Сед препис. Електронско управување со документи: што е тоа, функции, EDI системи

Пазарот за електронски системи и програми за управување со документи е веќе доста заситен. Изобилството на понуди од добавувачи може да биде збунувачки - се чини дека кој било од системите може да ги реши сите проблеми. Домашните решенија имаат развиено функционалност, но не секој систем може да се пофали со динамичен развој и да ги задоволи зголемените барања на потрошувачите. Важно е да се разбере моменталната состојба на пазарот на софтвер за управување со електронски документи и што го чека во иднина.

Домашните програми за управување со електронски документи првично беа складиште за документи, но со текот на времето нивните можности се проширија. Денес се занимаваме со цели системи за управување со електронски документи (EDMS), кои обезбедуваат креирање, дистрибуција и управување со содржината.

EDS често се поврзува со решавање на организациски и административни проблеми заради управување со организација. Сепак, EDMS одамна се оддалечи од специјализирање само за класични задачи, а денес пазарот нуди универзални програми за управување со документи кои спроведуваат функции за управување за различни процеси ориентирани кон документи.

Благодарение на таквите системи со целосен обем, рускиот пазар на EDMS активно расте во последните неколку години. Дури и за време на кризата во 2014-2015 година. Овој сегмент од ИТ пазарот забележа раст, нешто помал од претходните години, но сепак силен раст. Компаниите одбија нови проекти за имплементација, но активно развија веќе воспоставени програми за управување со електронски документи.

За време на рецесијата, многу компании, според експертите, инвестирале во развојот на постоечките системи, бидејќи тоа го гледале како точка за подобрување на деловните процеси. Клиентите се обидоа да ги минимизираат трошоците и да ги елиминираат различните видови загуби не само во производството, туку и во секоја фаза и на секое ниво на интеракција.

Врз основа на понатамошниот раст на пазарот, може да се претпостави дека инвестицијата била оправдана. Искуството на компаниите покажа колку сериозно може да биде влијанието на автоматизираните деловни процеси врз ефикасноста на целата организација.

Долго време, главните потрошувачи на програмите за управување со документи беа владините органивласти и големи Руски бизнис. Денеска гледаме зголемување на уделот на средните и малите бизниси меѓу клиентите.

Сепак, понатамошниот раст на пазарот на EDMS нема да биде олеснет со проширување на уделот на клиенти во секторот за SMB. Активниот развој на руските програми и електронските системи за управување со документи е поврзан со програмата за замена на увозот и реалната потреба големи компанииво функционални и скалабилни решенија.

Кои програми за управување со електронски документи се најмногу барани?

Според информациско-аналитичкиот портал TAdviser, кој во својата база има над 5.000 проекти, повеќе од половина од имплементациите во последните години се направени од пет домашни системи - Directum, Elma, Docsvision, Delo и Thesis.

Најголем дел од проектите беа реализирани на домашни платформи, дури и меѓу голем бизниси стопанства. Големиот комерцијален бизнис е можеби единствениот сегмент на кој западните играчи можат да сметаат. Но, за разлика од ERP и другите системи за управување, руските програми за управување со документи се доста конкурентни и ги исполнуваат сите современи барања. Не е за ништо што пазарот на EDMS останува еден од најперспективните и брзо растечки пазариРуската ИТ индустрија.

Дополнителни и архивски материјали

Успешното постоење на развивачи на софтвер на пазарот на ИТ производи и услуги е речиси невозможно без развиени партнерска мрежа. Партнерите помагаат да се намалат трошоците за маркетинг и продажните процеси, организираат комуникација помеѓу производителот и потрошувачите на софтверски производи, обезбедуваат дополнителни услуги (вклучувајќи развој на функционалноста на основниот софтвер и обука на клиентите) и решавање на проблемот со географската комплетност на бизнисот. TAdviser подготви преглед и оценка придружни програмиРуски продавачи на производи EDMS/ESM ().

руски пазар EDMS се менува по промените во пристапите и деловните потреби. Фокусот не е само на приспособениот проток на документи и на лесно разбирливите интерфејси, туку пред сè на ефикасноста на процесот. Квалитетот на нивната автоматизација се рефлектира, меѓу другото, и од моторите со работниот тек. Работниот тек ви овозможува да ги забрзате рутинските процеси и повторливите задачи, на крајот зголемувајќи ја продуктивноста и решавајќи ги и оперативните и стратегиските проблеми на управување. Анализирајте ги моменталните можности Руски системиуправувањето со електронски документи во смисла на автоматизација на процесите може да се заснова на резултатите од истражувањето на добавувачите спроведено од TAdviser.

За време на студијата TAdviser, 12 развивачи на системи за управување со електронски документи беа интервјуирани за можностите на моторите на работниот тек што ги нудат (модули одговорни за рутирање на документи) во рамките на: иницирање процеси, започнување процеси, движење по маршрути и развој на рути. Системите беа оценети според 35 параметри, земајќи го предвид нивото на имплементација на функционалноста и фактот на неговата употреба од страна на клиентите ().

Системот за проток на документи на едно претпријатие вклучува многу специфични организациски, структурни и карактеристики на производството, корпоративни поставки, корпоративни стандарди и барања, одредени процедури за интеракција помеѓу услугите и изведувачите итн.
| | |

Воведувањето на електронски системи за управување со документи (EDMS) може значително да ја зголеми ефикасноста и корпоративна култураработа со документи во претпријатија од која било форма на сопственост, како и во владини агенции.
| | | | |

Основна терминологија(ГОСТ Р 7.0.8-2013)

• Документ - информација снимена на медиум со детали кои овозможуваат негова идентификација
• Електронски документ - Документ чии информации се претставени во електронска форма.
• Електронско управување со документи - Тек на документи со користење на автоматизиран информациски систем (електронски систем за управување со документи).

Електронски систем за управување со документи (EDMS)е систем (компјутерска програма, софтвер, итн.) кој ви овозможува да ја организирате и автоматизирате работата со електронски документи (т.е. електронски проток на документи) низ целиот нивен животен циклус. Главната функционалност на EDMS треба да вклучува можност за креирање, менување, складирање и насочување на документи, како и голем број сервисни можности, како што се пребарување, класификација итн.

EDMS, дополнително, е наменет за организирање и автоматизирање на процесите на интеракција помеѓу вработените (пренесување документи, издавање задачи, испраќање известувања итн.). Вработените можат брзо да ги добијат сите потребни информации за клиентите на компанијата. Во овој случај, документите можат да бидат и структурирани објекти на информацискиот систем, кои имаат одреден сет на стандардни детали, и неструктурирани (датотеки Word, Excel, .pdf, .jpg итн.). EDMSможе да вклучува електронска архива на документи, што овозможува колективна обработка на информации и систем за автоматизирање на деловните процеси (работен тек). Исто така, EDMS е една од опциите за користење на BPM систем.

Традиционално, концептот на автоматизација на документи е поврзан со работа со кореспонденција, административни и организациски документи итн. Сепак EDMSТие исто така ви дозволуваат да го поврзете секој документ со дејствата што треба да се извршат со него. Благодарение на таков систем, станува возможно да се следи имплементацијата на вработените одредени дела. Така, EDMS обезбедува не само ефективно управување со тековите на документи и безбедноста на информациите во компанијата, туку и зголемена контрола врз извршувањето на работата на документите и продуктивноста на вработените.

Електронски системи за управување со документи (EDMS)моментално се користат во ИТ инфраструктурата на речиси секоја компанија - и приватна и јавна. Повеќето компании или веќе имаат имплементирано EDMS или планираат да го имплементираат во блиска иднина. Електронските системи за управување со документи решаваат сè поголем опсег на проблеми, се интегрираат со сметководствените системи и ви овозможуваат да управувате со виталните индикатори на претпријатието (да изградите KPI или BSC системи).
Со користење на EDMSпретпријатието станува транспарентно и управувано: сите наједноставни деловни трансакции (на пример, испорака на стоки од складиште или пренос на материјали во производство) се придружени со нивно одразување во сметководствениот систем во форма на електронски документи. Деловни трансакцииможе да биде придружена со сметководство и евидентирање на индикаторите на деловните процеси. Акумулираните информации за индикаторите се интегрирани во EDMS во показатели од највисоко ниво, и на тој начин добиваме избалансиран систем на карти со резултати што се рефлектира на панелот на менаџерот.

Електронски системи за управување со документиимаат голем број на предности, кои вклучуваат можност за еднократна регистрација на електронски документ, паралелно извршување на потребните операции со следење на лицето одговорно за нивното извршување, како и достапност на ефективно организиран системпребарување на документи и развиен систем за известување.

Освен тоа, EDMS, по правило, содржи алатки за групна работа на документи и проекти, закажувањеи вчитување на вработените на работа со документи, водење историја на работа со документи и безбедна работа со оддалечени канцелариии одделенијата на претпријатието. На најчестата платформа во Русија „1C: Enterprise 8“, на пример EDMSе . Со доаѓањето на платформата 1C: Enterprise 8, дистрибуцијата на семејството на програми 1C беше преориентирана од мали до средни и корпоративни сегменти на претпријатија. Електронското управување со документи е атрибут на полноправно информациски систем за такви претпријатија, додека системите за класа на работниот тек и понапредната верзија на BPMS се стандарден модул на корпоративниот информациски систем на претпријатието, во кој бројот вработени во канцеларијатадостигнува повеќе од 50 луѓе.

Не треба да биде специфична за индустријата. Главната и најчеста опција за електронско управување со документи се спакуваните производи, а EDMS на платформата 1C не е исклучок.

Во услови модерен развојбизнис EDMS треба да решава проблеми поврзани со оптимизација на трошоците, со можност за заштеда внатрешни ресурсипретпријатија. Во овој случај, најоптималната опција е таквата ситуација за претпријатието кога имплементираните информации електронски систем за управување со документиви овозможува брзо (за 2-3 месеци) да ги надоместите трошоците за имплементација. Неопходен условЗа таква имплементација, претпријатието мора да има вработен кој има знаење од областа на управување со процеси, вештини за конструирање нотациски дијаграми за опишување на деловните процеси и има прилично добро разбирање за деловните процеси што се случуваат во претпријатието што го спроведува EDMS. Официјализираните дијаграми на деловните процеси може да бидат важна помош.

Имплементација EDMSсекогаш треба да се занимава со прашањето за оптимизирање на деловните процеси и заштеда на трошоците за работна сила и за раководството и за обичните вработени во претпријатието. Во исто време, максималниот ефект на имплементација се постигнува кога електронското управување со документи работи во единствен информативен простор со систем за управување и сметководство. Таквиот комбиниран систем ви овозможува да решите значително поголем број проблеми.

Постојат голем број на стандардни апликации EDMSна платформата 1C, на пример, автоматизација договорна работа. Но, решавање на такви проблеми како проток на персонални документи, работа со службени патувања и извештаи за трошоци, апликации за готовина, процесите на поддршка на продажбата, купувањето, производството и протокот на магацински документи може да се решат само во унифициран информациски систем со сметководствен систем. На пример, на платформата 1C 8 електронски систем за управување со документи „PiterSoft: Управување со процеси“или

На пример, на платформата 1C 8 електронски систем за управување со документиможе да работи во една база на податоци со производот „1C: Плата и управување со човечки ресурси“ или „1C: Manufacturing Enterprise Management“, кој ви овозможува сеопфатно да решавате функционални задачи (на пример, регрутирање), сметководство (пресметка на плата) и управување (изработка мотивациони одлуки за зголемување на платата или парична казна), како и задача за интеракција и пренос на информации (подавање документ долж трасата, поврзано со навремено известување на сите заинтересирани учесници во процесот во согласност со претходно одобрена процедура).

• Безбедност ефективно управувањеи транспарентност на активностите на организацијата на сите нивоа.
• Поддршка на системот за контрола на квалитетот.
• Акумулација на информации, управување со податоци и регулирање на пристапот.
• Формализација на активностите на секој вработен.
• Оптимизација на деловните процеси.
• Заштедете ресурси со намалување на трошоците за управување со хартиени документи.

Еден од најважните модерни трендовиразвојот на пазарот на ECM е адаптација на интерфејси на електронски системи за управување со документи и складирање податоци за далечински пристап од каде било („мобилна канцеларија“) и различни мобилни уреди. Се зголемува интересот на клиентите за пристап до ECM системите преку нетбук, паметни телефони, комуникатори, таблети итн. Специјално дизајнираните интерфејси за такви уреди ја зголемуваат леснотијата на користење на системите и мобилноста на корисниците, дозволувајќи им на бизнисите да ја зголемат брзината и флексибилноста на сите деловни процеси.

Во исто време, интерфејсите специјално дизајнирани за мобилни уреди ги немаат недостатоците што се својствени за конвенционалниот пристап до системите преку веб-прелистувач: новите технологии овозможуваат да се обезбеди побогат сет на компоненти, интерактивност на интерфејси, поудобна работа со големи количини на податоци и намалени барања за канали за комуникација. Мобилен работното местоза менаџерот, дополнително го проширува опсегот на можности и го прилагодува системот на барањата на врвниот менаџер: минимум потребни операции, интерфејс фокусиран на работа во режимите на одобрување, потпис и преглед на документи, поддршка за различни мобилни уреди и платформи, можност за работа во off-line режим, итн.

Современите технологии за организирање интерфејси му овозможуваат на менаџерот да наметне графички и гласовни резолуции електронски документи– односно, заедно со ефикасноста на електронското управување со документи, системот му овозможува на врвниот менаџер да користи било кој погодни начиниработа со документи.

Фактори за создавање на EDMS

При организирање и избор на EDMSНајчесто се земаат предвид следниве фактори:

• Потребата да се автоматизира административното управување на организацијата, сложеноста на структурата.
• Достапност на географски оддалечени единици.
• Достапност на голема хартиена архива.
• Потребата за управување со работниот тек.
• Барања за периоди на складирање на документи.
• Можност за интеграција со постоечки системи.
• Потребата за складирање на слики од документи, потребата за поддршка на специјални задачи.
• Потребата од пребарување на информации
• Обезбедување безбедност на податоците.
• Потребата да се усогласат со меѓународните, индустриските и владините стандарди.

Класификација на EDMS

• Системи со развиени средства за чување и преземање информации (електронски архиви).
• Системите со развиени алатки за работниот тек се дизајнирани да обезбедат движење на одредени објекти по однапред одредени правци. Со помош на овие системи, можно е да се организира работа за која однапред се пропишани сите фази на следење и работа.
• Системи фокусирани на поддршка на организациски менаџмент и акумулација на знаење. Тие комбинираат елементи од претходните две.
• Системи дизајнирани да поддржуваат соработка. Нивната задача е да обезбедат работење заеднолуѓе во организацијата, дури и ако се географски оддалечени, и зачувајте ги резултатите од оваа работа.
• Системи со развиени дополнителни услуги. На пример, управување со односи со клиенти, управување со проекти, наплата, Е-пошта. Таквите системи можат да бидат или автономни или да работат во структурата на која било од наведените класи на системи.

Секоја организација која сака да има на располагање модерна високотехнолошка структура за работа со проток на документи има широк избор софтвер. Во овој случај, можете да се потпрете или на индивидуални приватни принципи и решенија, кои ќе бидат поевтини, или можете да користите готов интегриран систем со клуч на рака, кој ќе биде поудобен и поефикасен. Во овој случај, последната опција, по правило, користи воспоставени принципи на работа со документи и кореспондира регулаторна рамкаповеќето претпријатија.

Основни принципи на управување со електронски документи

• Единечна регистрација на документ, што ви овозможува уникатно да идентификувате документ во која било инсталација на овој систем.
• Можност за паралелно извршување на операции, овозможувајќи да се намали времето на движење на документите и да се зголеми ефикасноста на нивното извршување
• Континуитет на движењето на документите, овозможувајќи да се идентификува лицето одговорно за извршување на документот (задача) во секој момент од животот на документот (процесот).
• Унифицирана (или координирана дистрибуирана) база на информации за документи, што ја елиминира можноста за дуплирање документи.
• Ефективно организиран систем за пребарување документи кој ви овозможува да најдете документ со минимални информации за него.
• Развиен систем за известување за различни статуси и атрибути на документи, кој ви овозможува да го контролирате движењето на документите низ процесите на проток на документи и да прифатите менаџерски одлуки, врз основа на податоците од извештаите.

Основни концепти на управување со електронски документи

Тек на документи е движење на документи во организација од моментот на нивното создавање или прием до завршување на извршувањето или испраќањето (ГОСТ Р 51141-98); комплекс на работа со документи: прием, регистрација, дистрибуција, контрола на извршување, формирање на датотеки, складирање и повторна употреба на документација, референтна работа.

Електронското управување со документи (EDF) е унифициран механизам за работа со документи претставени во во електронски формат, со имплементација на концептот „канцелариско работење без хартија“.

Машински читлив документ е документ погоден за автоматско читање на информациите содржани во него, снимени на магнетни, оптички и други медиуми за складирање.

Електронски документ (ЕД) е документ создаден со помош на алатки за компјутерска обработка на информации, потпишан со електронски дигитален потпис (ЕДС) и зачуван на компјутерски медиум во форма на датотека со соодветен формат.

EDMS софтверски технологии

Автоматизација на EDMS

Приказна

Колку побрзо растеше количината на внатрешни корпоративни информации, толку поочигледна стануваше неефективноста на размената на традиционални хартиени документи, меѓутоа, брзиот раст на EDMS беше забележан дури од крајот на минатиот и почетокот на овој век. Само тогаш ќе организации од голем број на развиени земји- и владините агенции и приватните компании од различни големини започнаа активна транзиција кон проток на документи без хартија. Во 2000 година, растот на глобалниот пазар на EDMS достигна неверојатни 89% годишно. Токму тогаш, во контекст на вистински бум во развојот на интернет технологиите ширум светот, решението за главната тешкотија во воведувањето на EDS почна да станува реалност - инерција на размислување, неподготвеност да се направат длабоки промени во инфраструктурата на компанијата на ниво и на повисокото раководство и на обичните вработени. Бројот на компјутери инсталирани во организациите и компјутерската писменост на вработените постојано растеше, што овозможи да се префрлат на фундаментално нови методи за управување со бизнисот без значителни загуби. Руските претприемачи, навикнати да се свртуваат кон искуството на западните земји при решавање на прашањата за управување, малку заостанаа, усвојувајќи ги достигнувањата на нивните странски колеги. Но, веќе во времето кога во Соединетите Американски Држави се носеа закони, кои исто така одредуваа строги барања за проток на документи и финансиските извештаисите јавните претпријатијаамерикански берза, во Русија на владино ниво имаше јасно разбирање за придобивките што ги обезбедува EDMS и слични системи.

Задолжителен елемент на „дигиталната“ инфраструктура модерно претпријатиеили организација е систем за проток на документи. Работата со надворешни и внатрешни документи се смета за најсложена, трудоинтензивна и „проблематична“ област на активност на претпријатието. Електронските решенија овозможуваат значително да се поедностави и оптимизира.

Употребата на специјализирани системи е релевантна и за компаниите од комерцијалниот сектор и владини агенции. За првото, тие отвораат изгледи за зголемување на профитабилноста и враќањето на работата, а за второто, тие ќе бидат ефикасно решение за проблемите со оптимизирање на протокот на информации и трудови, меѓуресорска интеракција и работа со.

Електронскиот систем за управување со документи (EDMS) е неопходност, а не опција. Повеќето компании денес создаваат канцелариски хартииво дигитална форма, но поради несовршените процеси на размена на информации, вработените се принудени да ги испечатат, да ги пренесуваат во „физичка“ форма и да губат време и труд на непотребна рутина. Неефикасен формат може да биде тешко да се промени; за да го направите ова, неопходно е да се автоматизираат активностите на компанијата на сеопфатен начин, но резултатот ќе ги надмине сите очекувања. Добро организиран систем EDMS или ECM (систем за управување со организациска содржина) ќе помогне во управувањето со тековите на информации и документи на сите нивоа и фази на постоење.

Општи информации за елементите и структурата на EDMS

Првично создаден како алатка за традиционална канцелариска работа и нејзина автоматизација, денес EDMS се разви во мултифункционални, сложени производи. Електронскиот систем за управување со документи е решение кое:

• обезбедува процес на креирање и преместување на внатрешната документација на компанијата во електронска форма;
• обработува дојдовна кореспонденција и надворешни регулаторни и административни документи;
• ја поедноставува контролата врз тековите на документите;
• помага за ефикасно управување со односите со партнерите, клиентите и така натаму.

EDMS на компанијата обезбедува работа со сите документи во електронска форма - кој било збир на информации зачувани или префрлени на компјутер. Тие мора да бидат придружени со атрибути на уникатните „картички“ што ја идентификуваат единицата.

Текот на документи во електронска форма е начин за централно организирање на работата со хартии, каде што повеќето регистри и трансакции се претставени во електронска форма. Соодветно на тоа, системот што управува со него е решение со алатки за спроведување на сите процедури за креирање, менување, пребарување на документи и поддршка на интеракција помеѓу вработените во компанијата.

Понекогаш се нарекува EDMS (Електронски систем за управување со документи) или гореспоменатиот ECM, но овие термини се нешто пошироки од EDMS - на второто неопходно е да се додадат средства за обезбедување на безбедноста на информациите, внесување хартиени документи во дигиталната средина, обработка мултимедијална содржина и така натаму. Електронскиот систем за управување со документи се заснова на работни текови - Workflow, кои се дејствија на вработените во границите на посветен деловен процес.

Предности на EDMS

Постоечката основна структура на EDMS се покажа како ефективен, ефикасен механизам кој е погоден за претпријатија и институции од која било големина. Пазарот EDMS активно се развива, бидејќи и јавниот сектор (активен потрошувач) и деловните структури се заинтересирани за софтверски производи кои го поедноставуваат протокот на документи. Развојот на системите е олеснет и со проширувањето на опсегот на примена на електронските потписи и зголеменото внимание на прашањата за безбедноста на информациите. Тие можат ефективно да се решат со помош на висококвалитетни и добро осмислени програми.

Современиот систем за управување со документи има многу предности - тоа:

• обезбедува транспарентност на протокот на документи и сите деловни процеси на компанијата - сите дејства и движења на хартиите можат да се следат и контролираат;
• ја зголемува работната дисциплина и извршувањето на задачите - транспарентните системи се погодни за евидентирање на резултатите и фактот за одговор на барање;
• го намалува времето поминато на секојдневна рутинска работа - нема потреба да барате долго време, да ги координирате трудовите, нивниот обрт е забрзан;
• ги штити информациите од истекување, обезбедувајќи безбедност на податоците и строга диференцијација на правата за пристап;
• врз основа на принципите наведени во ISO стандардите за квалитет;
• лесно се спроведува меѓу вработените - предмет на добро организиран систем за обука на персоналот;
• дава на претпријатието конкурентни предности, помага во одржување и развој на внатрешната корпоративна култура итн.

Системот за управување со електронски документи (EDMS) меѓу другото вклучува и управување со регулаторни регистри. Затоа, неговата работа мора да биде организирана во согласност со законските барања.

Стандарди и правна рамка за EDMS

Постојат неколку специфични стандарди или закони за електронски деловни системи во домашната правна област, а кога се развива EDMS, неговите креатори се фокусираат на различни прописиза „класична“ канцелариска работа. Меѓу главните регулаторни акти, вреди да се спомене:

• федерално законодавство за електронски дигитални потписи (1-FZ од 10 јануари 2002 година), за информации и нивна заштита (149-FZ), за лични податоци (152 и 363-FZ) и така натаму;
• Федерални и регионални владини регулативи, индустриски правила и барања;
• ГОСТ стандарди за канцелариска работа, архиви, системи за административна документација - R 51141-98, R 6.30-2003 и други.

Понекогаш прописисе контрадикторни едни со други, а правилата се советодавни по природа, а програмерите се обидуваат да го направат EDMS на компанијата што е можно поприлагодлив и флексибилен. Треба да ги земете предвид и правилата за работа со постојано менување електронски потписи, „компатибилност“ на системот со законски значаен проток на документи. Неопходно е сите официјални електронски документи на организацијата да се легитимни и нивната веродостојност лесно да се утврди. Сето ова мора да се земе предвид при изборот на EDMS за корпоративна употреба.

EDMS функционалност

За електронскиот систем за управување со документи да се нарече комплетен, тој мора да спроведе многу функции. Главните вклучуваат:

• Управување со документи - внесување и регистрација, секојдневна работа, контрола на протокот;
• поврзување со проток на хартиени документи;
• организирано пребарување и пронаоѓање на податоци и документи - брзо, во согласност со нивото на дозвола;
• следење на релевантноста на документацијата (особено надворешна, дојдовна) и архивирање на застарени документи;
• одржување на соодветно ниво на безбедност на информациите;
• едноставна, транспарентна, интуитивна врска помеѓу програмата и крајните корисници.

Електронскиот систем за управување со документи треба да биде опремен со пригодни алатки за конфигурација, локализација и добро размерување. Важно е инвеститорот да обезбеди можност за организирање на единствен EDMS во географски оддалечени оддели на компанијата. Системот треба да организира уредна електронска размена на информации помеѓу хиерархиските нивоа, како и компетентно да ја имплементира во вистинско претпријатие.

Имплементација на EDMS и проценка на неговата ефикасност

Компанијата Docsvision нуди висококвалитетни и модерни софтверски производиза решавање проблеми на организирање и поддршка на електронско управување со документи. Нашата разлика е интегриран пристап: заедно со самиот производ, обезбедуваме целосен опсег на поддршка за имплементација на решенија, обука на персоналот и EDMS услуга. Имплементација на системот во претпријатието - важна фаза, каде што се случува конечното „полирање“ на системот и неговото приспособување на потребите на клиентите. Обично имплементацијата се состои од:

• истражување на моменталната состојба во компанијата, креирање план за имплементација;
• пренос на дизајнираниот производ на реалните капацитети на компанијата - системот EDMS се прилагодува на нив;
• тестирање на перформансите на конфигурираниот производ;
• обука на менаџментот и персоналот - со користење на методот „шок терапија“ или постепено;
• работа и прилагодувања во неговиот процес, скалирање, решавање на тековни проблеми.

Системот за управување со документи мора да биде ефективен и да ја надомести инвестицијата во него. За да ја процените ефективноста на EDMS, можете да користите методи за пресметување за ИТ проекти и, во принцип, за сите нематеријални средства. Неопходно е да се земе предвид колку активно беа вклучени експерти од трети страни во работата, каков е повратот од нивната интервенција и какви се изгледите за понатамошна профитабилност. Може да наидете на ситуација кога пресметувањето на ефикасноста ќе го чини клиентот повеќе од самиот EDMS, но тоа мора да се направи.

Вреди да се земе предвид дека традиционалните методи на проценка не го одредуваат точно резултатот - се посветува внимание на трошоците за купување и имплементација, без да се земе предвид оптимизацијата на работата на различни оддели, забрзувањето на обртот на документите и поедноставувањето на одлуката правење. Неопходно е да се оцени ефективноста на EDMS како целина, некое време по неговото спроведување, а потоа резултатите пријатно ќе ги задоволат клиентите.

Можете да го изберете оптималното издание на Docsvision, да ги видите трошоците за модулите и опциите за лиценцирање на страницата