Сопроводительное письмо к проекту договора аренды. Письмо-согласие

В тело письма не следует вставлять картинки и таблицы: такие материалы оформляются приложениями со своим номером и названием. В конце письма приводится перечень всех приложений с указанием их порядкового номера, названия, количества страниц и количества экземпляров. Современные средства проверки орфографии (в том числе, встроенные в MS Word) позволяют готовить абсолютно грамотные документы. Любые орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки в деловой переписке не допустимы. Несколько моментов, на которые следует обратить внимание проектировщику, для того, чтобы правильно написать письмо заказчику Еще Ямамото Цунетомо в 17 веке, в своем собрании кодексов поведения самураев, сказал, что писать письмо нужно так, чтобы адресат захотел повесить его на стену, как произведение искусства.

Письмо-согласие

Примеры писем-подтверждений Письмо-подтверждение предварительной договоренности Письмо-подтверждение оплаты товара Письмо-напоминание – письмо, используемое при невыполнении организацией-партнером взятых на себя обязательств или принятых договоренностей. Ключевыми фразами таких писем являются: Текст письма-напоминания может включать в себя две части: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбу выполнить в связи с этим определенные действия.

Как написать официальное письмо с просьбой — образец

Письмо-ответ (образец) Реквизиты ответного письма Справка Данная категория писем содержит те же реквизиты, что и любые другие служебные письма. К основным реквизитам относятся:

1. наименование организации;
2. справочные данные об организации;
3. код организации;
4. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
5. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
6. дата;
7. регистрационный номер;
8. ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
9. адресат;
10. заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4);
11. подпись.

Важно понимать, что любое ответное письмо должно содержать номер документа, в котором был отправлен запрос и его дату.
При этом письмо-ответ подписывается сотрудником, на имя которого был отправлен запрос.

Как проектировщику правильно написать письмо заказчику?

Ряд поступающей в организацию корреспонденции требует отправки ответов по тем или иным вопросам. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно составить письмо ответ на запрос.

Из статьи вы узнаете:

• в каких случаях требуется письмо-ответ;
• каким может быть письмо-ответ;
• реквизиты ответного письма.

В каких случаях требуется письмо-ответ Входящая корреспонденция каждой организации состоит из различных документов, определенные виды которой требуют отправки ответных сообщений. При этом необходимо хорошо разбираться в разновидностях входящей документации и в письмах, на которые требуется дать ответ.

Важно

Предлагаем вам подробно ознакомиться с видами входящих писем, на которые необходимо отправить ответное сообщение. Письмо-просьба Уже из названия данного документа становится очевидным, что он содержит какую-либо просьбу, направленную адресату.

Образец письма-ответа

О возможных последствиях такой замены необходимо аргументированно сообщать заказчику.Как правильно написать письмо Заказчику: советы по оформлению Письмо оформляется на бланке, согласно основным правилам делопроизводства: в качестве адресата указывается предприятие-заказчик, должность, фамилия и инициалы лица, уполномоченного на ведение деловой переписки. Это – официальный документ (который, в том числе, может рассматриваться судом), поэтому, он должен иметь дату, номер и быть заверен подписью уполномоченного лица (директор, главный инженер, главный инженер проекта и т.д.) Письмо, оформленное на бланке предприятия, дополнительной мокрой печати не требует.

В письме обязательно должна быть указана тема: «О ходе проектирования», «Об оплате» и так далее.

Письма-ответы

Внимание

Начинать письмо следует со стандартного обращения, например – «Уважаемый Игорь Петрович!» Обращение к заказчику по имени и отчеству – это важно. Если вы готовите ответ на письмо, и не располагаете данными лице, к которому обращаетесь, их необходимо выяснить (позвонить в приемную или непосредственному исполнителю письма).

В письме указывается наименование организации и лицо, которому письмо адресуется. Обращаться к адресату следует по имени и отчеству В конце письма, под подписью обязательно указывается исполнитель и его контактные данные.

Например, если материал письма, подписанного ГИПом или главным инженером, приготовлен инженером-конструктором, представитель заказчика должен иметь возможность связаться с ним напрямую, для уточнения технических деталей.

Как оформить письмо-ответ

Вам понадобится

• — отпечатанный текст договора;
• — компьютер с принтером;
• — печать.

Инструкция 1 Начните письмо с «шапки», которая располагается в верхнем левом углу бланка. Здесь укажите должность, фамилию и инициалы лица, которому направляется договор, название организации, в которой он работает, юридический адрес организации. Если договор направляется индивидуальному предпринимателю, в «шапке» укажите его статус (ИП), фамилию, инициалы, адрес. 2 Предварите основной текст письма приветствием. Его можно начать со слова «уважаемый», после которого следует обращение по имени и отчеству.
Например, «Уважаемый Иван Иванович!». Приветствие пишется ниже шапки посередине листа и обычно выделяется жирным шрифтом. 3 Далее переходите к основному тексту сопроводительного письма. Самое главное, что требуется отразить, – это факт направления договора.

Используйте фразы типа: «Направляем для рассмотрения и подписания проект Договора оказания услуг». Если речь идет об уже заключенном договоре, укажите его номер и дату.

4 Затем, когда в этом есть необходимость, напишите, на что вы хотите обратить внимание адресата, изложите свои предложение или просьбу, связанные с направляемым договором. Избегайте упоминать о вещах, не относящихся к направляемому договору. 5 После основного текста напишите слово «Приложение:» и назовите договор, который направляется, укажите количество листов и экземпляров. 6 Сопроводительному письму присвойте дату и номер и зарегистрируйте его в журнале учета исходящей корреспонденции. Соответственно, оно должно быть подписано руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, а подпись — удостоверена печатью.
Никому, а в особенности заказчику, не понравится, если письмо будет начинаться со слов «Ставим вас в известность…», «В очередной раз уведомляем…», даже если целью письма и является информирование или напоминание. Такие фразы следует по возможности смягчать и переносить во второй-третий абзацы. Пример расположения смысловых блоков Начинать письмо, в зависимости от его содержания, можно с таких вступительных фраз:

• Благодарим за приглашение к сотрудничеству…
• Настоящим свидетельствуем Вам свое почтение…
• В продолжение телефонного разговора…
• Согласно договоренности, сообщаю Вам…
• Благодарим Вас за своевременную реакцию на наше письмо №…

Основное тело письма, содержащее вопросы, описание проблем, свое видение их решения,следует излагать в четкой и лаконичной форме, без лишней информации.

Как правильно написать письмо на согласование важного вопроса

Письмо-ответ (образец) Читайте также:

• Письмо-извинение
• Как написать рекомендательное письмо
• Составляем сопроводительное письмо к документам

Отрицательный ответ При отсутствии возможности удовлетворить просьбу или запрос, необходимо наиболее корректно сообщить об отказе. При этом, как и в вышеописанном варианте, отказ должен быть написан в том же стиле, что и инициирующий запрос.

Отрицательный ответ должен быть максимально корректным и содержать объективные причины отказа. В том случае, если существуют предпосылки для принятия положительного решения по запросу, можно указать в ответе условия, которые для этого требуются.

Отметим, что недопустимо оформлять отрицательный ответ на письмо (образец представлен ниже) в грубом тоне. Более того, вполне уместным будет выражение искреннего сожаления о невозможности удовлетворения просьбы.
Это могут быть новые условия или пожелания заказчика, требующие внесения небольших корректировок или значительных переделок документации; могут быть новые работы, необходимость в которых на стадии заключения контракта не могла быть определена; могут быть другие случаи. Об этом заказчика нужно уведомлять письменно, получая от него подтверждение о необходимости выполнения дополнительных работ и его готовности заключить дополнительное соглашение;

• если в проекте обнаружена ошибка, необходимо, кроме собственно ее исправления, правильно и доходчиво обосновать в письме причины, по которым она была допущена;
• заказчик может требовать применения в проекте определенных марок оборудования и строительных материалов. Часто клиент принимает решение об использовании более дешевых аналогов, в сравнении с теми, которые предусматривает проектировщик.

Инструкция

Подготовьте список вопросов, подлежащих согласованию. Как правило, письмо , содержащее такие условия, является самостоятельным документом, предшествующим заключению основного договора. Оно может быть в некоторых случаях использовано как внутренний документ, необходимый для общего решения и требующий подтверждения правомочности у разных служб (безопасности, юридической, финансовой, проектной и т.д.). В других случаях его готовят для обсуждения спорных вопросов с организациями-партнерами в работе над совместным проектом.

Для оформления письма-обращения к контрагенту вам понадобятся его реквизиты и те самые условия, которые подлежат согласованию. Начните письмо с указания адресата в верхнем правом углу (наименование организации-партнера, должность, фамилия и инициалы ответственного лица). Здесь же кратко сообщите тему письма «о согласовании ...» . Название документа в таком случае писать не нужно. Первой фразой письма будет обращение по имени и отчеству к лицу, ответственному за разработку части проекта, которую ведет их организация. Разумеется, не забывая прибавить слово «Уважаемый». Далее обратитесь с просьбой рассмотреть предложенные условия, приведя их перечень, и вынести решение о согласовании .

В заключительной части письма сообщите срок, в который необходимо провести согласование и внести необходимые поправки или принять предложение в полном объеме. Далее следует дата составления письма, подпись ответственного лица и ее в скобках.

Обратите внимание, что письмо о согласовании может быть как основным документом, закрепляющим условия предварительного соглашения, так и сопроводительным. Письмо, к которому будет прилагаться протокол согласования или другой документ в виде списка или перечня, должно будет содержать пункт «Приложение». В нем назовите прилагаемые документы (предварительно пронумеровав их), предлагаемые к согласованию сторонами.

Обратите внимание

Обратите внимание, что письмо о согласовании может быть как основным документом, закрепляющим условия предварительного соглашения, так и сопроводительным.

Полезный совет

Не забудьте до отправки зарегистрировать письмо у секретаря в качестве исходящего документа.

В процессе работы и подготовки документов важная роль отводится их согласованию, которое может быть внутренним, где документы визируется отделами самой организации или внешним, связанным с согласованием документов другими учреждениями. Юридически правильно согласованный документ дает право на осуществление действий, предусмотренных законами, нормами и правилами. Документы, прошедшие процедуру согласования, скрепляются печатью или штампом.

Инструкция

Составьте список документов, которые необходимо будет согласовывать в течение всего периода работы. Четко определитесь с отделами, отвечающими за их визирование. Составьте таблицу, в которой будут указаны виды документов, подлежащих обязательному согласованию, отделы, ответственные за проведение этой работы, должности, фамилии, имена, отчества сотрудников, их телефоны и адреса электронной почты.

Определитесь с документом, который необходимо согласовать. Составьте план, указав очередность обращения в отделы организации. Выясните сроки исполнения работы, переговорив с каждым сотрудником всех подразделений компании, ответственных за визирование документа.

Внимательно следите за сроками согласования документа, быстро реагируйте на любые изменения, вносимые в него сотрудником отдела. Если возникают какие-либо сомнения по внесенным в документ правкам, обязательно проконсультируйтесь со специалистами организации, уточнив все нюансы. Это поможет в последующем сократить время согласования и позволит юридически грамотно оформить документ.

В каждом отделе организации после прохождения процедуры согласования на документе ставится виза. Это может быть штамп отдела или гриф «Согласовано» с указанием , его фамилии и подписи. Проследите за тем, чтобы каждый работник, отвечающий за согласование документа, правильно его завизировал. В противном случае, он не будет подписан руководителем организации.

Последним звеном, визирующим документ, является руководитель предприятия. Документ считается согласованным юридически грамотно только при наличии руководства, сотрудников всех отделов, печати или штампа предприятия.

При внешнем согласовании документов, требующих их визирования различными учреждениями, ознакомьтесь со списком организаций, в которые предстоит обратиться. Узнайте подробную информацию об отделах, их сотрудниках, занимающихся согласованием. Созвонитесь с ними или отправьте сообщение по электронной почте, уточнив необходимый перечень документов. Согласуйте время встречи.

Подготовьте для сотрудника учреждения, занимающегося внешним согласованием документов, перечень вопросов, связанных со сроками визирования и процедурой внесения изменений. Составьте официальное заявления по установленной форме, указав перечень документов, подлежащих согласованию. Контролируйте сроки визирования документов и правильность их оформления.

Обратите внимание

Постановления, акты, а также различные решения не относятся к документам, подлежащим согласованию. Визированием документов занимаются отделы, деятельность которых напрямую связана с необходимостью осуществления контроля над выполнением действий юридического или другого характера, отраженных в тексте документа.

Полезный совет

Лица, ответственные за согласование документов, определяются ответственным исполнителем. Чаще всего ими становятся должностные работники, выполняющие свои обязанности согласно должностной инструкции.

Источники:

• Экономический словарь. Визирование документа
• Документоведение
• как оформляется согласование документа

Деловые встречи не всегда рассматриваются партнерами по бизнесу как обязательные, потому что есть много своих дел. Чтобы присутствовали все нужные люди, письмо о встрече надо составлять в убеждающем ключе. Так можно влиять на поведение и планы других людей.

Инструкция

Уведомите получателя о том, что ознакомились с его запросом. Этот прием уместно использовать, если адресат ждет какой-либо реакции, а его вопрос удобнее решать именно при личной встрече. Используйте такую возможность, позвоните и сообщите, что направили с пояснениями. В этом случае вы будете уверены, что внимательно прочитают.

Перечислите преимущества присутствия адресата на предстоящей встрече. Найдите не менее пяти причин, по которым человеку захочется выделить время . Указанные должны быть сформулированы с точки зрения другой стороны. Например, специалист, который специально проконсультирует по всем вопросам, но другой возможности встретиться с ним в ближайшее время не будет. Расположите причины по мере убывания важности.

Расскажите о дополнительных аргументах в пользу предложения. Теперь можете указать причины, которые не столь важны для адресата, но повлияют на его поведение. Например, на встречу приглашен подразделения, который непременно обратит внимание, если кто-то будет отсутствовать. Чтобы не портить репутацию, лучше не пропускать мероприятие.

Обратите внимание

Распространенная ошибка - просить человека как можно быстрее связаться после получения письма и сообщить о своем решении. Вместо этого укажите конкретное время, до которого адресат должен позвонить. Если он этого не сделает, будет повод напомнить ему о встрече.

Источники:

• Составление деловых писем

К электронной почте люди привыкают быстро. За вечер можно обменяться десятком-другим сообщений, и переписка с друзьями и родственниками довольно часто напоминает устный диалог. Однако при составлении деловых писем необходимо следовать нормам этикета, а они для электронной и обычной почты примерно одинаковы.

Вам понадобится

• - компьютер с подключением к интернету;
• - телефонный справочник.

Инструкция

Сформулируйте цель вашего сообщения. Записывать ее не обязательно, но вы должны четко представлять, хотите вы добиться нового контракта, заполучить новых клиентов, привлечь на работу нового сотрудника, претензию или просто поздравить партнеров с праздником.

Подумайте, кто именно должен получить ваше письмо . От этого во многом зависит его форма. Может быть, вам вообще не потребуется ничего писать, а достаточно будет позвонить по телефону, обсудить ситуацию на специализированном форуме или решить вопрос при личной встрече.

Деловое письмо должно содержать определенные реквизиты, поэтому лучше сразу разработать формы. Заполненный бланк можно отправить по электронной почте в качестве вложения или распечатать и послать по обычной почте простым или заказным письмо м. Вверху должен стоять название вашего предприятия, а еще лучше - логотип. Чуть ниже располагаются дата и номер, а если нужно - то и ссылки на сетевые ресурсы (например, если на официальном сайте выложены условия контракта или конкурсная документация). Лучше отвести графу и для темы письма. Выделите ее жирным шрифтом. Это даст возможность вашему адресату быстрее сориентироваться в документах, которые ежедневно поступают ему на подпись.

Уточните фамилию, имя, отчество и должность лица, которому предназначено письмо . Многие фирмы имеют свои сайты или хотя бы домашние странички в Интернете. Контакты там наверняка есть. Можно позвонить секретарю и выяснить, кто из сотрудников занимается тем или иным вопросом. На предприятии могут быть однофамильцы и даже сотрудники, у которых совпадают фамилия и инициалы.

Начните письмо с личного обращения по имени и . Уместно будет добавить к нему слово "уважаемый", даже если вы пишете письмо о дисциплинарном взыскании.Во вступительной части напомните адресату о предыдущем , даже если он был достаточно давно. Не исключено, что этот сотрудник занимается многими проблемами. Необходимо дать ему возможность сориентироваться, а заодно и показать, что вы цените его время. Это может быть ссылка на контракт, подписанный такого-то числа, или сообщение, что резюме, размещенное на сайте, рассмотрено руководством. Если вы пишете ответ
Если вы пишете письмо родственнику или знакомому, с
которым общаетесь не очень часто, начните его с вашего обычного обращения с этим человеком. В этом случае возможны все варианты приветствия, принятые в вашем кругу. Выбор зависит от того, насколько близки ваши отношения. В основной части опишите, как обстоят ваши дела, при этом старайтесь писать о хорошем и плохом (если есть такая необходимость) вперемежку.

Источники:

• Дистанционный консалтинг. Составление деловых писем

Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю. Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.

Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):

• опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
• указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).

Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.

Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов. Отражение фактов хозяйственной деятельности на основании такой бумаги не производится.

Структура сопроводительного письма

Поскольку оно не является обязательным, то и требований к оформлению и содержание нормативно не установлено. Но следует помнить, что в 2019 году правила оформления писем подпадают под действие стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года. Можно составить такую структуру:

1. Шапка.
2. Номер и дата.
3. Обращение.
4. Текст.
5. Приложение.
6. Подписи и печать.

Разберем некоторые из них подробнее.

Шапка

Как правило переписка бюджетных организаций оформляется на фирменном бланке. В шапке нужно указать название адресата и его реквизиты, а также конкретного получателя — ответственное лицо. Можно адресовать двум и более получателям одновременно. При этом можно указать либо список имен, либо перечень должностей. Прописывать фамилию и инициалы не обязательно, но желательно с точки зрения делового этикета.

Номер и дата

Нумерация писем производится согласно правилам делопроизводства организации, которые устанавливаются локальными актами. Делопроизводство некоторых направлений регулируются отраслевыми актами (нотариат, вооруженные силы). Как правило, требуется указать входящий или исходящий номер и дату получения или отправления.

Текст

Текст рекомендуем начинать с фраз: «Высылаем вам…», «Представляем вам…», с целью выделения ключевой формулировки. После этого перечислите документы, которые направляете, с фиксацией их номера и даты (при наличии). В заключительной части необходимо обратить внимание на цель отправления. Уместны следующие формулировки:

• прошу подтвердить получение;
• прошу подписать договор и возвратить в срок до;
• прошу согласовать текст договора и возвратить с комментариями (направить протокол разногласий);
• прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
• прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации.

В тексте возможно выделять жирным или подчеркнутым шрифтом фразы, которые имеют наиболее важную смысловую нагрузку.

Приложение

Обязательное составьте опись всех документов, которые направляете. При этом, чтобы в будущем избежать возможных разногласий, рекомендуется унифицировать каждый элемент перечня, указать полное название, количество экземпляров и листов каждого документа. Например, «Договор на поставку канцелярских товаров № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 5 листах каждый». В заключении рекомендуется прописать количество пунктов приложения и общее количество листов: «Итого направлено 2 документа на 13 листах».

Подпись

Сопроводительные документы скрепляются подписью руководителя или ответственного лица, если это предусмотрено правилами делопроизводства. Наличие подписи главного бухгалтера или иного лица финансовой службы не обязательно. Тем не менее, рекомендуем предусмотреть правилами делопроизводства схему информирования бухгалтерии, чтобы избежать ситуации, когда отсутствуют необходимые согласования.

Что касается печати, то в 2019 году юридические лица не обязаны иметь круглую печать для удостоверения издаваемых документов, в том числе и писем (82-ФЗ от 06.04.2015). Поэтому наличие ее на бланке остается на усмотрение делопроизводителей.