Расчет среднесписочной численности на год формула. Как рассчитать среднесписочную численность работников: формулы, примеры

Показатель «среднесписочная численность сотрудников за 2016 год» является одним из ключевых для компании. Так как оказывает влияние на право применения того или иного режима налогообложения, использование систем ТКС при сдаче отчетности, освобождение от налога на добавленную стоимость и т.д. В статье мы расскажем, как посчитать и отчитаться о численности работников.

Кто должен сдавать сведения о среднесписочной численности работников за 2016 год

Отчитываться о среднесписочной численности работников должны:

• организации, в том числе вновь созданные или реорганизованные, независимо от организационно-правовой формы собственности, используемой системы налогообложения, а также наличия сотрудников (письмо Минфина России от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390).
• индивидуальные предприниматели, если в течение отчетного периода хотя бы один сотрудник работал по трудовому договору (ст. 1 Федерального закона от 23.07.2013 № 248-ФЗ).

Нулевые декларации, если сотрудников не было, сдавать не нужно (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Куда отчитываться о численности работников

Декларацию о среднесписочной численности сотрудников необходимо предоставить в ИФНС:

• по месту регистрации юридического лица;
• по месту регистрации индивидуального предпринимателя.

Работники обособленных подразделений включаются в налоговую декларацию головного офиса и предоставляются по месту его регистрации (письмо Минфина России от 14.02.2012 № 03-02-07/1-38).

Среднесписочная численность работников за 2016 год: как считать

В среднесписочной численности учитываются все, кто работает по трудовому договору. При этом характер работы, которую они выполняют, значения не имеет. Это может быть постоянная, временная или сезонная работа.

Перечни работников, которые не включаются в расчет численности, указаны в пунктах 79-80 Указаний (утв. приказом Росстата от 28.10.2013 № 428). Например, к ним относятся:

• внешние совместители;
• сотрудники, которые учатся в образовательных учреждениях и находятся в дополнительных отпусках без сохранения зарплаты;
• сотрудники, командированные за границу;
• сотрудники в декретном отпуске, отпуске по уходу за ребенком или в связи с усыновлением новорожденного ребенка;
• сотрудники, которые взяли отпуск за свой счет для поступления в вуз;
• сотрудники, которые подали заявление об увольнении и больше не вышли на работу, а также тех, кто прекратил работу без предупреждения - их не учитывают с первого дня невыхода на работу;
• внештатные работники, предприниматели, адвокаты, с которыми организация заключила гражданско-правовые договоры;
• граждане, с которыми заключен ученический договор;
• учредители без трудового договора.

Среднесписочная численность работников за 2016 год рассчитывается по формуле:

Среднесписочная численность работников за год = (Среднесписочная численность работников за январь + … + Среднесписочная численность работников за декабрь) : 12

Среднесписочная численность полностью занятых работников = (Среднесписочная численность полностью занятых работников на 1-е число месяца + … + Среднесписочная численность полностью занятых работников на последнее число месяца) : Количество календарных дней в месяце

Среднесписочная численность не полностью занятых работников = Количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц: Обычная продолжительность рабочего дня в компании (в часах) х Количество рабочих дней в месяце

Когда и как надо отчитываться о численности работников

Сведения о среднесписочной численности работников за 2016 год надо представлять по форме, утвержденной приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Рекомендации по заполнению бланка изложены в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@. Образец заполнения представлен ниже.

Вновь созданные организации сдают сведения не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем регистрации или реорганизации. За первый год такие компании подают декларацию по среднесписочной численности работников дважды: после реорганизации или постановки на учет в ИФНС и по итогам года. На индивидуального предпринимателя такие требования не распространяются.

При ликвидации организации и ИП сведения о среднесписочной численности работников необходимо сдать не позднее официальной даты закрытия.

За непредставление в срок сведений о численности работников предусмотрен штраф в размере 200 рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Ежегодно по состоянию на 1 января организации и ИП с работниками составляют отчет о среднесписочной численности за прошедший год.

Сведения нельзя причислить ни к налоговой отчетности, ни к бухгалтерской. Однако они необходимы инспекторам ФНС, чтобы понять, в каком виде налогоплательщику надлежит отчитываться - в электронном или бумажном.

За неподачу сведений установлена ответственность:

• штраф на налогоплательщика 200 руб. (п.1 ст.126 НК);
• штраф на должностных лиц 300÷500 руб. (п.1 ст.15.6 КоАП).

Форма отчета

Отчет короткий - вся информация умещается на одной странице. Форма его утверждена приказом ФНС от 29.03.07 №ММ-3-25/174@.

После обычных полей для ИНН, КПП, наименования налогоплательщика идет поле даты, по состоянию на которую представляются сведения. К примеру, при подаче сведений за 2016 год в нем нужно будет указать 01.01.2017. Ниже расположено поле для показателя среднесписочной численности (далее - ССЧ).

ССЧ показывают в целых числах. Округлять дробь нужно по общим правилам математики: если первый знак после запятой меньше 5, то он отбрасывается, если больше - знак до запятой увеличивается.

Сдать сведения можно как на бумаге, так и через интернет - ограничений нет. Срок - 20 января года, следующего за отчетным, а для вновь созданных организаций - 20 число следующего за созданием месяца.

Головные компании составляют общий отчет, включая в него сотрудников обособленных подразделений (Письмо Минфина от 14.02.12 №03-02-07/1-38).

Из Указаний следует, что для расчета ССЧ за год нужно складывать ССЧ за каждый месяц. При этом делитель равен 12 в любом случае - даже если компания образована в конце года.

Разберемся, что входит в понятие ССЧ - средней списочной численности работников.

Речь идет о списке сотрудников, в том числе принятых временно или на сезон, которые в рабочее время присутствуют на своих рабочих местах либо отсутствуют по определенным причинам. К «уважительным» причинам, когда сотрудник не выбывает из списка, относятся:

• командировка (независимо от длительности);
• больничный;
• отпуск (очередной или административный);
• надомная работа.

• лица, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком или в декрете (п.81.1 Указаний);
• сотрудники, обучающиеся с отрывом от производства, с которыми заключен ученический договор (пп. «д» п.80 Указаний);
• сотрудники, которые взяли отпуск за свой счет для сдачи вступительных экзаменов в учебном заведении (п.81.1 Указаний).

Кроме того, не участвуют в расчете:

• внешние совместители (пп. «а» п.80 Указаний);
• внештатные сотрудники, работающие по договорам ГПХ (пп. «б» п.80 Указаний);
• учредители, если не состоят в штате и не получают зарплаты (пп. «ж» п.80 Указаний).

Итак, для расчета ССЧ за месяц нужно сложить списочную численность (СЧ) сотрудников за каждый календарный день и результат разделить на число календарных дней. Численность в нерабочие (праздничные, выходные) дни такая же, как в предшествующий рабочий день.

Пример 1

Списочная численность сотрудников ООО на 1 апреля составила 12 человек. 5 апреля приняли еще одного работника, а 18 числа двоих уволили. Определим ССЧ за апрель.

ССЧ апрель = (12 чел. × 4 дн. + 13 чел. × 14 дн. +11 чел. × 12 дн.) : 30 дн. = 12,07 чел.

В компании могут быть частично занятые сотрудники, работающие, к примеру, три дня в неделю или неполный рабочий день. Если неполная занятость согласована с администрацией и закреплена в трудовом договоре, то ССЧ по таким сотрудникам считается отдельно.

Тогда общую ССЧ за месяц по организации рассчитывают по формуле:

Пример 2

Дополним условия примера 1. ООО работает на пятидневке с 8-ми часовым рабочим днем. 8 апреля была принята техничка на неполный рабочий день. Напомним, что в апреле 2016 г. 21 рабочий день. Рассчитаем общую ССЧ за апрель.

ССЧ месяц частично занятых сотрудников: ((4 час. × 16 раб.дн.) : 8 час.) : 21 раб.дн = 0,38 чел.

ССЧ апрель: (12,07 чел. + 0,38 чел.) = 12,45 чел.

Таблица. Продолжительность рабочего дня

Как только закончится 2016 год, проведите расчет среднесписочной численности на 2016 год. Этот показатель вам потребуется, чтобы подать отчет о среднесписочной численности, а также для того, чтобы узнать, можете ли вы и дальше работать на УСН. Ведь при УСН средняя численность работников не может быть больше 100 чел. А средняя численность работников рассчитывается на основании среднесписочной численности. Кроме того, показатели численности вам потребуются для отчетов 4-ФСС и РСВ-1 ПФР . О том, как рассчитать среднесписочную численность за 2016 год, расскажем далее.

См.. также: Среднесписочная численность в 2017 году: кто сдает, бланк, пример расчета

Срочная новость для бухгалтерии по отчетности: . Читайте в журнале

Порядок расчета

Порядок расчета среднесписочной численности работников в 2016 году дан в Указаниях, утвержденных приказом Росстата от 28.10.2013 № 428 (далее – Указания). Рассчитайте среднесписочную численность по такой формуле (п. 81.7 Указаний):

Если ваша зарегистрировалась в 2016 году, также применяйте эту формулу. Только в месяцах до регистрации среднесписочную численность работников применяйте равной 0 (п. 81.10 Указаний).

Среднесписочную численность за месяц определяют так:

Среднесписочную численность сотрудников, занятых полный день, вычисляют по формуле:

В списочную численность включайте работников, заключивших трудовые договоры, а также тех, кто выполняет постоянную, временную или сезонную работу один день и более (п. 79 Указаний). В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие граждане, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам, например по болезни. Полный список лиц, включаемых в списочную численность, указан в пункте 79 Указаний.

А вот лица, которых в расчет включать не нужно, перечислены в пунктах 80 и 81 Указаний. Это совместители, лица, заключившие договоры подряда и некоторые другие.

Если у вас есть сотрудники, работающие в режиме неполного рабочего времени, то чтобы определить из среднесписочную численность, нужно посчитать общее количество человеко-дней, которые отработали такие сотрудники. Этот показатель рассчитывают так:

Обратите внимание: нормативная продолжительность рабочего дня зависит от принятого количества рабочих часов в неделю. Например, если установлена пятидневная рабочая неделя общей продолжительностью в 40 часов, то нормативная продолжительность рабочего дня составит 8 часов (40 ч: 5 дн.).

Пример расчета

ООО «Салют» зарегистрировалось 1 декабря 2016 года. В организации установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя (продолжительность рабочего дня -- 8 часов). Списочная численность сотрудников, работающих по трудовому договору полный рабочий день, составила:

• с 1 декабря по 20 декабря -- 68 человек;
• с 21 декабря по 31 декабря -- 96 человек.

Кроме того, был принят 5 декабря один сотрудник на условиях сокращенного рабочего дня. В декабре он отработал 15 дней по 4 часа. Всего в декабре 22 рабочих дня.

Покажем, как бухгалтер вычислит среднесписочную численность за 2016 год.

За январь - ноябрь 2016 года среднесписочная численность работников равна нулю.

За декабрь среднесписочная численность работников, которым установлен полный график, равна 77,94 чел. [(68 чел. х 20 дн. + 96 чел. х 11 дн.) : 31 дн.].

Среднесписочная численность сотрудников, которым установлен неполный рабочий график, за декабрь равна 0,34 чел. (4 чел.-ч. x 15 дн. : 8 ч.. : 22 дн.).

Таким образом среднесписочная численность работников ООО «Салют» за 2016 год составила 7 чел. [(77,94 чел. + 0,34 чел.) : 12].

Среднесписочная численность можно определить на основании ежедневного учета списочной численности работников. Источником информации о ней обычно служат формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Списочная численность за каждый день должна соответствовать табелю учета рабочего времени (формы и ), на основании которого определяется, кто пришел и не пришел на работу. Показатель уточняется по приказам о приеме на работу (), переводе работников на другую работу (), предоставлении отпуска (), расторжении трудового договора (). Сведения можно почерпнуть из личной карточки (), расчетно-платежной ведомости () и других документов по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. А так же вы можете ознакомиться с темой расчет лимита кассы образец.

Перечень лиц, которых не учитывают при расчете среднесписочной численности

Чтобы определить среднесписочную численность работников, отработавших неполный рабочий день, нужно выяснить общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками. Показатель для каждого работника рассчитывают так:

Полученное количество человеко-дней, отработанных сотрудником, нужно умножить на число отработанных дней в месяце.

Нормативная продолжительность рабочего дня зависит от принятого количества рабочих часов в неделю. Это следует из пункта 81.3 Указаний. Для удобства мы привели показатели в табл. 2 ниже. К примеру, при пятидневной рабочей неделе общей продолжительностью 40 часов, человеко-часы нужно делить на 8.

Продолжительность рабочего дня в часах

После того как определено количество человеко-дней, можно посчитать среднесписочную численность работников, занятых неполный день.

Сведения о среднесписочной численности работников за 2016 год нужно сдать в январе 2017 года. Форма отчетности утверждена приказом ФНС от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. В статье - сведения о среднесписочной численности работников за 2016 год: сроки, бланк, образец.

Срок сдачи

Сведения о численности - это самый ранний отчет, который организации и индивидуальные предприниматели (в том числе на УСН), сдают в налоговую инспекцию по итогам 2016 года, - не позднее 20 января 2017 года .

Срочная новость для бухгалтерии по отчетности: . Читайте в журнале

Это требование пункта 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ. Причем организации представляют отчет как при наличии у них наемных работников, так и при их отсутствии, что подтверждают представители Минфина России в письме от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390. А вот индивидуальные предприниматели подают сведения о среднесписочной численности, только если привлекали персонал в прошедшем году (ст. 1 Федерального закона от 23.07.2013 № 248‑ФЗ).

То есть ИП без работников отчет о средней численности не сдает .

Как считать

Среднесписочная численность определяется на основании ежедневного учета списочной численности работников. Источником информации о ней обычно служат формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Списочная численность за каждый день должна соответствовать табелю учета рабочего времени (формы и ), на основании которого определяется, кто пришел и не пришел на работу. Показатель уточняется по приказам о приеме на работу (), переводе работников на другую работу (), предоставлении отпуска (), расторжении трудового договора (). Сведения можно почерпнуть из личной карточки (), расчетно-платежной ведомости () и других документов по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. А так же вы можете ознакомиться с темой расчет лимита кассы образец.

Вычислить среднесписочную численность работников можно, следуя Указаниям, утвержденным (далее - ). Чтобы определить среднесписочную численность за год, используйте формулу:

В случаях, когда фирма вела деятельность неполный год (например, была зарегистрирована летом), данный показатель нужно рассчитывать аналогично. То есть все равно сумму среднесписочной численности за все месяцы нужно разделить на 12 ().

В свою очередь, чтобы вычислить среднесписочную численность за месяц, применяют формулу:

Среднесписочную численность сотрудников, занятых полный день, считают так:

Итак, среднесписочную численность работников рассчитывают на основании списочной численности. При этом в списочную численность включают всех, кто трудится по трудовому договору и выполняет постоянную, временную или сезонную работу.

Полный список лиц, включаемых в списочную численность, указан в Указаний. В том числе надо учитывать тех, кто болеет, находится в командировке, заключил трудовой договор и работает на дому (надомники) или принят на работу с испытательным сроком.

Какие работники учитываются

В списочной численности учитываются все работники, с которыми заключен трудовой договор и выполняющие постоянную, временную или сезонную работу, за исключением внешних совместителей.

В списочной численности учитываются и отсутствующие на работе (командированные, заболевшие, направленные на обучение с отрывом от работы, находящиеся в отпуске, совершившие прогул и др.).

Категории тех, кто в списочную численность не включаются: внешние совместители, лица, выполняющие работу по гражданско-правовым договорам, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу без предупреждения, адвокаты.

При расчете среднесписочной численности не учитываются:

женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам;

лица, находящиеся в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка из родильного дома, а также в допотпуске по уходу за ребенком;

обучающиеся и поступающие в образовательные учреждения работники, находящиеся в допотпуске без сохранения зарплаты.

Кто не учитывается

Чтобы определить среднесписочную численность работников, отработавших неполный рабочий день, нужно выяснить общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками. Показатель для каждого работника рассчитывают так:

Полученное количество человеко-дней, отработанных сотрудником, нужно умножить на число отработанных дней в месяце.

Нормативная продолжительность рабочего дня зависит от принятого количества рабочих часов в неделю. Это следует из пункта 81.3 Указаний. Для удобства мы привели показатели в табл. 2 ниже. К примеру, при пятидневной рабочей неделе общей продолжительностью 40 часов, человеко-часы нужно делить на 8.

Продолжительность рабочего дня в часах

После того как определено количество человеко-дней, можно посчитать среднесписочную численность работников, занятых неполный день:

Как отчитаться

Сведения подают по форме, которая утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Рекомендации, как ее заполнять, даны в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@. Сама форма состоит из одного листа. Вверху указывают ИНН организации или индивидуального предпринимателя и КПП организации. Строка «Представляется в ____» предназначена для наименования и кода инспекции. Ниже следует привести полное название организации в соответствии с учредительными документами либо ФИО предпринимателя.

Среднесписочную численность указывают в целых единицах. Дробное число округляют по общему правилу: цифры после запятой от 5 и более округляют до целого числа в большую сторону, а цифры 1-4 отбрасывают. Форму подписывает руководитель компании, индивидуальный предприниматель или представитель, ставится печать и дата. При этом ФИО руководителя или представителя указывают полностью.

Срок подачи сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год, как мы упомянули в начале статьи, - не позднее 20 января текущего года. То есть крайний срок подачи сведений по сотрудникам за 2016 год - 20 января 2017 года. Таковы требования пункта 3 статьи 80 НК РФ.

Обратите внимание: если фирма подаст сведения о среднесписочной численности с опозданием, налоговая инспекция может наложить одновременно два штрафа. На организацию - в размере 200 руб. и на ее руководителя - в размере от 300 до 500 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ, п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-02-07/1-179).

Предприниматель же, опоздавший сдать сведения по работникам, заплатит 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Пример заполнения

Сведения о среднесписочной численности работников сдают в налоговую инспекцию по итогам года – не позднее 20 января (п. 3 ст. 80 НК РФ). То есть сведения за 2015 года нужно подать не позднее 20 января 2016 года. Причем компании обязаны отчитаться как при наличии наемных работников, так и при их отсутствии (письмо Минфина России от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390). А вот предприниматели подают такие сведения, только если привлекали персонал в прошлом году (п. 23 ст. 1 Федерального закона от 23.07.2013 № 248-ФЗ). Подробнее о том по какой формуле рассчитывать нужные сведения и в какой форме их подавать в 2016 году читайте далее.

По какой формуле рассчитать среднесписочную численность сотрудников

Определить среднесписочную численность работников за 2016 год можно, следуя Указаниям, утвержденным приказом Росстата от 28.10.2013 № 428 (далее -- Указания). Чтобы узнать, какова среднесписочная численность за год, используйте формулу:

Если компания вела деятельность неполный год (например, была зарегистрирована в середине года), данный показатель нужно рассчитывать аналогично. То есть все равно сумму среднесписочной численности за все месяцы нужно разделить на 12 (п. 81.10 Указаний).

Чтобы вычислить среднесписочную численность за месяц применяют формулу:

Среднесписочную численность сотрудников, занятых полный день, считают так:

Итак, среднесписочную численность работников рассчитывают на основании списочной численности. В свою очередь в списочную численность включают всех, кто трудится по трудовому договору и выполняет постоянную, временную или сезонную работу. Полный список лиц, включаемых в списочную численность, указан в пункте 79 Указаний. В том числе надо учитывать тех, кто болеет, находится в командировке или принят на работу с испытательным сроком.

А вот лица, которых в расчет включать не нужно, перечислены в пунктах 80 и 81 Указаний. Они приведены в таблице 1.

Таблица 1. Перечень лиц, которых не учитывают при расчете среднесписочной численности

Чтобы определить среднесписочную численность работников, отработавших неполный рабочий день, нужно выяснить общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками. Показатель для каждого работника рассчитывают так:

Полученное количество человеко-дней, отработанных сотрудником, нужно умножить на число отработанных дней в месяце.

Нормативная продолжительность рабочего дня зависит от принятого количества рабочих часов в неделю и приведена в таблице 2 (п. 81.3 Указаний).

Таблица 2. Продолжительность рабочего дня в часах

После того как определены человеко-дни, можно посчитать среднесписочную численность работников, занятых неполный день, вот так:

Пример. Расчет среднесписочной численности работников в 2016 году

ООО «Рандеву» зарегистрировано 15 октября 2015 года. В организации установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя (продолжительность рабочего дня -- 8 часов). Списочная численность сотрудников, работающих по трудовому договору полный рабочий день, составила:

• с 15 октября до 20 ноября -- 20 человек;
• с 20 ноября до 31 декабря -- 23 человека.

В октябре и ноябре в ООО «Рандеву» отсутствовали сотрудники, работавшие неполный рабочий день. 1 декабря принят на условиях сокращенного рабочего дня помощник бухгалтера. В декабре он отработал по 4 часа 23 дня.

По итогам 2015 года бухгалтер ООО «Рандеву» рассчитала среднесписочную численность работников за 2015 год следующим образом.

1. Месячная среднесписочная численность сотрудников, которым установлен полный рабочий график, равна:

• в октябре -- 10,97 чел. (20 чел. x 17 дн. : 31 дн.);
• в ноябре -- 21 чел. (20 чел. x 20 дн. + 23 чел. x 10 дн.) : 30 дн.;
• в декабре -- 23 чел. (23 чел. x 31 дн. : 31 дн.).

2. Месячная среднесписочная численность сотрудников, которым установлен неполный рабочий график, равна:

• в декабре -- 0,5 чел. (4 чел.-ч. x 23 дн. : 8 ч.. : 23 дн.).

3. Месячная среднесписочная численность всех сотрудников равна:

• в октябре - 10,97 чел.;
• в ноябре -- 21 чел.;
• в декабре -- 23,5 чел. (23 чел. + 0,5 чел.).

4. Среднесписочная численность персонала ООО «Рандеву» за 2015 год равна 4,62 чел. (10,97 чел. + 21 чел. + 23,5 чел.) : 12.

Сведения о среднесписочной численности сотрудников ООО «Рандеву» за 2015 год нужно сдать не позднее 20 января 2016 года.

Как отчитаться о среднесписочной численности

Сведения о среднесписочной численности работников сдают по форме, утвержденной приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. О том как ее заполнить сказано в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@.

Форма состоит из одного листа. Вверху указывают ИНН организации или предпринимателя и КПП организации. Строка «Представляется в ____» -- предназначена для наименования и кода инспекции. Далее приводят полное название организации либо ФИО предпринимателя.

Среднесписочную численность указывают в целых единицах. Дробное число округляют по общему правилу: цифры после запятой от 5 и более округляют до целого числа в большую сторону, а цифры 1--4 отбрасывают.