Cистемы управления складом Выбор, внедрение и эксплуатация. Аудиторская проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материально-производственных запасов на примере ОАО «Торгово-сервисный центр Что конкретно можно узнать в результате

Как проводить аудит склада
Дмитрий Перов, Руководитель отдела внедрения и сопровождения логистических систем компании ANT Technologies, © ЛОГИСТИКА и управление www.logistpro.ru

Бизнес давно и успешно автоматизирован, в компании установлена ERP, а на складе WMS. Накоплен большой объем статистики в базах данных этих систем. Требуется большая работа, для того чтобы понять, где, когда и кто совершает ошибки и не вызваны ли эти ошибки неправильным построением бизнес-процессов компании.
Огромным плюсом данного проекта является глубокая заинтересованность и поддержка высшего руководства компании. Фактически это разрешение полной диагностики и готовность к любым процедурам, не только терапевтическим, но и хирургическим. Можно менять физические и информационные процессы, схему мотивации персонала и т. д.

На первой встрече была определена стратегическая цель: «В ноябре 2008 года остатки товара на складе должны быть такими, чтобы можно было отказаться от аренды дополнительных складских площадей у сторонних организаций и не прибегать к их помощи на протяжении всего 2009 года. При этом оборот компании не должен снизиться». Финансирование реинжиниринга – из средств, сэкономленных в результате отказа от аренды дополнительных площадей, ликвидации товарных остатков, а также за счет улучшения операционных показателей склада.

Алгоритм диагностики

Шаг 1. Проводим анализ

Начали, как обычно, с проведения АВС-анализа. Проводили его самым простым способом: до 80% товара – группа А; 80–96% – группа В, остальное – группа С. В одном отчете свели показатели по трем параметрам: в штуках, в объеме продаж и прибыли. Большинство товаров относится по всем вариантам к одной категории: ААА, ВВВ, ССС. Выяснилось, что основной оборот дают 24% товара.

Затем оценили излишний товарный запас. Сложили запас по каждой позиции категории С, если он превышает годовую продажу этого товара. Получилось около 400 т. На первый взгляд для склада в 8000 паллето-мест не так уж и много, но с другой стороны, в связи со столь низкой оборачиваемостью возникает вопрос – а нужны ли эти позиции вообще? Вместе с руководством решили, что от таких позиций надо избавляться. По АВС-анализу сложно судить, от каких именно позиций надо избавляться, поскольку есть товары, которые продаются в небольших количествах, но устойчиво. Отказаться от них – значит потерять пусть небольшую, но часть дохода.

Шаг 2. Определяем кривую продаж

Выявлению стабильности и нестабильности обычно служит XYZ-анализ. В теории все просто: стабильность определяется с помощью коэффициента вариации, рассчитываемого по формуле (чем выше коэффициент вариации, тем более нестабилен объект):

Ni=1 (хi – х–)2
n = n ґ 100%,
х–

где xi – значение параметра по оцениваемому объекту за i-ый период;

x – среднее значение параметра по оцениваемому объекту анализа;

n – число периодов.

После расчета коэффициента вариации товары распределяются на группы, например, так:

группа X – объекты, коэффициент вариации по которым не превышает 10% (стабильная группа товаров);

группа Y – объекты, коэффициент вариации по которым составляет 10–25% (группа товаров средней стабильности);

группа Z – объекты, коэффициент вариации по которым превышает 25% (нестабильная группа товаров).

Попробовали сделать расчет «в лоб» – получили, что все товары относятся к категории Z, что и ожидалось. Данный вариант расчета подходит только для такого бизнеса, в котором сезонность либо низкая, либо проявляется не у всех товаров. Тогда расчет позволяет выявить сезонные товары. В нашем же случае сезонность такая, что некоторую часть времени товар не продается совсем, причем это относится практически к каждой позиции. В качестве примера на графике приведены продажи одного из товаров за последние 33 месяца. Циклы заметны невооруженным взглядом. Каждые 12 месяцев картина повторяется, например, с 5 по 8, с 17 по 20 и с 29 по 32 месяц продаж практически нет. На графике построена линия линейного тренда, показывающая, что продажи из года в год растут.

Шаг 3. Определяем кривую неслучайного процесса

Таким образом, можно предположить, что существует два процесса. Один неслучайный, он определяется двумя факторами: трендом, показывающим, как растет среднее значение продаж данного товара, и коэффициентом сезонности, на который необходимо умножить значение тренда. Второй процесс – случайный (модель), он вызывает отклонение реальных продаж от рассчитанного нами неслучайного процесса. Неслучайный процесс, наложенный на факт продаж по тому же товару, показан на графике оранжевой кривой. Провалы прогнозируются достаточно хорошо, а вот с пиками продаж есть проблема, методы борьбы с которой необходимо продумать. Для иллюстрации специально не выбирался товар, для которого кривые идут близко.

Шаг 4. Вычисляем разность между моделью и фактом

Случайный процесс равен разности между моделью и фактом. На графике приведена кривая случайного процесса (модуль разности между моделью и фактом). Именно это отклонение мы будем учитывать в нашем коэффициенте вариации. В приведенной выше формуле разность в числителе – это и есть наш модуль, а x в знаменателе будет средней величиной не от факта, а от значения модели. Таким образом, мы удалили из коэффициента вариации неслучайный процесс. Для взятого примера коэффициент вариации будет равен 1,27 (127%).

Шаг 5. Определяем фактические продажи

Возможно, для данного товара существует и более приближенная к реальности модель, но нас интересуют практические аспекты, поэтому для наших целей мы считаем данную модель адекватной. Для большей уверенности мы сделали для нескольких десятков товаров такой расчет: взяли фактические продажи без последних трех месяцев, провели расчет модели и спрогнозировали на три месяца вперед. Получилось вполне похоже на реальность. Для того чтобы не ошибиться с уровнем запасов на пиках, мы применили следующий прием: умножили нашу модель на 1 + коэффициент вариации. Как можно видеть на графике, фактическая кривая почти всегда лежит между двумя кривыми нашей модели.

Шаг 6. Анализируем сверхнормативные запасы

Посмотрим, почему создается сверхнормативный запас. У нас уже есть ответ на этот вопрос – его может дать наша модель. Представим, что в точке ноль оси времени у нас нет запаса, и мы прогнозируем продажу в первый месяц по оранжевой пунктирной кривой с учетом случайной составляющей. Для этого нам надо купить то количество, которое должно быть продано за первый месяц. Но реально мы продадим не это количество, а то, что показывает кривая фактических продаж. В следующем месяце мы докупим столько, сколько необходимо, чтобы дополнить запас товара до нашего прогноза. Если оставшийся запас больше – ничего не покупаем. На графике закупки показаны оранжевой линией, а остатки в конце месяца – голубой. Как можно видеть, в месяцы, когда продаж нет, остатки на складе есть. Это вызвано тем, что спад продаж резкий, а перед ним идет пик. Запасаясь для обеспечения пика, мы и создаем те самые сверхнормативные запасы. Линейный тренд остатков в данной модели носит убывающий характер, но он разный для различных товаров. К тому же это наша идеальная модель остатков. На самом деле оранжевая пунктирная кривая прогнозировалась интуитивно и реальные запасы даже больше, чем в модели.

Шаг 7. Мероприятия по борьбе с излишним запасом

Для борьбы с излишним запасом необходимо заказывать более мелкие партии каждого товара. Это не так просто. Сегодня отдел закупок пользуется историей продаж из ERP и интуицией. Результат такой работы закупщиков и инициировал наш проект. Необходимо выстроить новую модель закупок и создать на ее основе удобный программный инструмент. Модель продаж, построенная в данной статье, будет использована нами в дальнейшем для расчета коэффициента вариации и учета его в XYZ-анализе и составления плана продаж. Мы уже сделали ТЗ на АВС-XYZ-анализ, и программисты делают по нему реализацию в ERP. Просчитать в Excel 4000 товаров – непростая задача, поэтому в замечательном табличном процессоре мы только моделируем подходы к нашим проблемам. Рассчитывать данные для реальной работы мы будем в ЕRP. Трудно продаваемая часть товара категории CZ будет выявлена, будет объявлен мораторий на закупку этого товара и мероприятия по избавлению от него.

Логическая схема инструментальных программных средств будет рассмотрена нами в следующей статье. Затем мы построим модель закупок. Далее – спроектируем инструменты и мероприятия реинжиниринга, регламенты и мотивацию и применим это все на практике. Что получится в итоге, мы не знаем, но уверены, что будем вести проект к сформулированной нами цели и в ноябре склад будет свободен от летнего товара.

Логистический аудит склада.

Логистический проект, как правило, проводится после логистического аудита, отвечающего на вопрос:

Что делать?.

Логистический проект отвечает на вопрос:

Как делать?

Логистический аудит склада – это самая востребованная работа в области логистического консалтинга , которая, как правило, состоит из следующих разделов ТЗ:

Получение и анализ исходных данных о планировке, товародвижении склада. Анализируются товарные, информационные, документарные потоки, экономическая эффективность, ИТ и техническое оснащение склада. Данные получаются из различных источников: опросных листов, опроса сотрудников, осмотра объекта на месте, выгрузки из БД ИТ и т.д.

Анализ общей эффективности работы СК, в т.ч. систем складской логистики, планировки склада, схем размещения товара, технического оснащения склада, технико-экономических показателей работы, товарной номенклатуры, систем товародвижения и документооборота на складе, провести экспертизу информационной системы, системы мотивации и уровня подготовки персонала склада.

Данные получаются из различных источников: опросных листов, опроса сотрудников, осмотра объекта на месте, выгрузки из БД ИТ и т.д.

Предварительный анализ эффективности существующих технологий поступления грузов, хранения, комиссионирования, упаковки, отпуска и т.д. Выявить «узкие места»

Определение основных проблем в функционировании системы складской логистики, постановка целей и управленческих задач, ранжирование задач.

Предварительное определение цены разработки и внедрения проектов оптимизации управления складскими системами и реинжиниринга технологий грузопереработки.

Предварительная оценка возможности снижения доли складских издержек в конечной стоимости продукции при различных вариантах управленческих решений.

Прогноз отдаленных результатов.

По результатам проведенного аудита эксперт по логистике представляет Заказчику итоговый отчетный документ на 30-50 страницах , который включает в себя следующую информацию:

Обобщенные статистические данные по динамике товарооборота, грузооборота и технико-экономические показатели общей эффективности СК показателям эффективности логистической системы СК и ее элементов, обработанные по опросным листам

Аналитическую часть с выводами по аудиту

Все предложения и рекомендации эксперта по оптимизации и повышению эффективности, представленные в итоговом документе, имеют прикладной практический характер , позволяющие Заказчику возможность применить их для:

Оценки эффективности существующей системы логистики СК

Принятия управленческих решений о повышении общей эффективности работы СК

Эксперт может принимать участие в процессе внедрения и адаптации рекомендаций по логистической системе склада Заказчика в рамках дополнительного соглашения.

По нашей практике очень часто, по согласованию с Заказчиком в ТЗ, в рамках рекомендаций логистического аудита эксперт выполняет работу по разработке концепции склада и технологии его работы, проводит описание бизнес-процессов «как есть», концептуально описывает технологию «как надо», разрабатывает несколько планировочных решений склада с приближённым расчётом зон и количества стеллажей.

Но данные разработки носят приближённый характер и не обладают детализацией и качеством логистического проекта.

Длительность аудита 3-4 недели.

Уже и в России настало то время, когда сравнительно недорого можно нанять грамотного специалиста с рынка консалтинговых услуг и получить от него подробную консультацию относительно «самочувствия» вашего склада. Допустим, вы нашли нужного «спеца», обладающего всеми необходимыми качествами (хотя это и непросто), и отправили на ваш склад. Что он сможет увидеть на вашем складе своим ученым и «незамыленным» взглядом? Очень много интересного, если будет знать, когда и куда заглянуть и с кем и как поговорить…

Когда человек приходит к врачу, эскулап сначала проверяет его пульс, давление, температуру, и по состоянию этих и некоторых других легко измеримых показателей он судит о том, насколько здоров весь организм человека, нужно ли далее продолжать его исследовать или можно сразу ставить окончательный диагноз и незамедлительно приступать к лечению.

Так же и склад. Если хочешь узнать, насколько эффективен весь бизнес, логичнее для начала сделать аудит на складе, и тогда сразу многое станет ясно и понятно.

Вы спросите: а почему именно склад выступает в качестве данного индикатора - почему, например, не закупка или доставка или продажи с финансами, ведь они тоже немаловажные звенья цепи поставок?

Отвечаю: чтобы понять сложное, нужно сначала превратить его в простое. Разложить по полочкам, как говорится, «отделить мух от котлет», ну и так далее...

«Котлеты - отдельно…»

Вы спросите, как это сделать? Как упростить, например, сложную и громоздкую систему учета и контроля товарных и финансовых потоков, или как оценить эффективность IT-системы крупной холдинговой компании, или как узнать, насколько эффективно обращаются вложенные вами деньги в модернизацию каких-либо систем и технологий, и как, наконец, узнать, когда же появится обещанная прибыль от этой модернизации?

Отвечаю: есть два пути. Можно изобрести какую-нибудь еще более сложную систему, чтобы при помощи нее попробовать оценить вышеуказанные системы и в результате, возможно, все еще больше усложнить, а можно просто внимательно посмотреть на некие индикаторы, лежащие на поверхности, например на складе, и по ним сделать нужные выводы.

А какие же важные индикаторы имеются на складе?

За годы своей практики, занимаясь аудитом цепей поставок на самых разных предприятиях, с самыми разнообразными складскими технологиями и степенью оснащенности различными, современными и не очень, способами анализа систем управления запасами, для предварвтельного анализа состояния запасов я всегда прежде всего шел на склад и примерно в течение одного рабочего дня уже практически безошибочно знал, насколько эффективно в данной компании управляют запасами.

По большому счету ведь склад - это некий индикатор, по которому без ошибки можно судить об эффективности бизнеса, так же как, например, по пульсу у человека...

В процессе дальнейшего глубочайшего и всестороннего изучения данных из КИС (корпоративная информационная система) и бесед с руководителями подразделений и руководством компании я практически никогда не находил весомых причин для того, чтобы изменить мнение относительно состояния запасов, которое сложилось у меня после посещения склада.

Что еще, кроме состояния запасов, можно узнать по складским индикаторам?

В результате обследования склада можно узнать, насколько эффективно тратятся деньги на его содержание, реконструкцию или строительство.

Еще можно узнать, насколько эффективно используются складские площади, стеллажное и грузоподъемное оборудование.

Также можно узнать, насколько эффективно тратится фонд оплаты труда, насколько производительно работает персонал, насколько эффективна его мотивация, какова культура производства на складе, как она влияет на качество выполняемых операций. И еще очень и очень много интересного и полезного можно узнать от профессионально проведенного аудита.

Другой разговор, что не все и не всегда хотят знать правду о своем складе, но это уже другая тема, не связанная со складскими технологиями, хотя и не менее важная в данном контексте.

Не буду здесь открывать всех своих секретов, просто приведу один пример для иллюстрации того, насколько может быть полезным простое посещение склада специалистом по логистике и SCM.

Хорошо структурированный хаос

Представьте себе склад дистрибьюторской компании площадью примерно 3000 м2, с высотой до нижнего края балки 10 метров, со стеллажным хранением 4 ярусов, пол на отметке +1.2000, наливной, с доками, с зонами отгрузки / приемки, зоной готовых заказов, зоной хранения и зоной брака. Все как положено, просто мечта, а не склад!

Склад, кстати, реальный. Хозяин заказал его проектирование и строительство по шаблонному проекту, взятому с красивой картинки в интернете.

Аудит этого склада я делал 2011 году.

Зайдя на территорию склада, в 9:00 я увидел на площадке перед доками скопление автомобилей на загрузку, грузоподъемностью от 1,5 до 10 тонн, а на территории - несколько большегрузных фур (приходов).

Автомобили под загрузку наполнялись при помощи погрузчика, который снимал поддоны с товаром из открытых доков, ставил их перед машинами, а дальше грузчики и кладовщики вручную грузили и размещали товар в фургонах. Зачем для данных операций склад с доками, непонятно.

Так как доки, таким образом, были заняты, «фуры», пришедшие на выгрузку приходов, стояли и ожидали окончания погрузки расхода.

На складе можно, например, практически без ошибки оценить эффективность использования складских запасов...

Зайдя на склад, я увидел зону отгрузки, занятую поддонами с товаром, предназначенным для отгрузки, используемую как зону готовых заказов.

Все остальные процессы во время отгрузки расхода не выполнялись из-за отсутствия персонала и места для выполнения операций.

Находясь в зоне хранения, я осмотрел базовые ячейки и увидел, что товар в базовых ячейках не разложен так, чтобы его было удобно комплектовать, а разбросан (как будто его комплектовали в последний раз).

В зоне комплектации находился товар, который давно не брали (было видно, что он лежит долго, по ровному слою пыли на коробках), и товар в беспорядочно разорванных коробках (штучный), в том числе разбросанный в проходах между стеллажами.

Штабелированием товара занимались ричтрак и электропогрузчик, который мог перемещать товар не выше третьего яруса в связи с тем, что проходы были загромождены, техника простаивала («сэкономили» в свое время на г/п технике).

Последние ярусы стеллажей были пусты на 90%. Третьи ярусы были заполнены процентов на 50, вторые ярусы переполнены - в них практически не было запаса пустых ячеек.

Из общения со штабелерщиком, после того как он снял для меня несколько поддонов, я пришел к выводу, что ротация товара производится неудовлетворительно.

По количеству пыли на поддонах с товаром с четвертого и третьего ярусов было понятно, что данный товар более месяца простоял без движения, а некоторые позиции и гораздо дольше (выяснилось, что некоторые позиции простояли с начала запуска склада). Товар либо вообще не маркируется, либо маркируется неправильно (не указывается дата поставки, номер партии, код товара).

Пообщавшись с начальником склада, я выяснил, что на складе проводятся без «пустографок», при пересчете товар не снимается с верхних ярусов (записывается то, что крупно написано маркером на коробках).

Понаблюдав чуть позже операцию приемки приходов, я увидел то, что и ожидал увидеть: большая часть товара, пришедшего на приход, не расставлялась, как должно быть по принципу FIFO (или по какому-нибудь иному), он просто отставлялся в сторону (в проходы), потому что по всему пришедшему товару был дефицит и этот товар должен был отгрузиться в ближайшую отгрузку.

Таким образом, невооруженным глазом можно было увидеть, что на данном складе реально оборачивается только примерно 1/3 всего объема товара, а остальной товар просто занимает оставшееся место практически без движения.

Никакой АВС анализ склада не мог бы показать проблему более наглядно, чем это было видно в данное время на складе.

Располагался вместе с прочим, сбор и списание его производились один раз в неделю.

Персонал склада менялся постоянно, «кривая», коллектива как такового не было, люди работали от инвентаризации до инвентаризации и менялись каждые 3 месяца.

При всем этом, руководитель бизнеса нанимал высокооплачиваемых специалистов по управлению запасами, которые вообще никогда не спускались на склад, но при этом предоставляли ему очень много различных умных таблиц и выкладок относительно состояния запасов на его складе… и он, как ни странно, им верил.

Улучшайте эффективность вашего бизнеса по всей цепи поставок! И не бойтесь лишний раз заглянуть на склад, чтобы посмотреть, что там реально происходит, и чтобы пообщаться со складским персоналом!...

Дополнительно к этому, руководителю бизнеса приходилось принимать решения в рамках строгих дистрибьюторских договоров, где были предусмотрены жесткие условия по выборке завышенных объемов товара под приятные проценты бонусов.

Условием получения данных бонусов было то, что поставщик мог в любое время, без каких-либо согласований, отгрузить партию товара, превышающую в несколько раз обычные нормы приходов. В результате товар выставлялся в проходах, и все складские процессы значительно замедлялись, либо вообще останавливались.

В конечном итоге, компания несла некие косвенные расходы, которые было труднее и неприятнее считать, чем прямые выгоды от бонусов, связанные с дополнительной премией руководителю бизнеса и некоторым его подчиненным, но по величине эти убытки даже на поверхности были значительно выше доходов от бонусов.

После проведения аудита склада, закупок и доставки руководитель бизнеса данной компании получил полный расклад относительно имеющихся проблем по приоритетам, и он постепенно приступил к их целенаправленному устранению.

Таким образом, аудит склада обязательно нужно делать. Не доводите до того, чтобы, как в приведенном выше примере, вам пришлось заморозить 2/3 товарных запасов в неликвиде, идя на поводу у контрагентов.

Понятно, что на складе меньше персонала с высокими зарплатами, способного лоббировать интересы склада перед руководством компании, но все равно не надо делать из склада «помойную яму» и относить туда «косяки» всех прочих подразделений. Это же все равно в конечном счете только усугубит общую ситуацию.

Но даже если на вашем складе не все так плохо, как в описанном мною примере, все равно не надо останавливаться на достигнутом.

Вместо эпилога

Ведь даже от самых современных и умных систем планирования учета и контроля не будет никакого толку, если они будут анализировать данные, не связанные с живыми и реально текущими процессами на складе.

Юрий Колмачихин , эксперт по логистике и SCM, для журнала «Консультант»

Помогайте вашему бизнесу развиваться

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев.

Историю развития такой категории, как аудит, многие авторы рассматривают по-разному. Соответствующая дефиниция в переводе с латинского трактуется как «слушание» и используется на практике для определения проверки. Так, под аудитом принято понимать проверку, осуществляемую независимым экспертом, направленную на определенную деятельность или явление. Именно поэтому различают технический, операционный, экологический, а также логистический аудит, который рассматривается в данной статье. Что подразумевается под представленной категорией? Чем она отличается от других? Какие существуют виды логистического аудита? На эти и иные не менее важные вопросы можно отыскать ответы в процессе прочтения нашей статьи.

Понятие и организация логистического аудита

Сегодня наряду с понятиями финансового, бухгалтерского, технического и иных разновидностей аудита немаловажную позицию занимает логистический аудит. В первую очередь его действие направлено на сокращение издержек логистического характера и повышение эффективности хозяйственной деятельности предприятия в целом.

Под логистическим аудитом следует понимать комплексную проверку эффективности работы подсистем логистики. Роль логистического аудита при выборе логистической стратегии заключается в выявлении «проблемных участков». Так, в процессе процедуры формируется дерево связей между ними, носящих причинно-следственный характер. Кроме того, производится масштабный экономический расчет в отношении продаж, применения площадей и управления запасами. Организация логистического аудита и этапы проведения относятся непосредственно к следующим видам проверок:

• Аудит закупок, то есть материально-технического снабжения.
• Аудит планирования по схеме «продажи - производство - закупки».
• Аудит логистических затрат на складирование, комплектацию, хранение и перемещение товарной продукции.
• Аудит распределения товарной продукции в соответствии с цепочкой поставок.

Результаты логистического аудита

Помимо организационного вопроса, в теоретические основы системы логистического аудита включается и результат процедуры в виде отчета, содержащего следующие сведения:

• Оценка действительного состояния в отношении логистической системы предприятия.
• Перечень технических, информационных, организационных и технологических рекомендаций по улучшению всех логистических подсистем.
• Оценка необходимости определенных изменений.
• Предварительная (потенциальная) окупаемость инвестиций.

Результаты, которые оглашаются после проведения такой процедуры, как аудит логистических систем, обычно говорят от уместности тех или иных проектов, связанных со следующими пунктами:

• Разработка стратегии в плане логистической составляющей структуры.
• Реинжиниринг (проектирование) системы или же подсистемы логистики. Ярким примером последней может служить проектирование комплекса складского характера.
• Формирование системы, связанной с регламентацией логистических бизнес-процессов.

Логистический аудит и основной его принцип

Ключевым принципом логистического аудита является развивающееся движение от общего к частному. Иными словами, процедура начинается с проверки целей деятельности структуры глобальной направленности и заканчивается причинами упущенных возможностей, низкой производительности, а также низкой эффективности. После проработки вопросов общего характера логистический аудит предприятия предполагает проведение детального исследования логистических функциональных областей в компании.

Так, в соответствии с приведенным выше принципом осуществляется изучение текущих стратегий предприятия, способных в полной мере повлиять на организацию в плане движения потоков материальной природы. Для этого в любом случае необходим анализ корпоративной миссии, а также производственной, маркетинговой и закупочной стратегии фирмы. Аудит логистических систем своим заключительным шагом содержит формирование базы данных. Так, ее можно применить для оценки деятельности этих систем на предприятии.

Для реализации рассматриваемой в статье процедуры создается команда, включающая представителей логистической службы и иных функциональных подразделений компании (бухгалтерия и финансы, продажи и маркетинг, закупки и производство, информационная служба и так далее). Важно дополнить, что, к примеру, логистический аудит транспортной системы предприятия проводится в присутствии сторонних экспертов. Кроме того, для реализации процедуры нередко привлекают студентов специализированных высших учебных заведений. Данный ход, несомненно, целесообразен, ведь начинающим специалистам, так или иначе, нужна практическая база для достижения поставленных в профессиональном плане целей.

Этапы составления отраслей логистического аудита

Современные ученые различают несколько этапов логистического аудита, среди которых предварительный, основной и, соответственно, заключительный. Для начала целесообразным будет рассмотреть предварительный этап логистического аудита.

Так, на протяжении первых двух-трех дней специалисты изучают функциональные области производства, снабжения, реализации и сбыта товарной продукции. Затем на протяжении недели логистические эксперты осуществляют обработку результатов исследований, а также подготовку перечня логистических функций, которые, так или иначе, подлежат тщательной проверке. Логистический аудит своей заключительной строкой на данном этапе содержит формулировку вопросов для анкет и интервью, а также составление перечня показателей, в соответствии с которыми будет производиться оценка логистических функций.

Основной этап логистического аудита

Для начала необходимо отметить, что основной этап столь масштабной процедуры классифицируется на внутренний и внешний аудит. В данной главе рассмотрен аудит логистических затрат на примере предприятия промышленности и его основной этап. Начальной точкой внутреннего аудита считается интервью с руководителем предприятия. После этого логистический аудит производится в соответствии со следующими направлениями:

• Первое направление подразумевает опрос сотрудников функциональных подразделений компании по вопросам, которые, так или иначе, имеют отношение к логистике (сбыт, склады, транспорт).
• Второе направление предполагает работу с выборкой документации предприятия.
• Третье направление говорит о сборе сведений в соответствии с договорами поставки для осуществления статистического анализа продаж и закупок товарной продукции.

В процессе производимого внутреннего логистического аудита применяется система показателей, которые классифицируются на следующие группы:

• Первая группа содержит показатели обслуживания внешних и внутренних потребителей, а также оценку качественных характеристик сервиса, куда необходимо отнести способность принципиально изменять особенности заказов в соответствии с запросами клиентов, время исполнения заказов, а также стабильность в отношении данного времени.
• Во вторую группу включены показатели, которые связаны непосредственно с затратами денежных средств на осуществление логистических операций и процедур. В процессе анализа затрат производят оценку соотношения «затраты - выгоды». Здесь подразумеваются те выгоды, которые получают клиенты от принятия и дальнейшей реализации определенных решений в компании.
• Третья группа насчитывает несколько показателей применения собственного парка транспортных средств (подвижного состава) или складских сооружений, среди которых коэффициент применения грузоподъемности ТС, коэффициент применения складского объема и так далее.

Внешний аудит

Как выяснилось, основной этап рассматриваемой в статье процедуры содержит такие виды логистического аудита, как внутренний и внешний. В данной главе целесообразным будет ознакомиться с последним. Важно отметить, что имеет смысл ставить начальную точку внешнему аудиту только тогда, когда процедура внутреннего аудита гарантированно пройдена. Так, на данной стадии осуществляется изучение ожиданий и требований клиентуры для того, чтобы определить оптимальные показатели деятельности предприятия; рассмотрение приемов, применяемых конкурентами; оценка уровня обслуживания потребителей материального потока и так далее.

Необходимо отметить, что внешний логистический аудит производится в виде рассылки специально подготовленных анкет или выборочных собеседований непосредственно с представителями обслуживаемых компаний, а также покупателями из различных мест в географическим плане или с различным объемом закупок. Важно дополнить, что типовые анкеты в обязательном порядке адаптируются совершенно под каждую проверяемую структуру. Кроме того, опрашиваются, как правило, не только руководители компании или отдельных ее подразделений, но и конкретные сотрудники в соответствии с их сферой деятельности.

Таким образом, по результатам внешнего аудита можно сформировать конкретные рекомендации для структуры и указать те изменения, которые необходимо осуществить в актуальной на момент проверки логистической системе.

Заключительный этап

После того как основной этап логистического аудита произведен, необходимо осуществить подготовку следующих аналитических отчетов:

• Первый отчет, разработанный в соответствии с анализом номенклатуры запасов, содержит в себе сведения по поводу ассортимента сырья и товарной продукции, запасов по группам, категорий или позиций, оценки оборачиваемости позиций по номенклатуре.
• Второй отчет содержит анализ движения денежных потоков в компании, а также за ее пределами. Например, детализированная характеристика движения денежного потока по складу в общем и объем денежных потоков в соответствии с каждой логистической операцией в отдельности. Важно отметить, что на отрезках линии, находящейся между складскими зонами, также важно указать величину денежного потока. Полученные результаты применяются для того, чтобы определить число грузчиков и транспортных средств внутрискладского назначения.
• Третий отчет посвящается оснащению предприятия ресурсами. Так, соответствующие сведения включают классификацию и характеристику погрузочно-разгрузочной техники. Основной целью описания является не что иное, как оценка актуальной для предприятия материально-технической базы.

Обобщение сведений

Как выяснилось, логистический аудит осуществляется в целях выявления недочетов в логистической системе структуры. После определения «узких мест (участков с повышенным риском), так или иначе, логистическими экспертами производится разработка рекомендаций для исправления обозначенных проблем. Безусловно, данные рекомендации в последующем используются для повышения уровня обслуживания существующих клиентов, нахождения новых, а также для совершенствования управления денежными потоками.

Пример логистического аудита

В данной главе целесообразным будет рассмотреть процедуру логистического аудита на конкретном примере. Аудит склада - не что иное, как поиск методов улучшения деятельности склада в пределах экспресс-исследования складских процессов и ресурсов. Приведенное мероприятие может осуществляться как разово, так и на постоянной основе. Как отмечалось выше, логистический аудит, главным образом, нацелен на выявление недочетов в организации склада, а также в его работе. Кроме того, в данном случае уместно создание тех или иных предложений по устранению найденных недостатков. Частной задачей рассматриваемой в статье процедуры зачастую является обоснование того, что склад необходимо автоматизировать.

Нередко логистический аудит считают обязательным этапом, предваряющим внедрение WMS-системы. Так, результаты исследований и соответствующие рекомендации логистических экспертов позволяют отыскать наиболее оптимальные варианты в плане хранения товарной продукции, а также оптимизировать реализацию складских операций, количество сотрудников, загрузку и так далее. Иными словами, логистический аудит, так или иначе, способствует осознанию того, что необходимо сделать на складе для приведения его в абсолютный порядок перед автоматизацией.

Логистический аудит на практике

Логистический аудит склада включает в себя следующие операции:

• Анализ в отношении инфраструктуры.
• Анализ технического процесса.
• Анализ актуальных документов.
• Анализ компьютерных и информационных систем.
• Разработка предложений и рекомендаций по улучшению ситуации.
• Расчет в плане технико-экономического обоснования внедрения WMS-системы.

В процессе произведения логистического аудита складского помещения применяются следующие инструменты:

• Интервьюирование сотрудников предприятия.
• Наблюдение за рабочим процессом на складе.
• Анализ актуальной документации, среди которой рабочие инструкции, технологические карты, планировки и так далее.

Результатами логистического аудита на складе являются следующие пункты:

• Список актуальных для предприятия проблем.
• Рекомендации по решению существующих проблем.
• Обоснование необходимости внедрения автоматизированной системы.

Аудиторская проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материально-производственных запасов на примере ОАО «Торгово-сервисный центр»

Проверка состояния складского хозяйства и сохранности МПЗ - одна из важнейших аудиторских процедур. Для комплексного изучения этого участка деятельности организации аудитор обследует склады, кладовые, цеха и другие места хранения производственных запасов, проверяя условия их хранения, состояние противопожарной безопасности, оснащенность складов необходимым оборудованием, техникой, приборами и правильность их эксплуатации, состояние охраны складских помещений. Неудовлетворительная организация складского хозяйства свидетельствует о низком уровне внутреннего контроля за сохранностью МПЗ.

В ходе обследования особое внимание уделяется проверке организации материальной ответственности работников, связанных с приемкой, хранением и отпуском материальных ценностей. Одним из условий обеспечения сохранности материальных ценностей является разработка и вручение материально ответственным лицам стандартов или должностных инструкций, в которых определяются обязанности и права работников, распорядок их работы, порядок приемки и выдачи ценностей, их документального оформления, ведения учета на складах в натуральных измерителях, сроки предоставления отчетов в бухгалтерию и др.

При осмотре мест хранения МПЗ по имеющимся у материально ответственных лиц документами проверяют, своевременно ли они оформляют приемку и отпуск ценностей и делают записи в книги или карточки складского учета. Неучтенные излишки материалов и готовой продукции могут создаваться путем:

Замены сырья при изготовлении готовой продукции;

Обсчета сдатчиков сырья и материалов в весе, влажности, понижения их сортности;

Обвеса, обсчета, обмера покупателей при отпуске им готовых изделий;

Необоснованного оформления актов на потери материалов при их транспортировке или при их хранении на складах.

Неучтенные излишки материалов обычно хранят отдельно. Для их выявления следует использовать данные складского учета. Если имеются неучтенные излишки, то расход отдельных видов ценностей за определенные периоды, как правило, превышает их приход. Такой перерасход перекрывается за счет последующего поступления и оприходования материалов аналогичных наименований. Излишки изымаются за счет последующих поступлений или оформляют бестоварными документами до проверки их фактического наличия при инвентаризации.

Обследование состояния складского хозяйства и обеспечение сохранности материальных ценностей в сочетании с последующей документальной проверкой дают возможность сделать обоснованные выводы о сохранности МПЗ и разработать профилактические мероприятия.

Запасы могут храниться на нескольких складах, и в этом случае их инвентаризацию целесообразно проводить одновременно, чтобы исключить возможность переброски ценностей с одного склада на другой. Если по каким-либо причинам это сделать невозможно, то аудитору нужно по документам отследить внутреннее перемещение запасов между подразделениями (складами) от момента начала инвентаризации на первом складе до ее завершения на последнем складе.

При проведении инвентаризации у аудитора могут возникнуть сложности в получении доказательств о запасах, вызванные особенностями технологического процесса. Для этого иногда могут понадобиться консультации специалистов.

Также могут возникнуть сложности в получении доказательств, связанных с определением количества запасов, которые обусловлены:

а) применением выборки. Как правило, в рамках одной проверки невозможно проверить все запасы сплошным методом, однако при явном несоответствии учетных записей о запасах их фактическому наличию необходимо проверить всех товарно-материальных ценностей;

б) спецификой процедур контроля - необходимо удостовериться, что не было повторного счета и случайно или преднамеренно неучтенных ценностей. Контрольные сверки дают возможность убедиться, что подсчет ценностей был проведен правильно.

в) природой инвентаризуемых ценностей (например, инвентаризация запасов древесины на целлюлозно-бумажных комбинатах, металлопроката и т.д.). В подобных случаях аудитор может воспользоваться оценочными методами, когда подсчитывают и измеряют часть запасов, а затем результаты проверки экстраполируют на их общее количество. Репрезентативность результатов экстраполяции может быть проконтролирована путем их сопоставления с данными бухгалтерского и складского учета.

Наличие некоторых видов запасов нельзя проверить на наличие путем простого пересчета, например, в непрерывных производствах - химическом или сталелитейном. В этом случае аудитору придется полагаться на процедуры внутреннего контроля, а также с разрешения клиента привлечь экспертов для инвентаризации таких материальных ценностей.

Иногда по ряду причин провести инвентаризацию невозможно. Например, когда к моменту заключения договора на аудит, инвентаризация на конец года клиентом уже была проведена, и проводить ее повторно он отказывается или когда проведение инвентаризации достаточно дорого. В таком случае аудитор может применить математические методы, которые с определенной вероятностью позволяют оценить величину запасов. Может сложиться так, что клиент не желает проводить сплошную инвентаризацию, но по просьбе аудитора проведет инвентаризацию части товарно-материальных ценностей.

Обеспечение сохранности материальных ценностей во многом зависит от подбора и расстановки материально ответственных лиц. На такие должности не должны приниматься лица, имевшие судимость за растраты, хищения и не оправдавшие доверия на прежних работах.

Встречаются и такие нарушения, как: вывоз материальных ценностей по одним пропускам дважды; вывоз материальных ценностей по пропускам, подписанным лицом, не имеющим на это права; вывоз материальных ценностей по устным разрешениям и запискам и т.д.

В процессе аудиторской проверки состояния складского учета в ОАО «ТСЦ» были обследованы склады, кладовые, цеха и другие места хранения производственных запасов на предприятии, проверены условия их хранения, состояние противопожарной безопасности складских помещений, оснащенность складов оборудованием, техникой, приборами и правильность их эксплуатации, состояние охраны складских помещений. Так же для проведения аудита был составлен аудиторский тест проверки состояния складского хозяйства и сохранности МПЗ (таблица 3.1.)

При осмотре мест хранения материально-производственных запасов по имеющимся у материально ответственных лиц документам было выявлено, что оформление приемки и отпуска материальных ценностей, а также записи в книги и карточки складского учета производятся своевременно.

Запасы на предприятии хранятся на нескольких складах, и в этом случае их инвентаризация проводится одновременно, чтобы исключить возможность переброски ценностей с одного склада на другой.

Таблица 3.1 - Аудиторский тест проверки состояния складского хозяйства и сохранности МПЗ Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учета и аудита. Ростов н/Д: ФЕНИКС, 2005. - 89 с.

В Обществе обеспечен постоянный контроль за сохранностью имеющихся товарно-материальных ценностей. Важный прием такого контроля является инвентаризация, которая позволяет контролировать как сохранность собственности Общества, так и правильность ведения бухгалтерского учета.

При инвентаризации материальных ценностей проверяют наличие производственных запасов на определенную дату путем пересчета, взвешивания, определения их объема и сопоставления полученных, фактических данных с данными бухгалтерского учета.

В Обществе проводится как частичная, когда проверяют наличие ценностей в отдельных местах хранения, так и полная, когда проверкой охватываются все ценности на предприятии в целом. Обязательная полная инвентаризация проводится ежегодно перед составлением годового отчета в сроки, установленные инструкцией по проведению инвентаризации. Кроме годовой инвентаризации на предприятии проверяют наличие остатков в натуре в течение года.

Для проведения инвентаризации в ОАО «ТСЦ» создается специальная комиссия. Результаты проверки оформляются инвентаризационной описью и соответствующим актом. Руководитель предприятия лично рассматривает материалы инвентаризации и принимает соответствующие решения по ее результатам. Выявленные при инвентаризации излишки приходуют. При этом составляют бухгалтерскую запись:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»

Недостачи производственных запасов, а также потери от порчи ценностей относят в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита соответствующих материальных счетов. Если недостачи выявлены ревизиями в текущем году, но относятся они к прошлым годам, то на дебет счета 94 соответствующие суммы относят с кредита счета 98 «Доходы будущих периодов». Недостающую продукцию текущего года списывают по плановой себестоимости. В дальнейшем после принятия решения о списании потерь и недостач их списывают с кредита счета 94 в установленном порядке. В заключении отметим, что как таковых недостатков в состоянии складского учета не обнаружено. Складской учет ведется в соответствии с установленными правилами.