Ознакомиться с инструкцией. Ознакомление с должностной инструкцией: порядок и сроки

Каждый работник должен исполнять на своем рабочем месте строго определенные функции, закрепленные в его должностной инструкции. Сведения о том, что он с этими функциями ознакомлен и согласен, вносятся в специальный лист ознакомления с должностной инструкцией.

ФАЙЛЫ

Суть и роль должностной инструкции

Должностные инструкции работников не входят в пакет обязательных локальных документов предприятия.

Тем не менее, очень часто в трудовых договорах можно встретить формулировку «согласно должностной инструкции», из чего следует, что большинство организаций все же предпочитают разрабатывать данные документы.
Должностная инструкция — это удобно: не нужно перечислять функционал работника (часто довольно объемный) непосредственно в трудовом договоре, достаточно сделать в нем ссылку на отдельную инструкцию, которая является своего рода приложением к нему.

Составляется и утверждается должностная инструкция очень просто: под каждую конкретную должность формируется свод функций, прав, полномочий и условий труда.

Работают над документом обычно юрисконсульт, руководитель структурного подразделения и специалист по кадрам – эта связка позволяет учесть все нюансы внутреннего производственного процесса и тонкости законодательства.

После того, как должностная инструкция будет написана, она передается на подпись директору компании, который затем отдельным приказом вводит ее в действие.

Каждый сотрудник должен ознакомиться с касающейся его лично должностной инструкцией под роспись.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть должностную инструкцию и усвоить основные ее моменты, но и поставить свою подпись в специальном документе: листе ознакомления с должностной инструкцией.

Его автограф будет свидетельствовать о том, что он согласен с изложенной информацией и готов исполнять свои рабочие обязанности в том объеме, в котором они прописаны в документе.

Таким образом, роль листа довольно понятна: он не только фиксирует факт прочтения инструкции, но и, в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны.

На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией

Как правило, ознакомление с должностной инструкцией происходит при приеме на работу, но иногда, если, к примеру, должностная инструкция претерпела большие изменения или ранее на предприятии как внутренний нормативный документ вовсе не использовалась, знакомство с ней может происходить в процессе текущей работы.

Можно ли уволить сотрудника за отказ подписать должностную инструкцию

В современной российской практике случались ситуации, когда при вводе должностных инструкций на предприятии некоторые работники отказывались их подписывать, из-за чего просто-напросто увольнялись по инициативе руководства. Работодатель ссылался при этом на законодательство РФ.

В частности одна из норм Трудового Кодекса гласит, что он имеет право уволить сотрудника вследствие отказа того работать «в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». При разбирательствах в суде, выяснилось, что отказ от подписания должностной инструкции под данную статью не подпадает .

Таким образом, уволить за это никто не имеет права и даже если такой прецедент произойдет, суд без лишних проволочек восстановит сотрудника в должности.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с должностной инструкцией обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, т.е. сотруднике, который отвечает за четкое понимание работниками компании своих функций, прав и полномочий.

В некоторых случаях знакомить работников с должностными обязанностями может юрисконсульт, секретарь или сам руководитель организации.

Как составить лист

С 2013 года практически все унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, поэтому лист составляется в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации. Единственное, что нужно учесть: при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру документа и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить название предприятия и суть документа. Далее удобно сделать таблицу, в которую нужно внести следующие данные:

• порядковый номер работника;
• его должность;
• дата и номер приказа о приеме на работу;
• дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбики.

Если сотрудников в организации работает много, то может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Следует отметить, что лист может составляться под конкретную должностную инструкцию (например, если по одной и той же специальности работает несколько человек) или под группу сотрудников (например, если предприятие небольшое и все работники имеют разные специальности).

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре , на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Заполнять его можно от руки или в печатном виде, главное, чтобы автографы в нем были «живые» и подлинные.

Заверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, потому что с 2016 года предприятия и организации освобождены от обязанности визировать свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сколько и как хранить бланк

Лист ознакомления с должностной инструкцией должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с самими должностными инструкциями. Срок его хранения законодательно не ограничен и зависит от того, когда в него была внесена последняя подпись – с этого момента он должен находиться в архиве организации не менее трех лет.

В момент подписания трудового договора с новым работником происходит и его ознакомление с должностной инструкцией. Но некоторые сотрудники не понимают важности ее изучения. Другие же, попросту закрыв глаза, ставят подпись в документе.

Также сами работодатели могут игнорировать создание инструкции и доведение ее до работника. Коммерческие структуры считают документ необязательным, отмечая, что правила и порядок для работника прописан в .

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Несомненно, права и обязанности нового сотрудника имеются в соглашении. Но полностью обязательства трудового характера в тексте не приводятся. Поэтому отсутствие инструкции часто приводит к спорным моментам между сторонами и разбирательствам в суде.

В обязанность работодателя входит не только грамотное и правильное составление документа, но и доведение его до работника. Если визы о прочтении не будет, то кадровая служба и руководство не смогут подтвердить факт ознакомления.

Определение документа

Должностной инструкцией называется документ, который имеет юридическое значение.

В нем отражаются:

• права;
• обязательства;
• условия труда работника.

На основании инструкции сотрудники получают список задач и дел, которые должны выполняться беспрекословно.

Трудовой кодекс РФ не содержит сведений о том, что должностная инструкция должна в обязательном порядке доводиться до сотрудника. Но в учреждениях часто требуется составление документа. Муниципальные и гражданские служащие должны ориентироваться на должностные инструкции как официальный свод правил.

Часто должностную инструкцию отождествляют с трудовым соглашением. Однако документы имеют одно существенное отличие. Инструкция создается для конкретной должности, независимо от того, какой человек занимает ее. Трудовой договор составляется с конкретным человеком. В него вносятся личные данные работника.

Должностная инструкция является очень важной для регуляции трудовой деятельности. С помощью нее можно исключить вероятность возникновения конфликтов и разногласий между сторонами. Ведь в ней подробно прописываются все требования и правила к работнику, подлежащие обязательному исполнению.

Структура

Порядок составления должностной инструкции не регламентирован законодательно. Но чаще всего работодателями сохраняется общепринятая структура документа.

В должностную инструкцию должны входить несколько разделов:

• общие положения;
• права;
• обязанности;
• ответственность.

В первом разделе прописываются основные моменты трудовой деятельности лица.

Среди них выделяют:

• занимаемую должность;
• квалификационные требования;
• необходимый уровень образования и стаж трудовой деятельности;
• подчинение лица;
• порядок назначения на должность;
• правила снятия с должности;
• кто входит в подчинение;
• порядок замещения сотрудника;
• нормативные документы для руководства в повседневной деятельности.

По желанию работодателя возможно включение в данный список и других пунктов. Главное, чтобы они отражали характер труда на занимаемой должности.

Следующий раздел предусмотрен для указания прав работника. Они должны быть предусмотрены в соответствии с занимаемой им должностью. Важно прописать взаимоотношения работника с другими лицами, трудящимися в данном подразделении и других отделах.

Переплетается с предыдущим и раздел «Должностные обязанности». В нем подробно (не как в трудовом договоре) отражаются обязательства лица в ходе трудовой деятельности на занимаемой должности.

Раздел «Ответственность» прописывает меры, которые могут быть приняты в отношении работника за несоблюдение требований:

• должностной инструкции;
• трудового законодательства.

Нормы должны соответствовать законодательно базе. В противном случае они не будут иметь юридической силы.

Приказ об утверждении

Многие фирмы не создают должностные инструкции для работников. Но документ является важным для обеспечения эффективного взаимодействия между работодателем и сотрудником.

В инструкциях отражаются права, обязанности, а также ответственность, которую работник понесет при несоблюдении норм. Если сотрудник подписывает лист ознакомления или ставит подпись в журнал, он автоматически соглашается со всеми отраженными в документе требованиями.

Для того, чтобы должностные инструкции получили юридическую силу, необходим соответствующий приказ. Если подтверждение официальной бумагой не будет произведено, то они не будут признаны правомерными. Поэтому Трудовая инспекция и суд могут признать работника правым, а работодателя привлечь к ответственности.

Часто проблемы возникают при увольнении работника в связи с нарушениями обязательств согласно должностной инструкции. Если она не будет подкреплена приказом, то сотрудник может восстановиться через судебные органы.

Форма приказа о подтверждении факта создания должностных инструкций в учреждении не определена на законодательном уровне.

Но кадровики часто используют образец, в котором отражаются три основных блока:

1. Обязательно прописывается наименование документа.
2. Далее формулируется необходимость подготовки бумаги.
3. В третьем блоке приводится резолюция.

Акт подписывается руководством учреждения.

• корректировку;
• учет;
• разработку;
• внесение изменений в должностные инструкции.

Резолютивная часть включает список должностей, для которых разработаны должностные инструкции. Обязательно прописывается дата, когда инструкции были утверждены. При этом приказ должен быть издан этим же числом.

Бланк приказа можно скачать в интернете.

Общество с ограниченной ответственностью

г. Москва

ПРИКАЗ №48-п

от 26.09.2016 г.

об утверждении должностных инструкций

В связи с разработкой должностных инструкций и необходимостью придания им статуса нормативно-правового акта для новых должностей ООО «Маяк»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести утверждение должностных инструкций в качестве правовых актов, разработанных для следующих категорий должностей:

• старшего менеджера;
• специалиста по продажам;
• системного администратора;
• веб-дизайнера.

1. Начальнику кадровой службы Кривокрысенко Л.И. в течение пяти дней после подписания приказа распечатать и передать должностные инструкции для моего утверждения.
2. Начальнику кадровой службы Кривокрысенко Л.И. в течение двух дней после утверждения инструкций провести ознакомление с документами старшего менеджера Корниенко Э.С., специалиста по продажам Музыкина К.С., системного администратора Стукалова А.М., веб-дизайнера Антонова А.С. под роспись в журнале учета ознакомления с должностными инструкциями.

Генеральный директор ___________________ Андреев В.Я.

С приказом ознакомлен ___________________ Кривокрысенко Л.И.

Работодателем может не производиться утверждение должностных инструкций. Это обусловлено тем, что обязательства отсутствуют в Трудовом кодексе РФ. Но при введении инструкций в документооборот важно закрепить их использование юридические с помощью приказа.

Порядок внесения изменений

Трудовые обязанности работника могут быть скорректированы. Это возможно в том случае, если изменения коснулись организационных, технологических трудовых условий. Поэтому новые данные должны быть внесены и в разработанные должностные инструкции.

Законодательно не предусматривается порядок составления инструкций как нормативных актов. Поэтому работодатель должен при внесении изменений ориентироваться на Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6.

В нем отражены основные важные моменты:

• При создании инструкции в качестве приложения к трудовому договору необходимо подготовить . Согласно нему, изменения касаются и трудового договора, и должностных инструкций.
• В случае утверждения должностных инструкций отдельным документом, изменения не будут касаться трудового договора. Тогда издается новая редакция инструкций с письменным ознакомлением с ней работника. Документ составляется в двух экземплярах с вручением одного из них сотруднику.
• Если изменения касаются условий трудовой договора, то работник должен быть своевременно уведомлен об этом. После получения согласия на продолжение отношений с работодателем, могут быть внесены корректировки в должностную инструкцию.

Ознакомление с должностной инструкцией производится вновь принятыми работниками. Для предоставления документа на прочтение работодателю отводится определенный срок. Законодательно установлено, что сотрудник должен изучить инструкции не позже того времени, когда подписывается трудовой договор.

Если работник уже трудится в организации, то он должен дать согласие на установление своих обязательств. Также разрешение требуется при корректировки трудовых функций. Эта норма отражена в статье 72 ТК РФ, согласно которой изменения трудового договора возможно только по соглашению сторон.

Особенности имеют и корректировки должностных инструкций. Работодатель может создать новый документ, оставив условия труда прежними.

Если изменение инструкций не влечет за собой корректировку трудовых обязательств работника, то работодатель может сделать это в одностороннем порядке.

О чем говорит Трудовой кодекс

Порядок и периодичность ознакомления работников с должностными инструкциями не прописаны на законодательном уровне. В практической деятельности сотрудники отдела кадров ориентируются на два положения.

В абзаце 10 части 2 статьи 22 ТК РФ отмечается, что работодатель обязан под роспись ознакомить работников с локальными нормативными актами учреждения, которые касаются трудовых обязательств лица. Среди таких документов выделяют и должностные инструкции.

Также в соответствии с часть. 3 статьи 68 ТК РФ новые работники до подписания трудового договора должны изучить документы, которые регулируют его трудовую деятельность.

Сроки, в течение которых производится ознакомление, отсутствуют. При этом в ТК РФ отмечено, что сделать это необходимо до того, как будет подписан трудовой договор.

Образец листа ознакомления с должностной инструкцией и роспись в журнале

Форма листа ознакомления с должностными инструкциями не разработана законодателями. Поэтому работодатель сам может ввести документ в оборот.

При оформлении можно ориентироваться на ниже приведенный образец:

Если работник отказывается

Некоторые работники выносят отказ от прочтения должностных инструкций. В этом случае составляется акт ознакомления. Документ требуется в том случае, если работник намеренно отказывается от изучения положений.

Тогда в акте прописывается следующий текст:

«Сегодня, 6 июня 2020 года в 15.30 часов в здании офиса по ул. Ворошилова, 15/6 системному администратору Круглову Игорю Васильевичу были предоставлены для ознакомления должностные инструкции. Круглов И.В. от прочтения документа отказался. В результате ознакомление под роспись не было осуществлено.

Должностная инструкция — перечень обязанностей, работ, поручений, функций, которые должен исполнять работник, находясь на определенной должности в конкретной организации.

Законодательство не обязывает предприятие заключать должностную инструкцию с работниками, это носит чисто рекомендательный характер. Однако большинство работодателей предпочитают очертить круг обязанностей своих сотрудников, что помогает в дальнейшем дисциплинировать персонал и привлекать к ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, а также избежать лишних финансовых затрат на выплату заработной платы работникам по сути выполняющим одну и ту же работу.

Наличие должностной инструкции также полезно и для работника. Во-первых: он знает и понимает какой именно круг обязанностей и вид работ он должен исполнить, и за что начисляется заработная плата. Во-вторых: в случае привлечения к дисциплинарной или административной ответственности работодателем за невыполнение трудовых обязанностей, не предусмотренных должностной инструкцией это будет являться нарушение его трудовых прав, которые можно восстановить в судебном порядке.

В должностной инструкции должно быть четко прописано какие обязанности должен выполнять сотрудник, занимая эту должность. Какую несет ответственность за невыполнение поручений. С должностной инструкцией работника необходимо ознакомить до подписания трудового договора. Чтобы сотрудник реально мог взвесить все свои возможности и способности для выполнения всех обязанностей. А также понимал последствия их неисполнения. Для подтверждения ознакомления с должностной инструкцией работнику необходимо поставить подпись. Расписываются сотрудники на Листе ознакомления с должностной инструкцией, который подшивается к должностной инструкции. Документы должны быть прошиты и пронумерованы, на последнем листе закрепляется бирка, на которой указывается количество страниц, ставиться печать предприятия и подпись руководителя. Лист ознакомления с должностной инструкцией составляется в виде таблицы. Рассчитывается он на всех сотрудников, занимающих данную должность, которые будут с ней знакомиться, в течение всего срока действия документа.

В Листе ознакомления прописывается:

— Наименование должности.

— Наименование организации.

В графах таблицы должны быть указаны:

1) ФИО сотрудника;

2) Дата ознакомления;

3) Подпись сотрудника, ознакомившегося с инструкцией.

Важно: дата ознакомления не должна быть позже даты подписания трудового договора.

Лист ознакомления хранится столько же сколько и должностная инструкция.

Теги по материалу: лист ознакомления с должностной инструкцией, лист ознакомления с должностной инструкцией образец, лист ознакомления с должностной инструкцией бланк, лист ознакомления с должностной инструкцией бланк скачать

Многие думают, что ознакомление с должностной инструкцией – пустая формальность, за которой ничего не стоит. Однако это совсем не так. Будьте готовы поменять свое отношение к данному вопросу. Следующий материал в этом поможет.

В глубине ТК РФ

Напрямую про ознакомление работника с должностной инструкцией в трудовом законодательстве ничего не сказано. Поэтому на практике нужно отталкиваться от двух положений (см. таблицу).

Лист ознакомления с должностной инструкцией

Законом не утверждена какая-либо обязательная или хотя бы рекомендованная форма листа или образец журнала ознакомления с должностными инструкциями . Поэтому исходите из внутренних правил и особенностей вашей организации.

Читайте также Стало известно, когда за документом/выпиской можно будет обращаться в любой ЗАГС

Также см. « » и « ».

Для удобства листы ознакомления с должностной инструкцией можно не хранить отдельно, а сшивать в журналы ознакомления должностной инструкцией . Либо сразу заводить только такой журнал.

Кроме того, порядок ознакомления с должностной инструкцией лучше соблюдать по дате, когда сотрудник принят на работу. Если вести учет росписей ознакомления с должностной инструкцией по отделам, службам и т. п., можно легко запутаться.

Отказ от ознакомления должностной инструкцией

Иногда ознакомление сотрудников с должностными инструкциями происходит на основании акта ознакомления должностной инструкцией . На практике к этому приходится прибегать, когда подчиненный по тем или иным причинам намеренно увиливает от знакомства со своей новой инструкцией либо изменениями в ней. В этом случае в акте пишут примерно следующее:

Возвращаясь к вопросу о сроках ознакомления с должностной инструкцией , чиновники считают, что делать это нужно в отношении новых инструкций – «заблаговременно». Более никаких комментариев.

Уволить – нельзя!

Одна из норм ТК РФ позволяет прекратить трудовой контракт, если подчиненный отказался от продолжения службы «… в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». Некоторые компании считают, что под этот случай подходит ситуация, когда работник отказывается дать добро на свою новую должностную инструкцию.

Так вот: эта логика неверна. Уволить только за отказ ознакомления с должностной инструкцией нельзя! Даже если это получится, суд мгновенно восстановит такого сотрудника в должности.

Как таковых правил ознакомления с должностной инструкцией в законодательстве нет. Поэтому данный вопрос должен быть решен каждой организацией самостоятельно.