčenia, telefonické správy, memorandá, vysvetlivky, protokoly atď.).
Dokumenty upravujúce rôzne otázky jeho činnosti (dane, ochrana životného prostredia a pod.) je možné zasielať podniku od štátnych a obecných organizácií. Tieto dokumenty tvoria samostatnú skupinu - regulačné dokumenty vyšších orgánov.
V samostatnej skupine možno rozlíšiť obchodné zmluvy (dohody), ktoré sú hlavnými dokladmi podnikateľskej činnosti.
Všetky tieto dokumenty sa týkajú riadiacich alebo organizačných a administratívnych dokumentov (ORD). Výnimku tvoria finančné a účtovné doklady, ktoré majú špecifické znaky zostavovania a spracovania.
Štátna archívna služba Ruska (Rosarchiv) a jej orgány sa zaoberajú zhromažďovaním a uchovávaním dokumentov odrážajúcich hmotný a duchovný život jeho národov, ktoré majú historický, vedecký, sociálny, ekonomický alebo kultúrny význam. Vytvárajú „pamäť“ spoločnosti, uchovávajú informácie o živote krajiny. Okrem toho je Rosarkhiv ako ústredný orgán federálnej výkonnej moci zodpovedný za organizáciu a zefektívnenie kancelárskej práce v krajine. Vypracováva štandardy a odporúčania pre organizáciu kancelárskej práce. Rosarchív je zodpovedný za organizačnú a administratívnu dokumentáciu (ORD) ako developerská agentúra, čo zahŕňa vypracovanie všeobecných požiadaviek na ORD, špecifické formy dokumentov, kontrolu používania ORD v rôznych oblastiach činnosti, zjednotenie foriem dokumentov vytvorením Jednotného systému organizačnej a administratívnej dokumentácie (USORD). Výbor Ruskej federácie pre normalizáciu, metrológiu a certifikáciu (Gosstandart Ruska) je zodpovedný za regulačnú konsolidáciu špecifických požiadaviek na dokumenty a zjednotenie vytvorením GOST, ako aj za účasť na medzinárodnom zjednocovaní a štandardizácii dokumentov. Ministerstvo práce vypracúva dokumenty o práci a ochrane práce. Ak sú teda orgány najvyšším orgánom pre normatívnu úpravu kancelárskej práce, potom Štátna archívna služba,
Pri úprave činnosti duchovnej služby zohráva významnú úlohu organizačná zriaďovacia listina - právny akt, ktorý určuje postup založenia, pôsobnosť organizácie, jej funkcie, úlohy a pracovný postup. Vývoj charty ovplyvňuje celkovú organizáciu kancelárskej práce. Organizačná štruktúra stanovená v štatúte umožňuje určiť súbory dokumentov, ktoré sa budú používať pri riadiacich činnostiach.
Hlavné regulačné dokumenty upravujúce činnosť služby DOW organizácie:
Služobný poriadok predškolského výchovného zariadenia- ide o právny akt, ktorý určuje postup pri vzniku, povinnosti a organizáciu práce tohto útvaru, ako aj právne postavenie a pôsobnosť úradníkov pracujúcich v službách predškolského výchovného zariadenia. Poriadok o službe predškolského zariadenia vypracúva a podpisuje vedúci služby, schvaľuje vedúci organizácie. Nariadenie je dohodnuté s vedúcimi tých štruktúrnych jednotiek, s ktorými je v ňom stanovený vzťah.
Popis práce- ide o hlavný organizačný, upravujúci delimitáciu povinností a práv medzi zamestnancami, slúžiaci ako základ pre odstránenie paralelnosti a duplicity pri výkone jednotlivých operácií.
Pokyny na prácu v kancelárii- Toto je hlavný regulačný dokument, ktorý upravuje pravidlá, techniky, procesy vytvárania dokumentov, technológiu práce s dokumentmi. Pre efektívne fungovanie služby DOW a všetkých oddelení organizácie, pre jasné pochopenie a prezentáciu všetkých fáz práce s dokumentmi v každej organizácii by sa mala vypracovať inštrukcia o kancelárskej práci, berúc do úvahy špecifiká jej činností. .
Tabuľka foriem dokumentov pre typické situácie riadenia. Časový výkaz je zoznam jednotných foriem dokumentov potrebných a postačujúcich na realizáciu dokumentačnej podpory pre funkcie a úlohy riešené spoločnosťou. Obsahuje popis každého dokumentu, jeho právny stav a stupne dokumentácie. Vysvedčenie je spôsob, ako normatívne stanoviť zloženie dokumentov používaných v prístroji, ako aj postup pri ich príprave.
Album formulárov dokumentov organizácie. Spolu s Tabuľkou formulárov dokumentov musí mať každá organizácia Album formulárov dokumentov, čo je zbierka štandardov formulárov dokumentov zahrnutých v Liste.
K dnešnému dňu rozlišovať štyri hlavné organizačné štruktúry predškolskej služby:
- Vedenie prípadov.
- Spoločné oddelenie.
- Kancelária.
- tajomník.
Case management je zase rozdelený do nasledujúcich štruktúrnych modelových jednotiek:
- Sekretariát je štrukturálna jednotka vytvorená na to, aby slúžila vedeniu organizácie. Skladá sa to z:
- recepcia;
- sekretariát prednostu a sekretariáty zástupcov prednostu;
- sekretariát rady;
- protokolárny úrad.
- Oddelenie racionalizácie predškolského vzdelávacieho zariadenia je centrom skvalitňovania predškolského vzdelávacieho zariadenia, metodickým centrom. Medzi jeho funkcie patrí:
- vývoj a implementácia opatrení na zlepšenie kancelárskej techniky;
- rozvoj normatívnej a metodickej podpory kancelárskej práce (predpisy, pokyny, pravidlá, nariadenia, časové výkazy jednotných tlačív a pod.);
- vývoj klasifikačných referenčných kníh (názvoslovie prípadov, klasifikátory, zoznamy dokumentov s lehotami uchovávania).
- Kancelária, ktorá je zase rozdelená na:
- expedícia;
- korešpondenčný úrad;
- úrad účtovníctva a evidencie dokumentov;
- výpočtové stredisko na spracovanie a reprodukciu textov dokumentov.
- Katedra listov.
- Centrálny archív.
- Inšpekcia.
Dokumentačná podpora manažmentu je činnosť zastrešujúca organizáciu dokumentácie a manažment dokumentácie v procese realizácie funkcií inštitúcie, organizácie a podniku.
Dokumentačnú podporu manažmentu vykonáva Služba dokumentačnej podpory manažmentu (DOE), ktorá pôsobí ako samostatná štrukturálna jednotka, podriadená priamo vedúcemu organizácie.
Existujú nasledujúce služby DOW:
1. Na ministerstvách a rezortoch - administratíva. Zahŕňa sekretariát (recepcia, sekretariát ministra, sekretariáty námestníkov, sekretariát rady, protokolárny úrad), inšpekcia na ministerstve (vedúci odboru), úrad (kancelária vládnej korešpondencie, úrad účtovníctva a evidencie, expedícia , strojopis, ďalekopis a pod.) , oddelenie listov (sťažností), oddelenie pre zlepšenie práce s dokumentmi a zavádzanie technických prostriedkov, centrálny archív;
2. V štátnych podnikoch (združeniach), vo výskumných, projekčných, projekčných organizáciách a výpočtových strediskách, univerzitách a iných organizáciách - oddelenie dokumentačnej podpory manažmentu alebo úrad. Spravidla sem patria: útvary pre účtovníctvo a evidenciu, kontrolu, skvalitňovanie práce s dokumentmi a zavádzanie technických prostriedkov, posudzovanie listov (sťažností), sekretariát, expedíciu, strojopis, archív;
3. V združeniach a koncernoch zloženie a štruktúru služby PEI určuje vedenie organizácie;
4. V spoločných podnikoch (organizáciách) - predstavenstvom; v akciových spoločnostiach - zakladajúcou konferenciou; v družstvách - valným zhromaždením členov družstva;
5. V organizáciách, ktoré nemajú službu PEI, na štrukturálnych oddeleniach pracuje s dokumentmi tajomník vedúceho (inšpektor) alebo iné osobitne určené osoby1, asistent tajomníka.
Hlavnými cieľmi služby DOW je organizácia, riadenie, koordinácia, kontrola a realizácia prác na dokumentárnej podpore manažmentu. Služba DOW rieši nasledujúce úlohy:
Zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi.
Zabezpečenie jednotného postupu pri dokumentovaní, organizácii práce s dokumentmi, budovanie vyhľadávačov, sledovanie vykonávania a príprava dokumentov na presun do rezortného (centrálneho) archívu v súlade s platnými normami.
Zníženie pracovného toku, počtu formulárov dokumentov.
Vypracovanie a implementácia regulačných a metodických dokumentov na zlepšenie dokumentačnej podpory v organizácii (ministerstve) a podriadenom systéme.
Vývoj a implementácia pokročilých technológií na podporu správy dokumentov na základe využitia výpočtovej a organizačnej techniky2.
Služby PEI by mali byť obsadené odborníkmi s príslušným vyšším a stredným vzdelaním. Názvy pozícií zamestnancov služby predškolského vzdelávacieho zariadenia musia zodpovedať „Celoodborovému klasifikátoru zamestnaní pracovníkov, pozícií zamestnancov a platových tried“.
Služba DOE vykonáva nasledujúce funkcie:
vývoj, implementácia a údržba časového výkazu a albumu jednotných foriem organizačných dokumentov, vykonávanie zmien v nich;
zasielateľské spracovanie, evidencia dokladov a účtovné a referenčné práce;
organizácia posudzovania a prípravy dokumentov, kontrola správneho vyhotovenia dokumentov na podpis vedením;
regulácia, zovšeobecňovanie a informovanie manažmentu o priebehu a výsledkoch vybavovania dokumentov;
vývoj nomenklatúry prípadov organizácie, uchovávanie a prevádzkové využitie nomenklatúry prípadov;
organizovanie strojárskej výroby, kopírovanie; Návrh formulárov dokumentov;
organizácia práce na žiadostiach občanov;
kontrola práce s dokumentmi v štruktúrnych členeniach, zdokonaľovanie foriem a metód práce s dokumentmi;
kontrola doručovania vecí, organizácia práce archívu;
organizovanie stretnutí a konzultácií, zvyšovanie kvalifikácie zamestnancov predškolskej vzdelávacej inštitúcie a archívov;
organizácia práce, pracovisko, pracovné podmienky zamestnancov predškolskej služby3.
Činnosť zamestnancov predškolskej vzdelávacej inštitúcie je upravená popismi práce, ktoré sú vypracované s ohľadom na požiadavky GSDOU a schválené vedúcim organizácie.
Činnosť služby PEI je regulovaná a zabezpečovaná regulačnými a metodickými dokumentmi, štátnymi a odvetvovými normami.
Organizácia práce zamestnancov dokumentačných služieb teda zahŕňa riešenie nasledujúcich problémov.
Prehľadná organizačná štruktúra dokumentačnej služby (kancelárií), voľba najracionálnejšej formy organizácie práce s dokumentmi.
Hlavným faktorom určujúcim štruktúru počtu dokumentačnej služby je štandardný počet zamestnancov v nej zamestnaných. Inštitúcie možno rozdeliť v závislosti od pracovného toku do troch hlavných foriem (centralizované, decentralizované a zmiešané) a do kategórií podľa USSD:
1. kategória - podniky (inštitúcie) s objemom toku dokumentov nad 100 000 dokumentov ročne;
2. kategória - od 25 000 do 100 000 dokumentov ročne;
3. kategória - od 10 000 do 25 000 dokumentov ročne;
4. kategória - do 10 000 dokumentov ročne.
V inštitúciách 1-3 kategórií prácu s dokumentmi vykonáva kancelária, 4. kategórie - sekretariát. Pre každú kategóriu existujú typické kancelárske schémy.
Služba podpory manažérskej dokumentácie (DOE) v organizácii
Činnosť každej modernej organizácie je polofunkčná a vyžaduje, aby jej vedúci chápali integritu a zároveň rôznorodosť činností. Vo všetkých prípadoch je však hlavnou úlohou manažmentu organizácie manažment zdrojov, jedným z nich je informovanie a vo vzťahu k činnostiam súvisiacim s dokumentačnou podporou manažmentu dokumentačné informácie. Je zrejmé, že žiadne z manažérskych rozhodnutí sa nezaobíde bez tohto zdroja, ktorý pozostáva z mnohých vzájomne prepojených častí, ktoré sú úzko prepojené medzi sebou aj s vonkajším svetom a budú určovať informačné prostredie organizácie. Keďže je aplikovaná dokumentačná podpora, t.j. praktickú hodnotu, potom jeho štruktúra priamo súvisí s funkčnou štruktúrou organizácie.
Služba DOW: úlohy, funkcie, miesto v systéme riadenia organizácie
Hlavným prvkom systému DOW organizácie je špeciálne vytvorená služba DOW, ktorej hlavnou úlohou je organizácia, riadenie činností, koordinácia, kontrola a realizácia prác na dokumentárnej podpore riadenia. V malých organizáciách, kde nie je možné vytvoriť špeciálnu štrukturálnu jednotku, sú na zabezpečenie plnenia týchto úloh vyčlenení zamestnanci. Pri vytváraní jednotiek, ktoré plnia funkcie služby PEI, treba brať do úvahy objem toku dokumentov, personálne obsadenie, mzdové náklady na konkrétne druhy prác, dostupnosť informačných technológií atď.. Case management atď. V súčasnosti sú už tradične nositeľmi kultúry uplatňovania nových informačných technológií v tomto odvetví manažmentu aj útvary, ktoré v organizácii implementujú funkcie služby DOE, čo sa odzrkadľuje v zozname implementovaných úloh a funkcií. v predpisoch o týchto stavebných celkoch.
V súlade s ustanoveniami Štátneho systému podpory dokumentácie riadenia (GSDM) sú úlohy služby DOE:
Zabezpečenie a kontrola dodržiavania požiadaviek regulačných a metodických dokumentov pre predškolské vzdelávacie inštitúcie v organizácii;
Zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi;
Zabezpečenie jednotného postupu pri dokumentovaní, organizácii práce s dokumentmi;
Organizácia a údržba systémov na vyhľadávanie informácií;
Organizácia a údržba systémov kontroly výkonu;
Zabezpečenie organizácie uchovávania, získavania, účtovania a používania archívnych dokumentov organizácie;
Zníženie pracovného toku, počtu formulárov dokumentov;
Vypracovanie a implementácia interných regulačných a metodických dokumentov na zlepšenie dokumentačnej podpory pre riadenie organizácie;
Rozvoj a implementácia systémov predškolského vzdelávania s využitím pokročilých informačných technológií.
V súlade s pridelenými úlohami služba DOW vykonáva tieto funkcie:
Vývoj, implementácia a údržba časového výkazu a albumu jednotných foriem organizačných dokumentov, vykonávanie zmien v nich;
Vykonávanie zasielateľského spracovania, evidencie dokladov a účtovných a referenčných prác na dokladoch;
Organizácia včasného zváženia a prípravy na správu vedeniu došlých dokumentov, kontrola správnosti vyhotovenia dokumentov predložených na podpis vedeniu;
Regulácia vyhotovenia dokumentov, kontrola prechodu, vyhotovenie a vyhotovenie dokumentov načas;
Sumarizácia informácií o priebehu a výsledkoch vybavovania dokumentov, systematické informovanie manažmentu o týchto otázkach;
Vývoj a dizajn formulárov dokumentov;
Vypracovanie konsolidovanej nomenklatúry záležitostí organizácie, zabezpečenie uchovávania prípadov a operatívneho využívania dokumentárnych informácií;
Organizácia kontroly práce s dokumentmi v štrukturálnych divíziách; - rozvoj (spolu s príslušnými štrukturálnymi oddeleniami organizácie) opatrení na zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi, ako aj na zlepšenie výkonnej disciplíny;
Vykonávanie kontroly správnosti registrácie a tvorby štrukturálnymi oddeleniami organizácie prípadov, ktoré sa majú predkladať do archívu;
Organizácia práce archívu v súlade s požiadavkami federálnych právnych a regulačných metodických aktov;
Zvyšovanie kvalifikácie zamestnancov služby predškolského vzdelávacieho zariadenia a archívu;
Vedenie stretnutí a poradenstvo v otázkach súvisiacich s kompetenciou služby PEI;
Organizácia pracovísk, pracovísk, pracovných podmienok pre zamestnancov predškolského výchovného zariadenia.
Zloženie služby PEI v organizácii by malo pozostávať z profesionálnych pracovníkov, ktorí poznajú špecifiká tejto oblasti činnosti a sú schopní rýchlo plniť svoje funkčné povinnosti bez „nafukovania“ byrokracie.
Dokumenty upravujúce predškolskú vzdelávaciu inštitúciu v organizácii by sa mali vypracovať na základe zákonov Ruskej federácie, regulačných právnych aktov v oblasti informácií, dokumentácie, organizácie kancelárskej práce a archivácie, berúc do úvahy špecifiká činností. konkrétnej inštitúcie.
Organizácia predškolskej vzdelávacej inštitúcie v organizácii je zverená do služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie (vedenie prípadu, úrad, všeobecný odbor, sekretariát). Tvorba a tvorba interných regulačných a metodických dokumentov upravujúcich všetky aspekty dokumentačnej podpory manažmentu organizácie je v kompetencii tejto konkrétnej služby.
Prax a existujúce regulačné požiadavky a usmernenia na vykonávanie všetkých úloh a funkcií pre kancelársku prácu v organizácii zakladajú potrebu vytvorenia nasledujúcich interných organizačných a právnych dokumentov:
Služobný poriadok predškolského výchovného zariadenia;
Pokyny pre prácu v kancelárii;
Tabuľka jednotných foriem dokumentov;
Album jednotných foriem dokumentov;
zoznam dokumentov, ktoré nepodliehajú registrácii;
Nariadenie (pokyn) o vedení evidencie žiadostí a sťažností;
Zoznam dokumentov tvoriacich služobné (obchodné) tajomstvo;
zoznam dokumentov, ktoré sa majú schváliť;
Zoznam dokumentov overených pečaťou organizácie;
popisy práce;
Predpisy o stálej odbornej komisii;
Súhrnná nomenklatúra záležitostí organizácie.
Všetky vyššie uvedené dokumenty musia byť vypracované a schválené v akejkoľvek organizácii bez ohľadu na formu vlastníctva.
Náplň práce by mala byť vypracovaná pre každého zamestnanca predškolskej vzdelávacej inštitúcie a mala by odrážať skutočne vykonávané funkcie a zodpovednosti. Pracovné funkcie upravujú organizačné a právne postavenie zamestnancov a poskytujú podmienky pre efektívnu prácu, umožňujú objektívne posudzovať činnosť zamestnancov a sú regulačným základom pre uplatňovanie administratívnych opatrení voči zamestnancom. Náplň práce umožňuje realizovať základný princíp racionálnej organizácie práce – princíp deľby a spolupráce práce.
Jednou z funkcií služby DOW je vypracovanie Pokynov pre kancelársku prácu organizácie, ktoré stanovujú jednotné pravidlá pre dokumentovanie činností, organizovanie workflow, vedenie evidencie, evidenciu, sledovanie vyhotovenia a ukladanie dokumentov. Pokyn schvaľuje vedúci organizácie a je záväzný pre všetkých zamestnancov. Pokyny pre prácu v kancelárii by mali byť vypracované na základe ustanovení Štátneho systému podpory dokumentácie riadenia, štátnych noriem pre dokumenty, Základných pravidiel pre rezortné archívy a Základných pravidiel prevádzky archívov organizácií. Ustanovenia poučenia o kancelárskej práci by nemali odporovať platnej právnej úprave v oblasti informácií a dokumentácie.
Zloženie častí pokynu o kancelárskej práci, ich postupnosť, prítomnosť aplikácií určujú jeho vývojári, je však potrebné, aby ustanovenia pokynu dôsledne odrážali všetky fázy práce s dokumentmi od ich vytvorenia alebo prijatia až po vykonanie. , odosielanie a/alebo archivácia.
V časti „Všeobecné ustanovenia“ Pokynov pre prácu v kancelárii by sa malo premietnuť, že organizácia predškolskej vzdelávacej inštitúcie, kontrola výkonu kancelárskej práce na štrukturálnych oddeleniach, metodické usmerňovanie a školenie zamestnancov v základoch práce s. dokumenty sa prideľujú do služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie organizácie a zodpovednosť za organizáciu predškolskej vzdelávacej inštitúcie v štrukturálnych oddeleniach je zverená vedúcim oddelení, pre ktoré vedúci vymenúva osobu zodpovednú za kancelársku prácu na oddeleniach, ktorá zabezpečuje účtovníctvo dokumentov, odovzdávanie dokumentov načas a oboznamuje zamestnancov s regulačnými a metodickými dokumentmi o práci v kancelárii.
Zamestnanci organizácie sú osobne zodpovední za plnenie požiadaviek Pokynov pre prácu v kancelárii, včasné zváženie a vyhotovenie dokumentov, ich správne vyhotovenie a bezpečnosť.
Služba DOW vypracúva aj Výkaz a Album jednotných foriem dokumentov organizácie - zoznam foriem dokumentov povolených na použitie, ktoré sú potrebné a postačujúce na vykonávanie funkcií a úloh riadiacich činností, s popisom ich právne postavenie, hlavné fázy prípravy a prechodu.
V súčasnej činnosti organizácie plní Tabuľka formulárov dokumentov funkciu referenčnej knihy, ktorá obsahuje v usporiadanej forme názvy formulárov dokumentov používaných v činnosti organizácie a umožňuje vám rýchlo vyhľadať potrebné formy dokladov, ako aj kontrolu činnosti výkonných umelcov s vylúčením možnosti nepredvídateľných foriem dokladov.
Na zabezpečenie správneho zakladania a účtovania spisov organizácie by sa mala vypracovať nomenklatúra vecí, čo je systematický zoznam názvov vecí s uvedením lehôt uchovávania, zostavený predpísaným spôsobom. Systematizácia dokumentov je jednou z najdôležitejších úloh v predškolskej vzdelávacej inštitúcii. Nomenklatúra prípadov bude zahŕňať všetky dokumenty, ktoré vznikli pri činnosti organizácie, okrem tlačených publikácií.
Nomenklatúra záležitostí organizácie pozostáva zo sekcií zodpovedajúcich štrukturálnym divíziám, odráža organizačnú štruktúru organizácie.
V súčasnosti neexistujú žiadne regulačné dokumenty alebo metodické dokumenty, ktoré by sa mali riadiť pri určovaní jej štruktúry a výbere názvu služby PEI, preto majú organizácie právo rozhodovať o týchto otázkach nezávisle.
V tomto prípade by sa mali brať do úvahy tieto faktory: charakter činnosti organizácie, jej štruktúra (počet divízií, počet riadiacich aparátov a celkový počet zamestnancov); objem toku dokumentov organizácie; prítomnosť podriadeného systému (podriadené organizácie, pobočky, oddelenia, zastúpenia) a charakter vzťahu medzi nimi a ústrednou vládou.
Hlavné ustanovenia štátneho systému dokumentačnej podpory riadenia čiastočne upravovali názvy služieb kancelárskej práce, ktoré sú typizované v závislosti od príslušnosti organizácií a inštitúcií k určitým skupinám a stupňom riadenia.
K dnešnému dňu existujú štyri hlavné organizačné štruktúry služby DOW:
- 1. Vedenie prípadov.
- 2. Kancelária.
- 3. Všeobecné oddelenie.
- 4. Tajomník.
Vedenie prípadov sa vytvára na ministerstvách a oddeleniach ako štruktúra, v ktorej sa vykonáva práca s dokumentmi, a ako orgán na monitorovanie a koordináciu kancelárskej práce v centrále odvetvia. Správa prípadov, ktorá je v skutočnosti štrukturálnou jednotkou organizácie, sa delí na tieto typické štrukturálne jednotky:
1. Sekretariát je štrukturálna jednotka vytvorená na to, aby slúžila vedeniu organizácie. Skladá sa to z:
recepcia;
sekretariát prednostu a sekretariáty zástupcov prednostu;
sekretariát rady;
protokolárny úrad;
Funkcie sekretariátu zahŕňajú:
predbežné zváženie a príprava na správu vedúcemu dokumentov prijatých v jeho mene;
príprava jednotlivých dokumentov na pokyn projektového manažéra a ich koordinácia s funkčnými štrukturálnymi útvarmi organizácie;
organizačné a dokumentačné služby pre porady vedúceho, dokumentujúce činnosť kolektívnych riadiacich orgánov.
2. Útvar racionalizácie predškolského výchovného zariadenia (administratívna práca) je centrom skvalitňovania predškolského výchovného zariadenia, metodickým centrom.
Medzi jeho funkcie patrí:
vývoj a implementácia opatrení na zlepšenie kancelárskej techniky;
rozvoj normatívnej a metodickej podpory kancelárskej práce (predpisy, pokyny, pravidlá, nariadenia, časové výkazy jednotných tlačív a pod.);
vývoj klasifikačných referenčných kníh (názvoslovie prípadov, klasifikátory, zoznamy dokumentov s lehotami uchovávania).
3. Úrad, ktorý sa zase delí na:
expedícia;
korešpondenčný úrad;
úrad účtovníctva a evidencie dokumentov;
výpočtové stredisko na spracovanie a reprodukciu textov dokumentov.
- 4. Oddelenie listov
- 5. Centrálny archív
- 6. Kontrola
Kancelária, podobne ako iná organizačná štruktúra služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie, je zriadená v podnikoch, vo výskumných, projekčných organizáciách a vysokých školách. V štruktúre kancelárie zvyčajne pracujú tieto divízie (oddelenia, sektory, skupiny):
- 1. Expedícia - špecializovaná sekcia, ktorá prijíma a odosiela dokumentáciu a korešpondenciu poštou a kuriérom.
- 2. Útvar pre účtovníctvo a evidenciu dokumentov, medzi ktorého úlohy patrí evidencia došlých, odoslaných a interných dokumentov, kontrola dodržiavania prijatých pravidiel spracovania dokumentov, tvorba a udržiavanie referenčného a informačného poľa.
- 3. Kontrolná skupina (predsedníctvo, inšpekcia, oddelenie) sleduje načasovanie plnenia ústnych príkazov prednostu, analyzuje výkonovú disciplínu, informuje vedenie o priebehu plnenia dokumentov a pokynov.
- 4. Skupina listov (výzvy občanov) sa zaoberá prijímaním a zohľadňovaním návrhov, vyjadrení a sťažností občanov. Jeho funkcie sú nasledovné:
príprava odvolaní na posúdenie manažmentom;
kontrola nad načasovaním prípravy dokumentov odozvy v štrukturálnych divíziách organizácie;
informovanie žiadateľov o výsledkoch posudzovania ich žiadostí;
organizácia prijímania občanov v osobných otázkach vedením organizácie.
- 5. Skupina prípravy dokumentov dotlačí dokumenty z konceptov, číta a upravuje texty dokumentov, eviduje vykonanú prácu.
- 6. Kancelária na kopírovanie sa spravidla uskutočňuje v tých organizáciách, ktorých činnosť súvisí s distribúciou veľkého množstva regulačnej alebo administratívnej dokumentácie. Úlohy kancelárie sa obmedzujú na kopírovanie dokumentov, kopírovanie textov dokumentov, prípravu propagačných produktov, brožúr, brožúr.
- 7. Archív organizácie - prijíma od štruktúrnych oddelení prípady rozpracované a pripravené na uloženie, poskytuje im metodickú pomoc, vedie evidenciu a uchováva dokumenty, kontroluje dodržiavanie pravidiel pre vznik, ukladanie a používanie vecí v štrukturálnych divízie, pripravuje prípady na odovzdanie do štátneho skladu.
Obecný odbor je služba pre prácu s dokumentmi vo výkonných orgánoch a výkonných štruktúrach (primátor, prefektúra, obec) miestnej samosprávy.
Na všeobecných oddeleniach sa zvyčajne vytvárajú rovnaké úseky, ktoré sú charakteristické pre úrad, ale spájajú sa tu také oddelenia ako oddelenie protokolu, skupina listov, recepcia. Prítomnosť týchto štruktúr sa vysvetľuje špecifikami činností, charakterom riadiacich postupov, rozhodovacím postupom a osobitosťami dokumentácie v týchto inštitúciách.
Protokolárna skupina vzniká ako súčasť inštitúcií, ktoré majú vo svojej štruktúre stály kolegiálny orgán. Vykonáva funkcie:
príprava návrhov normatívnych a administratívnych dokumentov (edícia, vyhotovenie a vydávanie), listov, certifikátov, ich koordinácia so štrukturálnymi divíziami;
analýza dokumentov pripravených štrukturálnymi divíziami;
príprava záverov k dokumentom vypracovaným štrukturálnymi divíziami;
organizovanie a vedenie zasadnutí kolegiálneho orgánu, dokumentovanie ich činnosti.
Tajomník inštitúcie vykonáva všetky práce s dokumentmi v malých inštitúciách a organizáciách, ktoré nemajú vnútornú organizačnú štruktúru.
Súčasné regulačné a metodické dokumenty teda upravujú názov a približnú štruktúru služby PEI štátnych podnikov, inštitúcií, organizácií. Pokiaľ ide o neštátne štruktúry, o vytvorení služby, jej názve a vnútornej štruktúre rozhoduje vedenie organizácie. V spoločných podnikoch o tejto otázke rozhoduje predstavenstvo, v akciových spoločnostiach - zakladajúca konferencia, v družstevných štruktúrach - valné zhromaždenie členov družstva.
V organizácii vykonáva DOW špeciálna služba, ktorá pôsobí ako nezávislá štrukturálna jednotka, podriadená priamo vedúcemu organizácie. Hlavným cieľom služby DOW je organizácia, riadenie, koordinácia, kontrola a realizácia prác na dokumentárnej podpore manažmentu.
Služba DOW rieši nasledujúce úlohy:
- - zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi;
- - zabezpečenie jednotného postupu pri dokumentovaní, organizovaní práce s dokumentmi, systémami vyhľadávania informácií, monitorovaním vykonávania a prípravou dokumentov na presun do rezortného archívu v súlade s požiadavkami Jednotného systému podpory štátnej dokumentácie, GOST a iných platných noriem;
- - zníženie pracovného toku, počtu foriem dokumentov a dokumentov;
- - vývoj a implementácia regulačných a metodických dokumentov na zlepšenie dokumentačnej podpory v organizácii a podriadenom systéme (pre organizácie s podriadeným systémom), pokročilé technológie na podporu správy dokumentov na báze využitia výpočtovej a organizačnej techniky zamerané na realizáciu činností organizácie.
V súlade s pridelenými úlohami služba DOW vykonáva tieto funkcie:
vývoj, implementácia a údržba časového výkazu a albumu jednotných foriem organizačných dokumentov, vykonávanie zmien v nich;
- - realizácia zasielateľského spracovania, evidencie dokladov a účtovných a referenčných prác na dokladoch;
- - organizácia včasného zváženia a prípravy na správu k vedeniu došlých dokumentov, sledovanie správnosti vyhotovenia dokumentov predkladaných na podpis vedeniu;
- - úprava vybavovania písomností, kontrola prechodu, vyhotovenie a vyhotovenie písomností načas;
- - sumarizovanie informácií o priebehu a výsledkoch vybavovania dokumentov, systematické informovanie manažmentu o tejto problematike;
- - organizácia strojárskej výroby, kopírovania a operatívneho rozmnožovania dokumentov;
- - vývoj a návrh formulárov dokumentov;
- - vývoj nomenklatúry prípadov organizácie, zabezpečenie uchovávania prípadov a operatívneho využívania dokumentárnych informácií;
- - organizácia práce na návrhoch, žiadostiach a sťažnostiach občanov;
- - organizácia kontroly práce s dokumentmi v štrukturálnych divíziách;
- - rozvoj (spolu s príslušnými štrukturálnymi oddeleniami organizácie) opatrení na zlepšenie foriem a metód práce s dokumentmi, ako aj na zlepšenie výkonovej disciplíny;
- - vykonávanie kontroly správnosti registrácie a vytvorenia štrukturálnymi oddeleniami organizácie prípadov, ktoré sa majú archivovať;
- - organizácia práce archívu;
- - zdokonaľovanie zamestnancov služby predškolského výchovného zariadenia a archívu, porady a poradenstvo v otázkach súvisiacich s pôsobnosťou služby predškolského výchovného zariadenia;
- - organizácia pracovných miest, pracovísk, pracovných podmienok zamestnancov predškolského zariadenia.
Štruktúra služby podpory riadiacej dokumentácie
Názov a štruktúra služby PEI sú stanovené s prihliadnutím na ich príslušnosť k určitej skupine organizácií, podnikov, inštitúcií.
Na ministerstvách a oddeleniach na federálnej úrovni sa tak vytvorili rezorty.
Správa prípadov zvyčajne zahŕňa:
- - sekretariát (recepcia, sekretariát ministra, sekretariáty námestníkov ministra, sekretariát rady, protokolárne oddelenie);
- - inšpekcia pod vedením ministra (vedúceho oddelenia);
- - úrad (kancelária pre vládnu korešpondenciu, úrad účtovníctva a registrácie, expedícia, úrad písania na stroji, úrad pre kopírovanie a kopírovanie, ďalekopis atď.);
- - oddelenie listov (sťažností);
- - odbor zdokonaľovania práce s dokumentmi a implementácie technických prostriedkov;
- - centrálny archív.
V štátnych podnikoch, vo výskumných, projektových, inžinierskych a iných organizáciách, vo vzdelávacích inštitúciách je oddelenie predškolských vzdelávacích inštitúcií, administratívne oddelenie alebo úrad. Zvyčajne zahŕňajú nasledujúce jednotky: účtovníctvo a evidencia; kontrola; zlepšenie práce s dokumentmi a zavedenie technických prostriedkov; posudzovanie listov (sťažností); sekretariát; expedícia; písacia kancelária; kopírovacie a reprodukčné kancelárie; archív.
V združeniach, koncernoch, akciových spoločnostiach zloženie a štruktúru služby DOW určuje vedenie organizácie (predsedníctvo, zakladajúca konferencia). V administratívnom aparáte orgánov samosprávy obcí je vytvorený všeobecný odbor. Jeho zloženie zahŕňa: sekretariát, kancelária, kontrolná skupina, protokolárna skupina, skupina pre zlepšenie práce s dokumentmi, skupina listov (sťažností), kopírovacia kancelária, archív.
V malých podnikoch a firmách, ktoré nemajú službu DOW, v štrukturálnych divíziách pracuje s dokumentmi tajomník vedúceho (inšpektor, referent) alebo iná špeciálne určená osoba.
Je potrebné, aby personálne obsadenie služby PEI zodpovedalo náplni práce a zabezpečilo vysokú kvalitu kancelárskej práce v organizácii. Predškolské služby by mali byť obsadené odborníkmi s príslušným vyšším a stredným odborným vzdelaním.
Na určenie počtu zamestnancov predškolskej vzdelávacej inštitúcie sa používajú odvetvové štandardy počtu zamestnancov vypracované na základe štandardných medziodvetvových štandardov počtu zamestnancov, čiarok v ekonomických a administratívnych a ekonomických službách výrobných podnikov, rozšírené časové normy pre kancelársku prácu.
Obslužní zamestnanci vykonávajú svoje funkcie v súlade s náplňou práce schválenou vedúcim organizácie. Pracovnú náplň zamestnanca služby predškolského vzdelávacieho zariadenia tvoria tieto časti: všeobecné ustanovenia, funkcie, povinnosti, práva zamestnancov, vzťahy (väzby podľa funkcie), zodpovednosť zamestnanca, pracovné ohodnotenie.