Унифицированная форма т 12 условные обозначения. Особенности заполнения табеля учета рабочего времени

Унифицированная форма Т-12 служит для отражения фактически отработанного сотрудником времени, а также периодов неявок как по уважительным, так и по неуважительным причинам. На его основе происходит начисление большинства выплат сотруднику при различных системах оплаты труда.

Задачи, решаемые с помощью унифицированной формы Т-12

В соответствии со ст. 91 ТК РФ точный учет времени, отработанного сотрудником, должен в обязательном порядке осуществлять работодатель. Методические аспекты данного вопроса, как и специализированные формы для указанного процесса, законодательно не утверждены. В качестве бланка, в целях экономии времени на его разработку, можно применять одну из форм, введенных Госкомстатом РФ.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 принята унифицированная форма Т-12 , которая объединяет в себе два раздела:

• Непосредственно табель учета рабочего времени для фиксации отработанных ежедневно часов, а также периодов отсутствия по различным причинам.
• Лист, предназначенный для расчета оплаты за отработанное время, а также периоды, в которых за сотрудником сохраняется заработок либо ему должны выплачиваться компенсации и пособия. В деловой практике он применяется крайне редко, что связано с разграничением функций учета рабочего времени и расчета заработной платы между отделами компаний. Кроме того, в случае применения учетных баз данных данный процесс, как правило, автоматизирован.

Исходя из сказанного, унифицированную форму T -12 следует рассматривать в первую очередь как инструмент сбора данных об отработанном времени и периодах отсутствия сотрудника. Она является незаменимым источником информации при расчете зарплаты.

Правила оформления унифицированной формы табеля учета рабочего времени

Обязанность по учету времени, фактически отработанного сотрудником, возлагается на специально назначенное для этого лицо. Это может быть работник кадровой службы, бухгалтерии, начальники отделов и т. д.

В зависимости от применяемых методов контроля явок сотрудников, специфики организации работы, особенностей учетного процесса, методика формирования, проверки и утверждения формы Т-12 может отличаться на разных предприятиях. Поэтому рекомендуется ввести в действие локальный нормативный документ, фиксирующий основные требования к заполнению и утверждению данной формы, а также сроки ее предоставления. Его титульный лист достаточно типичен для подобного рода документов, в нем необходимо указать:

• наименование юридического лица;
• ОКПО;
• порядковый номер документа;
• период, за который он оформлен;
• дату составления.

Данный документ формируется по итогам месяца, записи о состоянии сотрудника вносятся в него за каждый календарный день. Документ может составляться в целом по компании, если она небольшая, или в разбивке по отделам, если фирма большая и имеет разветвленную структуру. Днем оформления документа указывается последний день месяца, а расчетным периодом выступает рабочий месяц. В качестве подспорья при составлении табеля на первой странице приведены буквенные и числовые обозначения для отражения дней работы или отсутствия сотрудника. Бывают ситуации, когда ни один из приведенных шифров не соответствует свершившемуся событию. В этом случае рекомендуется ввести дополнительное обозначение самостоятельно и закрепить его локальным актом.

За первой страницей следует раздел, в котором приведены данные о работе сотрудников. Количество листов должно быть достаточным для отражения информации по всему списку сотрудников. Помимо фамилии, должности и табельного номера для каждого работника предусмотрено по 2 строки, состоящие из ячеек, согласующихся с конкретным числом месяца. Под каждый день отведена пара клеток, в верхней проставляется обозначение вида присутствия, отсутствия, в нижней - соответствующее количество часов. Если сотрудник не присутствовал на работе, нижняя ячейка может быть пустой.

Помимо метода заполнения табеля, предполагающего сплошную непрерывную фиксацию времени работы или отсутствия на месте, возможен другой - отражение в оговариваемом документе только неявок. Он приемлем только в случае, если все работники выполняют свои обязанности по графику пятидневной рабочей недели, и их общее количество невелико. Но оформленный таким образом табель не так хорошо воспринимается зрительно, и увеличивается вероятность ошибок и неточностей.

По итогам половины месяца рассчитывается общее количество отработанных дней и часов, в конце месяца аналогично поступают с оставшейся частью периода, а кроме того, выводят итоги за весь месяц. Внизу бланка в соответствующих строках ставятся подписи ответственного за ведение документа лица, начальника службы и сотрудника службы персонала.

На что следует обратить особое внимание при составлении табеля

Выходные и нерабочие праздничные дни в табеле оформляются буквой «В», если в месяце меньше дней, чем полей под числами, в «лишних» ячейках ставится знак «Х». Время работы сотрудника фиксируется со дня его приема на работу. Последний табель на увольняющегося работника составляется в месяце расторжения договора, как правило, он подписывается сразу в день увольнения. Он формируется отдельным документом и служит основанием для окончательного расчета.

Все неявки по уважительной причине проставляются на основе документов: больничного, приказа на отпуск, справки о сдаче крови. Если причина отсутствия неясна, до момента ее уточнения в табеле проставляется обозначение «НН».

Неявки по уважительной причине в календарных днях (командировка, отпуск, больничный), в том числе приходящиеся на выходные, фиксируются во всех ячейках табеля.

Компании стремятся минимизировать командировки в выходные, ввиду необходимости их оплаты согласно положениям ст. 153 ТК РФ, однако если день приезда или отъезда приходится на выходной день, то в соответствующих клетках также ставится «К».

При внешнем совместительстве или приеме на неполную ставку продолжительность смены в часах ставится согласно условиям контракта. Все проработанные помимо этого часы относятся к сверхурочным. Они должны быть оформлены приказом о привлечении к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Внутренние совместители будут проходить в табеле 2 раза.

Работа в выходной день производится (за исключением особых случаев, поименованных в ТК РФ) с письменного согласия работника на основе приказа руководителя. Такая работа должна быть оплачена в размере не менее двух часовых (дневных) тарифных ставок. По желанию сотрудника повышенная оплата может быть заменена одинарной оплатой с предоставлением последующего неоплачиваемого отгула.

С образцом заполнения формы Т-12 пользователи нашего сайта могут ознакомиться, перейдя по ссылкам ниже.

В качестве рабочей формы табеля можно использовать формы, утвержденные Госкомстатом РФ ранее. Хотя они не являются обязательными, данные бланки хорошо подходят для организации качественного учета фактического отработанного времени.

Каждое предприятие независимо от размера обязано вести табель учета рабочего времени . Именно на основании данного табеля учета рабочего времени производится расчет и начисление рабочим заработанной платы .

Отсутствие данного документа влечет для налоговой полную необоснованность начисления заработанной платы сотрудникам, вследствие чего расходы предприятия по оплате труда не уменьшат налогооблагаемую прибыль. Табель учета рабочего времени имеет самую распространенную в России унифицированную форму Т-12 , по которой учет ведется ручным методом.

Чаще всего табель учета рабочего времени ведет специалист по кадрам, бухгалтер или руководитель структурных подразделений. Специалиста по данной обязанности (табельщика) многие руководители предприятий считают нерациональным держать у себя в качестве штатной единицы. Обязанность по ведению данного табеля рабочего времени должна быть указана в трудовом договоре или возложена на сотрудника приказом директора .

Заполняем первую страницу

В первой верхней графе указываем наименование организации в соответствии с учредительными документами.

Если организация имеет структурное подразделение, то указываем в графе «Структурное подразделение» его наименование.

Затем заполняем графы «Номер документа» и «Дата составления»(обычно берется последний день текущего месяца).

В графе табеля учета рабочего времени «Отчетный период» указываем с первого числа текущего месяца по последнее число этого месяца.

Заполняем вторую страницу табеля учета рабочего времени.

В графе 1 указывается порядковый номер сотрудника.

Графы 2 и 3 заполняются на основании сведений в .

Табель учета рабочего времени ведется в течении месяца , в последний день месяца в табеле подводят итоговое количество отработанных часов каждым сотрудником предприятия.

Для отражения ежедневного количества отработанных часов каждого сотрудника в табеле отведены графы 4 и 6 (разбиты на две строки: в верхней отмечают код затрат рабочего времени из таблицы на 1-ой странице табеля, в нижней - продолжительность времени по соответствующему коду (в минутах, часах)).

Отмечаются промежуточные результаты (графа 5 и 7 на 2-ой странице формы Т-12), причем в верхней строке отмечают количество отработанных дней, а в нижней - количество отработанных часов сотрудником за учетный период.

В табеле формы Т-12 затраты рабочего времени учитываются двумя методами : метод сплошной регистрации явок и неявок на работу или метод регистрации отклонений (опозданий, неявок, сверхурочных часов и т.д.). Если учет в табеле ведется в днях, то при отражении неявок по любым причинам в верхней строке графах проставляют только коды, нижние оставляют пустыми.

Графы 8-17 табеля учета рабочего времени заполняются в конце месяца, когда подсчитывается общее число отработанных дней и часов.
При подсчете отработанных дней исключаются все те, когда сотрудник отсутствовал (дни командировок, больничных, прогулы, выходные и т.д.).

Графа 8 табеля учета рабочего времени - сумма чисел в верхней строке графов 5 и 7, графа 9 – сумма чисел в нижней строке графов 5 и 7.

Количество дней неявок считаются отдельно и заносятся в графы 14-16 .

В графе 15 указывают код причины неявки (таблица на 1-ом листе).

В графе 17 заносят общее количество выходных каждого работника за месяц.

На третьей странице графы 18-22 заполняются на один для всех сотрудников вид оплаты и корреспондирующий счет, а графы 18-34 разных по каждому сотруднику видов оплат и корреспондирующих счетов.

Третья и четвертая страницы табеля учета рабочего времени заполняются бухгалтерией.

Табель рабочего времени составляется в одном экземпляре. Подписывается директором структурного подразделения, кадровиком и передается в бухгалтерию.

Начнём с того, что работодателем может быть как юрлицо, так и индивидуальный предприниматель, если заключает трудовой договор с наёмными работниками. А под ответственность каждого работодателя подпадает не только обязанность выплачивать взносы в ФСС и ПФР, но и вести учёт отработанного сотрудниками времени. Чтобы делать это было просто, и чтобы как-то регламентировать и стандартизировать эти процессы в деятельности фирмы, существуют специальный бланк, носящий название табель рабочего времени. Заполнять его будет человек, на котором лежат данные обязанности в фирме, либо сам руководитель, что, если брать крупные фирмы, никогда не встречается.

Для чего нужен табель рабочего времени

Как мы уже писали, обязанности по ведению подобного бланка ложатся на предпринимателей и руководителей фирмы. Это обусловлено трудовым кодексом Российской Федерации. Соответственно, если обнаруживается нарушение в исполнении этого предписания, фирму ждёт штраф. Причём наказание будет как для всей фирмы в целом, так и для конкретного работника, на которого по трудовому договору возложены обязанности.

В табеле записываются данные по работе каждого конкретного работника фирмы. Все его проведённые рабочие часы, а также время, когда на работу он не выходил, независимо от того, была ли причина прогула уважительной или нет.

Есть два способа ведения табеля:

1. Ежедневное заполнение данных о сотруднике.
2. Информация фиксируется только в случае нарушения рабочей нормы. То есть тогда, когда работник не является на работу, опаздывает и так далее.

В дальнейшем, исходя из информации, содержащейся в данном документе будет производиться расчёт заработной платы к начислению. Также с помощью табеля ведётся документирование выполнения норм трудовой дисциплины, наличия сверхурочной переработки, выполнение обязанностей в выходное время.

Как мы уже писали в другой статье, стандартная рабочая неделя при пятидневке по закону состоит из 40 часов. В шестидневной недели - 36 часов.

В случае нарушения этого графика, основным требованием станет совпадения общего количества часов с нормой за отчётный период - квартал или год.

Важно! При проверочных мероприятиях со стороны органов трудовой инспекции, табель о рабочем времени будет первым документом, который запросят у руководства фирмы.

Также по табелю будет вестись статистика по трудовым кадрам вместе с нужной отчётностю.

Порядок применения табеля учёта рабочего времени

По действующему законодательству для заполнения данного учётного документа ответственное лицо заполняет формы Т-12 или Т-13. Эти форматы законодательно одобрены и имеют подтверждение Росстата.

• Форму Т-12 используют для ведения учёта по периодам работы, а также для расчётов по з/п.
• Форма Т-13 используется сотрудником в том случае, когда рабочее время отражается автоматически.

Есть и третий вариант ведения отчётности по рабочему времени. Он подразумевает, что фирма сама разработала свой собственный вариант документа. Чтобы он был правильно оформлен и признан официальным, необходимо обозначать в нём ряд реквизитов и нужную информацию.

Если компания использует специальное программное обеспечение, которое позволяет вести кадровый учёт, бланки для заполнения табеля о рабочем времени будут содержаться уже внутри ПО.

Заполнять формы для табеля разрешается как вручную, так и с помощью программ. Опять же, если в рамках работы фирмы используется профильное ПО, то работнику достаточно вносить нужную информацию в базу, а сам документ будет составляться автоматически и распечатываться по необходимости.

Важно понимать, что в разных случаях заполнения и ведения бланков отчётности по рабочему времени будут использоваться разные обозначения. Они могут быть как буквенные, так и цифровые. Так, в качестве примера, возьмём обозначение работы наёмного сотрудника в пределах нормы. В таком варианте буквенное обозначение будет выражено символом «Я», а в цифровом варианте это будет кодировка «01».

Все шифры, которые используются в бланке учёта необходимо сопровождать подтверждением в виде документов. Просто так вносить информацию запрещается.

Что касается времени, отражающимся в документе, то в учёт идут даже поездки по заданию компании, отпуск сотрудника, его выходы по больничному листу и так далее.

Код вида оплаты труда обозначается четырёхзначным числом. В зависимости от вида используют:

• Заработная плата - код 2000.
• Гражданско-правовые договора с работниками - код 2010.
• Коды отпуска и компенсационных выплат - 2012.
• Больничные - код 2300.

Закрывает табель ответственное лицо в последний рабочий день месяца, либо на следующий. Далее заполненный (или распечатанный) бланк передаётся начотдела, который проверяет верность внесённой информации и переправляет готовый подписанный бланк в отдел кадров.

Следующим шагом становится пересылка документа в бухгалтерию, где по полученным данным, и будет начислена заработная плата сотрудникам.

Важно! Данные к бухгалтеру поступает двумя этапами. Первая часть - для выплат по авансам работникам фирмы. Вторая - для выплат по основной части заработной платы по итогам отчётного периода.

После окончания процедуры выплаты, бланки отправляются в архив, при этом подшиваясь в отдельную папку. Срок хранения бланков - 5 лет. Это в стандартном случае. Если же предприятие организовано с вредными или опасными условиями труда (обозначаются после специализированной проверки), то срок хранения - 75 лет.

Заполнение табеля учёта рабочего времени. Образец.

Примечание: на изображениях в статье, вы можете увидеть, что бланки не содержат некоторых строк, что отличает их от реальных. Это сделано для удобства и простоты, а смысл остаётся прежним. В конце статьи будет ссылка на полноценный образец.

Первым делом заполняется шапка бланка в табеле. Что тут нужно указать:

• Название фирмы полностью.
• Код организации исходя из справочника ОКПО.
• Название структурного подразделения, работа которого отражается в бланке.
• Порядковый номер табеля.
• Дата документа.
• Период времени, по которому составляется табель (стандартно - месяц).

Графа 1. Нумерация строк. Здесь идёт простая не нарушаемая нумерация.

Графа 2. Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия).

Графа 3. Табельный номер сотрудника. Кодировка присваивается изначально.

Графа 4. Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца. Соответственно, для каждого сотрудника таблица заполняется индивидуально, исходя из настоящей ситуации по дням. При этом в верхней клеточке таблицы записывается кодовое обозначение (цифра или буква). А нижняя клеточка существует для записи количества отработанных часов в этот день (Разрешено оставлять пустой).

Стандартно, для обозначения, вписываемого в верхнюю клетку применяют:

• «Я» - работник присутствовал весь рабочий день.
• «К» - служебная командировка работника.
• «В» - выходной или нерабочий-праздничный день.
• «ОТ» - основной оплачиваемый отпуск.
• «Б» - больничный сотрудника.
• «ДО» - отпуск работника, который берётся за свой счёт.
• «Р» - отпуск по беременности и родам.
• «ОЖ» - отпуск по уходу за ребёнком, которому не исполнилось три года.
• «НН» - неявка без причины.

Примечание: когда работник отсутствует, но работодатель не может точно сказать, является ли причина уважительной, можно не заполнять пока данную клетку, и проставить обозначение позже, когда ситуация прояснится.

Графа 5. Нужно указывать общее количество дней и часов, которое проработал сотрудник за каждую из двух половин рабочего месяца. В первой клеточке вписываются дни, а ниже - часы.

Графа 6. Вписываем ту же информацию, только уже за полный месяц.

Графа 7,8,9 . Здесь должна быть указана информация по начислению сотруднику зарплаты. Когда для всего состава работников используется один код оплаты труда и корреспондирующий счёт, заполняется данными шапка этой таблицы. Тогда графы под номером 7 и 8 по конкретному работнику не заполняются. А в графе номер 9 указываются часы отработанного времени. Иначе, заполняются все графы целиком - со своими кодами оплаты и кор.счётом. Корреспондирующий счёт берётся из Плана счётов по конкретному виду оплаты.

Мы уже описывали несколько вариантов кодов вида оплаты выше. Если у вас есть желание посмотреть все коды, то можете обратиться к приложенному к статье файлу с перечнем кодов.

Графы 10,11,12,13. Нужны для того, чтобы заносить информацию в случае отсутствия работника на месте. Здесь обозначается причина неявки и количественное обозначение времени пропуска.

Внизу табельного бланка ставим фамилию заполняющего ответственного лица и его должность. В правом углу бланк должен будет содержать подпись руководителя подразделения, информация по которому была занесена в этот табель. Также потом подпись поставит работник отдела кадров, которому бланк уйдёт на проверку. Каждая подпись снабжается датой подписания.

Особенности заполнения табеля учёта рабочего времени

• Допускается, что в дополнение к основному табелю фирма заводит приложение. Лист приложения заполняется при увольнении сотрудника. По окончании отчётного периода (месяца) дополнительный лист прикладывается к табелю, а в нём уже составляется запись «Уволен».
• Мы уже писали, что можно не вносить кодировку причины неявки, если ответственный сотрудник не уверен, что причина была неуважительной. Но можно также в графе номер 4 проставить код «НН», или «30» (невыясненная причина). В таком случае, после появления сотрудника и предоставления подтверждающего документа (например, мед справки), в табель вносятся исправления.
• Когда случается так, что работник, будучи в отпуске, получает больничный лист, сотрудник в табеле учёта времени ставит кодировку «Б» вместо «ОТ» с количеством дней по справке. Тогда отпуск продлевается на идентичное количество дней.
• Тогда же, когда во время отпуска идут праздничные выходные (по производственному календарю), то дни совпадения в отпуск незащитываются. А в табеле на их месте будет значиться кодировка «В». Пример: в случае отпуска сотрудника в период с 11 по 18 июня, день России попадает в промежуток. Тогда нужно в таблице бланка 13 июня отметить кодировкой «В».

Особенности формы Т-12 - простого бланка

Основным отличием этой формы от стандартной компьютеризированной Т-13 является раздел, где можно указать заработную плату работника.

Однако компания не обязана заполнять его, если эти цифры будут отражены в других видах документации по работе.

Табель по этой форме заполняется в одном варианте. Также назначается ответственный. Все процедуры работы по бланку схожи с описанным выше.

Порядок ведения рабочего времени на 2018 год

Документ используется в целях учета времени , которое было фактически отработано или не отработано каждым сотрудником фирмы. Это нужно для контроля соблюдения работниками установленного режима времени труда в целях получения материалов об отработанных часах, днях, неделях.

Дальнейшая цель использования этих данных – расчет суммы, положенной для оплаты труда, составление отчетности по статистике.

Оформление этой бумаги происходит в одном экземпляре . Ответственным сотрудником является уполномоченное лицо (например, руководитель отдела), которое и подписывает документ, относит его руководителю структурного подразделения, работнику службы по работе с кадрами, а затем, в бухгалтерский отдел.

В зависимости от формы документа, для характеристики ежедневных затрат времени, а также отработанных дней за месяц в нем отведено несколько строк :

• по форме Т-12 их количество составляет 2 (отображение материалов в графе 4, 6);
• по форме Т-13 – 4 строчки (по две графы для каждой половины месяца).

Применение верхних строк предназначено для отметки условных обозначений, связанных с затратами рабочего времени, а в нижней строке речь идет о записи, связанной с продолжительностью отработанного или неотработанного времени, выраженного в часах, минутах.

Если есть необходимость, допустимым является увеличение числа граф в целях предоставления дополнительных данных по режиму трудового процесса.

Кто заполняет

Согласно соответствующим указаниям по использованию форм первичных документов, данная бумага составляется и ведется уполномоченными лицами:

• документация подписывается руководителем соответствующего подразделения, а также выдается под роспись каждому сотруднику службы;
• далее бумага отправляется в бухгалтерию.

Как можно заметить, правилами не установлена конкретная должность специалиста, который занимается ведением этого табеля. Поэтому за руководством закрепляется право назначать на эту должность любое лицо, подходящее для выполнения задачи.

Для этих целей происходит создание приказа , в котором указывается должность и фамилия ответственного лица. Если эта бумага по каким-то причинам не выпущена, обязательство сотрудника прописывается в рамках трудового договора. В противном случае требование от сотрудника о ведении соответствующего учета является неправомерным .

Необходимость использования

Документ, прошедший стадию утверждения в Постановлении Госкомстата, способствует улучшению работы кадровой службы и бухгалтерской части . Вот несколько ключевых задач , которые могут быть решены посредством использования табеля учета рабочего времени:

• учет периода, который был отработан либо не отработан сотрудниками;
• контроль соблюдения графика рабочего времени;
• получение официальных материалов о времени, которое отработано каждый сотрудником каждой отдельной должности;
• составление статистической отчетности;
• начисление зарплаты;
• подтверждение правомерности тех или иных начислений;
• отслеживание явок или неявок на работу;
• определение размеров штрафных взысканий при нарушении трудовой дисциплины.

Данный документ имеет отношение к формам, выдаваемым сотруднику в процессе увольнения совместно с трудовой книгой, если существует соответствующий запрос.

Данная норма регламентируется ст. 84 ТК РФ . С начала 2013 года унифицированные формы документа стали необязательными к применению. Однако каждая организация обязуется вести этот учет. По факту бланк, разработанный государственным комитетом статистики, является достаточно удобным и комфортным в использовании.

Особенности Т-12 и Т-13

Две утвержденные формы имеют между собой несколько различий . Основной нюанс заключается в том, что Т-13 применяется в фирмах, в которых имеется специальная система автоматики, способствующая контролю явки сотрудников. А что касается типа документации Т-12, то он универсален и содержит дополнительный второй раздел.

В нем может происходить отражение таких операций, как расчеты с сотрудниками, связанные с вознаграждением за труд. Но если фирма осуществляет эти мероприятия как отдельную группу, этот раздел остается пустым .

Порядок ведения данного документа подробно описан в данном видео.

Формат оформления

Каждый штатный сотрудник, присутствующий или отсутствующий на рабочем месте, фиксируется способом сплошной регистрации . Данный подход актуален, если количество отработанных часов отличается в разные дни.

Если же их число остается неизменным, то целесообразнее всего применить иной метод . Этот подход подразумевает возможность регистрации отклонений в виде сверхурочных мероприятий, неявок, опозданий.

При применении формы Т-13 часть сведений может быть заполнена в рамках автоматического режима . Если речь идет об условных обозначениях по отработанному времени, представленных на титульном листе формы Т-12, они же используются и при заполнении табеля по Т-13. В качестве условных обозначений выступают типовые коды.

Правильный образец составления

Подготовка этой документации производится в одном экземпляре, который может использоваться для ведения предпринимательской деятельности ИП и крупными компаниями. Когда пройдет отчетный месяц, документация подписывается руководителями всех звеньев и секторов, а также уполномоченным кадровиком.

А вот несколько основных граф , подлежащих обязательному заполнению в табеле по типовой форме:

• сверху слева отображаются данные о наименовании предприятия и его администрации;
• сверху справа указываются сведения о наименовании документа, ОКПО, ОКУД;
• на следующих строках слева проставляются отметки о названии документа, которое прописывается жирным шрифтом – «табель учета рабочего времени…»;
• рядом с прошлым пунктом, только справа, идет номер документации, отчетный период и дата ее формирования;
• в центральной части составляется таблица, где в строках отображаются данные по конкретному работнику, а в столбцах осуществляется учет рабочего времени, в последнем столбце подсчитываются итоговые значения;
• на основании этих данных делаются определенные выводы и расчеты, которые вносятся в таблицу и используются для начисления заработной платы и надбавок;
• в самых нижних строчках ставятся подписи и фамилии, а также инициалы всех ответственных лиц.

Заполнение этого документа может производиться с помощью специализированной программы Microsoft Office EXCEL . База информационной системы предприятия также может включать в себя несколько интегрированных решений .

Такая форма табельной документации удобна тем, что она подвергается более простому процессу корректировки.

Чтобы документ был составлен грамотно, важно учесть в нем все дни отдыха сотрудника, включая бюллетень и отпуск. Можно использовать специальные коды , которые состоят из букв или цифр.

Для больничного листа существует несколько общепринятых обозначений :

• «Б», «19» — при временной нетрудоспособности;
• «Т», «20» — если работник отсутствует на месте по листку, оформленному в ходе травмы или заболевания члена семьи;
• «НН», «30» — если сотрудник не проинформировал отдел о причине своего отсутствия, но есть вероятность того, что он ушел на больничный.

Что касается отпуска, то его учет ведется в следующем порядке :

• «Р», «14» — если речь идет об отпуске в связи с беременностью и родами;
• «ОЖ», «15» — в ситуации, когда женщина берет период отпуска в связи с уходом за ребенком;
• «ДО», «16» — такая цифровая комбинация или буквы используются, когда речь ведется об отпуске, не предполагающем сохранения заработной платы, предоставленном по разрешению работодателя;
• «ОЗ», «17» — когда сотрудник уходит в отдых в законном порядке;
• «ОТ», «09» — при уходе в отпуск, который оплачивается и является ежегодным;
• «УД», «13» — отпуск, который предоставляется дополнительно в связи с обучением.

Учет праздничных дней

Когда речь идет о еженедельном отпуске, то есть условно – о выходных днях, а также о праздниках, в табеле учета рабочего времени проставляется значение «В» или «26» .

Еще есть комбинация «РП» или «03» , которая свидетельствует о рабочей продолжительности по выходным и нерабочим праздникам.

Другие обозначения

В рамках практики применяется несколько других цифровых и буквенных кодов, обозначающих различные ситуации . Рассмотрим самые распространенные случаи и особенности их оформления в рамках данной документации:

1. «Я», «01» и «Н», «02» — данные обозначения являются актуальными для указания продолжительности работы в дневное и ночное время соответственно.
2. «С», «ВМ», «К» «04», «05», «06» – это сверхурочный труд, вахтовый метод и отправление в командировку.
3. Если речь идет о повышении квалификации с отрывом от рабочего места, используются значения «ПК» 07 и «ПМ» 08 .

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Табель учета

рабочего времени и расчета оплаты труда

Табель учета рабочего времени

Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 "Учет рабочего времени" табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 "Расчет с персоналом по оплате труда". Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

в форме N Т-13 (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках - количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по форме N Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 - 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 - 34.